2026年智能寵物喂食器制造公司客戶檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司客戶檔案管理工作，保障客戶信息安全，提升客戶服務精準度，適配智能寵物喂食器制造行業(yè)特性（客戶類型涵蓋經銷商、企業(yè)采購商、電商平臺終端客戶等，檔案需覆蓋合作需求、產品適配、售后記錄等維度），維護公司客戶資源權益，制定本制度。第二條本制度依據《中華人民共和國數據安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》《民法典》等相關法律法規(guī)，以及公司章程、銷售管理制度等制定，所有條款均符合國家信息安全及企業(yè)經營管理規(guī)范要求。第三條本制度適用于公司銷售部、客服部、采購部等所有涉及客戶信息的部門及相關員工，覆蓋所有類型客戶檔案的收集、錄入、保管、更新、使用全流程管理，包括紙質檔案與電子檔案兩類形式。第四條客戶檔案管理遵循以下基本原則：（一）真實準確原則：檔案信息需如實記錄客戶基本情況、合作需求、交易記錄等，嚴禁虛構、篡改檔案內容；（二）安全保密原則：嚴格管控客戶信息訪問權限，不得泄露、出售、非法提供客戶信息；（三）完整規(guī)范原則：檔案內容覆蓋客戶全生命周期信息，錄入、歸檔流程統(tǒng)一規(guī)范；（四）動態(tài)更新原則：根據客戶合作狀態(tài)、需求變化及時更新檔案，確保信息時效性；（五）按需使用原則：僅為客戶服務、業(yè)務拓展等合法目的使用檔案，不得超范圍利用。第五條公司客戶檔案管理實行“銷售部歸口統(tǒng)籌、客服部輔助維護、管理層監(jiān)督審批”模式：銷售部負責客戶檔案的收集、錄入、歸檔；客服部負責售后記錄、客戶反饋等檔案內容補充；管理層負責檔案訪問權限審批、信息安全監(jiān)督。第二章客戶檔案體系搭建第六條客戶分類及檔案范圍：（一）經銷商客戶：檔案需包含客戶基本信息（注冊信息、經營規(guī)模、經營范圍）、合作信息（合作年限、供貨品類、采購量、結算方式）、需求信息（智能寵物喂食器定制化要求、發(fā)貨時效要求）、售后信息（產品質量反饋、退換貨記錄）；（二）企業(yè)采購客戶：檔案需包含客戶基本信息（企業(yè)資質、采購對接人）、采購信息（采購批次、數量、用途）、產品適配信息（定制化功能需求、驗收標準）、合作履約信息（付款進度、交貨驗收記錄）；（三）電商平臺終端客戶：檔案需包含客戶基本信息（合規(guī)范圍內的身份信息）、購買信息（產品型號、購買數量、下單時間）、售后信息（咨詢記錄、退換貨原因、滿意度評價），所有信息收集需符合平臺隱私規(guī)則；（四）潛在客戶：檔案需包含客戶來源、意向產品類型、對接記錄、需求偏好等，為后續(xù)業(yè)務拓展提供依據。第七條檔案形式：（一）紙質檔案：適用于經銷商、企業(yè)采購客戶的核心合作資料（合同、驗收單、資質文件等），需裝訂成冊并標注檔案編號；（二）電子檔案：適用于所有客戶的基礎信息、交易記錄、售后反饋等，統(tǒng)一錄入公司客戶管理系統(tǒng)，按客戶類型分類存儲。第八條檔案編號規(guī)則：檔案編號由“客戶類型代碼+年份+順序號”組成，經銷商客戶代碼為J、企業(yè)采購客戶為Q、終端客戶為D、潛在客戶為QZ，例如2026年第10位經銷商客戶編號為J2026010，確保檔案編號唯一可追溯。第三章檔案收集與錄入第九條檔案收集要求：（一）銷售部員工在首次對接客戶后3個工作日內完成基礎檔案收集，確保信息真實有效，需核對經銷商、企業(yè)采購客戶的資質文件原件；（二）收集終端客戶信息時，需明確告知信息使用目的，僅收集為提供產品服務所必需的信息，不得過度收集；（三）檔案收集過程中需留存信息來源憑證，如客戶簽字確認的信息表、平臺合規(guī)導出的交易記錄等。第十條檔案錄入規(guī)范：（一）電子檔案需在收集信息后1個工作日內錄入客戶管理系統(tǒng)，錄入字段完整，無錯別字、漏填項；（二）紙質檔案需在收集后5個工作日內完成歸檔，標注檔案編號、錄入人、歸檔日期；（三）錄入的客戶敏感信息（如身份證號、銀行賬戶）需做加密處理，僅保留必要展示字段。第十一條檔案初審：銷售部負責人需在檔案錄入/歸檔后3個工作日內完成初審，核對信息準確性，發(fā)現錯誤或缺失的，要求錄入人在1個工作日內修正補充。第四章檔案保管與更新第十二條檔案保管要求：（一）紙質檔案存放于公司專用檔案柜，檔案柜需上鎖，由專人保管，非授權人員不得接觸；（二）電子檔案存儲于公司加密服務器，定期備份，防止數據丟失、篡改，備份數據與原數據分開存儲；（三）檔案保管期限：合作中客戶檔案永久保管，終止合作的經銷商、企業(yè)采購客戶檔案保管5年，終端客戶檔案保管至交易完成后3年，潛在客戶檔案保管2年。第十三條檔案更新規(guī)則：（一）銷售部員工需在客戶合作信息發(fā)生變化（如采購量調整、結算方式變更）后1個工作日內更新電子檔案，紙質檔案需補充變更說明并歸檔；（二）客服部需在完成客戶售后對接后24小時內補充售后記錄至檔案；（三）銷售部每月匯總檔案更新情況，形成更新臺賬，確保信息時效性。第十四條檔案銷毀：（一）達到保管期限的檔案，由銷售部提出銷毀申請，經管理層審批后執(zhí)行；（二）紙質檔案銷毀需采用碎紙等不可逆方式，電子檔案銷毀需徹底刪除服務器及備份數據，銷毀過程需有2人以上監(jiān)督并留存銷毀記錄。第五章檔案使用與保密第十五條檔案使用權限：（一）銷售部員工可查看本人對接客戶的檔案，跨區(qū)域、跨類型查看需提交申請，經銷售部負責人審批；（二）管理層可查看所有客戶檔案，但需僅用于經營管理決策；（三）非業(yè)務相關部門（如行政部、生產部）如需查看檔案，需經管理層終審。第十六條檔案使用規(guī)范：（一）使用檔案需登記《客戶檔案使用記錄表》，注明使用人、使用目的、使用時間、查看內容；（二）不得將檔案信息用于與業(yè)務無關的用途，不得向外部人員展示、傳遞檔案內容；（三）電子檔案不得私自下載、拷貝，確需導出的需經審批并設置使用期限。第十七條保密責任：（一）所有接觸客戶檔案的員工需簽訂《客戶信息保密協(xié)議》，明確保密義務及違約責任；（二）嚴禁泄露、出售、非法提供客戶信息，嚴禁將客戶檔案用于牟利；（三）員工離職前需交還所有紙質檔案、刪除電子檔案拷貝，解除檔案系統(tǒng)訪問權限。第六章監(jiān)督與責任追究第十八條監(jiān)督機制：（一）銷售部每月自查檔案管理情況，重點核查信息準確性、更新及時性、保密合規(guī)性；（二）管理層每季度開展檔案安全專項檢查，抽查檔案使用記錄、存儲安全情況；（三）設立保密舉報渠道，接受員工關于檔案信息泄露、違規(guī)使用的舉報。第十九條責任追究：（一）員工錄入虛假檔案信息、未及時更新檔案的，給予通報批評，影響業(yè)務開展的扣減當月績效獎金；（二）違規(guī)查看、下載、拷貝客戶檔案的，首次給予書面警告，累計2次扣發(fā)績效獎金；（三）泄露、出售客戶信息的，立即解除勞動合同，情節(jié)嚴重的移交司法機關處理；（四）檔案保管人未履行保管職責導致檔案丟失、損毀的，追究相應賠償責任。第七章附則第二十條本制度由公司銷售部負責解釋，如國家信