會計實操文庫1/1企業(yè)管理-酒店采購流程酒店采購流程SOP（全環(huán)節(jié)標準化操作指南）一、流程總則（一）適用范圍本SOP適用于酒店所有物資采購，涵蓋：餐飲類：食材（生鮮、干貨、糧油）、酒水飲料、餐具廚具；客房類：布草、洗漱用品、客用品（牙具、浴帽等）、清潔設備；行政類：辦公用品、勞保用品、維修配件；工程類：大型設備（空調、電梯）、裝修材料（特殊采購）。（二）核心原則合規(guī)性：所有采購需符合《酒店財務管理制度》《政府采購法》（若涉及），杜絕無審批采購；成本性：優(yōu)先選擇“質價比最優(yōu)”供應商，大額采購需招標或三家比價；時效性：保障物資供應及時，避免影響運營（如餐飲食材需當日送達）；可追溯性：全程留存采購單據（申請單、合同、驗收單等），保存期不少于3年。（三）權責分工部門/崗位職責說明需求部門提交采購申請、明確需求規(guī)格、參與驗收、使用反饋采購部供應商開發(fā)與管理、采購執(zhí)行、價格談判、合同簽訂、進度跟蹤財務部預算審核、價格復核、付款結算、賬務處理、定期審計質檢部（若有）食材/客用品質量驗收、供應商資質審核、抽檢不合格品處理管理層超預算/大額采購審批、特殊采購決策二、采購申請環(huán)節(jié)（發(fā)起→審核）（一）申請發(fā)起（需求部門）常規(guī)采購（周期性物資）：每月25日前，需求部門填寫《月度采購申請單》（附件1），明確物資名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、預估單價、用途、需求日期；餐飲部需附《食材需求清單》（標注每日用量、保鮮期），客房部需附《客用品消耗統(tǒng)計表》（按床位/入住率測算）。緊急采購（臨時短缺物資）：填寫《緊急采購申請單》（附件2），注明“緊急”及原因（如“后廚冰箱故障需采購備用冷柜”），需求日期不得晚于3個工作日。大額采購（單批≥5萬元）：額外提交《采購可行性報告》，含用途說明、市場行情分析、預算來源，需附3家以上供應商報價單。（二）層級審核部門負責人審核：1個工作日內完成，確認需求合理性（如“是否重復采購”“規(guī)格是否明確”），簽字確認；財務部審核：1個工作日內完成，核對預算額度（是否在月度預算內）、價格合理性（與歷史采購價比對），超預算需標注“待預算調整”；管理層審批：常規(guī)采購：采購金額≤1萬元由采購部經理審批；1-5萬元由財務總監(jiān)審批；≥5萬元由總經理審批；緊急采購：所有緊急采購需財務總監(jiān)加簽；審批時限：常規(guī)2個工作日，緊急1個工作日。三、供應商管理環(huán)節(jié)（開發(fā)→評估）（一）供應商開發(fā)（采購部）資質篩選：必備資質：營業(yè)執(zhí)照、食品經營許可證（餐飲類）、質檢報告（客用品）、特種設備生產許可證（工程類）；優(yōu)先條件：酒店行業(yè)供貨經驗≥1年、有冷鏈運輸能力（生鮮）、可提供賬期（30-60天）。入庫流程：供應商填寫《供應商登記表》（附件3），提交資質文件復印件（加蓋公章）；采購部聯(lián)合質檢部實地考察（生產/倉儲環(huán)境、供貨能力），形成《供應商考察報告》；合格供應商納入《合格供應商名錄》，分配唯一編碼（如“CG-S-001”，“S”代表食材類）。（二）供應商評估與淘汰月度評估：采購部聯(lián)合需求部門、財務部，從“價格（30%）、質量（30%）、時效（20%）、服務（20%）”四維度評分，≥85分為A級，60-84分為B級，＜60分為C級；分級管理：A級：優(yōu)先合作，可協(xié)商延長賬期、增加采購量；B級：限期整改（15天），整改后復評；C級：立即從名錄中剔除，1年內不得合作；年度復審：每年12月更新《合格供應商名錄》，淘汰連續(xù)2次B級及以下供應商，補充新合格供應商（比例不低于10%）。四、采購執(zhí)行環(huán)節(jié)（定價→下單）（一）定價方式小額采購（≤1萬元）：電話/線上詢價，選擇報價最低且資質合格的供應商，留存詢價記錄；中額采購（1-5萬元）：三家比價，填寫《比價單》（附件4），經采購部經理簽字確認；大額采購（≥5萬元）：公開招標（金額≥10萬元）：發(fā)布招標公告，組建評標小組（采購、財務、需求部門代表），按“價格40%+質量30%+服務30%”評標；競爭性談判（5-10萬元）：邀請3家以上供應商談判，確定最優(yōu)方案。（二）合同簽訂必簽場景：大額采購、長期供貨（如年度食材供應）、定制化物資（如印酒店LOGO的客用品）；合同要素：明確物資規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交貨期、質量標準、驗收方式、付款條件（如“驗收合格后30天付款”）、違約責任（如“延期交貨按日扣總金額1‰”）；審批流程：采購部擬定合同→財務部審核價格與付款條款→法務部（或外聘律師）審核合規(guī)性→管理層簽字→雙方蓋章，合同原件交財務部存檔。（三）下單發(fā)貨采購部根據審批通過的申請單與合同，向供應商下達《采購訂單》（附件5），注明訂單編號、交貨地址（酒店倉庫/指定區(qū)域）、聯(lián)系人及電話；供應商確認訂單后，采購部跟蹤發(fā)貨進度，生鮮等時效性物資需要求供應商提前1天告知到貨時間，便于驗收準備。五、驗收入庫環(huán)節(jié)（到貨→入庫）（一）到貨驗收驗收人員：需求部門（確認規(guī)格）、采購部（確認數(shù)量）、質檢部（確認質量），三方到場驗收；驗收標準：數(shù)量：核對實際到貨量與訂單是否一致，允許誤差±5%（散裝食材），超差需注明原因；質量：食材：檢查新鮮度（如蔬菜無腐爛、肉類無異味）、保質期（距過期不少于1/3周期）、質檢報告；客用品：包裝完好、標識清晰（含生產廠家、生產日期）、符合酒店標準（如洗漱用品香型）；設備：外觀無破損、附帶說明書與保修卡；問題處理：不合格品：填寫《不合格品處理單》（附件6），注明“退貨”“換貨”或“折價接收”，由供應商簽字確認，采購部跟蹤處理結果；短缺/溢貨：短缺需供應商補貨，溢貨需補錄入庫或退回，均需在驗收單注明。（二）入庫登記驗收合格后，三方在《驗收單》（附件7）簽字確認，驗收單需附供應商送貨單；倉庫管理員憑驗收單填寫《入庫單》（附件8），注明物資編碼、名稱、數(shù)量、單價、入庫日期，登記《庫存臺賬》；食材等易腐物資直接由餐飲部驗收后領用，需在入庫單注明“直送領用”，跳過倉庫存儲環(huán)節(jié)。六、付款結算環(huán)節(jié)（對賬→付款）（一）對賬核對每月5日前，供應商提交發(fā)票（增值稅專用發(fā)票優(yōu)先）、送貨單、驗收單，與采購部核對《月度采購對賬單》（附件9）；采購部核對單據一致性（發(fā)票金額=訂單金額=驗收金額），財務部復核發(fā)票合規(guī)性（發(fā)票抬頭、稅率、印章），核對無誤后簽字確認。（二）付款申請與審批采購部填寫《付款申請單》（附件10），附對賬單、發(fā)票、驗收單等單據；審批流程：采購部經理審核→財務部經理復核（確認賬期已到、單據齊全）→財務總監(jiān)審批→總經理審批（≥5萬元）；付款時限：賬期內3個工作日完成付款，緊急采購可申請“預付款”（不超過總金額30%）。（三）付款執(zhí)行財務部按合同約定方式付款（銀行轉賬為主，小額可現(xiàn)金），付款后在單據上標注“已付”及付款日期；供應商確認收款后，采購部索取收款憑證，與付款單據一并交財務部歸檔。七、特殊場景處理（一）退貨退款驗收不合格需退貨：采購部2個工作日內通知供應商退貨，待貨物退回后，供應商開具紅字發(fā)票，財務部辦理退款；已入庫后發(fā)現(xiàn)質量問題：需求部門提交《質量異議單》，質檢部核實后，采購部協(xié)調退貨或折價，財務部調整賬務。（二）應急采購需求部門可直接聯(lián)系合格供應商緊急采購，事后24小時內補全申請與審批手續(xù)；若合格供應商無法供貨，可臨時選擇其他供應商，但需在1周內補充其資質審核資料。（三）廢舊物資處置（關聯(lián)采購）舊設備、報廢物資由需求部門提交《處置申請單》，采購部聯(lián)系回收商，處置收入沖抵采購預算；處置過程需財務部全程監(jiān)督，留存回收合同與收款憑證。八、流程管控與優(yōu)化單據管理：所有采購單據按“訂單編號”歸檔，電子檔同步上傳至酒店OA系統(tǒng)，便于追溯；定期審計：財務部每季度開展采購專項審計，重點核查“價格合理性”“單據完整性”“供應商資質”，形成《審計報告》；持續(xù)優(yōu)化：每半年召開采購流程評審會，收集需求部門反饋，優(yōu)化審批時限、驗收標準等環(huán)節(jié)（如縮短緊