辦公室設備管理使用規(guī)范為規(guī)范辦公室設備的管理與使用，提升設備使用效率，保障設備安全穩(wěn)定運行，維護辦公秩序，結(jié)合單位實際情況，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于單位內(nèi)所有辦公設備的管理、使用、維護及相關(guān)活動，全體員工須嚴格遵守。一、管理原則與職責劃分（一）管理原則辦公室設備管理遵循“誰使用、誰負責”“合理配置、高效利用”“安全優(yōu)先、規(guī)范操作”的原則，確保設備使用合規(guī)、維護及時、效益最大化。（二）職責劃分1.設備管理部門（如行政部/綜合管理部）：負責設備全生命周期管理（采購規(guī)劃、登記建檔、維護統(tǒng)籌、報廢處置等）；制定使用細則，組織操作培訓，監(jiān)督規(guī)范執(zhí)行。2.使用部門：配合做好日常管理，合理分配使用權(quán)限，督促員工遵守規(guī)范，及時反饋故障與需求。3.設備使用者：承擔直接使用與日常維護責任，熟悉操作流程，按規(guī)范使用設備；發(fā)現(xiàn)故障或異常及時上報，不得擅自改裝、外借或違規(guī)處置設備。二、設備分類與使用規(guī)范辦公室設備按功能分為辦公自動化設備（計算機、打印機、復印機等）、通訊設備（電話、傳真機等）、辦公電器（空調(diào)、飲水機等）及辦公家具（桌椅、文件柜等），各類設備使用規(guī)范如下：（一）辦公自動化設備1.計算機及周邊設備開機前檢查電源線、數(shù)據(jù)線連接是否牢固，避免帶電插拔外設（如U盤、打印機線）；關(guān)機時通過系統(tǒng)正常關(guān)機，特殊故障除外禁止直接斷電。計算機系統(tǒng)、軟件由管理部門統(tǒng)一部署，使用者不得私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件、修改系統(tǒng)設置；確需安裝工作相關(guān)軟件的，須向管理部門申請。定期備份重要工作數(shù)據(jù)（建議每周至少一次），禁止在計算機中存儲、傳輸涉密信息（涉密設備按保密要求管理）。離開工位超1小時或下班時，須關(guān)閉計算機及顯示器電源，減少待機能耗與安全隱患。2.打印、復印、掃描設備使用前檢查紙張規(guī)格（與設備適配）、余量，避免因紙張尺寸不符、卡紙導致故障；卡紙時應先關(guān)機，按指引緩慢取紙，禁止強行拉扯。打印/復印文件時，按需選擇單面/雙面、黑白/彩色模式，優(yōu)先使用電子文檔傳輸，減少紙質(zhì)耗材浪費；打印后及時取走文件，避免信息泄露或設備卡紙。設備耗材（墨盒、硒鼓、紙張）由管理部門統(tǒng)一采購、配發(fā)，使用者不得私自更換非指定耗材；耗材余量不足時，聯(lián)系管理部門更換或補充，禁止空耗打印。（二）通訊設備辦公電話僅限工作聯(lián)絡使用，禁止撥打無關(guān)長途、聲訊電話；使用后及時掛斷，避免長時間占線影響工作通訊。傳真機使用時，確認對方號碼準確，發(fā)送完畢后及時取走傳真件；接收的傳真文件按保密要求處理，涉密傳真須專人接收、登記。（三）辦公電器與家具空調(diào)使用時，根據(jù)季節(jié)設置合理溫度（夏季不低于26℃，冬季不高于20℃），人離屋時關(guān)閉空調(diào)，避免長時間空耗；禁止在空調(diào)出風口堆放物品，影響散熱。飲水機使用后關(guān)閉加熱/制冷開關(guān)，定期清洗飲水機水桶及出水口（管理部門每季度組織一次），避免滋生細菌；禁止向飲水機倒入非飲用水或雜物。碎紙機使用時，單次放入紙張不超過設備額定容量，禁止放入金屬、塑料、硬質(zhì)卡片等非紙張物品；碎紙后及時清理紙屑，保持設備通風口暢通。辦公家具（桌椅、文件柜）應輕搬輕放，禁止超載（如文件柜分層承重不超過規(guī)定值），文件資料分類收納，保持辦公區(qū)域整潔。三、設備維護與保養(yǎng)要求（一）日常維護設備使用者須每日/每周對設備進行清潔與檢查：清潔：使用干燥軟布擦拭設備表面（計算機屏幕用專用清潔液），清除鍵盤、鼠標縫隙的灰塵；打印機、復印機等設備定期清理紙盒、進紙口的紙屑。檢查：開機前檢查設備外觀是否破損、線路是否松動，使用中觀察設備運行聲音、溫度是否正常，發(fā)現(xiàn)異常及時暫停使用并上報。（二）定期保養(yǎng)設備管理部門每季度組織一次設備巡檢，對打印機、復印機等易損耗設備進行深度清潔、固件升級；每年聘請專業(yè)人員對空調(diào)、飲水機等電器進行全面檢修，確保設備性能穩(wěn)定。（三）耗材與配件管理耗材（紙張、墨盒、硒鼓等）實行“以舊換新”制度，使用者憑舊耗材空盒/空管到管理部門申領新耗材，禁止浪費或私藏耗材。設備配件（如鍵盤、鼠標、電源線）損壞后，由管理部門統(tǒng)一更換，使用者不得私自拆卸設備或更換非原廠配件。四、故障處理與維修流程（一）故障上報設備出現(xiàn)故障（如無法開機、卡紙、報錯提示等）時，使用者應立即停止操作，2小時內(nèi)向部門負責人或設備管理部門提交故障說明（含設備名稱、故障現(xiàn)象、發(fā)生時間），嚴禁擅自拆機維修。（二）維修管理1.設備管理部門接到故障報告后，1個工作日內(nèi)判斷故障類型：簡單故障（如卡紙、軟件報錯）安排內(nèi)部人員處理；復雜故障（如硬件損壞、系統(tǒng)崩潰）聯(lián)系原廠售后或授權(quán)維修商。2.維修過程中，管理部門須全程跟蹤，記錄維修內(nèi)容、更換配件、維修費用等信息，維修完成后組織使用者驗收，確保設備恢復正常使用。3.維修費用由管理部門按單位財務制度報銷，使用者不得私自聯(lián)系維修商或墊付費用（緊急故障除外，事后需補報審批）。五、安全與保密要求（一）設備安全所有設備須放置在干燥、通風、遠離水源與火源的位置，禁止在設備旁堆放易燃、易爆物品；下班前關(guān)閉所有設備電源，拔掉非必要插頭（如飲水機、充電器）。設備發(fā)生漏電、冒煙、異響等安全隱患時，立即切斷總電源，撤離現(xiàn)場并報告設備管理部門，等待專業(yè)人員處置。（二）信息安全計算機須設置開機密碼（長度不少于8位，含字母、數(shù)字、符號），重要文件加密存儲；禁止將辦公計算機接入非單位網(wǎng)絡（如公共WiFi），避免病毒入侵。外接存儲設備（U盤、移動硬盤）使用前須經(jīng)殺毒軟件掃描，禁止使用來歷不明的存儲設備，防止數(shù)據(jù)泄露或感染病毒。（三）保密管理涉密設備（如處理涉密文件的計算機、打印機）實行“專人專用、專柜存放”，禁止與非涉密設備連接，涉密文件打印、復印后須立即銷毀草稿，設備使用記錄定期歸檔。禁止在非涉密設備中存儲、處理涉密信息，確需傳輸涉密文件的，使用單位指定的加密傳輸渠道，嚴禁通過郵件、即時通