某跑步俱樂部檔案查閱管理制度第一章總則第一條為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）檔案查閱管理工作，保障檔案信息安全與合理利用，維護會員及俱樂部合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《個人信息保護法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合俱樂部實際運營需求，制定本制度。第二條本制度適用于俱樂部內(nèi)部所有紙質(zhì)及電子檔案的查閱、復(fù)制、摘錄等利用行為，涵蓋會員檔案、活動檔案、賽事檔案、財務(wù)檔案、行政檔案及其他專項檔案。第三條本制度所稱“檔案”，指俱樂部在日常運營、活動組織、賽事承辦、會員服務(wù)等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，具體包括但不限于：（一）會員檔案：會員登記表、健康信息表、入會協(xié)議、參賽記錄、積分明細等；（二）活動檔案：活動方案、參與人員名單、現(xiàn)場照片/視頻、總結(jié)報告、安全預(yù)案及執(zhí)行記錄等；（三）賽事檔案：賽事申報材料、合作協(xié)議、裁判名單、成績冊、獎牌證書存根、媒體報道資料等；（四）財務(wù)檔案：收支憑證、審計報告、會費繳納記錄、贊助協(xié)議及相關(guān)票據(jù)等；（五）行政檔案：規(guī)章制度、會議紀要、人事檔案、設(shè)備資產(chǎn)登記、外部來函等；（六）其他專項檔案：榮譽證書、公益活動記錄、戰(zhàn)略合作文件等。第四條檔案查閱管理遵循“嚴格審批、分類授權(quán)、安全保密、高效服務(wù)”原則，在保障檔案安全的前提下，為會員服務(wù)、活動組織、賽事復(fù)盤及俱樂部發(fā)展提供有效支撐。第二章管理職責(zé)第五條俱樂部行政部為檔案管理責(zé)任部門，負責(zé)統(tǒng)籌檔案查閱制度制定、流程監(jiān)督及檔案管理員業(yè)務(wù)指導(dǎo)；設(shè)專職或兼職檔案管理員（以下簡稱“管理員”）1-2名，具體承擔(dān)檔案接收、整理、保管及查閱服務(wù)工作。第六條管理員主要職責(zé)：（一）嚴格執(zhí)行檔案查閱審批流程，核對查閱人身份及權(quán)限；（二）登記查閱記錄，記錄查閱時間、檔案名稱、用途及查閱方式（查閱/復(fù)制/摘錄）；（三）監(jiān)督查閱過程，確保檔案原件不被帶離指定區(qū)域，電子檔案不被非法拷貝；（四）定期檢查檔案保管環(huán)境（紙質(zhì)檔案需防潮、防蟲、防火；電子檔案需定期備份），發(fā)現(xiàn)安全隱患及時上報；（五）對查閱過程中涉及的會員個人信息、商業(yè)秘密等敏感內(nèi)容履行保密義務(wù)；（六）完成行政部交辦的其他檔案管理相關(guān)工作。第七條俱樂部管理層（會長、副會長）負責(zé)審批涉及敏感信息（如會員健康隱私、財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開賽事規(guī)劃等）的檔案查閱申請；行政部負責(zé)人負責(zé)審批常規(guī)檔案（如活動總結(jié)、公開賽事成績）的查閱申請。第三章查閱權(quán)限第八條查閱權(quán)限根據(jù)查閱主體身份及檔案敏感程度分級設(shè)定，具體如下：第一節(jié)會員查閱權(quán)限第九條俱樂部注冊會員可查閱本人名下檔案（如入會信息、參賽記錄、積分明細等），需提供有效會員證及身份證件；委托他人代為查閱的，需出具授權(quán)委托書（注明委托事項、委托期限）及受托人身份證件。第十條會員查閱他人檔案（含非會員參與活動記錄）需符合以下條件之一：（一）經(jīng)被查閱人書面授權(quán)；（二）因俱樂部公共事務(wù)需要（如活動合影整理、賽事成績復(fù)核），并經(jīng)行政部負責(zé)人審批。第二節(jié)工作人員查閱權(quán)限第十一條俱樂部在職工作人員（含專職、兼職）因工作需要查閱檔案，需符合“工作必需”原則，即查閱內(nèi)容與崗位職責(zé)直接相關(guān)。第十二條普通工作人員可查閱非敏感檔案（如活動參與名單、公開賽事報道）；涉及會員健康信息、財務(wù)明細、未公開戰(zhàn)略合作協(xié)議等敏感檔案的查閱，需經(jīng)管理層審批。第十三條離職工作人員不得因個人原因查閱在職期間接觸的檔案；因俱樂部事務(wù)需配合核查的，需經(jīng)管理層批準并由在職工作人員陪同。第三節(jié)外部單位查閱權(quán)限第十四條外部單位（含合作企業(yè)、政府部門、媒體機構(gòu)等）因合作或公共事務(wù)需要查閱俱樂部檔案，需提供以下材料：（一）加蓋單位公章的查閱公函，注明查閱目的、檔案名稱及使用范圍；（二）查閱人有效身份證件及單位介紹信；（三）涉及會員信息的，需提供被查閱會員書面授權(quán)或法律依據(jù)（如司法調(diào)查令）。第十五條外部單位查閱申請由行政部初審，初審?fù)ㄟ^后提交管理層審批；審批通過后需由管理員全程陪同查閱，禁止單獨接觸檔案原件或電子系統(tǒng)。第四章查閱流程第一節(jié)申請與審批第十六條查閱人需填寫《檔案查閱申請表》（附件1），注明查閱人身份（會員/工作人員/外部單位）、檔案名稱（或編號）、查閱用途、使用方式（查閱/復(fù)制/摘錄）及預(yù)計使用期限（紙質(zhì)檔案單次查閱不超過2個工作日，電子檔案不超過1個工作日）。第十七條審批流程：（一）會員查閱本人非敏感檔案：管理員核對身份后直接登記，無需額外審批；（二）會員查閱他人檔案或本人敏感檔案（如健康信息）：提交行政部負責(zé)人審批；（三）工作人員查閱非敏感檔案：部門負責(zé)人簽字確認后提交管理員；（四）工作人員查閱敏感檔案或外部單位查閱檔案：經(jīng)行政部初審后提交管理層審批。第二節(jié)登記與實施第十八條查閱申請獲批后，查閱人需在《檔案查閱登記冊》（附件2）中簽字確認，登記內(nèi)容包括：查閱人姓名/單位、身份證號/統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系電話、查閱時間、檔案名稱（編號）、用途及歸還時間。第十九條紙質(zhì)檔案查閱需在俱樂部指定檔案室內(nèi)進行，禁止攜帶手機、相機等拍攝設(shè)備（經(jīng)審批的復(fù)制需求除外）；電子檔案查閱需通過俱樂部內(nèi)部管理系統(tǒng)，管理員需開啟操作日志記錄功能，全程留痕。第二十條復(fù)制或摘錄檔案需經(jīng)審批，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制專用章”并標注“僅限××用途使用”；摘錄內(nèi)容需由管理員核對后簽字確認，禁止斷章取義或篡改原文。第三節(jié)歸還與歸檔第二十一條查閱結(jié)束后，查閱人需當場歸還檔案，管理員核對檔案完整性（紙質(zhì)檔案需檢查頁碼、印章；電子檔案需確認未被修改或刪除）；確認無誤后在《檔案查閱登記冊》中標注“已歸還”。第二十二條對復(fù)制或摘錄的檔案，查閱人需承諾僅用于申請用途，不得向第三方傳播；因違規(guī)使用造成的法律責(zé)任由查閱人自行承擔(dān)。第五章保密與安全第二十三條檔案管理員及所有參與查閱的工作人員需簽訂《檔案保密承諾書》（附件3），承諾不泄露檔案中涉及的會員個人信息（姓名、身份證號、聯(lián)系方式、健康狀況等）、俱樂部商業(yè)秘密（財務(wù)數(shù)據(jù)、合作協(xié)議、賽事規(guī)劃等）及其他敏感信息。第二十四條紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜（需配備鎖具、滅火器、除濕機），鑰匙由管理員專人保管；電子檔案存儲于俱樂部加密服務(wù)器，設(shè)置多級訪問權(quán)限（管理員-部門負責(zé)人-管理層），定期進行數(shù)據(jù)備份（本地備份+云端備份），備份介質(zhì)由行政部統(tǒng)一保管。第二十五條禁止以下行為：（一）未經(jīng)審批擅自查閱、復(fù)制、摘錄檔案；（二）泄露、篡改、損毀檔案內(nèi)容；（三）將檔案帶離指定查閱區(qū)域或用于非申請用途；（四）利用檔案信息進行營利性活動或侵害他人權(quán)益。第二十六條違反本制度的，視情節(jié)輕重采取以下處理措施：（一）會員：警告、暫停檔案查閱權(quán)限1-3個月、取消會員資格（造成嚴重后果的）；（二）工作人員：通報批評、扣除績效獎金、調(diào)崗或解除勞動合同（造成經(jīng)濟損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任）；（三）外部單位：終止合作、列入黑名單，情