公司人力資源管理系統(tǒng)操作手冊(cè)1.系統(tǒng)概述本手冊(cè)旨在指導(dǎo)公司員工及人力資源管理人員使用人力資源管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”），規(guī)范操作流程，提升工作效率。系統(tǒng)涵蓋員工信息管理、考勤管理、薪酬管理、培訓(xùn)管理、績(jī)效管理等核心功能，適用于新員工入職、日常人事業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等全場(chǎng)景操作。2.員工信息管理2.1適用場(chǎng)景新員工入職登記與信息錄入在職員工個(gè)人信息變更（如聯(lián)系方式、崗位、部門等）員工離職手續(xù)辦理及信息歸檔2.2操作步驟2.2.1新員工入職信息錄入登錄系統(tǒng)：通過(guò)公司內(nèi)部賬號(hào)登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“人事管理”模塊。進(jìn)入員工管理：“員工信息”→“新增員工”，進(jìn)入信息填寫界面。填寫基本信息：依次錄入員工姓名（*小明）、性別、證件號(hào)碼號(hào)、出生日期、入職日期、所屬部門（人力資源部）、崗位（招聘專員）、勞動(dòng)合同期限等必填項(xiàng)；選填項(xiàng)包括學(xué)歷、政治面貌、緊急聯(lián)系人信息等。附件：在“附件”區(qū)域員工證件號(hào)碼復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、勞動(dòng)合同掃描件（PDF格式，單個(gè)文件不超過(guò)5MB）。提交審核：“保存并提交”，系統(tǒng)自動(dòng)推送至部門負(fù)責(zé)人及人力資源部審核。審核通過(guò)：審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)員工編號(hào)（如“YG2024001”），員工可通過(guò)“個(gè)人信息”模塊查看完整信息。2.2.2員工信息變更發(fā)起變更申請(qǐng)：登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“員工信息”→“信息維護(hù)”，選擇需變更的員工，“修改信息”。填寫變更內(nèi)容：僅可修改允許變更的字段（如聯(lián)系方式、現(xiàn)居住地址等），崗位/部門變更需同步填寫變更生效日期。提交審批：變更信息保存后，提交至部門負(fù)責(zé)人審批；涉及崗位/部門調(diào)整的，需額外提交人力資源部審批。生效確認(rèn)：審批通過(guò)后，變更信息實(shí)時(shí)更新至系統(tǒng)，歷史數(shù)據(jù)可追溯（在“變更記錄”中查看）。2.2.3員工離職辦理發(fā)起離職流程：部門負(fù)責(zé)人或人力資源部在系統(tǒng)中選擇離職員工（*小紅），“離職申請(qǐng)”，填寫離職日期、離職原因（如個(gè)人原因、合同到期等）。審批流程：系統(tǒng)自動(dòng)推送至部門負(fù)責(zé)人、人力資源部、總經(jīng)理依次審批，各環(huán)節(jié)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成。信息歸檔：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)將員工狀態(tài)變更為“已離職”，并歸檔至離職員工庫(kù)，相關(guān)信息僅對(duì)授權(quán)人員可見。2.3模板參考表2-1員工基本信息表序號(hào)字段名稱示例內(nèi)容備注1員工編號(hào)YG2024001系統(tǒng)自動(dòng)2姓名*小明必填3性別男必填4證件號(hào)碼號(hào)110*系統(tǒng)校驗(yàn)格式5入職日期2024-03-01必填6所屬部門人力資源部必填7崗位招聘專員必填8勞動(dòng)合同期限2024-03-01至2027-02-28必填9緊急聯(lián)系人*選填10緊急聯(lián)系人電話5678選填，示例格式2.4注意事項(xiàng)證件號(hào)碼號(hào)、員工編號(hào)等關(guān)鍵信息不可修改，如需更正需聯(lián)系人力資源部提交書面申請(qǐng)。附件需保證清晰、完整，避免敏感文件（如內(nèi)部文件、未公開資料）。信息變更申請(qǐng)需在變動(dòng)發(fā)生前3個(gè)工作日提交，保證流程及時(shí)完成。3.考勤管理3.1適用場(chǎng)景員工日常打卡（上班/下班）加班申請(qǐng)與審批請(qǐng)假（事假、病假、年假等）申請(qǐng)與審批月度考勤統(tǒng)計(jì)與核對(duì)3.2操作步驟3.2.1日常打卡登錄打卡：通過(guò)企業(yè)/APP端登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“考勤打卡”模塊，“上班打卡”或“下班打卡”，系統(tǒng)自動(dòng)獲取打卡時(shí)間及位置（需開啟定位權(quán)限）。異常處理：若忘記打卡，需在24小時(shí)內(nèi)通過(guò)“異常打卡申請(qǐng)”提交說(shuō)明，相關(guān)證明（如通勤記錄截圖），提交至部門負(fù)責(zé)人審批。3.2.2加班申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)：登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“考勤管理”→“加班申請(qǐng)”，選擇加班日期、加班時(shí)長(zhǎng)（如2小時(shí)）、加班事由（如項(xiàng)目緊急需求）。證明：如有必要，加班期間的工作成果截圖或任務(wù)分配記錄。審批流程：提交至部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后加班時(shí)長(zhǎng)計(jì)入考勤統(tǒng)計(jì)。3.2.3請(qǐng)假申請(qǐng)選擇請(qǐng)假類型：進(jìn)入“考勤管理”→“請(qǐng)假申請(qǐng)”，選擇請(qǐng)假類型（事假/病假/年假等），填寫請(qǐng)假起止時(shí)間、請(qǐng)假事由。提交證明：病假需醫(yī)院診斷證明（拍照或掃描件），年假需確認(rèn)剩余假期天數(shù)（系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)）。審批流程：請(qǐng)假1天以內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人審批，1-3天需人力資源部審批，3天以上需總經(jīng)理審批，審批通過(guò)后請(qǐng)假狀態(tài)生效。3.2.4月度考勤核對(duì)查看統(tǒng)計(jì)：每月最后1個(gè)工作日，登錄系統(tǒng)進(jìn)入“考勤管理”→“月度統(tǒng)計(jì)”，查看個(gè)人考勤匯總（出勤天數(shù)、加班時(shí)長(zhǎng)、請(qǐng)假天數(shù)等）。異議反饋：如數(shù)據(jù)有誤，需在3個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)“考勤異議”模塊提交反饋，人力資源部在2個(gè)工作日內(nèi)核實(shí)并反饋結(jié)果。3.3模板參考表3-1月度考勤統(tǒng)計(jì)表員工編號(hào)姓名部門應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤天數(shù)加班時(shí)長(zhǎng)（小時(shí)）請(qǐng)假天數(shù)（事假/病假/年假）考勤狀態(tài)YG2024001*小明人力資源部222151（事假）正常YG2024002*小紅技術(shù)部222280正常3.4注意事項(xiàng)打卡需在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)（上班：8:30-9:00，下班：17:30-18:00），逾期打卡將標(biāo)記為異常。加班申請(qǐng)需在加班發(fā)生后2個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期視為無(wú)效。請(qǐng)假天數(shù)包含節(jié)假日，年假需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)，緊急情況需在事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)申請(qǐng)。4.薪酬管理4.1適用場(chǎng)景月度薪酬數(shù)據(jù)錄入與核算薪酬發(fā)放記錄查詢薪酬明細(xì)導(dǎo)出與核對(duì)4.2操作步驟4.2.1薪酬核算進(jìn)入薪酬模塊：人力資源部登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“薪酬管理”→“薪酬核算”，選擇核算月份（如2024年3月）。錄入數(shù)據(jù)：依次錄入員工基本工資、績(jī)效工資、加班工資、補(bǔ)貼（如交通補(bǔ)貼、餐補(bǔ)）、扣除項(xiàng)（如社保個(gè)人部分、個(gè)稅）等數(shù)據(jù)。校驗(yàn)與提交：系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算應(yīng)發(fā)工資、實(shí)發(fā)工資，“提交”薪酬報(bào)表，提交至財(cái)務(wù)部審核。4.2.2薪酬查詢個(gè)人查詢：?jiǎn)T工登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“薪酬管理”→“個(gè)人薪酬”，選擇查詢?cè)路?，查看薪酬明?xì)（基本工資、績(jī)效工資、扣除項(xiàng)等）。部門查詢：部門負(fù)責(zé)人可查看本部門員工薪酬匯總（需授權(quán)），人力資源部可查看全公司薪酬數(shù)據(jù)。4.3模板參考表4-1薪酬發(fā)放明細(xì)表員工編號(hào)姓名部門基本工資績(jī)效工資加班工資補(bǔ)貼扣除項(xiàng)（社保+個(gè)稅）實(shí)發(fā)工資發(fā)放日期YG2024001*小明人力資源部8000200050010001500100002024-04-05YG2024002*小紅技術(shù)部10000300080012002000130002024-04-054.4注意事項(xiàng)薪酬數(shù)據(jù)錄入需經(jīng)雙人核對(duì)，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。員工薪酬信息嚴(yán)格保密，僅本人及授權(quán)人員可查看，禁止外泄。薪酬發(fā)放后如有異議，需在發(fā)放后5個(gè)工作日內(nèi)反饋至人力資源部。5.培訓(xùn)管理5.1適用場(chǎng)景新員工入職培訓(xùn)計(jì)劃制定與實(shí)施在職員工技能提升培訓(xùn)組織培訓(xùn)效果評(píng)估與記錄5.2操作步驟5.2.1培訓(xùn)計(jì)劃制定發(fā)起計(jì)劃：人力資源部登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“培訓(xùn)管理”→“培訓(xùn)計(jì)劃”，“新建計(jì)劃”，填寫培訓(xùn)名稱（如“2024年新員工入職培訓(xùn)”）、培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員（新員工）、培訓(xùn)內(nèi)容（公司制度、業(yè)務(wù)流程等）。發(fā)布計(jì)劃：計(jì)劃審核通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)向參與人員發(fā)送培訓(xùn)通知，員工在“我的培訓(xùn)”中查看詳情并確認(rèn)參與。5.2.2培訓(xùn)實(shí)施與反饋簽到管理：培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)，員工通過(guò)系統(tǒng)掃碼簽到，系統(tǒng)自動(dòng)記錄簽到時(shí)間。反饋提交：培訓(xùn)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，員工登錄系統(tǒng)進(jìn)入“培訓(xùn)反饋”，填寫培訓(xùn)滿意度評(píng)分（1-5分）及意見建議。5.3模板參考表5-1培訓(xùn)計(jì)劃表培訓(xùn)編號(hào)培訓(xùn)名稱培訓(xùn)時(shí)間培訓(xùn)地點(diǎn)參與人員培訓(xùn)內(nèi)容負(fù)責(zé)人PX2024001新員工入職培訓(xùn)2024-03-05會(huì)議室A2024年3月入職員工公司制度、業(yè)務(wù)流程、安全規(guī)范*5.4注意事項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃需提前7個(gè)工作日制定，保證場(chǎng)地、講師等資源落實(shí)。員工需按時(shí)參加培訓(xùn)，無(wú)故缺席將記錄在培訓(xùn)檔案中。培訓(xùn)反饋需真實(shí)客觀，人力資源部將根據(jù)反饋優(yōu)化后續(xù)培訓(xùn)方案。6.績(jī)效管理6.1適用場(chǎng)景月度/季度/年度績(jī)效考核目標(biāo)設(shè)定員工自評(píng)與上級(jí)評(píng)分考核結(jié)果應(yīng)用（如晉升、調(diào)薪）6.2操作步驟6.2.1績(jī)效目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)制定：?jiǎn)T工登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“績(jī)效管理”→“目標(biāo)設(shè)定”，選擇考核周期（如2024年第一季度），填寫績(jī)效目標(biāo)（如“完成招聘計(jì)劃10人”“培訓(xùn)組織5場(chǎng)”），目標(biāo)需符合SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)限性）。上級(jí)審核：提交至部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后目標(biāo)生效，員工可隨時(shí)查看目標(biāo)進(jìn)度。6.2.2績(jī)效評(píng)分與反饋員工自評(píng)：考核周期結(jié)束后，員工登錄系統(tǒng)填寫自評(píng)分?jǐn)?shù)（1-100分）及完成情況說(shuō)明，提交至部門負(fù)責(zé)人。上級(jí)評(píng)分：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工實(shí)際表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)分，填寫評(píng)語(yǔ)及改進(jìn)建議，提交至人力資源部。結(jié)果確認(rèn)：?jiǎn)T工查看評(píng)分結(jié)果，如有異議可在3個(gè)工作日內(nèi)提交申訴，人力資源部在5個(gè)工作日內(nèi)處理并反饋。6.3模板參考表6-1績(jī)效考核表員工編號(hào)姓名部門考核周期績(jī)效目標(biāo)自評(píng)分?jǐn)?shù)上級(jí)評(píng)分最終得分評(píng)語(yǔ)YG2024001*小明人力資源部2024年Q1完成招聘計(jì)劃10人859087.5招聘效率高，需優(yōu)化候選人溝通流程YG2024002*小紅技術(shù)部2024年Q1完成3個(gè)項(xiàng)目開發(fā)任務(wù)959293.5項(xiàng)目質(zhì)量?jī)?yōu)秀，團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力強(qiáng)6.4注意事項(xiàng)績(jī)效目標(biāo)需與崗位職責(zé)及公司戰(zhàn)略對(duì)齊，避免設(shè)定過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo)。評(píng)分需客觀公正，避免主觀臆斷，評(píng)語(yǔ)需具體指出優(yōu)點(diǎn)及改進(jìn)方向?？己私Y(jié)果將作為員工晉升、調(diào)薪、培訓(xùn)的重要依據(jù)，需及時(shí)反饋至員工。7.常見問(wèn)題與支持7.1常見問(wèn)題問(wèn)題1：忘記系統(tǒng)密碼怎么辦？解決：通過(guò)登錄頁(yè)面“忘記密碼”功能，使用綁定的手機(jī)號(hào)驗(yàn)證后重置；如無(wú)法重置，聯(lián)系人力資源部協(xié)助處理。問(wèn)題2：考勤打卡失敗如何處理？解決：檢查網(wǎng)絡(luò)連接及定位權(quán)限，如仍失敗，通過(guò)“異常打卡申請(qǐng)”提交說(shuō)