會(huì)計(jì)實(shí)操文庫1/17企業(yè)管理-公司會(huì)議作業(yè)指導(dǎo)書SOP一、總則1.1目的為規(guī)范公司各類會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)流程，明確各部門及人員在會(huì)議全周期中的職責(zé)，提升會(huì)議效率，確保會(huì)議決議有效落地，避免會(huì)議冗長、議題混亂、決議懸空等問題，保障公司信息傳遞順暢、決策高效執(zhí)行，特制定本作業(yè)指導(dǎo)書。1.2適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司內(nèi)部組織的各類會(huì)議，包括但不限于：高層決策會(huì)、部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專題研討會(huì)、全員大會(huì)、表彰大會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等，覆蓋會(huì)議從籌備、召開到后續(xù)跟進(jìn)的全流程作業(yè)。1.3定義本指導(dǎo)書中所指“會(huì)議全周期”包含三個(gè)核心階段：會(huì)前籌備階段（會(huì)議發(fā)起、議程確定、通知下發(fā)、資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等）、會(huì)中執(zhí)行階段（簽到、議程推進(jìn)、發(fā)言管控、會(huì)議記錄等）、會(huì)后跟進(jìn)階段（紀(jì)要整理、決議分發(fā)、任務(wù)跟蹤、資料歸檔等）。1.4職責(zé)分工-會(huì)議發(fā)起部門/人：負(fù)責(zé)提出會(huì)議需求，明確會(huì)議主題、議題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)；牽頭準(zhǔn)備會(huì)議核心資料，發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)并推動(dòng)審批；配合行政部門完成會(huì)場(chǎng)籌備相關(guān)工作。-主持人：由會(huì)議發(fā)起部門指定或公司領(lǐng)導(dǎo)指派，負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題討論，協(xié)調(diào)解決討論中的分歧，確保會(huì)議按議程推進(jìn)并達(dá)成預(yù)期目標(biāo)；宣布會(huì)議開始與結(jié)束，明確會(huì)議決議及后續(xù)任務(wù)分工。-參會(huì)人員：按要求提前閱讀會(huì)議資料，做好發(fā)言準(zhǔn)備；準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，遵守會(huì)議紀(jì)律；積極參與議題討論，發(fā)表明確觀點(diǎn)；認(rèn)領(lǐng)會(huì)議決議中的相關(guān)任務(wù)，按時(shí)完成并反饋進(jìn)度。-記錄人：由會(huì)議發(fā)起部門或行政部門指派，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確、完整記錄會(huì)議要點(diǎn)（議題討論情況、關(guān)鍵發(fā)言、決議事項(xiàng)、任務(wù)分工、完成時(shí)限等）；會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容真實(shí)、條理清晰。-行政部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，包括會(huì)議室預(yù)約與布置、會(huì)議設(shè)備調(diào)試（音響、投影、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等）、會(huì)議物料準(zhǔn)備（簽到表、紙筆、茶水、資料打印等）；協(xié)助完成參會(huì)人員簽到、會(huì)議資料分發(fā)；會(huì)后負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)清理及會(huì)議物資回收。-任務(wù)責(zé)任人：認(rèn)領(lǐng)會(huì)議決議中的具體任務(wù)，制定任務(wù)執(zhí)行計(jì)劃，按時(shí)推進(jìn)任務(wù)落地；及時(shí)向任務(wù)督辦人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋任務(wù)進(jìn)展，遇到問題主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)；任務(wù)完成后提交驗(yàn)收材料。-任務(wù)督辦人：由會(huì)議主持人或公司指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度，督促任務(wù)責(zé)任人按時(shí)完成；定期匯總?cè)蝿?wù)進(jìn)展情況，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；協(xié)調(diào)解決任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的跨部門問題。二、公司會(huì)議作業(yè)流程2.1會(huì)前籌備階段（責(zé)任人：會(huì)議發(fā)起部門/人、行政部門）2.1.1會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)1.會(huì)議發(fā)起部門/人填寫《會(huì)議申請(qǐng)單》（見附件1），完整填寫以下信息：-基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)日期、會(huì)議名稱、會(huì)議類型、發(fā)起部門、發(fā)起人、聯(lián)系方式；-核心信息：會(huì)議主題、核心議題（需逐條列明，明確討論重點(diǎn)）、會(huì)議目的；-參會(huì)信息：參會(huì)人員名單（注明職務(wù)/部門）、是否要求線下參會(huì)、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)；-時(shí)間地點(diǎn)：建議會(huì)議時(shí)間（含開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間，預(yù)計(jì)時(shí)長不超過90分鐘，特殊會(huì)議除外）、建議會(huì)議室；-其他信息：是否需要視頻會(huì)議支持、是否需要打印會(huì)議資料、是否需要準(zhǔn)備茶歇/其他物資。2.發(fā)起人將《會(huì)議申請(qǐng)單》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，若為跨部門會(huì)議或公司級(jí)重大會(huì)議，需額外提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.1.2申請(qǐng)審核與會(huì)議室預(yù)約1.部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)審核：-審核會(huì)議必要性（是否可通過書面溝通替代）、議題合理性、參會(huì)人員完整性；-審核會(huì)議時(shí)間是否沖突（避免與重要工作、其他重大會(huì)議沖突）；-審核通過：簽署“同意”意見，反饋至發(fā)起人及行政部門；審核不通過：注明駁回原因，退回發(fā)起人調(diào)整后重新提交。2.行政部門接收審核通過的《會(huì)議申請(qǐng)單》，根據(jù)會(huì)議需求及會(huì)議室使用情況，確認(rèn)并預(yù)約會(huì)議室，同步在公司會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)更新信息；若需使用視頻會(huì)議系統(tǒng)，提前完成系統(tǒng)調(diào)試與測(cè)試。2.1.3會(huì)議通知下發(fā)1.會(huì)議發(fā)起部門/人在會(huì)議召開前1-3個(gè)工作日（部門例會(huì)提前1個(gè)工作日，公司級(jí)會(huì)議提前3個(gè)工作日）下發(fā)會(huì)議通知，通知方式包括公司OA系統(tǒng)、企業(yè)微信/釘釘群、郵件等，確保所有參會(huì)人員收到通知。2.會(huì)議通知需包含以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、主題、議題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間（精確到分鐘）、會(huì)議地點(diǎn)（線下會(huì)議室地址/線上會(huì)議鏈接及登錄方式）、需提前準(zhǔn)備的資料/待討論的問題、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。3.發(fā)起人需確認(rèn)參會(huì)人員是否能按時(shí)參會(huì)，對(duì)無法參會(huì)的人員，了解原因并協(xié)調(diào)是否需要調(diào)整會(huì)議時(shí)間，或安排他人代為參會(huì)（需提前告知代為參會(huì)人員會(huì)議核心內(nèi)容及討論要點(diǎn)）。2.1.4會(huì)議資料準(zhǔn)備與會(huì)場(chǎng)布置1.會(huì)議資料準(zhǔn)備：-發(fā)起部門準(zhǔn)備會(huì)議核心資料（如議題背景資料、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、方案草案、待審議文件等），確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰；-需分發(fā)的資料由發(fā)起部門提前1個(gè)工作日提交至行政部門，行政部門按參會(huì)人數(shù)打印裝訂，準(zhǔn)備簽到表、紙筆等基礎(chǔ)物料。2.會(huì)場(chǎng)布置：-行政部門在會(huì)議召開前30分鐘完成會(huì)場(chǎng)布置，包括擺放桌椅（按會(huì)議類型排列，如圓桌會(huì)議、匯報(bào)式會(huì)議）、調(diào)試設(shè)備（音響、投影、麥克風(fēng)、燈光、視頻會(huì)議系統(tǒng)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行）、擺放會(huì)議資料、簽到表、茶水等；-若為大型會(huì)議（如全員大會(huì)、表彰大會(huì)），需額外準(zhǔn)備橫幅、座簽、獎(jiǎng)品等物資，提前完成會(huì)場(chǎng)區(qū)域劃分及引導(dǎo)標(biāo)識(shí)設(shè)置。2.2會(huì)中執(zhí)行階段（責(zé)任人：主持人、記錄人、行政部門、參會(huì)人員）2.2.1參會(huì)簽到1.參會(huì)人員需提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，在簽到表上簽字確認(rèn)；線上參會(huì)人員需提前5分鐘登錄會(huì)議系統(tǒng)，由記錄人或行政人員核對(duì)參會(huì)情況。2.行政部門或記錄人匯總簽到情況，對(duì)未按時(shí)參會(huì)人員，及時(shí)告知發(fā)起人，由發(fā)起人聯(lián)系確認(rèn)原因及到會(huì)時(shí)間。2.2.2會(huì)議開場(chǎng)與議程說明1.主持人準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、核心議題及會(huì)議目的，明確會(huì)議時(shí)長及發(fā)言規(guī)則（如每人發(fā)言時(shí)間不超過5分鐘，圍繞議題展開，避免無關(guān)討論）。2.主持人介紹參會(huì)人員（若有跨部門新成員或外部人員參會(huì)），簡(jiǎn)要說明會(huì)議資料的核心內(nèi)容，引導(dǎo)參會(huì)人員快速進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)。2.2.3議題討論與節(jié)奏把控1.主持人按預(yù)設(shè)議程逐條推進(jìn)議題討論，引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題核心發(fā)表觀點(diǎn)，避免討論偏離主題；對(duì)復(fù)雜議題，可組織分環(huán)節(jié)討論，確保各參會(huì)人員充分表達(dá)意見。2.主持人把控會(huì)議節(jié)奏，若某一議題討論超時(shí)，需及時(shí)提醒并總結(jié)核心觀點(diǎn)；若討論中出現(xiàn)分歧，引導(dǎo)參會(huì)人員理性溝通，聚焦解決方案，必要時(shí)可暫時(shí)擱置分歧，待會(huì)后進(jìn)一步調(diào)研后再討論。3.參會(huì)人員需遵守發(fā)言規(guī)則，發(fā)言簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)；尊重他人觀點(diǎn)，不隨意打斷他人發(fā)言；主動(dòng)配合主持人推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程。2.2.4會(huì)議記錄1.記錄人全程做好會(huì)議記錄，重點(diǎn)記錄以下內(nèi)容：-基礎(chǔ)信息：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員及原因；-核心內(nèi)容：各議題的討論要點(diǎn)、關(guān)鍵發(fā)言摘要、不同觀點(diǎn)匯總；-決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的各項(xiàng)決議、任務(wù)分工（責(zé)任人、責(zé)任部門）、完成時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；-其他信息：未解決的問題、后續(xù)跟進(jìn)安排、下次會(huì)議（若有）的初步計(jì)劃。2.記錄過程中，若對(duì)某一內(nèi)容存在疑問，需及時(shí)向主持人或發(fā)言人員確認(rèn)，確保記錄準(zhǔn)確無誤；可采用錄音輔助記錄（需提前告知參會(huì)人員），但不可替代書面記錄。2.2.5會(huì)議結(jié)束1.主持人總結(jié)會(huì)議核心內(nèi)容，重申會(huì)議決議及任務(wù)分工，確認(rèn)各任務(wù)責(zé)任人無異議；對(duì)未解決的問題，明確后續(xù)調(diào)研及討論安排。2.主持人宣布會(huì)議結(jié)束，提醒參會(huì)人員帶走個(gè)人物品及會(huì)議資料；若有需要留存的資料，交由行政部門統(tǒng)一收集。2.3會(huì)后跟進(jìn)階段（責(zé)任人：記錄人、發(fā)起部門、任務(wù)責(zé)任人、任務(wù)督辦人、行政部門）2.3.1會(huì)議紀(jì)要整理與分發(fā)1.記錄人在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要整理，紀(jì)要需條理清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出決議事項(xiàng)及任務(wù)分工，避免冗余信息。2.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核確認(rèn)無誤后，由發(fā)起部門通過公司OA系統(tǒng)、郵件等方式分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門；公司級(jí)重大會(huì)議紀(jì)要需同步報(bào)送公司高層領(lǐng)導(dǎo)。3.參會(huì)人員收到紀(jì)要后，若對(duì)內(nèi)容有異議，需在12小時(shí)內(nèi)反饋給記錄人，記錄人核實(shí)后調(diào)整紀(jì)要；無異議則視為認(rèn)可紀(jì)要內(nèi)容及任務(wù)分工。2.3.2決議任務(wù)跟蹤與推進(jìn)1.任務(wù)責(zé)任人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定詳細(xì)的任務(wù)執(zhí)行計(jì)劃，明確各階段進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，按時(shí)推進(jìn)任務(wù)落地；在任務(wù)執(zhí)行過程中，若遇到無法解決的問題，需及時(shí)向任務(wù)督辦人及發(fā)起部門反饋。2.任務(wù)督辦人定期跟蹤任務(wù)進(jìn)展，每周匯總一次任務(wù)執(zhí)行情況（可通過部門例會(huì)、書面報(bào)告等方式），對(duì)進(jìn)度滯后的任務(wù)，及時(shí)督促責(zé)任人加快推進(jìn)，協(xié)調(diào)解決跨部門協(xié)作問題。3.任務(wù)完成后，任務(wù)責(zé)任人向任務(wù)督辦人提交任務(wù)完成報(bào)告及相關(guān)驗(yàn)收材料，督辦人審核驗(yàn)收通過后，將結(jié)果反饋給發(fā)起部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；驗(yàn)收不通過的，要求責(zé)任人限期整改。2.3.3會(huì)議資料歸檔與會(huì)場(chǎng)清理1.會(huì)議資料歸檔：-發(fā)起部門收集會(huì)議相關(guān)資料（會(huì)議申請(qǐng)單、會(huì)議通知、會(huì)議資料、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、任務(wù)完成報(bào)告等），整理后提交至行政部門歸檔；-行政部門按公司檔案管理要求，對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行分類、編號(hào)、存檔，確保資料完整可追溯。2.會(huì)場(chǎng)清理：-會(huì)議結(jié)束后，行政部門及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)，回收剩余物料（紙筆、未分發(fā)的資料等）、關(guān)閉設(shè)備電源（音響、投影、燈光等）、整理桌椅；-對(duì)會(huì)議中產(chǎn)生的垃圾進(jìn)行分類處理，確保會(huì)場(chǎng)恢復(fù)整潔；大型會(huì)議結(jié)束后，需額外檢查是否有遺漏物品，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員認(rèn)領(lǐng)。2.3.4會(huì)議效果評(píng)估（可選）1.對(duì)公司級(jí)重大會(huì)議或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議，發(fā)起部門可在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，通過問卷調(diào)查、一對(duì)一溝通等方式，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、議程設(shè)置、效率及效果的意見建議。2.發(fā)起部門匯總意見建議，形成《會(huì)議效果評(píng)估報(bào)告》，分析會(huì)議中存在的問題，提出改進(jìn)措施，為后續(xù)優(yōu)化會(huì)議組織流程提供參考。三、注意事項(xiàng)-嚴(yán)控會(huì)議時(shí)長：常規(guī)會(huì)議時(shí)長不超過90分鐘，部門例會(huì)不超過60分鐘；若議題較多，可拆分會(huì)議或優(yōu)先討論核心議題，避免冗長低效。-精簡(jiǎn)參會(huì)人員：遵循“必要參會(huì)”原則，僅邀請(qǐng)與會(huì)議議題直接相關(guān)的人員參會(huì)，避免無關(guān)人員到場(chǎng)導(dǎo)致效率低下；跨部門會(huì)議需明確各部門參會(huì)代表及發(fā)言重點(diǎn)。-規(guī)范會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員需準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不得無故遲到、早退；會(huì)議期間將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式，避免隨意走動(dòng)、交頭接耳；嚴(yán)禁在會(huì)議中處理與會(huì)議無關(guān)的工作（如回復(fù)無關(guān)消息、處理私人事務(wù)）。-確保決議落地：所有會(huì)議決議必須明確責(zé)任人、完成時(shí)限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊表述；任務(wù)督辦人需嚴(yán)格跟蹤進(jìn)度，確保決議事項(xiàng)閉環(huán)管理。-保護(hù)信息安全：涉及公司商業(yè)秘密、核心數(shù)據(jù)、未公開決策的會(huì)議，參會(huì)人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露會(huì)議內(nèi)容；會(huì)議資料需妥善保管，廢棄資料需按規(guī)定銷毀。-特殊情況處理：若需臨時(shí)調(diào)整會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或議程，發(fā)起部門需提前至少2小時(shí)通知所有參會(huì)人員，說明調(diào)整原因及新的安排；若會(huì)議被迫取消，需及時(shí)通知并協(xié)調(diào)后續(xù)溝通方式。-線上會(huì)議補(bǔ)充要求：線上參會(huì)人員需選擇網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定、環(huán)境安靜的地點(diǎn)參會(huì)，開啟攝像頭確保溝通順暢；主持人需提前測(cè)試視頻會(huì)議系統(tǒng)，明確線上發(fā)言順序，避免發(fā)言混亂。四、附則4.1流程修訂本SOP根據(jù)公司經(jīng)營發(fā)展需求、會(huì)議組織實(shí)際情況，由行政部門牽頭，聯(lián)合各部門每1-2年修訂一次，修