單位印章使用審批流程及管控制度單位印章作為組織行為的法定標(biāo)識(shí)，其使用管理直接關(guān)乎權(quán)責(zé)邊界、法律風(fēng)險(xiǎn)與公信力建設(shè)。科學(xué)規(guī)范的審批流程與管控制度，是防范“蘿卜章”“違規(guī)用印”等風(fēng)險(xiǎn)的核心保障。本文結(jié)合實(shí)務(wù)管理邏輯，系統(tǒng)梳理印章使用全流程規(guī)范與管控要點(diǎn)，為單位印章管理提供實(shí)操指引。一、印章使用審批流程（全環(huán)節(jié)閉環(huán)管理）（一）用印申請(qǐng)：明確事由，夯實(shí)基礎(chǔ)用印申請(qǐng)人需根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，清晰標(biāo)注用印事由（如合同簽署、公文印發(fā)、證明出具等）、文件類型（合同、公文、授權(quán)書等）、用印份數(shù)，并附相關(guān)支撐材料（如合同文本、審批文件、業(yè)務(wù)依據(jù)等）。申請(qǐng)材料需經(jīng)事項(xiàng)主辦部門負(fù)責(zé)人初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容合規(guī)性（如合同條款是否符合法律法規(guī)、公文表述是否準(zhǔn)確）、附件完整性（如是否遺漏關(guān)鍵協(xié)議、審批單），初審?fù)ㄟ^(guò)后簽字確認(rèn)。（二）層級(jí)審核：專業(yè)把關(guān)，分級(jí)校驗(yàn)初審?fù)ㄟ^(guò)的申請(qǐng)，按單位權(quán)責(zé)體系分層流轉(zhuǎn)審核：行政類文件（如通知、請(qǐng)示）：由辦公室負(fù)責(zé)人審核格式規(guī)范性、內(nèi)容準(zhǔn)確性；經(jīng)濟(jì)類合同（如采購(gòu)協(xié)議、合作合同）：需經(jīng)法務(wù)部門合規(guī)審查（條款合法性）、財(cái)務(wù)部門風(fēng)控審核（成本、付款條件）；重大決策文件（如戰(zhàn)略協(xié)議、融資文件）：需提交分管領(lǐng)導(dǎo)/決策機(jī)構(gòu)（黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)）前置審議，確保事項(xiàng)符合單位發(fā)展戰(zhàn)略與風(fēng)險(xiǎn)承受范圍。審核人需在申請(qǐng)表簽署明確意見(jiàn)（同意/修改/駁回），對(duì)審核內(nèi)容的合規(guī)性、準(zhǔn)確性承擔(dān)直接責(zé)任。（三）權(quán)限審批：權(quán)責(zé)對(duì)等，分級(jí)簽批審核通過(guò)后，按事項(xiàng)重要程度與金額規(guī)模，由對(duì)應(yīng)權(quán)限的審批人最終簽批：常規(guī)事項(xiàng)（如內(nèi)部文件、普通證明）：部門負(fù)責(zé)人/辦公室負(fù)責(zé)人審批；中等事項(xiàng)（如金額≤[X]的合同、對(duì)外合作協(xié)議）：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項(xiàng)（如金額＞[X]的合同、重大決策文件）：?jiǎn)挝恢饕?fù)責(zé)人/決策機(jī)構(gòu)審批。審批人需對(duì)事項(xiàng)的合法性、必要性進(jìn)行最終把關(guān)，嚴(yán)禁“先斬后奏”或越權(quán)審批。（四）用印執(zhí)行：規(guī)范操作，留痕可溯審批完成后，申請(qǐng)人攜申請(qǐng)表及用印文件至印章保管人處辦理用?。?.保管人核對(duì)審批流程完整性（申請(qǐng)表簽字是否齊全）、文件內(nèi)容與申請(qǐng)事由一致性（如合同金額、條款是否與審批版一致）；2.確認(rèn)無(wú)誤后，在文件指定位置加蓋印章（騎年蓋月、印跡清晰），多頁(yè)文件需加蓋騎縫章；3.重要文件（如大額合同、涉外協(xié)議）用印時(shí)，需雙人監(jiān)?。ū９苋?監(jiān)印人），并留存用印現(xiàn)場(chǎng)照片（或影像記錄），確保用印過(guò)程可追溯。（五）登記歸檔：全程記錄，閉環(huán)管理用印后，印章保管人需在《印章使用登記臺(tái)賬》中逐項(xiàng)登記：用印時(shí)間、申請(qǐng)人、事項(xiàng)內(nèi)容、文件編號(hào)、用印份數(shù)、審批人等信息。申請(qǐng)表與用印文件副本（或掃描件）需歸檔留存，臺(tái)賬按月度/季度整理，定期移交檔案管理部門，確保用印軌跡“全程可查、終身可溯”。二、印章管控制度要點(diǎn)（全維度風(fēng)險(xiǎn)防控）（一）印章保管：專人專管，安全可控專人負(fù)責(zé)：指定政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的專人（如辦公室文秘、法務(wù)專員）保管印章，簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任與失責(zé)后果；專柜存放：印章存放于帶鎖保險(xiǎn)柜/密碼箱，非工作時(shí)間封存，鑰匙/密碼僅限保管人掌握，嚴(yán)禁委托他人代管（特殊情況需書面交接并備案）；交接規(guī)范：保管人崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理印章交接手續(xù)（監(jiān)交人：分管領(lǐng)導(dǎo)/辦公室主任），填寫《印章交接登記表》（核對(duì)印章數(shù)量、狀態(tài)），交接過(guò)程留存影像記錄。（二）用印范圍：清單管理，邊界清晰正面清單：明確可使用印章的事項(xiàng)類型（如單位公文、法定證照辦理、合同協(xié)議簽署、授權(quán)委托、財(cái)務(wù)票據(jù)等），確保用印事項(xiàng)與單位權(quán)責(zé)一致；負(fù)面清單：嚴(yán)禁用印的情形，包括空白文件（特殊情況需主要負(fù)責(zé)人特批，限定使用范圍及時(shí)限）、虛假材料、超越權(quán)限的事項(xiàng)、未經(jīng)審批的對(duì)外承諾等，從源頭阻斷風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：技術(shù)賦能，應(yīng)急處置防偽核驗(yàn)：重要印章采用防偽技術(shù)（如芯片印章、防偽油墨），對(duì)外文件提供核驗(yàn)渠道（官網(wǎng)查詢、電話驗(yàn)證），防止偽造盜用；異常處置：發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜或疑似偽造用印時(shí)，保管人需立即報(bào)告單位負(fù)責(zé)人，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案（登報(bào)聲明作廢、報(bào)案、重新刻制并備案），同步追溯用印記錄，評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）監(jiān)督問(wèn)責(zé)：審計(jì)倒逼，責(zé)任到人定期審計(jì)：每半年/年度開(kāi)展印章管理專項(xiàng)審計(jì)，核查用印臺(tái)賬、審批流程、保管情況，重點(diǎn)排查違規(guī)用印、臺(tái)賬缺失、交接不規(guī)范等問(wèn)題，形成審計(jì)報(bào)告并督促整改；責(zé)任追究：對(duì)違規(guī)用?。ㄔ綑?quán)審批、私蓋印章、保管不善）造成損失的，視情節(jié)追究行政責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，涉嫌違法的移送司法機(jī)關(guān)。三、實(shí)務(wù)場(chǎng)景與常見(jiàn)問(wèn)題處理（貼近一線，解決痛點(diǎn)）（一）緊急用印：效率與合規(guī)平衡遇突發(fā)事件（如搶險(xiǎn)救災(zāi)、緊急合同簽署）需越級(jí)用印時(shí)，申請(qǐng)人可先電話/郵件請(qǐng)示審批人，經(jīng)同意后先行用印，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)，確保應(yīng)急效率與流程合規(guī)性平衡。（二）外部協(xié)作：授權(quán)與管控并重涉及異地用印或委托第三方用印時(shí)，需簽訂《印章使用授權(quán)委托書》，明確用印事項(xiàng)、權(quán)限及時(shí)限，由專人攜帶印章或加密傳輸電子用印文件（需提前審批并留存?zhèn)鬏斢涗洠瑖?yán)禁將印章交由合作方自行保管。（三）常見(jiàn)問(wèn)題整改：查漏補(bǔ)缺，優(yōu)化流程臺(tái)賬缺失：立即補(bǔ)全用印記錄，明確責(zé)任人，推行“用印即登記”的實(shí)時(shí)管理機(jī)制；審批流程倒置：對(duì)已用印但未審批的文件，追溯審批人補(bǔ)簽，分析流程漏洞，優(yōu)化審批節(jié)點(diǎn)（如設(shè)置用印前系統(tǒng)校驗(yàn)）。結(jié)語(yǔ)：以制度管印，以責(zé)任護(hù)權(quán)單位印章管理是“治權(quán)、控險(xiǎn)、增效”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)