檔案資料防凍保護(hù)預(yù)案一、總則（一）編制目的為有效應(yīng)對冬季低溫、嚴(yán)寒等極端天氣對檔案資料造成的潛在危害，確保檔案資料的完整性、安全性和可用性，最大限度降低因凍害導(dǎo)致的檔案損壞風(fēng)險，保障檔案管理工作的正常開展，特制定本預(yù)案。（二）適用范圍本預(yù)案適用于各類檔案管理機(jī)構(gòu)（包括但不限于檔案館、圖書館、企事業(yè)單位檔案室等）在冬季低溫季節(jié)（通常為每年11月至次年3月，具體時間可根據(jù)當(dāng)?shù)貧夂蛱攸c(diǎn)調(diào)整）對紙質(zhì)檔案、電子檔案存儲介質(zhì)、特殊載體檔案（如膠片、磁帶、縮微品等）的防凍保護(hù)工作。（三）工作原則預(yù)防為主，防治結(jié)合：將預(yù)防工作置于首位，加強(qiáng)日常監(jiān)測和維護(hù)，提前做好各項(xiàng)防范準(zhǔn)備，同時制定科學(xué)有效的應(yīng)急處置措施。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負(fù)責(zé)：在檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，明確各部門、各崗位的防凍保護(hù)職責(zé)，確保責(zé)任到人，工作到位?？焖俜磻?yīng)，協(xié)同應(yīng)對：建立快速響應(yīng)機(jī)制，一旦發(fā)生凍害險情，各相關(guān)部門和人員應(yīng)迅速聯(lián)動，協(xié)同配合，高效開展應(yīng)急處置工作?？茖W(xué)規(guī)范，保障安全：遵循檔案保護(hù)的科學(xué)規(guī)律，采用先進(jìn)、可靠的防凍技術(shù)和方法，確保檔案資料在防凍保護(hù)過程中的絕對安全。二、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組成立檔案資料防凍保護(hù)應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員。組長職責(zé)：全面負(fù)責(zé)防凍保護(hù)工作的組織、指揮和協(xié)調(diào)，批準(zhǔn)本預(yù)案的啟動與終止，決策重大應(yīng)急事項(xiàng)。副組長職責(zé)：協(xié)助組長開展工作，負(fù)責(zé)防凍保護(hù)日常工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問題。成員職責(zé)：貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)小組的各項(xiàng)決策部署，具體組織實(shí)施本部門的防凍保護(hù)工作，及時報告工作進(jìn)展和異常情況。（二）應(yīng)急工作小組在應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)若干應(yīng)急工作小組，明確各小組職責(zé)：監(jiān)測預(yù)警組：負(fù)責(zé)對檔案庫房及周邊環(huán)境的溫度、濕度、供電、供暖等情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，及時發(fā)布低溫預(yù)警信息。設(shè)施保障組：負(fù)責(zé)檔案庫房供暖系統(tǒng)、保溫設(shè)施、供電系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等的日常維護(hù)、檢修和應(yīng)急搶修，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。檔案處置組：負(fù)責(zé)對受凍或有潛在受凍風(fēng)險的檔案資料進(jìn)行檢查、評估、搶救和轉(zhuǎn)移，制定并實(shí)施具體的檔案保護(hù)方案。后勤保障組：負(fù)責(zé)應(yīng)急物資的儲備、調(diào)配和供應(yīng)，保障應(yīng)急處置期間的交通、通訊、生活等后勤需求。信息聯(lián)絡(luò)組：負(fù)責(zé)應(yīng)急信息的收集、整理、上報和發(fā)布，保持與上級主管部門、氣象部門、供電供暖部門等的信息溝通與協(xié)調(diào)。三、預(yù)防預(yù)警機(jī)制（一）風(fēng)險識別與評估定期組織對檔案庫房的建筑結(jié)構(gòu)、保溫性能、供暖系統(tǒng)、供電線路、門窗密封情況等進(jìn)行全面檢查和風(fēng)險評估，識別可能導(dǎo)致檔案受凍的薄弱環(huán)節(jié)和潛在風(fēng)險點(diǎn)，并建立風(fēng)險臺賬。重點(diǎn)關(guān)注以下方面：檔案庫房的外墻、屋頂、地面的保溫隔熱性能是否達(dá)標(biāo)。供暖系統(tǒng)（如暖氣、空調(diào)、地暖等）的運(yùn)行狀況、覆蓋范圍和供熱能力是否滿足檔案庫房的溫度要求。供電系統(tǒng)的穩(wěn)定性，是否有備用電源或應(yīng)急發(fā)電設(shè)備。門窗、通風(fēng)口的密封情況，是否存在縫隙導(dǎo)致冷空氣侵入。檔案裝具（如檔案柜、密集架）的密封性和保溫效果。（二）監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)環(huán)境監(jiān)測：在檔案庫房內(nèi)合理布置溫濕度自動監(jiān)測儀，實(shí)時采集并記錄庫房內(nèi)的溫度、濕度數(shù)據(jù)。監(jiān)測點(diǎn)應(yīng)覆蓋庫房的不同區(qū)域，特別是角落、門口等易受溫度波動影響的位置。設(shè)備監(jiān)測：對供暖設(shè)備、空調(diào)系統(tǒng)、供電線路等關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行定期巡檢和狀態(tài)監(jiān)測，建立設(shè)備運(yùn)行檔案，及時發(fā)現(xiàn)并排除設(shè)備故障隱患。氣象預(yù)警：與當(dāng)?shù)貧庀蟛块T建立信息溝通機(jī)制，及時獲取寒潮、暴雪、大風(fēng)降溫等極端天氣預(yù)警信息，并根據(jù)預(yù)警級別提前做好應(yīng)對準(zhǔn)備。預(yù)警分級：根據(jù)低溫的嚴(yán)重程度和可能造成的危害，將預(yù)警級別分為三級：藍(lán)色預(yù)警（一般）：預(yù)計未來24小時內(nèi)，檔案庫房所在區(qū)域最低氣溫將降至-5℃以下，或已降至-5℃以下且可能持續(xù)。黃色預(yù)警（較重）：預(yù)計未來24小時內(nèi)，檔案庫房所在區(qū)域最低氣溫將降至-10℃以下，或已降至-10℃以下且可能持續(xù)。橙色預(yù)警（嚴(yán)重）：預(yù)計未來24小時內(nèi)，檔案庫房所在區(qū)域最低氣溫將降至-15℃以下，或已降至-15℃以下且可能持續(xù)。紅色預(yù)警（特別嚴(yán)重）：預(yù)計未來24小時內(nèi)，檔案庫房所在區(qū)域最低氣溫將降至-20℃以下，或已降至-20℃以下且可能持續(xù)，同時伴有大風(fēng)、暴雪等惡劣天氣。（三）預(yù)警信息發(fā)布當(dāng)監(jiān)測到低溫預(yù)警信號或接收到氣象部門的預(yù)警信息后，監(jiān)測預(yù)警組應(yīng)立即對信息進(jìn)行核實(shí)和評估，并根據(jù)預(yù)警級別，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、短信、微信工作群、電話等多種方式向應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組和各應(yīng)急工作小組發(fā)布預(yù)警信息。預(yù)警信息應(yīng)明確預(yù)警級別、影響范圍、可能持續(xù)時間、建議采取的防范措施等內(nèi)容。四、預(yù)防措施（一）建筑與設(shè)施防護(hù)庫房保溫改造：對檔案庫房的外墻、屋頂進(jìn)行保溫隔熱處理，可采用保溫板、保溫砂漿等材料，提高庫房的保溫性能。對庫房地面進(jìn)行保溫處理，可鋪設(shè)保溫層或安裝地暖系統(tǒng)（需確保符合檔案保護(hù)要求）。更換或加裝密封性好的保溫門窗，窗戶可采用雙層玻璃或中空玻璃，并在門窗縫隙處加裝密封條。供暖系統(tǒng)保障：確保供暖系統(tǒng)運(yùn)行正常，定期對鍋爐、管道、散熱器等供暖設(shè)備進(jìn)行檢修和維護(hù)，清除管道內(nèi)的水垢和雜物，保證供熱效果。根據(jù)檔案庫房的面積和保溫情況，合理配置供暖設(shè)備，確保庫房內(nèi)的溫度能夠穩(wěn)定維持在規(guī)定范圍內(nèi)（一般紙質(zhì)檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%；特殊載體檔案庫房的溫濕度要求應(yīng)根據(jù)載體類型另行確定）。安裝備用供暖設(shè)備或應(yīng)急加熱裝置（如電暖器、空調(diào)等），并確保其處于良好的備用狀態(tài)，以便在主供暖系統(tǒng)出現(xiàn)故障時及時啟用。供電保障：對檔案庫房的供電線路進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，更換老化、破損的線路和設(shè)備，確保供電線路的安全可靠。配備應(yīng)急發(fā)電設(shè)備（如發(fā)電機(jī)、UPS不間斷電源），并定期進(jìn)行啟動和運(yùn)行測試，保證在停電時能夠及時為關(guān)鍵設(shè)備（如溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)、應(yīng)急照明、消防系統(tǒng)等）供電。通風(fēng)管理：在冬季低溫天氣下，應(yīng)減少庫房的通風(fēng)次數(shù)和時間，避免冷空氣大量侵入。如需通風(fēng)，應(yīng)選擇在中午氣溫較高的時段進(jìn)行，并控制通風(fēng)時間。通風(fēng)時應(yīng)關(guān)閉供暖設(shè)備，通風(fēng)結(jié)束后及時開啟供暖設(shè)備，將庫房溫度恢復(fù)至正常范圍。（二）檔案裝具與存放防護(hù)檔案裝具選擇：選用密封性好、具有一定保溫性能的檔案柜或密集架，避免使用木質(zhì)等易受溫度影響的裝具。對檔案柜、密集架的縫隙進(jìn)行密封處理，可加裝密封條或使用密封膠，減少冷空氣進(jìn)入。檔案存放管理：檔案應(yīng)整齊、緊密地存放在檔案柜或密集架內(nèi)，避免在柜內(nèi)留有過多空隙，以減少空氣對流和熱量散失。對于特別重要或珍貴的檔案，可采用密封袋、密封盒等進(jìn)行單獨(dú)包裝存放，進(jìn)一步提高其防護(hù)能力。檔案在存放時應(yīng)與地面、墻壁保持一定的距離，避免檔案直接接觸低溫的地面或墻壁。（三）日常管理與維護(hù)定期檢查：每天安排專人對檔案庫房的溫度、濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)溫度異常（如低于規(guī)定下限）應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整。定期對供暖設(shè)備、供電線路、門窗密封情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報修或處理。清潔衛(wèi)生：保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期打掃庫房地面、墻壁和檔案裝具，清除灰塵和雜物，減少因灰塵堵塞通風(fēng)口或影響設(shè)備散熱而導(dǎo)致的溫度異常。避免在庫房內(nèi)堆放雜物，特別是易燃、易爆、易揮發(fā)的物品，以免影響庫房的環(huán)境和安全。人員管理：加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其對檔案防凍保護(hù)工作的認(rèn)識和應(yīng)急處置能力。制定嚴(yán)格的庫房管理制度，明確庫房的進(jìn)出規(guī)定和操作流程，避免因人員操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案受凍。五、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急響應(yīng)啟動當(dāng)接到黃色及以上預(yù)警信息，或監(jiān)測到檔案庫房內(nèi)溫度持續(xù)低于規(guī)定下限且采取常規(guī)措施無法有效控制，或發(fā)生供暖系統(tǒng)故障、停電等突發(fā)事件可能導(dǎo)致檔案受凍時，應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)立即召開緊急會議，研究決定是否啟動本預(yù)案。一旦決定啟動預(yù)案，應(yīng)立即向各應(yīng)急工作小組下達(dá)應(yīng)急響應(yīng)指令，各小組應(yīng)迅速進(jìn)入應(yīng)急狀態(tài)，按照預(yù)案規(guī)定的職責(zé)和程序開展工作。（二）應(yīng)急處置措施供暖系統(tǒng)故障處置：如主供暖系統(tǒng)出現(xiàn)故障，應(yīng)立即啟用備用供暖設(shè)備或應(yīng)急加熱裝置，如電暖器、空調(diào)等，并將其放置在庫房內(nèi)合適的位置，避免直接對著檔案照射或距離檔案過近。組織專業(yè)維修人員迅速對故障供暖設(shè)備進(jìn)行搶修，盡快恢復(fù)主供暖系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在供暖系統(tǒng)故障期間，應(yīng)增加對庫房溫濕度的監(jiān)測頻率，密切關(guān)注檔案的狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮、結(jié)露等跡象，應(yīng)及時采取相應(yīng)的處理措施。停電處置：如發(fā)生停電，應(yīng)立即啟動應(yīng)急發(fā)電設(shè)備或UPS不間斷電源，為溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)、應(yīng)急照明、消防系統(tǒng)等關(guān)鍵設(shè)備供電。關(guān)閉非必要的用電設(shè)備，減少電力消耗，延長應(yīng)急電源的供電時間。如停電時間較長，應(yīng)根據(jù)庫房溫度下降情況，考慮將重要檔案轉(zhuǎn)移至備用庫房或其他安全場所。檔案受凍處置：如發(fā)現(xiàn)檔案受凍，應(yīng)立即停止對受凍檔案所在區(qū)域的供暖，避免溫度驟升導(dǎo)致檔案解凍過快而造成損壞。組織專業(yè)技術(shù)人員對受凍檔案進(jìn)行檢查和評估，確定受凍的程度和范圍。根據(jù)受凍檔案的類型和受凍程度，采取相應(yīng)的解凍和修復(fù)措施：對于紙質(zhì)檔案，如僅表面受凍且無明顯破損，可將其放置在溫度較低、濕度適宜的環(huán)境中緩慢解凍，解凍后及時進(jìn)行干燥處理；如檔案已結(jié)冰或出現(xiàn)破損，應(yīng)立即送專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行修復(fù)。對于電子檔案存儲介質(zhì)（如硬盤、U盤、磁帶等），如受凍，應(yīng)將其放置在密封的塑料袋中，在室溫下緩慢解凍，解凍后不要立即通電使用，應(yīng)先進(jìn)行干燥處理，并由專業(yè)人員進(jìn)行檢測和修復(fù)。對于特殊載體檔案（如膠片、縮微品等），應(yīng)根據(jù)其具體要求采取相應(yīng)的解凍和修復(fù)措施，必要時咨詢相關(guān)專家或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的意見。在處置受凍檔案的過程中，應(yīng)做好詳細(xì)的記錄，包括受凍檔案的名稱、數(shù)量、受凍時間、受凍程度、處置措施和處置結(jié)果等。（三）應(yīng)急結(jié)束當(dāng)檔案庫房內(nèi)的溫度恢復(fù)至正常范圍，供暖系統(tǒng)、供電系統(tǒng)等關(guān)鍵設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)行，受凍檔案得到妥善處理且無進(jìn)一步損壞風(fēng)險時，應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織對現(xiàn)場情況進(jìn)行評估，確認(rèn)應(yīng)急處置工作已取得明顯成效，風(fēng)險已得到有效控制后，可宣布應(yīng)急響應(yīng)結(jié)束，并向各應(yīng)急工作小組下達(dá)應(yīng)急結(jié)束指令。六、后期處置（一）總結(jié)評估應(yīng)急響應(yīng)結(jié)束后，應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織各應(yīng)急工作小組對本次防凍保護(hù)工作進(jìn)行全面總結(jié)和評估，分析預(yù)案的執(zhí)行情況、應(yīng)急處置措施的有效性、存在的問題和不足之處，并提出改進(jìn)意見和建議。總結(jié)評估報告應(yīng)及時上報上級主管部門。（二）恢復(fù)重建根據(jù)總結(jié)評估報告，對檔案庫房的建筑結(jié)構(gòu)、供暖系統(tǒng)、供電系統(tǒng)等進(jìn)行必要的修復(fù)和改造，完善防凍保護(hù)設(shè)施和設(shè)備，提高檔案庫房的防凍能力。對受凍檔案進(jìn)行進(jìn)一步的修復(fù)和整理，確保檔案的完整性和可用性。（三）預(yù)案修訂根據(jù)總結(jié)評估的結(jié)果和實(shí)際情況的變化，對本預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，使其更具針對性和可操作性。預(yù)案修訂后應(yīng)及時向相關(guān)人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)。七、保障措施（一）物資保障建立應(yīng)急物資儲備制度，明確應(yīng)急物資的種類、數(shù)量、存放地點(diǎn)和管理責(zé)任人。應(yīng)急物資主要包括：供暖設(shè)備及配件：如電暖器、空調(diào)、鍋爐配件、管道閥門等。發(fā)電設(shè)備及燃料：如發(fā)電機(jī)、柴油、汽油等。溫濕度監(jiān)測設(shè)備：如溫濕度計、溫濕度自動監(jiān)測儀等。檔案修復(fù)材料：如干燥劑、吸水紙、修復(fù)膠帶、裝訂材料等。應(yīng)急照明設(shè)備：如手電筒、應(yīng)急燈等。其他物資：如密封袋、塑料布、工具包等。應(yīng)急物資應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于良好的備用狀態(tài)。（二）技術(shù)保障加強(qiáng)與科研機(jī)構(gòu)、專業(yè)檔案保護(hù)機(jī)構(gòu)的合作與交流，引進(jìn)和推廣先進(jìn)的檔案防凍保護(hù)技術(shù)和方法。組織專業(yè)技術(shù)人員開展檔案防凍保護(hù)技術(shù)研究，提高自主創(chuàng)新能力。建立檔案防凍保護(hù)專家?guī)?，為?yīng)急處置工作提供技術(shù)支持和決策咨詢。（三）資金保障將檔案資料防凍保護(hù)工作所需的經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，確保應(yīng)急物資儲備、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、技術(shù)研究、人員培訓(xùn)等工作的順利開展。在應(yīng)急處置期間，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要及時調(diào)撥資金，保障應(yīng)急處置工作的資金需求。（四）培訓(xùn)與演練定期組織開展檔案資料防凍保護(hù)知識培訓(xùn)和應(yīng)急演練活動，提高檔案管理