銷售合同管理標準化模板風險控制版一、應用背景與目標為規(guī)范企業(yè)銷售業(yè)務中的合同管理全流程，防范合同簽訂、履行及歸檔環(huán)節(jié)中的法律風險與商業(yè)風險，保證合同條款權責清晰、合規(guī)可執(zhí)行，特制定本標準化模板。本模板適用于企業(yè)各類銷售業(yè)務（含產品銷售、服務提供等）的合同管理場景，覆蓋從需求對接到合同歸檔的全生命周期，旨在通過標準化流程降低合同糾紛風險，保障企業(yè)合法權益。二、標準化操作流程步驟1：需求對接與基礎信息采集操作目標：明確客戶需求，核實簽約主體信息，保證合同基礎要素真實、完整。具體操作：業(yè)務員*與客戶溝通，確認產品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準、交付時間、交付地點、付款方式等核心需求，并填寫《合同基礎信息表》（見配套表格）。業(yè)務員*收集客戶主體資質材料，包括營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）、法定代表人證件號碼明（如非法定代表人簽約，需提供授權委托書及受托人證件號碼明），并通過官方渠道核實客戶經營狀態(tài)（如是否存續(xù)、有無異常經營記錄）。銷售經理*對采集的信息及資質材料進行初審，確認業(yè)務可行性及客戶資質符合公司準入標準后，啟動合同起草流程。風險控制點：禁止與無民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約；客戶資質材料需留存原件或加蓋公章的復印件，避免虛假信息風險。步驟2：合同文本起草與商務條款審核操作目標：依據(jù)業(yè)務需求及公司標準模板起草合同，保證商務條款合理、可執(zhí)行。具體操作：業(yè)務員*使用公司《標準銷售合同模板》（如為定制化合同，需在模板基礎上補充特殊條款），填寫合同內容，重點明確標的物信息、價格構成（單價、總價、是否含稅）、支付節(jié)點（如預付款比例、到貨款、驗收款、質保金比例）、交付周期、驗收標準及違約責任等核心條款。銷售經理*審核商務條款，重點核查：價格是否符合公司定價政策及授權范圍；付款節(jié)點與公司現(xiàn)金流要求匹配，避免墊資風險；交付時間與生產/服務能力一致，避免超期履約。商務條款審核通過后，業(yè)務員*將合同初稿及《合同基礎信息表》提交法務部門進行法律風險審核。風險控制點：禁止使用未經審批的自制合同模板；商務條款需與客戶書面確認（如郵件、蓋章確認函），避免口頭約定。步驟3：法律風險審核與條款優(yōu)化操作目標：排查合同文本法律風險，保證條款合法、合規(guī)，權責對等。具體操作：法務*重點審核以下內容：主體資格：簽約主體是否具備簽約能力，經營范圍是否包含合同標的；標的物合法性：產品/服務是否符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范（如特種設備需提供相關資質）；權利義務：雙方權利義務是否明確，是否存在單方面免責條款；違約責任：違約金是否合理（不超過實際損失的30%），是否約定違約金計算方式；爭議解決：明確爭議解決方式（建議優(yōu)先選擇訴訟，約定公司所在地法院管轄）；特殊條款：是否包含保密條款、知識產權條款、不可抗力條款等。法務對審核中發(fā)覺的法律風險出具書面修改意見，業(yè)務員與銷售經理*溝通優(yōu)化，重大風險（如客戶主體異常、標的物存在法律限制）需上報公司管理層決策。法務*審核通過后，在《合同評審表》中簽署“審核通過”意見，合同文本定稿。風險控制點：法務審核意見需書面記錄，避免口頭溝通；嚴禁規(guī)避法律審核擅自簽約。步驟4：合同簽署與用印管理操作目標：規(guī)范合同簽署流程，保證生效要件完備，用印安全可控。具體操作：業(yè)務員*按公司審批流程提交用印申請，附《合同評審表》《合同基礎信息表》、客戶資質材料等，注明合同編號、簽約主體、份數(shù)及用途。行政/印章管理部門審核用印材料，確認審批手續(xù)完備、合同文本與審核版本一致后，按規(guī)定加蓋公司合同專用章（禁止使用部門章或個人印章），并在《用印登記表》中記錄。業(yè)務員*領取已蓋章合同后，與客戶當面簽署：企業(yè)客戶需加蓋公章或合同專用章，核對印章與主體信息一致；自然人客戶需簽字并按手印，核對證件號碼原件?？蛻艉炇鹜戤吅?，業(yè)務員*在3個工作日內收回合同正本，同步將掃描件提交財務部門（用于收款）、法務部門（備案）及銷售部門（存檔）。風險控制點：嚴禁“先蓋章后審批”；合同簽署需全程留痕（如簽署現(xiàn)場照片），避免空白合同流轉；合同正本需妥善保管，防止遺失。步驟5：履行跟蹤與變更管理操作目標：監(jiān)控合同履行進度，及時處理異常情況，規(guī)范變更流程。具體操作：業(yè)務員作為合同履行第一責任人，按節(jié)點填寫《合同履行跟蹤表》，記錄交付、驗收、收款等進度，對逾期未交付、質量異議、逾期付款等異常情況，及時與客戶溝通并上報銷售經理。如需變更合同條款（如交付時間調整、數(shù)量增減），業(yè)務員*需與客戶協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內容、生效條件及雙方權利義務，并重新履行評審、用印流程。財務部門根據(jù)合同約定及履行進度，開具合規(guī)收款憑證（如收據(jù)），跟進款項回收。對逾期30日以上未付款項，業(yè)務員*聯(lián)合法務部門發(fā)送《催款函》，必要時采取法律措施。風險控制點：履行跟蹤需實時更新，保證信息可追溯；合同變更必須書面確認，禁止單方面修改。步驟6：歸檔與復盤優(yōu)化操作目標：規(guī)范合同檔案管理，總結經驗教訓，持續(xù)優(yōu)化管理流程。具體操作：合同履行完畢或終止后，業(yè)務員*將合同正本、變更協(xié)議、《合同評審表》《合同履行跟蹤表》、客戶資質文件、溝通記錄等資料整理成冊，標注“合同編號+歸檔日期”，提交檔案管理部門歸檔。法務部門每季度組織合同管理復盤，分析履約糾紛案例、常見風險點及管理漏洞，更新《標準銷售合同模板》及操作指引。銷售部門結合復盤結果，對業(yè)務員*開展合同管理培訓，重點提升風險識別、談判技巧及履約監(jiān)控能力。風險控制點：檔案歸檔需“一合同一檔”，保證資料完整；復盤需聚焦實際問題，避免形式化。三、配套管理表格1.合同基礎信息表序號項目內容要求備注1合同編號按規(guī)則填寫（如：年份+部門簡稱+序號，例：2024XS001）由銷售部門統(tǒng)一編制2合同名稱明確產品/服務及性質（例：“XX型號設備銷售合同”“XX項目技術服務合同”）3甲方（我方）公司全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式與營業(yè)執(zhí)照一致4乙方（客戶）客戶全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權代表、注冊地址、聯(lián)系方式核對資質原件5標的物信息產品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準（可附技術協(xié)議）、技術參數(shù)附件需雙方確認6合同金額大小寫金額、幣種、價格構成（單價、總價）、是否含稅與定價審批單一致7付款方式付款節(jié)點（預付款、到貨款、驗收款、質保金比例）、支付賬戶信息賬戶信息需與開戶證明一致8交付與驗收交付時間、地點、方式、驗收標準、驗收時限、異議處理流程明確“驗收合格”定義9合同期限生效條件（如“簽字蓋章后生效”）、履行期限、終止條件（如“質保期滿終止”）10簽署日期雙方簽署的日期與實際簽署日期一致2.合同評審表評審環(huán)節(jié)評審項目評審意見評審人評審日期備注商務評審定價政策符合性□符合□不符合（說明：________________）銷售經理*付款方式合理性□合理□不合理（說明：________________）交付時間可行性□可行□不可行（說明：________________）法律評審主體資格審查□通過□不通過（說明：________________）法務*條款合法性□合法□不合法（說明：________________）違約責任明確性□明確□不明確（說明：________________）爭議解決方式□明確□不明確（說明：________________）綜合意見是否同意簽約□同意□不同意（說明：________________）銷售總監(jiān)*審批結論□通過□退回修改□否決3.合同履行跟蹤表合同編號履行階段計劃日期實際日期履行內容（例：備貨/發(fā)貨/驗收）責任人異常情況（例：延遲交付/質量異議）處理結果2024XS001備貨2024-03-012024-03-05XX型號設備生產完成生產部*無2024XS001發(fā)貨2024-03-102024-03-12物流發(fā)出至客戶指定地點物流*客戶臨時收貨地址變更已更新地址2024XS001客戶驗收2024-03-202024-03-22客戶簽署驗收單業(yè)務員*無2024XS001收款（尾款）2024-03-252024-03-28財務收到尾款10萬元財務*無4.合同變更申請表原合同編號變更原因□客戶需求變更□不可抗力□政策調整□其他：_____________變更內容原條款變更后條款變更影響□商務影響□法律影響□無影響（例：交付時間：2024-03-15）（例：交付時間：2024-03-20）客戶確認□同意變更（客戶簽字/蓋章）□不同意變更（說明：________________）內部審批銷售經理：□同意□不同意（說明：________________）法務：□同意□不同意（說明：________________）銷售總監(jiān)*：□批準□不批準（說明：________________）變更協(xié)議簽署簽署日期：_______份數(shù)：_______四、關鍵風險控制要點主體資格“雙核實”：簽約前必須核實客戶營業(yè)執(zhí)照原件及官方渠道經營狀態(tài)，避免與“皮包公司”或失信主體簽約；自然人簽約需核驗證件號碼原件。條款表述“零模糊”：合同中涉及時間、金額、數(shù)量等關鍵信息需明確具體（如“交付時間：2024年3月15日前”），禁止使用“約”“左右”“盡快”等模糊詞匯。證據(jù)留存“全鏈條”：從談判溝通（郵件、會議紀要）到履約交付（物流單、驗收單）、款項回收（收款憑證），