為統(tǒng)籌活動宣傳資源、明確策略路徑、保障宣傳效果最大化，特制定本次活動宣傳專題會議方案及預(yù)算規(guī)劃，供決策與執(zhí)行參考。一、會議核心目標(biāo)1.統(tǒng)一團(tuán)隊對活動宣傳的認(rèn)知與思路，明確宣傳方向、重點及節(jié)奏；2.審議并確定活動宣傳方案，細(xì)化線上線下渠道的執(zhí)行策略；3.明確各部門宣傳分工與協(xié)作機(jī)制，保障責(zé)任到人、執(zhí)行有序；4.審核宣傳預(yù)算的合理性與可行性，優(yōu)化資源配置。二、會議基本信息（一）時間安排擬于202X年X月X日（周X）上午9:00—12:00召開，會期半天；會前30分鐘（8:30）開始簽到。（二）地點選擇XX會議室（地址：XX大廈X層，配備多媒體設(shè)備、會議桌椅、茶歇區(qū)）。（三）參會人員主辦方領(lǐng)導(dǎo)：活動總負(fù)責(zé)人、分管宣傳的負(fù)責(zé)人（2-3人）；宣傳策劃團(tuán)隊：文案、設(shè)計、新媒體運營、線下推廣組核心成員（8-10人）；合作單位代表：媒體、供應(yīng)商、渠道方代表（5-6人）；其他相關(guān)人員：法務(wù)、財務(wù)審核人員（2人）。三、會議議程設(shè)計（一）會前準(zhǔn)備（8:30—9:00）會務(wù)組完成場地布置（橫幅、桌簽、宣傳手冊擺放、設(shè)備調(diào)試）；簽到并發(fā)放會議資料（宣傳方案草案、預(yù)算明細(xì)表、過往案例集）；播放活動預(yù)熱視頻/宣傳素材，營造會議氛圍。（二）會議開場（9:00—9:20）主持人介紹參會人員、會議背景及議程；主辦方領(lǐng)導(dǎo)致辭，強(qiáng)調(diào)宣傳工作對活動成功的重要性，明確會議預(yù)期成果。（三）主題匯報（9:20—10:30）1.宣傳方案講解（宣傳策劃組負(fù)責(zé)人）：闡述活動宣傳定位、目標(biāo)受眾、核心傳播點；分解線上（公眾號、短視頻、社群）與線下（海報、傳單、線下活動）策略、排期及預(yù)期效果；展示宣傳物料設(shè)計初稿（海報、H5、宣傳冊等）。2.預(yù)算初審說明（財務(wù)人員）：按“渠道+物料+服務(wù)”分類，講解預(yù)算編制邏輯及金額依據(jù)；重點說明高預(yù)算項目（如媒體投放、大型線下活動）的必要性與預(yù)期ROI。（四）分組討論（10:30—11:30）分組設(shè)置：設(shè)“線上宣傳組”“線下宣傳組”“預(yù)算優(yōu)化組”，每組5-6人（含跨部門成員）；討論焦點：線上組：探討新媒體內(nèi)容創(chuàng)新（互動話題、直播策劃），優(yōu)化傳播節(jié)奏；線下組：分析線下場景觸達(dá)效率，調(diào)整物料投放區(qū)域與數(shù)量；預(yù)算組：結(jié)合目標(biāo)與成本，對高預(yù)算項目提優(yōu)化建議（如替換渠道、調(diào)整工藝）；成果匯報：每組選派代表總結(jié)結(jié)論，提出3-5條可落地建議。（五）總結(jié)部署（11:30—12:00）主辦方領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)建議，明確宣傳方案最終方向與調(diào)整要點；宣布宣傳分工安排（含責(zé)任人、時間節(jié)點）；確定預(yù)算最終版本，明確財務(wù)審批流程；主持人宣布散會，提醒會后提交材料（優(yōu)化后方案、預(yù)算表）。四、會議宣傳策略（同步為會議造勢，提升參與度）（一）內(nèi)部宣貫提前3天通過OA、微信群發(fā)會議通知，附方案摘要，激發(fā)參會思考；制作倒計時海報（含議題、嘉賓），在辦公區(qū)、電梯間展示。（二）外部預(yù)熱（若涉及外部合作）向合作方發(fā)定制邀請函（含會議亮點、合作機(jī)遇），邀請參與/關(guān)注；提前1天在官微發(fā)“活動宣傳籌備進(jìn)行時”推文，透露核心議題，引發(fā)期待。（三）會議資料沉淀會后24小時內(nèi)整理會議紀(jì)要（含決策要點、分工表、預(yù)算表），同步至參會人員；制作“會議精華”短視頻（1-2分鐘），剪輯高光片段，在新媒體平臺發(fā)布。五、預(yù)算清單（單位：元，分項列明，總額需匹配活動規(guī)模）（一）場地與設(shè)備會議室租賃（半天）：XXX（含多媒體設(shè)備、場地布置）；設(shè)備調(diào)試與技術(shù)支持：XXX（會前檢測、會中保障）。（二）物料制作會議手冊（X份，含方案、案例）：XXX（設(shè)計+印刷）；桌簽、橫幅、指引牌：XXX；宣傳物料初稿打印：XXX。（三）交通與差旅外部嘉賓交通補(bǔ)貼（市內(nèi)/城際）：XXX（按實際人數(shù)）；內(nèi)部人員市內(nèi)交通：XXX（按參會人數(shù)預(yù)估）。（四）餐飲與茶歇會議茶歇（上午場，含咖啡、糕點、水果）：XXX（按X人份）；工作餐（若需，簡餐標(biāo)準(zhǔn)）：XXX。（五）宣傳推廣會議預(yù)熱海報設(shè)計：XXX；官微推文制作（圖文編輯、排版）：XXX；短視頻剪輯（會議精華）：XXX；外部渠道推廣（合作媒體發(fā)布預(yù)告）：XXX（可選）。（六）其他費用會議資料郵寄（遠(yuǎn)程人員）：XXX；應(yīng)急備用金：XXX（應(yīng)對突發(fā)支出）。預(yù)算總額：XXX元（最終以實際執(zhí)行及審批結(jié)果為準(zhǔn)）。六、執(zhí)行保障機(jī)制（一）組織保障成立“會議籌備工作組”，由活動總負(fù)責(zé)人任組長，下設(shè)會務(wù)組（場地、物料）、宣傳組（會議宣傳、資料沉淀）、后勤組（餐飲、交通），明確職責(zé)與聯(lián)系人。（二）時間節(jié)點控制會前5天：完成場地預(yù)訂、物料定稿、嘉賓邀請；會前3天：發(fā)布通知，完成設(shè)備調(diào)試；會后1天：提交會議紀(jì)要與優(yōu)化方案、預(yù)算；會后3天：啟動宣傳方案執(zhí)行（首批物料制作、線上內(nèi)容發(fā)布）。（三）風(fēng)險預(yù)案場地變更：提前約定備用會議室，或改為線上會議（備用騰訊會議號）；人員缺席：提前收集請假信息，安排核心成員代參會并同步意見；預(yù)算超支：會前明確審批權(quán)限，會上按“必要性+性價比”優(yōu)化，會后設(shè)三級