行政管理制度培訓(xùn)人力行政部行政管理制度培訓(xùn)在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開敞辦公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防通道內(nèi)指定地點(diǎn)吸煙。20XX年6月1日起執(zhí)行。如有違反者，罰款100元/次匯報(bào)人：小覓知匯報(bào)時(shí)間：目錄CONTENTS01相關(guān)規(guī)定Relevantregulations03會議管理制度MeetingManagementSystem02公文管理制度OfficialDocumentManagementSystem04管理與審批流程體系Managementandapprovalprocesssystem相關(guān)規(guī)定第一部分在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開敞辦公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防通道內(nèi)指定地點(diǎn)吸煙。20XX年6月1日起執(zhí)行。如有違反者公共辦公區(qū)域禁止吸煙在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開敞辦公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防通道內(nèi)指定地點(diǎn)吸煙。20XX年6月1日起執(zhí)行。如有違反者，罰款100元/次，罰款作為公司公共活動(dòng)基金。一、著裝要求：1、員工著裝應(yīng)體現(xiàn)整潔、大方、得體的職業(yè)風(fēng)格；2、男士著裝要求：襯衫、西裝、西褲、皮鞋；3、女士著裝要求：西裝（長褲西裝、襯衫和西套裙）；長褲或裙子配上衣；連衣裙或兩件套裙；著跟皮鞋或平底單鞋。二、用餐規(guī)定時(shí)間：中午12:00至1:00（不允許超出規(guī)定時(shí)間就餐）三、用餐地點(diǎn)：各會議室或多功能廳（不允許在辦公大廳就餐）關(guān)于員工著裝要求及午餐規(guī)定為建立公司良好的規(guī)范化形象、提升內(nèi)部員工工作效率，啟用統(tǒng)一后綴（@fujichina..）郵件系統(tǒng)啟用公司郵件系統(tǒng)1、公司員工于工作時(shí)間內(nèi)三小時(shí)沒有對發(fā)件人的郵件進(jìn)行響應(yīng)的，一次罰款100元；2、公司中層管理人員如果在二小時(shí)內(nèi)對發(fā)件人的郵件不予響應(yīng)的，一次罰款200元；3、公司各職能中心總監(jiān)級管理人員（含副總監(jiān)、總監(jiān)助理）在一小時(shí)內(nèi)未對發(fā)件人的郵件響應(yīng)的，一次罰款500元；4、公司管理層（含總裁、副總裁）在一小時(shí)內(nèi)未對發(fā)件人郵件響應(yīng)的，一次罰款1000元。5、所有公司員工不通過公司的郵箱進(jìn)行工作聯(lián)系的，一次罰款200元；相應(yīng)的處罰規(guī)定公文管理制度第二部分在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開敞辦公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防通道內(nèi)指定地點(diǎn)吸煙。20XX年6月1日起執(zhí)行。如有違反者通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。公文制度實(shí)施的總則目的：為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理，提高行文質(zhì)量和處理效率，特制定此管理制度。原則：行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。管理：總裁辦公室是公司公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本公司的公文處理工作；公文統(tǒng)一由總裁辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、印制、傳遞、催辦、立卷、歸檔或銷毀。行政公文的種類一、按照公文的行文方向可分為上行文、下行文和平行文三類。二、按照公文內(nèi)容可分為以下9類：決定通知通報(bào)公文的種類通告請示批復(fù)公文一般由秘級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、公文的格式附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。一、各公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除總裁辦公室外，其他職能中心（部）除以函的形式對外商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，不得對集團(tuán)以外單位正式行文。二、除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以公司名義直接向上級領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送“請示”、“報(bào)告”、“意見”等公文。三、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，如需要同時(shí)送其它單位，以抄送形式。四、“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。五、會議紀(jì)要如下發(fā)執(zhí)行，可用“通知”印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)。六、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。因特殊情況必須越級行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)所越過的上級單位。七、向下屬公司或者本系統(tǒng)印發(fā)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級單位。行文規(guī)則收文辦理收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序（流程圖見下一頁）③具體辦理③具體辦理①審核擬辦領(lǐng)導(dǎo)閱批否傳閱②傳閱否領(lǐng)導(dǎo)閱批公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)單位是否是否開始結(jié)束存檔登記文件辦公室外部單位/下屬公司提方案/意見結(jié)果反饋收到反饋收文辦理流程任務(wù)概要收文管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說明①總裁辦負(fù)責(zé)人審核來文后，判定是否需要其他部門提方案和意見，然后擬辦意見②公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后，是否需要交相關(guān)承辦中心傳閱③外來文件相關(guān)部門傳閱后，由具體執(zhí)行部門辦理收文辦理流程發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。（流程圖見附件6）職能中心/部門總裁辦公室相關(guān)中心（室）公司領(lǐng)導(dǎo)草擬公文開始結(jié)束①審核②審核③會簽否會簽④簽發(fā)校稿、更正發(fā)文登記印制、蓋章否是是分發(fā)公文否否否存檔通過通過發(fā)文辦理流程發(fā)文辦理流程任務(wù)概要收文管理節(jié)點(diǎn)控制相關(guān)說明①由各職能中心（部）負(fù)責(zé)人對本部門所擬公文進(jìn)行審核，通過后交總裁辦②總裁辦對其審核并決定是否需要會簽，不通過則退回原起草人③對需要會簽的送有關(guān)職能中心（部）會簽，不需要會簽的則直接送總裁辦負(fù)責(zé)人審核④由總裁簽發(fā)會議管理制度第三部分在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開敞辦公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防通道內(nèi)指定地點(diǎn)吸煙。20XX年6月1日起執(zhí)行。如有違反者實(shí)行會議制度目的：為規(guī)范公司會議管理，確保會議行政決策效率，同時(shí)提高會議質(zhì)量，降低會議成本。會議種類專題會議公司例會接待會議部門工作會總裁辦公會運(yùn)營例會生產(chǎn)經(jīng)營通報(bào)會會議管理制度會議種類專題會議公司例會接待會議部門工作會專題研討會運(yùn)營例會總結(jié)/表彰大會會議管理制度適用：根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)會議處理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合深圳市富基投資發(fā)展有限公司（以下簡稱“公司”）實(shí)際情況，本會議管理規(guī)范適用于公司所有會議。會議種類專題會議公司例會接待會議部門工作會大型活動(dòng)會議接待會議會議管理制度職責(zé)：總裁辦公室負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)管理公司的所有會議管理工作。包括會制度的擬訂、會議時(shí)間、場地的協(xié)調(diào)、會議紀(jì)要擬寫/審核以及給予承辦部門必要協(xié)助等。會議種類專題會議公司例會接待會議部門工作會部門工作會部門間聯(lián)席會議會議管理制度要求：注重效率、主題鮮明、討論充分、簡明扼要。1.一周會議安排各會議組織者于每周五15:00前以書面或口頭形式向總裁辦公室行政事務(wù)部報(bào)下周會議計(jì)劃，由行政事務(wù)部編排《一周工作安排》（附件1），統(tǒng)一安排會議室，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核后下發(fā)至各職能中心。2.臨時(shí)會議預(yù)訂原則：會議室由總裁辦公室負(fù)責(zé)管理。遵循“先重要、后一般、先預(yù)訂、先使用”的原則，合理統(tǒng)籌會議室的使用，發(fā)生會議時(shí)間沖突時(shí)，未能預(yù)訂到會議室的部門（單位）可選擇延期或延時(shí)召開會議。會議管理制度（一）會議計(jì)劃會議管理包括議題收集、組織分工、會議選址、會議通知和會務(wù)須知1.議題收集和材料整理2.會議通知3.明確分工5.物資準(zhǔn)備6.會議材料（二）會前準(zhǔn)備會議管理1.會議記錄：包括手工記錄和錄音記錄。必須有兩名會議記錄人員在場，認(rèn)真仔細(xì)的記錄會議事項(xiàng)和會議決議同時(shí)錄音，記錄人應(yīng)具備相應(yīng)能力，并能嚴(yán)格保密；同時(shí)安排人員攝影、攝影以便存檔會議資料。2.整理紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人員須根據(jù)會議記錄和會議錄音，總結(jié)歸納會議主旨和決議事項(xiàng)，于1個(gè)工作日內(nèi)形成會議紀(jì)要（重大會議可延長至2個(gè)工作日內(nèi)），提交部門內(nèi)部審核，審核完成后報(bào)請會議召集和主持領(lǐng)導(dǎo)審閱，審閱無誤后方可下發(fā)參會人員或相關(guān)指定人員。（三）會議記錄、紀(jì)要會議管理1.歸檔資料：有關(guān)會議的文字、圖片、視頻資料根據(jù)公司《檔案管理規(guī)定》定期歸檔保存，不得個(gè)人保管。2.決議反饋：會議結(jié)束后承辦部門要督辦和落實(shí)會議具體決議，并反饋意見。須將會議決議事項(xiàng)單獨(dú)提煉整理，記錄在會議督辦單（附件4）中，依據(jù)會議要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，逐個(gè)落實(shí)會議決議，并將落實(shí)完成的會議督辦單進(jìn)行存檔，對相關(guān)反饋問題和事項(xiàng)如實(shí)反饋管理層以供決策。（四）會后事項(xiàng)會議管理發(fā)文：會議組織單位/部門在會議結(jié)束后12個(gè)工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要，填寫發(fā)文擬稿紙并手工流轉(zhuǎn)，文別注明會議紀(jì)要，報(bào)部門負(fù)責(zé)人辦文審核，經(jīng)需會簽部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)會簽后，上報(bào)會議召集領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽發(fā)；簽發(fā)后，由會議組織部門下發(fā)會議紀(jì)要及會議督辦單到與會人員或其他相關(guān)人員以指導(dǎo)工作，存檔會議紀(jì)要的電子版、文字版、審簽記錄，填寫發(fā)文登記、跟蹤表；收文：受文單位/人員根據(jù)會議紀(jì)要決議指導(dǎo)工作，作收文流轉(zhuǎn)，將會議紀(jì)要內(nèi)容報(bào)相關(guān)人員傳閱、執(zhí)行，根據(jù)會議督辦單要求明確具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)協(xié)調(diào)各部門落實(shí)工作，填寫會議督辦回執(zhí)（附件5），并按時(shí)反饋會議督辦單給會議承辦單位。（五）督辦業(yè)務(wù)流程會議管理流程圖添加相應(yīng)圖片1.因故不能參加會議的必須提前向會議組織者請假，并知會會議組織部門，同時(shí)必須委托他人參加會議。2.與會人員不得因任何理由遲到（提前請假獲批者除外）。3.會議期間，與會者應(yīng)保持會場安靜，不得大聲喧嘩、高聲談笑，并將手機(jī)等通訊設(shè)備調(diào)至靜音狀態(tài)。4.會議期間，非與會人員不得隨意進(jìn)入會議室；遇特殊情況，應(yīng)即時(shí)與會議承辦部門取得聯(lián)系。5.會議組織者應(yīng)愛護(hù)會議室的公用設(shè)備設(shè)施，自覺保持會議室環(huán)境整潔。6.會議結(jié)束后，會議承辦部門應(yīng)及時(shí)關(guān)閉照明燈、空調(diào)，自覺清理會議室環(huán)境衛(wèi)生，關(guān)好門窗，并將所借設(shè)備、鑰匙及時(shí)歸還總裁辦公室會議紀(jì)律管理與審批流程體系第四部分在公共辦公區(qū)域禁止吸煙，禁煙區(qū)域包括：開敞辦公間、大廳、走廊等場所，員工可到消防通道內(nèi)指定地點(diǎn)吸煙。20XX年6月1日起執(zhí)行。如有違反者要求：熟悉，能夠清楚什么事情采用什么表單流程種類管理與審批流程體系合同審簽與支付費(fèi)用申請及報(bào)銷人力流程設(shè)計(jì)類（1、2）工程類（3、4、5、7、8）投發(fā)類（6、11、12）營銷類（8、9、15）資金類（13、14）行政類（18、19）一般類（16、17）行政類（20、21、22、29、30）投發(fā)類（23、24）資金類（25、27、28）人力類（26）31、32、33行政流程35、36、37、40、41、42、43法務(wù)流程34、37、38營銷