辦公用品采購及管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)一、手冊(cè)適用范圍與目標(biāo)本手冊(cè)適用于公司各部門辦公用品的采購申請(qǐng)、審批、采購、入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、報(bào)廢等全流程管理，旨在規(guī)范辦公用品管理行為，降低采購成本，保障辦公需求，提高資源使用效率，保證管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、透明化。二、各部門職責(zé)分工（一）行政部（辦公用品歸口管理部門）負(fù)責(zé)制定和完善辦公用品管理制度及相關(guān)流程；統(tǒng)一匯總、審核各部門辦公用品需求，編制采購計(jì)劃；建立辦公用品臺(tái)賬，定期組織盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放及報(bào)廢處理；管理定點(diǎn)供應(yīng)商名錄，定期評(píng)估供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量。（二）各業(yè)務(wù)部門（辦公用品使用部門）根據(jù)實(shí)際工作需求，提交辦公用品采購申請(qǐng)，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途；指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用登記與日常管理；合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)，發(fā)覺質(zhì)量問題及時(shí)反饋至行政部。（三）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品采購費(fèi)用的預(yù)算審核與資金支付；參與采購比價(jià)及合同審核，監(jiān)督采購成本控制；定期與行政部核對(duì)辦公用品出入庫數(shù)據(jù)，保證賬務(wù)處理準(zhǔn)確。（四）管理層負(fù)責(zé)重大采購事項(xiàng)（如單次采購金額超過[具體金額，如5000元]）的審批；對(duì)辦公用品管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與評(píng)估。三、辦公用品全流程管理規(guī)范（一）需求申請(qǐng)與審批需求提報(bào)各部門每月[具體日期，如25日前]填寫《辦公用品需求申請(qǐng)表》（詳見第四章模板1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。臨時(shí)急需用品（如突發(fā)辦公耗材短缺），可填寫《緊急用品申請(qǐng)表》（詳見第四章模板2），注明“緊急”及原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后直接提交行政部負(fù)責(zé)人審批。需求審核行政部收到申請(qǐng)后，2個(gè)工作日內(nèi)審核需求的合理性（如是否為必需品、數(shù)量是否合理），避免重復(fù)采購或過度采購。審核通過后，行政部匯總各部門需求，編制《月度辦公用品采購計(jì)劃》（詳見第四章模板3），按采購金額分級(jí)審批：單次采購金額≤[具體金額，如1000元]，由行政部負(fù)責(zé)人*審批；單次采購金額＞[具體金額，如1000元]且≤[具體金額，如5000元]，由行政部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次采購金額＞[具體金額，如5000元]，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。（二）采購實(shí)施供應(yīng)商選擇行政部建立《定點(diǎn)供應(yīng)商名錄》（詳見第四章模板4），優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商（如大型辦公用品超市、品牌授權(quán)經(jīng)銷商）。新供應(yīng)商準(zhǔn)入需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)產(chǎn)品授權(quán)書、報(bào)價(jià)單等資料，經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部聯(lián)合評(píng)審后納入名錄。采購執(zhí)行行政部根據(jù)審批通過的《月度辦公用品采購計(jì)劃》，向定點(diǎn)供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間及質(zhì)量要求。金額超過[具體金額，如3000元]的采購，需至少邀請(qǐng)2家供應(yīng)商比價(jià)，形成《比價(jià)記錄表》（詳見第四章模板5），保證價(jià)格公允。采購物品需簽訂書面合同（如金額較大時(shí)），明確雙方權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任。（三）驗(yàn)收入庫到貨驗(yàn)收供應(yīng)商送貨至公司后，行政部管理員與采購員共同核對(duì)物品：數(shù)量是否與采購訂單一致；規(guī)格型號(hào)、品牌是否與申請(qǐng)要求相符；包裝是否完好，有無破損或質(zhì)量問題。驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（詳見第四章模板6），注明入庫日期、物品信息、供應(yīng)商、采購單號(hào)等，并由驗(yàn)收人、采購員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，當(dāng)場(chǎng)拒收并通知供應(yīng)商24小時(shí)內(nèi)更換或退款。入庫管理辦公用品按類別（如辦公用紙、文具、設(shè)備耗材等）分區(qū)存放，張貼標(biāo)簽注明名稱、數(shù)量、入庫日期；遵循“先進(jìn)先出”原則，優(yōu)先發(fā)放入庫時(shí)間較早的物品，避免積壓過期。（四）領(lǐng)用發(fā)放領(lǐng)用流程員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（詳見第四章模板7），注明領(lǐng)用人、部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途；部門辦公用品實(shí)行“按需領(lǐng)用、杜絕浪費(fèi)”原則，常用耗材（如簽字筆、A4紙）按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放（如簽字筆每人每月2支，A4紙每部門每月1包），超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用需部門負(fù)責(zé)人簽字說明。發(fā)放管理行政部管理員核對(duì)領(lǐng)用信息與臺(tái)賬，確認(rèn)無誤后發(fā)放物品，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)；新員工入職或部門人員增加時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人提交《增員用品申請(qǐng)表》（詳見第四章模板8），按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放初始辦公用品。（五）庫存盤點(diǎn)盤點(diǎn)周期每月最后一個(gè)工作日進(jìn)行月度盤點(diǎn)，每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)（6月和12月底）。盤點(diǎn)流程行政部提前2個(gè)工作日下發(fā)盤點(diǎn)通知，各部門配合核對(duì)領(lǐng)用記錄；盤點(diǎn)人員（至少2人，1人清點(diǎn)、1人記錄）逐項(xiàng)清點(diǎn)庫存物品，填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》（詳見第四章模板9），注明賬面數(shù)量、實(shí)盤數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量及原因；盤點(diǎn)差異需在3個(gè)工作日內(nèi)查明原因，如屬管理漏洞及時(shí)整改，如屬自然損耗或質(zhì)量問題，由行政部負(fù)責(zé)人*審核后報(bào)財(cái)務(wù)部備案。（六）報(bào)廢處理報(bào)廢條件辦公用品因損壞、老化、過時(shí)等無法正常使用且無修復(fù)價(jià)值；庫存積壓超過[具體時(shí)間，如12個(gè)月]且無使用需求。報(bào)廢流程使用部門或行政部填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》（詳見第四章模板10），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因及鑒定意見；行政部組織專業(yè)人員（如IT設(shè)備需技術(shù)人員鑒定）對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無法使用后，報(bào)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，報(bào)廢物品由行政部統(tǒng)一處理（如變賣、回收），處理收益上繳財(cái)務(wù)部，并更新臺(tái)賬。四、標(biāo)準(zhǔn)化表單模板模板1：辦公用品需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日行政部審核意見：審核人：審批意見（分級(jí)填寫）：審批人：模板2：緊急用品申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人緊急原因物品名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日行政部負(fù)責(zé)人審批：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）：日期：年月日模板3：月度辦公用品采購計(jì)劃編制部門行政部編制日期年月日序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位行政部負(fù)責(zé)人簽字：財(cái)務(wù)部審核：分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）：總經(jīng)理審批：模板4：定點(diǎn)供應(yīng)商名錄序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式主營品類供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照編號(hào)等）入庫日期評(píng)估等級(jí)（優(yōu)秀/合格/待改進(jìn)）模板5：比價(jià)記錄表采購物品名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量供應(yīng)商A報(bào)價(jià)（單價(jià)/總價(jià)）供應(yīng)商B報(bào)價(jià)（單價(jià)/總價(jià)）供應(yīng)商C報(bào)價(jià)（單價(jià)/總價(jià)）選擇供應(yīng)商選擇理由比價(jià)人簽字：日期：行政部負(fù)責(zé)人審批：日期：模板6：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額供應(yīng)商采購單號(hào)驗(yàn)收人入庫人模板7：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人所屬部門用途領(lǐng)用簽字發(fā)放人模板8：增員用品申請(qǐng)表部門名稱增員人數(shù)申請(qǐng)日期年月日崗位類型（如：行政/業(yè)務(wù)/技術(shù)等）申請(qǐng)物品規(guī)格型號(hào)單位標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量備注部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核：審批人：日期：年月日模板9：辦公用品盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位賬面數(shù)量實(shí)盤數(shù)量盤盈（+）/盤虧（-）差異原因責(zé)任人處理意見盤點(diǎn)人簽字：監(jiān)盤人簽字：行政部負(fù)責(zé)人審核：日期：年月日模板10：辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量鑒定意見：（如：損壞無法修復(fù)/過時(shí)淘汰等）鑒定人簽字：日期：年月日部門負(fù)責(zé)人審批：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批：日期：年月日處理結(jié)果：（如：變賣/回收/銷毀）處理人：處理日期：見證人：五、日常管理關(guān)鍵要求（一）采購管理嚴(yán)格執(zhí)行采購審批流程，禁止未經(jīng)審批私自采購；優(yōu)先從定點(diǎn)供應(yīng)商采購，特殊情況需書面說明原因并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)；采購物品需索取合法采購憑證（如采購清單、收據(jù)等），保證手續(xù)齊全。（二）庫存管理行政部每月更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》（可結(jié)合入庫、領(lǐng)用表自動(dòng)），動(dòng)態(tài)掌握庫存情況；設(shè)置安全庫存標(biāo)準(zhǔn)（如A4紙庫存低于2包時(shí)啟動(dòng)采購），避免斷供；易潮、易損物品（如墨盒、膠水）需單獨(dú)存放，定期檢查保質(zhì)期。（三）領(lǐng)用管理嚴(yán)禁將辦公用品私自帶出公司或挪作他用，一經(jīng)發(fā)覺按公司規(guī)定處理；部門領(lǐng)用需指定專人負(fù)責(zé)，避免多人隨意領(lǐng)用導(dǎo)致管理混亂；大件辦公用品（如打印機(jī)、掃描儀）領(lǐng)用后，行政部需登記設(shè)備編號(hào)及使用責(zé)任人。（四）數(shù)據(jù)管理行政部每月5日前向財(cái)務(wù)部提交《月度