辦公室日常行政管理規(guī)范指引一、總則為規(guī)范辦公室日常行政行為，提升管理效能與辦公秩序，保障各項工作高效有序開展，結合公司實際運營需求，制定本指引。本指引適用于公司各部門及全體員工的日常辦公活動，各崗位需嚴格遵照執(zhí)行，行政部門負責監(jiān)督落實。二、辦公環(huán)境管理（一）空間規(guī)劃與使用工位分配遵循“功能適配、集約高效”原則，由行政部結合部門職能與人員規(guī)模統(tǒng)籌安排。員工需保持工位區(qū)域整潔有序，私人物品收納于指定空間，禁止在工位墻面、桌面張貼非工作類裝飾（經(jīng)審批的文化展示除外）。會議室、茶水間、接待區(qū)等公共空間實行“誰使用、誰還原”機制。使用會議室需提前通過OA系統(tǒng)預約，會議結束后15分鐘內整理桌椅、關閉設備電源，遺留垃圾需自行清理；茶水間使用后需清理臺面、歸位器具，禁止占用公共區(qū)域堆放私人物品或長期占用會議室。（二）衛(wèi)生清潔規(guī)范員工需每日下班前整理工位，做到桌面無雜物、文件分類收納，每周五下班前進行深度清潔（含鍵盤、顯示器等設備表面除塵）。食品殘渣、廢棄物品需及時丟棄至指定垃圾桶，禁止在工位食用刺激性氣味食物。行政部按月制定《公共區(qū)域清潔排班表》，各部門按計劃執(zhí)行公共區(qū)域（走廊、衛(wèi)生間等）的日常清潔；特殊區(qū)域（如機房、檔案室）由行政部聯(lián)合專業(yè)團隊定期維護，員工禁止擅自進入或操作相關設備。（三）設施設備維護電腦、打印機、投影儀等設備需按操作手冊規(guī)范使用，使用后及時關閉電源（長期不用時需斷開插座）。發(fā)現(xiàn)設備故障（如卡紙、藍屏），需在24小時內填報《設施故障登記表》（OA系統(tǒng)提交），由行政部協(xié)調維修，禁止私自拆機或違規(guī)操作。空調、照明、電梯等公共設施由行政部統(tǒng)一管理，員工非必要不得調試空調溫度、開關公共區(qū)域照明；若發(fā)現(xiàn)設施異常（如漏水、異響），需立即聯(lián)系行政部報修，報修流程為：現(xiàn)場拍照留證→OA提交報修單→行政部派工維修→反饋維修結果。三、辦公秩序管理（一）考勤與出勤管理實行“人臉識別+OA定位”雙考勤機制，工作日上午8:30、下午17:30為打卡節(jié)點，遲到/早退單次扣減績效分（具體標準見《考勤管理制度》）；因公外出需提前在OA系統(tǒng)提交“外出申請”，注明事由、時間、地點，返程后及時銷假。員工請假需提前1個工作日提交申請（病假需附醫(yī)院診斷證明，突發(fā)情況可電話報備后24小時內補單），請假時長≥3天需經(jīng)分管領導審批；曠工按“日工資×3”扣減薪酬，連續(xù)曠工3日按自動離職處理。（二）著裝與禮儀規(guī)范工作日著商務休閑裝（上衣整潔、下裝得體），客服、接待等窗口崗位需著職業(yè)裝；禁止穿拖鞋、背心、短褲（含超短裙）上崗，特殊活動著裝要求以行政部通知為準。與同事溝通使用禮貌用語，公共區(qū)域輕聲交流，避免干擾他人工作；接待訪客需起身迎接、茶水招待，送別時送至電梯口或公司大門，維護公司形象。（三）會議管理規(guī)范會議發(fā)起部門需提前1天在OA系統(tǒng)發(fā)布通知，明確時間、地點、參會人員、議題及材料要求；參會人員需提前5分鐘到場，手機調至靜音或震動模式，會議期間禁止隨意離席（緊急情況需請示主持人）。發(fā)言需緊扣議題、言簡意賅，禁止無關話題討論；會議結束后24小時內，主責部門需提交《會議紀要》（含決議事項、責任人、時間節(jié)點）至行政部備案；會議室使用超時15分鐘未續(xù)期，系統(tǒng)自動釋放給其他預約者。四、行政事務流程（一）文件管理行政部收到外部文件后，2個工作日內完成登記（編號、分類、掃描存檔），呈送分管領導簽批后，分發(fā)至相關部門；部門需在5個工作日內完成文件閱辦，反饋結果至行政部歸檔。擬稿部門需經(jīng)內部審核（部門負責人簽字）后，提交行政部核稿（格式、措辭規(guī)范），再報總經(jīng)理簽發(fā)；發(fā)文后需同步上傳OA系統(tǒng)，紙質文件加蓋公章后分發(fā)，發(fā)文編號規(guī)則為“公司簡稱-年份-序號”（如“XX-____”）。（二）物資管理每月5日為“辦公用品申領日”，各部門指定專員通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品申領單》（注明品類、數(shù)量），行政部次日統(tǒng)一配送；特殊需求（如應急打印紙）可提交“臨時申領單”，經(jīng)部門負責人審批后領取。行政部對電腦、打印機、辦公家具等固定資產(chǎn)建立臺賬，新購資產(chǎn)到貨后3個工作日內完成驗收、編號、登記；資產(chǎn)調撥、報廢需填寫《資產(chǎn)變動申請表》，經(jīng)分管領導審批后，由行政部更新臺賬。（三）印章使用使用公章、合同章等需填寫《用印申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)，經(jīng)部門負責人及分管領導審批后，交行政部用??；嚴禁在空白紙張、未審批文件上用印，用印記錄需登記《印章使用臺賬》（含日期、事由、用印人、份數(shù)）。行政部指定專人保管印章，存放于保險柜，非工作時間加封；印章外帶需經(jīng)總經(jīng)理審批，由2人同行保管，返回后立即登記外帶記錄。五、溝通協(xié)作機制（一）內部溝通規(guī)范各部門實行“每日晨會”制度（≤15分鐘），同步昨日工作成果、今日計劃及待協(xié)調事項；重要工作進展需通過OA審批或郵件書面確認，避免口頭傳達導致信息偏差。協(xié)作事項需明確對接人（由部門負責人指定），對接人需在24小時內響應需求，涉及資源調配、時間節(jié)點等關鍵信息需以書面形式（郵件/OA審批）確認，避免推諉扯皮。（二）信息傳遞管理行政部為公司通知唯一發(fā)布渠道，通知需經(jīng)總經(jīng)理審批后，通過OA系統(tǒng)、內部群、公告欄同步推送，員工需在1個工作日內確認已讀。部門內部通知需經(jīng)部門負責人審批，通過部門群或公告欄發(fā)布，禁止傳播未經(jīng)證實的消息、謠言或涉密信息，違者按《保密管理制度》處理。六、監(jiān)督與改進（一）日常監(jiān)督檢查行政部每周開展“辦公環(huán)境與秩序抽查”，重點檢查工位整潔、設施使用、考勤合規(guī)等情況，檢查結果在OA系統(tǒng)公示；對多次違規(guī)的部門或個人，約談負責人并限期整改。（二）意見反饋渠道設立“行政意見箱”（線下）及“行政反饋”O(jiān)A模塊（線上），員工可匿名或實名反饋管理問題、優(yōu)化建議，行政部需在3個工作日內