會議管理流程制度及通知模板一、會議管理流程制度（一）制度宗旨與適用范圍為規(guī)范會議組織、執(zhí)行與跟進全流程，提升會議效率、保障決策落地、降低溝通成本，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及下屬單位組織的各類正式會議（含線上會議），臨時性溝通會可參照本制度簡化執(zhí)行。（二）會議分類與分級結(jié)合會議性質(zhì)、頻率及重要性，將會議劃分為三類：常規(guī)例會：如周/月/季度經(jīng)營分析會、部門晨會等，具有固定周期與明確議題框架，旨在同步進展、解決日常問題。臨時會議：因突發(fā)事項、緊急決策需求發(fā)起，需快速響應(yīng)并遵循“一事一議”原則。專題會議：針對專項工作（如項目啟動、風(fēng)險研判、戰(zhàn)略研討）組織，需提前形成專題材料并定向邀請專業(yè)人員參與。（三）會議組織全流程規(guī)范1.會前籌備階段議題征集與審核：會議發(fā)起部門需在會議召開前1-3個工作日（依會議級別調(diào)整），向參會部門/人員征集議題，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后形成《會議議題清單》，明確優(yōu)先級與匯報人。材料準(zhǔn)備與分發(fā)：匯報人需同步提交書面材料（含背景、現(xiàn)狀、需求/方案、決策點），由會議組織者提前0.5-1個工作日發(fā)送至參會方，確保會前充分研讀。會場與設(shè)備籌備：線下會議需提前1小時完成場地布置（桌椅、投影、音頻等），線上會議需提前測試軟件穩(wěn)定性、共享權(quán)限等。2.會中執(zhí)行階段主持與節(jié)奏把控：主持人需嚴(yán)格遵循議題順序，每議題設(shè)置發(fā)言時長（如匯報≤10分鐘、討論≤15分鐘），遇偏離主題或超時需及時引導(dǎo)，確保會議按時結(jié)束。紀(jì)律與記錄要求：參會人員需提前5分鐘到場（線上會議提前測試設(shè)備），會議期間關(guān)閉手機鈴聲、禁止無關(guān)交談；記錄人需同步記錄關(guān)鍵結(jié)論、決策事項、待辦任務(wù)（含責(zé)任人、時間節(jié)點），重要會議需錄音備份。決策與共識形成：需決策事項優(yōu)先遵循“會前充分溝通、會中高效拍板”原則，由主持人總結(jié)決策結(jié)果，明確“是否通過”“需調(diào)整方向”“待補充信息后再議”等結(jié)論，避免模糊表述。3.會后跟進階段會議紀(jì)要編制：記錄人需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀(jì)要初稿，經(jīng)主持人審核后分發(fā)至參會方，紀(jì)要需包含“會議概況、決策事項、待辦任務(wù)、附件材料”等模塊，語言簡潔、結(jié)論清晰。任務(wù)督辦與反饋：待辦任務(wù)責(zé)任人需按節(jié)點推進工作，每周/每階段向會議組織者反饋進展；組織者需建立《會議任務(wù)跟蹤表》，逾期未完成需向責(zé)任人上級同步情況。資料歸檔與復(fù)盤：會議材料（含通知、議題、紀(jì)要、附件）需由專人歸檔至指定文檔庫，每季度對會議效率（如議題解決率、按時結(jié)束率）進行復(fù)盤，優(yōu)化流程或議題篩選機制。（四）權(quán)責(zé)劃分與保障機制會議組織者：統(tǒng)籌會前籌備、會中協(xié)調(diào)、會后督辦，對會議效率負(fù)主要責(zé)任，可根據(jù)需要申請行政、技術(shù)等資源支持。主持人：對會議節(jié)奏、決策質(zhì)量負(fù)責(zé)，有權(quán)制止無關(guān)討論、調(diào)整議題順序，需提前熟悉議題背景。參會人員：需提前準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容、遵守會議紀(jì)律，對自身匯報/討論內(nèi)容的準(zhǔn)確性、時效性負(fù)責(zé)。記錄與督辦人：確保記錄完整、督辦到位，對任務(wù)跟蹤數(shù)據(jù)的真實性負(fù)責(zé)。對違反制度（如多次遲到、材料敷衍、任務(wù)逾期）的行為，將納入部門/個人績效考核，情節(jié)嚴(yán)重者由人力資源部約談。二、會議通知模板示例（一）常規(guī)例會通知模板主題：[部門/公司]第X周工作例會通知致：[參會部門/人員名單]時間：[年/月/日星期X][上午/下午/晚上][X:XX-X:XX]議題：1.上周重點工作完成情況復(fù)盤（各模塊負(fù)責(zé)人匯報）2.本周核心任務(wù)拆解與資源需求（需提前準(zhǔn)備任務(wù)清單）3.跨部門協(xié)作問題協(xié)調(diào)（如XX項目進度卡點）要求：請各匯報人提前1天提交書面材料至[指定郵箱/文檔庫]線上參會人員需開啟攝像頭，確保環(huán)境安靜（二）臨時會議通知模板主題：關(guān)于[XX事項]緊急會議通知致：[相關(guān)負(fù)責(zé)人/部門]時間：[年/月/日][X:XX]（請于會議開始前5分鐘上線/到場）地點：[XX辦公室/線上騰訊會議（會議號：XXXXXXX）]議題：1.分析[XX事項]現(xiàn)狀與風(fēng)險（XX部門先做5分鐘簡要匯報）2.研討應(yīng)急方案與責(zé)任分工要求：請攜帶[XX數(shù)據(jù)報表/合同原件]參會（線上請?zhí)崆皽?zhǔn)備電子檔共享）無特殊情況不得請假，如需委托需提前1小時報會議組織者（三）專題研討會通知模板主題：[XX項目/戰(zhàn)略]專題研討會通知致：[項目組/戰(zhàn)略小組成員+特邀專家]時間：[年/月/日][上午/下午][X:XX-X:XX]（預(yù)計時長X小時）地點：[XX會議室（含視頻會議設(shè)備）]背景與目標(biāo)：因[XX業(yè)務(wù)拓展/風(fēng)險應(yīng)對]需求，需就[XX主題]開展深度研討，目標(biāo)為形成[方案框架/決策建議/行動計劃]。材料準(zhǔn)備：1.參會人員需提前研讀《[XX主題]背景報告》（見附件）2.特邀專家需準(zhǔn)備[XX領(lǐng)域]最新趨勢分享（時長X分鐘）議程：1.背景介紹（XX總10分鐘）2.分組研討（3個議題