企業(yè)文件歸檔及管理制度一、適用范圍與背景本制度模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化公司）的文件歸檔管理工作，旨在規(guī)范文件從形成到銷毀的全生命周期管理，保證文件的真實(shí)性、完整性、安全性及可追溯性。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，滿足企業(yè)合規(guī)運(yùn)營、歷史追溯、決策支持等核心需求，同時降低文件管理風(fēng)險，提升信息利用效率。二、文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件分類：明確標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)劃分分類維度：按部門：綜合管理部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部等；按類型：行政文件（通知、會議紀(jì)要）、業(yè)務(wù)文件（合同、項(xiàng)目方案）、財(cái)務(wù)文件（憑證、報(bào)表）、人事文件（招聘、勞動合同）、技術(shù)文件（圖紙、研發(fā)文檔）等；按密級：公開文件（內(nèi)部共享）、內(nèi)部文件（部門內(nèi)傳閱）、秘密文件（需審批查閱）、機(jī)密文件（嚴(yán)格管控）。分類要求：各部門需結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)，制定本部門《文件分類細(xì)則》，報(bào)綜合管理部備案，保證分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、邏輯清晰。（二）文件收集：責(zé)任到人，及時歸集收集范圍：包括但不限于部門正式發(fā)文、外來收文（如客戶函件、公文）、會議記錄、項(xiàng)目成果、合同協(xié)議、審批單據(jù)等具有保存價值的文件。責(zé)任分工：各部門指定專人（如文員）作為本部門文件收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常文件的初步整理；涉密文件由部門負(fù)責(zé)人或指定專人直接收集，保證不外泄。時間要求：文件形成后3個工作日內(nèi)完成收集，避免文件積壓或遺失。（三）文件整理：規(guī)范編目，有序存儲編目規(guī)則：每份文件需編制唯一“歸檔編號”，格式為“部門代碼-年份-文件類型流水號”（如“ZHB-2024-001”）；填寫《文件歸檔登記表》（詳見配套表單），包含文件名稱、文號、形成日期、頁數(shù)、密級、歸檔人、存放位置等信息。整理要求：紙質(zhì)文件：按編號順序排序，去除金屬夾，采用無酸紙袋或文件夾裝訂，標(biāo)注“歸檔編號”于文件首頁右上角；電子文件：按分類建立文件夾，命名規(guī)則與紙質(zhì)文件一致，存儲于企業(yè)指定服務(wù)器或加密云盤，定期備份（每月1次）。（四）歸檔移交：規(guī)范交接，留存憑證移交流程：部門收集責(zé)任人整理完畢后，填寫《文件歸檔移交清單》，與綜合管理部檔案管理員共同核對文件數(shù)量、編號、完整性；雙方確認(rèn)無誤后，在移交清單上簽字（紙質(zhì)文件需一式兩份，部門與檔案室各存一份；電子文件需移交后由檔案管理員確認(rèn)接收狀態(tài)）。歸檔時限：每月最后5個工作日內(nèi)，各部門完成當(dāng)月文件歸檔移交。（五）保管維護(hù)：安全存儲，定期檢查存儲環(huán)境：紙質(zhì)檔案室：需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案：服務(wù)器需定期殺毒，訪問權(quán)限分級管理，重要文件需異地備份（每季度1次）。定期檢查：檔案管理員每季度對檔案進(jìn)行全面檢查，查看是否有蟲蛀、霉變、損壞等情況，電子檔案需驗(yàn)證備份文件的可讀性，發(fā)覺問題及時處理并記錄。（六）借閱使用：規(guī)范流程，追溯責(zé)任借閱權(quán)限：公開文件：員工可自行申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后查閱；內(nèi)部/秘密文件：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員雙重審批；機(jī)密文件：需報(bào)請企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)（如副總經(jīng)理）審批，且僅限檔案室查閱，不得帶出。借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、用途、借閱期限；審批通過后，檔案管理員按權(quán)限提供文件（紙質(zhì)文件需登記借閱時間、歸還時間；電子文件需開啟“查閱水印”功能）；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前2個工作日申請。（七）鑒定銷毀：合規(guī)處置，杜絕風(fēng)險鑒定流程：檔案管理員每年年底組織文件鑒定小組（由綜合管理部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門代表組成，如法務(wù)專員、業(yè)務(wù)經(jīng)理），對到期文件進(jìn)行價值評估；區(qū)分“繼續(xù)保存”和“予以銷毀”兩類，其中“繼續(xù)保存”文件需重新劃定保管期限，“予以銷毀”文件編制《文件銷毀清單》。銷毀要求：紙質(zhì)文件：采用碎紙機(jī)銷毀，由檔案管理員與監(jiān)銷人（如審計(jì)部代表）共同在場監(jiān)督，銷毀后在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)；電子文件：徹底刪除并清除備份存儲介質(zhì)，保證無法恢復(fù)，銷毀過程需記錄日志。三、配套管理表單模板表1：文件分類目錄表（示例）部門代碼部門名稱文件類型代碼文件類型名稱包含文件示例保管期限備注ZHB綜合管理部XZ行政文件通知、會議紀(jì)要、規(guī)章制度10年涉密文件單獨(dú)存放CW財(cái)務(wù)部CW財(cái)務(wù)文件憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告30年電子備份雙份HR人力資源部RS人事文件勞動合同、離職證明、培訓(xùn)記錄員工離職后10年加密存儲表2：文件歸檔登記表文件名稱文號形成部門形成日期頁數(shù)密級歸檔編號歸檔人歸檔日期存放位置（檔案柜編號/電子路徑）2024年度經(jīng)營目標(biāo)通知ZHB〔2024〕001綜合管理部2024-01-053公開ZHB-2024-XZ-001**2024-01-08A-01-01項(xiàng)目合同HT-2024-005業(yè)務(wù)一部2024-02-1515秘密YWB-2024-YW-005**2024-02-20B-03-05（密碼柜）表3：文件借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱文件名稱文號/歸檔編號借閱事由借閱期限審批人（部門）審批人（檔案室）借閱日期歸還日期歸還狀態(tài)（是/否）**業(yè)務(wù)一部項(xiàng)目合作方案YWB-2024-YW-003項(xiàng)目匯報(bào)2024-03-01至2024-03-05趙六錢七2024-03-012024-03-05是表4：文件銷毀審批表文件名稱文號/歸檔編號保管期限銷毀原因（到期/無保存價值）銷毀數(shù)量（頁/份）鑒定小組意見部門負(fù)責(zé)人簽字檔案管理員簽字監(jiān)銷人簽字銷毀日期2022年會議紀(jì)要ZHB-2022-XZ-00510年已到期，無繼續(xù)保存價值50頁同意銷毀孫八周九吳十2024-03-15四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險規(guī)避（一）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性各部門制定的《文件分類細(xì)則》需經(jīng)綜合管理部審核，避免因分類差異導(dǎo)致文件檢索困難；新增文件類型時，及時更新分類目錄并備案。（二）歸檔及時性部門文件收集責(zé)任人需每月定期提醒本部門人員提交文件，檔案管理員對逾期未歸檔的部門進(jìn)行通報(bào)，保證文件不積壓、不遺失。（三）保密文件管理秘密、機(jī)密文件需單獨(dú)存放，查閱權(quán)限嚴(yán)格審批，電子涉密文件需加密存儲且禁止外傳，紙質(zhì)涉密文件銷毀時需雙人監(jiān)銷。（四）電子文件備份電子檔案需采用“本地服務(wù)器+異地備份”雙機(jī)制，每季度驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的完整性，避免因設(shè)備故障或病毒導(dǎo)致文件丟失。（五）銷毀合規(guī)性文件銷毀前必須經(jīng)過鑒定小組評估，嚴(yán)禁私自銷毀；銷毀過程需全程記錄，保存《文件銷毀清單》不少