2026年智能寵物喂食器制造公司采購合同審批與履行管理制度一、總則（一）制定目的為規(guī)范公司智能寵物喂食器生產經營所需采購合同的起草、審批、簽訂、履行、變更及終止全流程管理，防范合同法律風險、履約風險和資金風險，保障采購交易合法合規(guī)，維護公司合法權益，結合公司生產運營實際及《中華人民共和國民法典》（合同編）、《采購與供應鏈管理規(guī)范》等相關法規(guī)、行業(yè)標準要求，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部采購部、法務部、財務部、生產部、質檢部全體相關人員，以及涉及采購合同起草、審核、審批、簽訂、履行的所有崗位員工，覆蓋智能寵物喂食器生產所需原材料（殼體塑料顆粒、電子元器件等）、生產設備、輔助物資、服務類采購等所有類型采購合同的全生命周期管理。緊急采購合同的審批可簡化流程，但需事后補全相關手續(xù)，具體參照《緊急采購管理制度》執(zhí)行。（三）基本原則1.合規(guī)合法原則：采購合同的起草、簽訂、履行需符合國家法律法規(guī)及公司內部管理規(guī)定，合同條款無法律漏洞，禁止簽訂無效或可撤銷風險的合同。2.權責對等原則：合同條款需明確供需雙方的權利與義務，違約責任清晰可界定，確保雙方權責匹配，避免單方面加重公司責任或弱化供應商義務。3.風險可控原則：合同簽訂前核查供應商資質，履行過程中跟蹤交貨、驗收、付款節(jié)點，及時識別履約風險并采取應對措施，降低合同糾紛概率。4.全程管控原則：采購合同從起草到終止的全流程留存書面或電子記錄，審批痕跡、履約憑證、溝通記錄等均需可追溯，確保管理無盲區(qū)。5.效益優(yōu)先原則：合同條款需兼顧合規(guī)性與公司經濟效益，付款方式、交貨周期、質量標準等約定需貼合公司生產運營需求，保障采購性價比。二、組織與職責（一）采購部（牽頭部門）采購部是采購合同管理的核心牽頭部門，主要職責：根據采購需求起草合同文本，確保合同標的、數量、規(guī)格、價格、交貨期等核心條款與采購需求一致；收集供應商資質文件（營業(yè)執(zhí)照、生產許可證等），核實供應商履約能力；按審批流程提報合同審批申請，跟進審批進度；合同審批通過后與供應商簽訂正式合同，確保簽訂流程規(guī)范；跟蹤合同履行進度，協調解決交貨延遲、質量不符等履約問題；整理合同相關資料，歸檔至指定臺賬，配合法務部處理合同糾紛。（二）法務部（審核部門）法務部負責審核采購合同的法律合規(guī)性，重點核查主體資格、權利義務、違約責任、爭議解決方式等條款；識別合同中的法律風險點，提出修改建議；對金額較大或特殊類型的采購合同出具法律審核意見；協助采購部處理合同履行過程中的法律糾紛，參與協商、訴訟等維權事宜；定期更新公司采購合同標準模板，確保模板符合最新法規(guī)要求。（三）其他部門配合職責財務部：審核采購合同中的付款條款（付款金額、付款周期、付款方式等），評估資金支付風險，確保付款安排符合公司資金計劃；根據生效合同辦理付款手續(xù)，留存付款憑證；質檢部：參與審核合同中的質量標準、驗收條款，確保驗收要求可落地，配合采購部核實供應商履約質量是否符合合同約定；生產部：確認合同中的交貨周期、物料規(guī)格是否匹配生產計劃，反饋生產端對合同條款的合理化建議；管理層：按審批權限對采購合同進行最終審批，協調解決合同審批、履行中的跨部門問題，保障合同管理效率。三、核心管理內容與要求（一）合同起草與預審1.起草要求：采購合同優(yōu)先使用公司標準模板，無標準模板的需參照同類合同范本起草；合同需明確標的名稱、規(guī)格型號、數量、單價、總價、含稅/不含稅金額、交貨地點、交貨周期、質量標準、驗收方式、付款條件、違約責任、爭議解決方式等核心條款，無模糊或歧義表述；2.預審要求：采購部完成合同初稿后，由部門負責人進行內部預審，核查條款是否匹配采購需求，價格、數量等關鍵信息是否準確；預審通過后附供應商資質文件、采購需求單等佐證材料，提報至法務部審核。（二）合同審批流程1.審批層級：合同金額≤10萬元的，經采購部負責人預審、法務部審核后即可簽訂；合同金額10萬-50萬元的，需增加財務部審核、分管采購管理層審批；合同金額＞50萬元的，需經采購部、法務部、財務部審核后，報總經理審批；2.審批時效：法務部接收合同審核申請后，常規(guī)合同需在1個工作日內完成審核并反饋修改意見，緊急合同需在4小時內審核；財務部審核需在0.5個工作日內完成；管理層審批需在1個工作日內完成，確保審批不影響采購進度；3.審批記錄：所有審批環(huán)節(jié)需留存書面或系統(tǒng)審批痕跡，審批意見需明確（同意/修改后同意/不同意），不同意的需注明具體原因，采購部按意見修改后重新提報。（三）合同簽訂與履行1.簽訂要求：合同審批通過后，由采購部指定專人（合同管理員）與供應商法定代表人或授權代理人簽訂；合同需加蓋公司合同專用章，供應商需加蓋公章或合同專用章，簽字蓋章齊全后方為生效；禁止無審批或審批未通過簽訂合同，禁止個人私自代表公司簽訂采購合同；2.履行跟蹤：采購部建立合同履行臺賬，實時跟蹤供應商交貨進度，交貨前1個工作日提醒供應商按約交貨；物料到貨后，配合質檢部按合同約定的質量標準驗收，驗收結果需書面記錄；財務部按合同約定的付款條件（如驗收合格后30天付款）辦理付款，禁止提前付款或無驗收憑證付款；3.履約異常處理：發(fā)現供應商交貨延遲、質量不符等履約異常，采購部需在24小時內書面通知供應商，要求限期整改；整改無效的，按合同違約責任條款追究供應商責任，必要時通知法務部介入。（四）合同變更、解除與爭議處理1.變更解除：因生產計劃調整或供應商履約問題需變更合同條款的，需經雙方協商一致，簽訂補充協議并按原審批流程審核；需解除合同的，需核實解除事由是否符合合同約定或法律規(guī)定，解除通知需書面送達供應商并留存憑證；2.爭議處理：合同履行過程中發(fā)生糾紛的，采購部優(yōu)先與供應商協商解決，協商記錄需留存；協商無果的，按合同約定的爭議解決方式（如訴訟、仲裁）處理，法務部全程參與，整理合同、驗收記錄、溝通憑證等證據材料，維護公司權益。四、日常管理與監(jiān)督（一）臺賬管理采購部建立采購合同專項臺賬，記錄合同編號、供應商名稱、合同標的、金額、簽訂日期、履行狀態(tài)、付款進度、驗收結果等信息；電子臺賬每日備份，紙質合同及相關附件（審批單、驗收單、付款憑證）由專人保管，存放于保密文件柜；臺賬信息需與財務部付款記錄、質檢部驗收記錄保持一致，每月核對一次，確保數據準確。（二）過程監(jiān)督管理層每月抽查不少于5份采購合同，核查審批流程完整性、條款合規(guī)性、履約記錄真實性；對無審批簽訂合同、違規(guī)付款、隱瞞履約異常等行為，責令采購部限期整改；每季度召開合同管理復盤會，分析合同糾紛原因、履約問題類型，優(yōu)化合同模板和審批流程，降低后續(xù)管理風險。（三）培訓與考核行政部每半年組織一次采購合同管理培訓，內容涵蓋合同起草規(guī)范、法律風險防范、履約跟蹤要點等，覆蓋采購部、法務部、財務部相關人員；將合同審批及時率（≥98%）、履約糾紛率（≤1%）、合同歸檔完整率（100%）納入采購部績效考核，未達標者扣減季度績效獎金；對及時識別合同風險、避免公司經濟損失的人員給予專項獎勵。五、責任追究（一）采購部責任采購部未按要求起草合同導致條款漏洞引發(fā)糾紛的，追究經辦人責任，扣減當月績效獎金；未按審批流程簽訂合同的，給予部門負責人警告處理，扣減季度績效獎金；未跟蹤合同履約進度導致交貨延遲影響生產的，扣減采購部負責人當月績效獎金；隱瞞合同履約異常不上報的，視情節(jié)給予通報批評或調整崗位，造成經濟損失的按損失金額的5%-10%追責。（二）其他部門責任法務部未及時審核合同或審核遺漏重大法律風險的，追究審核人員責任，扣減當月績效獎金；財務部違規(guī)付款或未按合同約定付款導致糾紛的，扣減財務經辦人當月績效獎金；質檢部未按合同標準驗收導致不合格物料入庫的，追究檢驗人員責任；所有員工因