采購流程與合同管理標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與場景描述二、采購流程與合同管理操作步驟步驟一：采購需求提出與審批操作說明：需求發(fā)起：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）填寫《采購需求申請(qǐng)表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、預(yù)算來源、期望交貨日期等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)、圖紙或需求說明作為附件。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，簽署意見后提交至采購部。采購部復(fù)核：采購部核對(duì)需求內(nèi)容是否符合采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)），并評(píng)估采購的可行性（如市場供應(yīng)情況、交貨周期），復(fù)核通過后提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部審批：財(cái)務(wù)部審核預(yù)算充足性、成本合理性，確認(rèn)資金來源合規(guī)后，根據(jù)采購金額分級(jí)報(bào)批（如：5萬元以下由采購總監(jiān)審批；5-20萬元由分管副總審批；20萬元以上由總經(jīng)理審批）。審批通過后，采購需求正式生效。步驟二：供應(yīng)商選擇與評(píng)估操作說明：供應(yīng)商尋源：采購部根據(jù)需求類型通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源采購等方式篩選供應(yīng)商。小額采購（如1萬元以下）可采用詢比價(jià)方式，至少向3家合格供應(yīng)商詢價(jià)；大額采購（如10萬元以上）原則上采用公開招標(biāo)，需在指定平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告。供應(yīng)商資質(zhì)審核：對(duì)候選供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證）、過往合作業(yè)績、商業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行審核，形成《供應(yīng)商評(píng)估表》，重點(diǎn)評(píng)估其資質(zhì)有效性、供貨能力、質(zhì)量保證能力及售后服務(wù)水平。確定供應(yīng)商：根據(jù)“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)優(yōu)先”原則，結(jié)合評(píng)估結(jié)果、報(bào)價(jià)情況及企業(yè)合作策略，確定最終供應(yīng)商，并報(bào)采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)。步驟三：合同擬定與審批操作說明：合同起草：采購部根據(jù)采購需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，按照企業(yè)《合同管理辦法》及標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同，明確以下核心條款：合同雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）；采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)參數(shù)）；履行要求（交貨/服務(wù)地點(diǎn)、期限、方式、運(yùn)輸及保險(xiǎn)責(zé)任）；價(jià)格與支付（單價(jià)、總價(jià)、幣種、付款條件、發(fā)票類型）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（驗(yàn)收方法、流程、異議處理方式）；雙方權(quán)利義務(wù)（保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、安全責(zé)任等）；違約責(zé)任（違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)、合同解除條件）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄地）；合同生效條件、份數(shù)及附件清單。部門會(huì)簽：合同初稿需經(jīng)需求部門（確認(rèn)標(biāo)的物符合需求）、財(cái)務(wù)部（確認(rèn)付款條款合規(guī)）、法務(wù)部（審核法律風(fēng)險(xiǎn)）依次會(huì)簽，各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，采購部根據(jù)意見修改完善。最終審批：會(huì)簽通過后，根據(jù)合同金額及重要性提交相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（如：10萬元以下由采購總監(jiān)審批；10-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經(jīng)理審批）。重大合同（如100萬元以上）需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。步驟四：合同簽訂與分發(fā)操作說明：簽訂形式：合同采用書面形式，需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）。授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍及期限。合同份數(shù)：合同一式4-6份，采購部、財(cái)務(wù)部、需求部門、供應(yīng)商各執(zhí)1份，剩余1-2份由行政部（或檔案室）歸檔保存。分發(fā)與備案：采購部在簽訂后1個(gè)工作日內(nèi)將合同分發(fā)給相關(guān)部門，并在《合同臺(tái)賬》中登記合同編號(hào)、簽訂日期、金額、履行狀態(tài)等信息，保證合同可追溯。步驟五：合同履行與跟蹤操作說明：履約監(jiān)控：采購部作為合同履行主責(zé)部門，需跟蹤供應(yīng)商備貨、生產(chǎn)、發(fā)貨等進(jìn)度，保證按時(shí)交貨/提供服務(wù)。如遇可能延期情況，供應(yīng)商需提前3日書面告知，采購部及時(shí)與需求部門溝通并協(xié)商解決方案。交付驗(yàn)收：貨物到貨后，需求部門、采購部、質(zhì)檢部（如需）共同按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格項(xiàng)處理方式（退貨/換貨/整改）。服務(wù)類項(xiàng)目需按服務(wù)階段或周期進(jìn)行驗(yàn)收，由需求部門確認(rèn)服務(wù)成果并簽署《服務(wù)驗(yàn)收單》。問題處理：驗(yàn)收不合格時(shí)，采購部需在2個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收；若供應(yīng)商無法滿足要求，采購部可依據(jù)合同條款追究違約責(zé)任（如扣除違約金、解除合同）。步驟六：付款結(jié)算與合同歸檔操作說明：付款申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，采購部根據(jù)合同約定條款（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付90%尾款”）填寫《付款申請(qǐng)單》，附《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、發(fā)票、合同復(fù)印件等資料，提交財(cái)務(wù)部審核。資金支付：財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)無誤后，按企業(yè)資金審批流程辦理付款，保證付款方式、金額與合同一致。合同歸檔：合同履行完畢（含付款完成、質(zhì)保期滿）后，采購部收集合同正本、審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料，整理成冊(cè)后移交行政部（或檔案室）歸檔。歸檔時(shí)需填寫《檔案移交清單》，注明檔案編號(hào)、內(nèi)容、移交日期及經(jīng)手人，保存期限不少于10年（重大合同可永久保存）。三、核心流程表單模板表1：采購需求申請(qǐng)表編號(hào)需求部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式需求日期物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算來源用途說明附件清單（可附頁）部門負(fù)責(zé)人審批意見：簽字：日期：采購部復(fù)核意見意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部審批意見：簽字：日期：最終審批意見意見：簽字：日期：表2：供應(yīng)商評(píng)估表評(píng)估日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式供應(yīng)商類型（生產(chǎn)/貿(mào)易/服務(wù)）資質(zhì)文件（可附頁）營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、認(rèn)證證書等報(bào)價(jià)信息物料名稱：規(guī)格：單價(jià)：數(shù)量：總價(jià)：交期承諾承諾交貨日期：是否可分批交付：質(zhì)量保證質(zhì)量認(rèn)證：過往質(zhì)量評(píng)價(jià)：服務(wù)能力售后服務(wù)：技術(shù)支持：綜合評(píng)分資質(zhì)（20分）：報(bào)價(jià)（30分）：交期（20分）：質(zhì)量（20分）：服務(wù)（10分）：總分：評(píng)估結(jié)論□推薦□不推薦□備選評(píng)估人簽字日期：表3：合同審批表合同編號(hào)合同名稱采購方供應(yīng)商標(biāo)的名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量合同金額簽訂地點(diǎn)履行期限擬定部門擬定人聯(lián)系方式需求部門意見意見：簽字：日期：采購部意見意見：簽字：日期：財(cái)務(wù)部意見意見：簽字：日期：法務(wù)部意見意見：簽字：日期：總經(jīng)理審批意見：簽字：日期：表4：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告表合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)供應(yīng)商數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（合同條款/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）驗(yàn)收項(xiàng)目（外觀、功能、數(shù)量等）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格□待整改不合格項(xiàng)描述：處理方式□退貨□換貨□供應(yīng)商限期整改（整改期限：）驗(yàn)收組成員采購員：需求部門：質(zhì)檢員：簽字確認(rèn)采購部：需求部門：質(zhì)檢部：供應(yīng)商（如需）：表5：合同臺(tái)賬表合同編號(hào)合同名稱采購方供應(yīng)商簽訂日期生效日期標(biāo)的名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量合同金額履行期限付款方式驗(yàn)收狀態(tài)□已驗(yàn)收□未驗(yàn)收□部分驗(yàn)收付款狀態(tài)□已付□未付□部分支付歸檔狀態(tài)□已歸檔□未歸檔歸檔日期歸檔編號(hào)備注四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示需求明確性：需求部門需保證采購描述清晰、無歧義，避免因“模糊需求”（如“一批辦公用品”）導(dǎo)致供應(yīng)商供貨不符，影響后續(xù)驗(yàn)收。供應(yīng)商合規(guī)性：嚴(yán)禁與無資質(zhì)、超范圍經(jīng)營的供應(yīng)商合作，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)需定期復(fù)核（每年至少1次），避免因資質(zhì)問題導(dǎo)致合同無效或法律風(fēng)險(xiǎn)。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等核心條款需量化、可執(zhí)行，避免使用“優(yōu)質(zhì)”“盡快”等模糊表述；爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄。審批流程完整性：嚴(yán)禁“先采購后審批”或“越級(jí)審批”，保證每個(gè)審批環(huán)節(jié)責(zé)任到人，規(guī)避流程合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)收規(guī)范性：驗(yàn)收需由多方共同參與（需求、采購、質(zhì)檢），驗(yàn)收結(jié)果需書面記錄并簽字確認(rèn)，避免“口頭驗(yàn)收”導(dǎo)致糾紛。文檔管理規(guī)范性：所有采購流程文檔（需求申請(qǐng)、供應(yīng)商資料、合同、驗(yàn)