采購訂單管理模板及審批流程規(guī)范一、適用范圍與應(yīng)用背景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程第一步：采購需求發(fā)起操作主體：需求部門申請人（如采購專員、部門助理等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公消耗、設(shè)備更新等），填寫《采購申請表》，注明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望到貨日期等關(guān)鍵信息；附件需包含需求說明（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、比價記錄等，若為常規(guī)采購可簡化），保證需求描述清晰、無歧義；提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。第二步：部門負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部主管等）操作內(nèi)容：審核采購需求的合理性（是否符合部門工作計(jì)劃、是否為必要支出）、預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)；核實(shí)需求信息的完整性與準(zhǔn)確性，對不符合要求的申請退回并注明修改意見；審核通過后，在《采購申請表》中簽署意見，流轉(zhuǎn)至采購部。第三步：采購部復(fù)核與供應(yīng)商匹配操作主體：采購專員、采購經(jīng)理操作內(nèi)容：采購部收到申請后，復(fù)核需求的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量及預(yù)算是否與采購標(biāo)準(zhǔn)一致；根據(jù)采購類型（如集中采購、分散采購）開展供應(yīng)商尋源：常規(guī)物品：從合格供應(yīng)商庫中篩選至少2家供應(yīng)商進(jìn)行比價，填寫《供應(yīng)商比價表》；定制化/大額采購：組織供應(yīng)商現(xiàn)場考察或技術(shù)交流，必要時啟動招標(biāo)流程；確定最終供應(yīng)商后，擬定采購訂單初稿，明確供應(yīng)商信息、物品明細(xì)、價格、交貨期、付款方式等，提交至財務(wù)部審核。第四步：財務(wù)部預(yù)算與資金審核操作主體：財務(wù)專員、財務(wù)經(jīng)理操作內(nèi)容：核對采購訂單金額是否與《采購申請表》預(yù)算一致，檢查預(yù)算余額是否充足；審核供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證復(fù)印件）是否齊全，付款方式是否符合企業(yè)財務(wù)制度；對超預(yù)算采購，要求需求部門提交《超預(yù)算說明》并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審核通過后，簽署意見流轉(zhuǎn)至管理層。第五步：管理層分級審批操作主體：分管副總、總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級）審批權(quán)限示例：金額≤5萬元：由分管副總*審批；5萬元＜金額≤20萬元：由分管副總審核后，總經(jīng)理審批；金額＞20萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審批；操作內(nèi)容：審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性（是否符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃）、成本效益及風(fēng)險可控性；審批通過后，在訂單上簽署最終意見，訂單生效；審批不通過的，注明原因退回采購部重新調(diào)整。第六步：訂單與下達(dá)操作主體：采購專員*操作內(nèi)容：根據(jù)最終審批意見，正式《采購訂單》（加蓋采購專用章），通過書面形式或企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送至供應(yīng)商；在采購管理臺賬中登記訂單信息（訂單編號、供應(yīng)商、金額、狀態(tài)等），同步告知需求部門訂單已下達(dá)。第七步：執(zhí)行與到貨驗(yàn)收操作主體：需求部門、采購專員、倉儲部操作內(nèi)容：供應(yīng)商按訂單約定交貨，需求部門與倉儲部共同進(jìn)行到貨驗(yàn)收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與訂單一致，檢查外包裝是否完好；技術(shù)復(fù)雜物品可邀請技術(shù)部門參與驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收報告》；驗(yàn)收合格后，需求部門、倉儲部在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；不合格的，及時與供應(yīng)商溝通退換貨或索賠，并記錄原因。第八步：付款申請與歸檔操作主體：財務(wù)專員、采購專員操作內(nèi)容：采購部根據(jù)《驗(yàn)收單》及采購訂單，整理付款資料（發(fā)票、合同、審批單等），提交財務(wù)部申請付款；財務(wù)部審核無誤后，按合同約定支付款項(xiàng)；采購部將采購訂單、審批單、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年（按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、采購訂單標(biāo)準(zhǔn)模板采購訂單訂單基本信息訂單編號PO-2024-訂單日期申請部門申請人供應(yīng)商名稱聯(lián)系人供應(yīng)商地址聯(lián)系方式物料/服務(wù)明細(xì)規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）金額（元）交貨日期交貨地點(diǎn)合計(jì)金額費(fèi)用信息總金額（大寫）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□其他預(yù)算科目審批流程審批人審批意見審批日期需求部門審核采購部復(fù)核財務(wù)部審核管理層審批備注（如特殊要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等）簽字確認(rèn)供應(yīng)商簽字/蓋章日期需求部門簽字日期采購部簽字日期四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險提示信息填寫規(guī)范：采購申請表、訂單中的所有信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等）必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，禁止涂改；確需修改的，需在修改處簽字確認(rèn)并注明原因。供應(yīng)商信息需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱或別名，保證可追溯性。審批時效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請后1-2個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購可縮短至4小時），無正當(dāng)理由不得拖延；超時未審批的，申請人可向上級或流程管理部門反饋，督促審批。變更與取消流程：采購訂單生效后，原則上不得變更；因特殊情況（如需求調(diào)整、供應(yīng)商無法履約）需變更的，需提交《采購變更申請表》，重新履行審批流程；訂單取消的，由需求部門發(fā)起申請，說明原因，經(jīng)采購部、財務(wù)部審核后報管理層審批，避免資源浪費(fèi)。供應(yīng)商管理要求：優(yōu)先選擇在合格供應(yīng)商庫中的合作供應(yīng)商，新供應(yīng)商引入需經(jīng)過資質(zhì)審查、樣品測試等環(huán)節(jié)；與供應(yīng)商簽訂合同時需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、售后服務(wù)等條款，降低履約風(fēng)險。資料留存與保密：所有采購相關(guān)資料（申請、訂單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）需分類整理、妥善保管，保證審計(jì)時可追溯；涉及商業(yè)秘密（如供應(yīng)商報價、核心技術(shù)參數(shù)）的信息，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)