2025年關于對XX公司印章管理及使用情況的自查報告一、引言印章作為公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，其管理及使用的規(guī)范性、安全性直接關系到公司的合法權益和正常運營秩序。為進一步加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，根據公司內部管理制度要求，于[具體時間段]對公司印章管理及使用情況進行了全面自查。本次自查工作涵蓋了公司各類印章的刻制、保管、使用、停用及銷毀等各個環(huán)節(jié)，旨在發(fā)現問題、解決問題，確保公司印章管理工作的科學性、嚴謹性和有效性。二、公司印章基本情況公司目前使用的印章主要包括公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章、部門章等，共計[X]枚。各類印章均按照國家相關法律法規(guī)和公司內部規(guī)定進行刻制，并在公安機關進行了備案登記。以下是各類印章的詳細情況：1.公章：代表公司的最高權力象征，用于以公司名義對外發(fā)出的各類文件、證明、函件等，是公司對外活動的重要標識。2.法定代表人章：主要用于公司銀行賬戶預留印鑒、簽署合同、辦理相關業(yè)務手續(xù)等，具有特定的法律效力。3.財務專用章：專門用于公司財務收支、稅務申報、銀行結算等財務活動，是公司財務管理的重要工具。4.合同專用章：在簽訂各類合同、協(xié)議時使用，確保合同的合法性和有效性，明確雙方的權利和義務。5.部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，僅限于部門內部工作聯系、文件往來等使用，不具有對外法律效力。三、印章管理制度建設情況公司高度重視印章管理工作，制定了完善的印章管理制度，明確了印章管理的基本原則、職責分工、使用流程和監(jiān)督機制。具體內容如下：1.基本原則：堅持“嚴格管理、規(guī)范使用、確保安全”的原則，確保印章的使用符合公司的利益和法律法規(guī)的要求。2.職責分工：明確了印章管理部門和使用部門的職責，印章管理部門負責印章的刻制、保管、停用及銷毀等工作，使用部門負責印章的申請、使用和歸還等工作。同時，指定了專人負責印章的日常管理，確保印章管理工作的專人專責。3.使用流程：建立了嚴格的印章使用審批流程，使用部門需填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的事由、文件名稱、份數等信息，經部門負責人審核、分管領導審批后，方可到印章管理部門蓋章。對于重要文件和合同，還需經過法務部門審核。印章管理人員在蓋章前，需對文件內容進行審核，確保文件內容與申請事項一致。4.監(jiān)督機制：建立了印章使用監(jiān)督機制，定期對印章管理及使用情況進行檢查和審計，及時發(fā)現和糾正存在的問題。同時，加強對印章管理人員和使用人員的培訓和教育，提高其風險意識和責任意識。四、印章刻制情況自查在印章刻制方面，公司嚴格按照國家相關法律法規(guī)和公司內部規(guī)定進行操作，確保印章刻制的合法性和規(guī)范性。具體情況如下：1.刻制申請：因工作需要刻制印章時，使用部門需填寫《印章刻制申請表》，說明刻制印章的原因、名稱、規(guī)格等信息，經部門負責人審核、分管領導審批后，報公司辦公室備案。2.刻制審批：公司辦公室對刻制申請進行審核，符合要求的，報公司法定代表人審批。經法定代表人批準后，由公司辦公室負責聯系具有合法資質的印章刻制單位進行刻制。3.備案登記：印章刻制完成后，公司辦公室及時到公安機關進行備案登記，并將印章的印模、刻制時間、使用范圍等信息進行存檔。通過自查，未發(fā)現公司存在違規(guī)刻制印章的情況，所有印章均按照規(guī)定的程序進行刻制和備案登記。五、印章保管情況自查印章保管是印章管理的重要環(huán)節(jié)，直接關系到印章的安全和使用。公司制定了嚴格的印章保管制度，確保印章的安全存放和妥善保管。具體情況如下：1.保管人員：公司指定了專人負責印章的保管，保管人員具備良好的職業(yè)道德和責任心，經過嚴格的審查和培訓后上崗。2.保管場所：印章保管場所配備了必要的安全設施，如保險柜、防盜門、監(jiān)控設備等，確保印章的安全存放。同時，印章保管場所實行雙人雙鎖管理，鑰匙分別由保管人員和管理人員保管。3.保管記錄：建立了印章保管記錄，詳細記錄了印章的出入庫時間、使用人員、使用事由等信息，確保印章的使用情況可追溯。通過自查，發(fā)現公司印章保管情況良好，未發(fā)現印章被盜用、丟失等情況。但在檢查過程中，也發(fā)現了一些問題，如部分印章保管場所的監(jiān)控設備存在故障，未能正常運行。針對這一問題，公司及時安排人員進行了維修，確保監(jiān)控設備正常運行。六、印章使用情況自查印章使用是印章管理的核心環(huán)節(jié)，直接關系到公司的合法權益和正常運營。公司嚴格按照印章使用審批流程進行操作，確保印章使用的合法性和規(guī)范性。具體情況如下：1.使用審批：在自查過程中，對公司[具體時間段]內的印章使用申請進行了抽查，共抽查了[X]份申請，其中[X]份申請符合審批流程，[X]份申請存在審批手續(xù)不齊全的情況。對于審批手續(xù)不齊全的申請，公司已要求相關部門進行了補充完善。2.使用登記：檢查了公司印章使用登記記錄，發(fā)現印章使用登記記錄完整、準確，能夠清晰反映印章的使用情況。但在檢查過程中，也發(fā)現了一些問題，如部分登記記錄的字跡模糊，難以辨認。針對這一問題，公司已要求印章管理人員重新填寫登記記錄，確保登記記錄清晰、準確。3.使用范圍：對公司印章的使用范圍進行了檢查，發(fā)現公司各類印章均按照規(guī)定的使用范圍進行使用，未發(fā)現超范圍使用印章的情況。通過自查，發(fā)現公司印章使用情況總體良好，但仍存在一些問題，如部分審批手續(xù)不齊全、登記記錄字跡模糊等。針對這些問題，公司已采取了相應的整改措施，確保印章使用的規(guī)范性和安全性。七、印章停用及銷毀情況自查印章停用及銷毀是印章管理的重要環(huán)節(jié)，直接關系到公司的信息安全和合法權益。公司制定了嚴格的印章停用及銷毀制度，確保印章停用及銷毀的合法性和規(guī)范性。具體情況如下：1.停用申請：因公司名稱變更、部門撤銷等原因需要停用印章時，使用部門需填寫《印章停用申請表》，說明停用印章的原因、名稱、規(guī)格等信息，經部門負責人審核、分管領導審批后，報公司辦公室備案。2.停用處理：公司辦公室對停用申請進行審核，符合要求的，及時收回停用的印章，并在印章管理系統(tǒng)中進行停用登記。同時，將停用的印章交由專人保管，妥善處理。3.銷毀申請：對于不再使用的印章，使用部門需填寫《印章銷毀申請表》，說明銷毀印章的原因、名稱、規(guī)格等信息，經部門負責人審核、分管領導審批后，報公司辦公室備案。4.銷毀處理：公司辦公室對銷毀申請進行審核，符合要求的，組織相關人員對銷毀的印章進行鑒定，確認無誤后，進行銷毀處理。銷毀過程由專人監(jiān)督，并做好記錄。通過自查，未發(fā)現公司存在違規(guī)停用及銷毀印章的情況，所有印章均按照規(guī)定的程序進行停用及銷毀處理。八、存在的問題及整改措施通過本次自查，發(fā)現公司印章管理及使用情況總體良好，但仍存在一些問題，具體如下：1.部分人員印章管理意識淡?。翰糠謫T工對印章管理的重要性認識不足，存在隨意使用印章、不按規(guī)定流程審批等情況。2.印章管理制度執(zhí)行不夠嚴格：在印章使用過程中，存在審批手續(xù)不齊全、登記記錄不規(guī)范等問題，反映出印章管理制度執(zhí)行不夠嚴格。3.印章保管場所安全設施有待完善：部分印章保管場所的監(jiān)控設備存在故障，未能正常運行，存在一定的安全隱患。針對以上問題，公司采取了以下整改措施：1.加強培訓教育：組織全體員工進行印章管理知識培訓，提高員工的印章管理意識和風險意識。同時，加強對印章管理人員和使用人員的業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和操作能力。2.嚴格制度執(zhí)行：進一步加強對印章管理制度的宣傳和教育，確保全體員工熟悉和掌握印章管理制度的內容和要求。同時，加強對印章使用過程的監(jiān)督和檢查，對違反印章管理制度的行為進行嚴肅處理。3.完善安全設施：及時對印章保管場所的監(jiān)控設備進行維修和更換，確保監(jiān)控設備正常運行。同時，加強對印章保管場所的安全管理，定期進行安全檢查，消除安全隱患。九、自查結論通過本次自查，公司對印章管理及使用情況進行了全面、深入的檢查，發(fā)現了存在的問題，并采取了相應的整改措施。目前，公司印章管理及使用情況總體良好，各類印章均按照規(guī)定的程序進行刻制、保管、使用、停用及銷毀，未發(fā)現違規(guī)使用印章的情況。但公司將繼續(xù)加強印章管理工作，不斷完善印章管理制度，提高印章管理水平，確保公司印章管理工作的科學性、嚴謹性和有效性。十、下一步工作計劃為進一步加強公司印章管理工作，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，公司制定了以下下一步工作計劃：1.持續(xù)完善印章管理制度：根據國家相關法律法規(guī)和公司實際情況，對印章管理制度進行進一步完善和優(yōu)化，確保印章管理制度的科學性、合理性和有效性。2.加強印章管理信息化建設：引入先進的印章管理系統(tǒng)，實現印章管理的信息化、智能化，提高印章管理的效率和安全性。3.定期開展印章管理檢