辦公室文件管理及信息保密規(guī)程一、引言在信息化與數(shù)字化深度融合的辦公場景中，文件作為信息載體，其規(guī)范管理與安全保密直接關系到單位核心利益、商業(yè)秘密及公共信息安全。建立科學的文件管理體系與嚴密的信息保密機制，既是合規(guī)運營的基本要求，也是防范信息泄露風險、維護組織信譽的關鍵舉措。本規(guī)程結(jié)合辦公實務需求，從文件全生命周期管理與信息保密多維度防控出發(fā)，明確操作標準與責任邊界，為辦公事務規(guī)范化提供實踐指引。二、文件管理規(guī)范（一）文件分類與標識1.按性質(zhì)用途分類2.按密級分類（二）文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)1.收文管理所有外來文件（含紙質(zhì)、電子）需經(jīng)收發(fā)崗統(tǒng)一登記，登記內(nèi)容包括文件標題、發(fā)件方、收文時間、密級（如有）、份數(shù)。紙質(zhì)文件需加蓋“收文訖”印章，電子文件需在指定加密郵箱或服務器接收，嚴禁個人郵箱、非授權(quán)設備接收涉密文件。2.發(fā)文管理發(fā)文需經(jīng)擬稿、審核、簽發(fā)、編號、印制、分發(fā)環(huán)節(jié)。發(fā)文稿紙需注明密級、主送/抄送單位、印發(fā)范圍；電子發(fā)文需通過單位內(nèi)部OA系統(tǒng)或加密傳輸通道發(fā)送，嚴禁通過微信、QQ等非加密社交工具傳輸涉密文件。3.流轉(zhuǎn)管控密級文件需采用專人傳遞或加密設備傳輸，流轉(zhuǎn)過程中需填寫《文件流轉(zhuǎn)單》，記錄經(jīng)手人、時間、去向；普通文件可通過內(nèi)部流轉(zhuǎn)箱傳遞，但需確保交接簽字完整，防止丟失。（三）文件存儲與保管1.紙質(zhì)文件存儲紙質(zhì)文件應存放于專用文件柜，絕密文件需加鎖并由指定人員保管，機密、秘密文件需單獨分區(qū)存放，普通文件可按類別集中管理。文件柜需放置于干燥、避光、防盜的辦公區(qū)域，溫度保持在15-25℃、濕度40%-60%，定期檢查防潮、防蟲情況。2.電子文件存儲電子文件需存儲于單位專用服務器或加密移動存儲設備（如國密認證U盤），嚴禁存儲于個人電腦、非加密硬盤。重要電子文件需雙份備份（服務器+離線存儲），備份周期不超過7天，備份介質(zhì)需異地存放（如單位另一辦公區(qū)或合規(guī)云存儲）。（四）文件銷毀與清退1.紙質(zhì)文件銷毀過期或作廢的紙質(zhì)文件，普通文件可通過碎紙機銷毀；密級文件需填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)部門負責人審批后，由兩人以上送至專業(yè)銷毀機構(gòu)處理，銷毀過程需全程監(jiān)督并留存記錄。2.電子文件銷毀電子文件需通過數(shù)據(jù)擦除工具（如符合國家保密標準的軟件）徹底刪除，存儲介質(zhì)（如U盤、硬盤）報廢時需進行物理銷毀（如消磁、粉碎），嚴禁將涉密存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)賣或丟棄。3.文件清退外出借閱、攜帶的文件需按約定時間清退；離職人員需移交全部文件（含電子文檔），由部門與行政崗聯(lián)合檢查，確認無遺漏后方可辦理離職手續(xù)。三、信息保密防控機制（一）保密制度建設單位需制定《信息保密管理辦法》，明確保密范圍（如客戶信息、技術方案、戰(zhàn)略規(guī)劃）、責任主體（各部門負責人為第一責任人，員工為直接責任人）、違規(guī)懲處（含行政處分、經(jīng)濟賠償、法律追責）。制度需每年修訂，適應業(yè)務變化與法規(guī)更新。（二）人員保密管理1.入職培訓新員工需接受保密培訓，內(nèi)容包括法規(guī)解讀、單位保密制度、案例警示，培訓后簽訂《保密承諾書》，明確保密義務與違約責任。2.權(quán)限管理采用“最小權(quán)限原則”，員工僅能訪問與崗位相關的文件；密級文件需經(jīng)審批后開通權(quán)限，權(quán)限變更（如調(diào)崗、離職）需及時更新或收回。3.外部人員管理外來人員（如訪客、合作方）進入辦公區(qū)需登記，嚴禁攜帶存儲設備接入單位網(wǎng)絡；如需查閱文件，需在指定區(qū)域由專人陪同，且僅能查看非密級資料。（三）技術保密措施1.網(wǎng)絡安全防護單位網(wǎng)絡需部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS），封堵非法端口，限制外部設備接入；辦公電腦需安裝正版殺毒軟件，定期更新病毒庫，禁止連接公共Wi-Fi處理涉密事務。2.文件加密管理密級電子文件需采用國密算法（如SM4）加密，加密密鑰由專人保管，解密需經(jīng)審批；郵件傳輸涉密信息需使用單位加密郵件系統(tǒng)，禁止明文傳輸敏感內(nèi)容。3.終端設備管控辦公電腦、打印機、復印機需設置開機密碼與屏保密碼，自動鎖屏時間不超過10分鐘；移動存儲設備需進行設備綁定，非授權(quán)設備無法讀取單位文件。（四）監(jiān)督與審計1.定期檢查行政與保密崗需每月抽查文件管理情況（含存儲環(huán)境、流轉(zhuǎn)記錄、銷毀臺賬），每季度開展全面審計，重點排查密級文件管理漏洞。2.違規(guī)處置發(fā)現(xiàn)文件丟失、信息泄露等事件，需立即啟動應急預案（如封鎖信息、追溯源頭、上報主管部門），對責任人按制度懲處，情節(jié)嚴重的移交司法機關。四、附則本規(guī)程自發(fā)布之日起實施，由