行政文件審批及公文寫(xiě)作規(guī)范指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類(lèi)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)部門(mén)日常行政管理工作中的文件審批流程及公文寫(xiě)作規(guī)范，涵蓋請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要等常用行政文種。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：年度工作計(jì)劃與總結(jié)審批、人事任免請(qǐng)示、跨部門(mén)協(xié)作函件、重要事項(xiàng)報(bào)告、規(guī)章制度發(fā)布、會(huì)議決議傳達(dá)等。通過(guò)規(guī)范操作，保證行政文件流轉(zhuǎn)高效、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、格式統(tǒng)一，提升行政管理效能。二、行政文件審批全流程詳解（一）文件擬稿責(zé)任主體：由事項(xiàng)發(fā)起部門(mén)指定專(zhuān)人（如某某）作為擬稿人，負(fù)責(zé)文件內(nèi)容的起草與初擬。內(nèi)容要求：明確文件核心目的，清晰闡述事項(xiàng)背景、具體需求、解決方案及預(yù)期效果；數(shù)據(jù)需準(zhǔn)確無(wú)誤，引用政策或依據(jù)需標(biāo)注具體文件名及文號(hào)（如“根據(jù)《公司管理辦法》（發(fā)〔2023〕5號(hào)）第三條規(guī)定”）；語(yǔ)言簡(jiǎn)練、邏輯清晰，避免口語(yǔ)化表述及歧義。格式初擬：按照本指南“公文寫(xiě)作規(guī)范要素指引”調(diào)整基礎(chǔ)格式，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、結(jié)構(gòu)等，保證框架完整。（二）部門(mén)審核審核主體：擬稿人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人（如某某）為第一審核人，重點(diǎn)對(duì)文件內(nèi)容的部門(mén)職責(zé)匹配度、可行性及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)。審核要點(diǎn)：是否符合部門(mén)工作實(shí)際，是否存在跨部門(mén)職責(zé)交叉或空白；方案是否具備可操作性，資源需求（人力、物力、財(cái)力）是否合理；文字表述是否規(guī)范，是否存在錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤等基礎(chǔ)問(wèn)題。反饋處理：審核通過(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在《行政文件審批單》上簽字確認(rèn)；需修改的，應(yīng)明確修改意見(jiàn)并退回?cái)M稿人調(diào)整，調(diào)整后重新提交審核。（三）會(huì)簽（涉及多部門(mén)時(shí)）啟動(dòng)條件：文件內(nèi)容涉及其他部門(mén)職責(zé)或需協(xié)同配合時(shí)（如跨部門(mén)項(xiàng)目申請(qǐng)、資源調(diào)配等），必須啟動(dòng)會(huì)簽流程。會(huì)簽流程：擬稿人根據(jù)文件內(nèi)容確定會(huì)簽部門(mén)（如涉及財(cái)務(wù)需會(huì)簽財(cái)務(wù)部，涉及人事需會(huì)簽人力資源部），通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《會(huì)簽單》發(fā)起；各會(huì)簽部門(mén)負(fù)責(zé)人（如財(cái)務(wù)部某某、人力資源部某某）在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)就部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的內(nèi)容提出意見(jiàn)并簽字；存在意見(jiàn)分歧時(shí)，由發(fā)起部門(mén)牽頭協(xié)調(diào)，達(dá)成一致后方可進(jìn)入下一步流程；若協(xié)調(diào)未果，需附上分歧說(shuō)明報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。（四）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)簽發(fā)權(quán)限：根據(jù)文件重要性及金額、影響范圍等，劃分不同層級(jí)簽發(fā)權(quán)限：一般事項(xiàng)：部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)（如某某）簽發(fā)；重要事項(xiàng)（如涉及10萬(wàn)元以上資金、重大制度調(diào)整）：分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)（如某某）簽發(fā)；特別重大事項(xiàng)（如公司戰(zhàn)略調(diào)整、重大投資決策）：需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子集體審議后，由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)要求：領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)文件內(nèi)容的合規(guī)性、決策的合理性進(jìn)行最終把關(guān)，在《審批單》“簽發(fā)意見(jiàn)”欄明確簽署“同意”“同意但需修改”或“不同意”的明確意見(jiàn)，并簽字、注明日期。（五）用印登記用印申請(qǐng)：文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，擬稿人持簽發(fā)完整的《審批單》及文件最終稿，到行政管理部門(mén)（如辦公室）申請(qǐng)用印。用印審核：行政管理人員核對(duì)文件內(nèi)容與簽發(fā)意見(jiàn)是否一致，《審批單》手續(xù)是否齊全（擬稿人、審核人、簽發(fā)人簽字完整），核對(duì)無(wú)誤后加蓋公司公章（或?qū)Ｓ谜拢?。用印登記：在《用印登記簿》中詳?xì)記錄文件名稱、用印日期、用印份數(shù)、經(jīng)辦人（某某）、簽發(fā)人等信息，保證可追溯。（六）分發(fā)歸檔分發(fā)范圍：根據(jù)文件主送機(jī)關(guān)及抄送范圍，通過(guò)OA系統(tǒng)、紙質(zhì)件或內(nèi)部郵件進(jìn)行分發(fā)，保證接收單位準(zhǔn)確無(wú)誤（如“主送：各分公司，抄送：公司領(lǐng)導(dǎo)”）。歸檔要求：分發(fā)完成后，擬稿人將文件最終稿（含《審批單》、會(huì)簽單原件）交至檔案管理部門(mén)（如檔案室），按照《檔案管理規(guī)定》進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存檔，電子版同步至公司文檔管理系統(tǒng)。三、公文寫(xiě)作規(guī)范要素指引（一）標(biāo)題構(gòu)成：一般采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”格式（如“公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”），簡(jiǎn)潔明確，避免使用模糊或冗長(zhǎng)表述（如“關(guān)于有關(guān)事項(xiàng)的請(qǐng)示”需修改為“關(guān)于設(shè)備采購(gòu)的請(qǐng)示”）。位置：居中排布，字體二號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，標(biāo)題中除法規(guī)、書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（二）主送機(jī)關(guān)標(biāo)注位置：標(biāo)題下方頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)，字體三號(hào)仿宋GB2312。規(guī)范要求：主送機(jī)關(guān)為多個(gè)時(shí)，按級(jí)別、性質(zhì)排序（如“各省、自治區(qū)、直轄市教育廳，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)教育局”），同類(lèi)機(jī)關(guān)間用頓號(hào)分隔，不同類(lèi)機(jī)關(guān)用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)后標(biāo)全角冒號(hào)。（三）結(jié)構(gòu)邏輯：采用“開(kāi)頭+主體+結(jié)尾”結(jié)構(gòu)，開(kāi)頭說(shuō)明發(fā)文依據(jù)或目的，主體闡述具體事項(xiàng)、措施，結(jié)尾提出執(zhí)行要求或期望（如“請(qǐng)各單位于X月X日前反饋落實(shí)情況”）。語(yǔ)言要求：使用書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化（如“趕緊處理”改為“請(qǐng)及時(shí)辦理”）；數(shù)字、計(jì)量單位等需規(guī)范（如年份用“2024年”，金額用“萬(wàn)元”）。字體段落：一般用三號(hào)仿宋GB2312，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體（如“一、”），二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體GB2312（如“（一）”）。（四）附件標(biāo)注規(guī)范：結(jié)束后另起一行空2字符標(biāo)注“附件：”，后加冒號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)（如“附件：1.《項(xiàng)目預(yù)算表》”）；若有多個(gè)附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號(hào)（如“附件：1.方案2.名單”）。內(nèi)容要求：附件應(yīng)與內(nèi)容緊密相關(guān)，格式規(guī)范，需在中注明“詳見(jiàn)附件”等提示。（五）發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)：應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如“公司”或“公司辦公室”），字體三號(hào)仿宋GB2312，居中排印，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月15日”），字體三號(hào)仿宋GB2312，居右排布，后標(biāo)全角冒號(hào)。（六）頁(yè)碼與版記頁(yè)碼：頁(yè)碼用四號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)字編排在頁(yè)腳居中位置，如“-1-”，頁(yè)碼數(shù)字左右各放一條一字線。版記：公文一般需標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)（如“抄送：公司各部門(mén)”）、印發(fā)機(jī)關(guān)（如“公司辦公室”）和印發(fā)日期（如“2024年3月15日印發(fā)”），字體三號(hào)仿宋GB2312，分左右兩排，左排抄送機(jī)關(guān)，右排印發(fā)機(jī)關(guān)及日期。四、常用模板與表格工具（一）行政文件審批單項(xiàng)目?jī)?nèi)容文件名稱（例：《公司2024年度差旅費(fèi)管理辦法》）密級(jí)□普通□秘密□機(jī)密（根據(jù)文件重要性勾選）擬稿部門(mén)（例：行政部）擬稿人某某聯(lián)系方式（內(nèi)部短號(hào)，如8888）文件主送機(jī)關(guān)（例：各分公司、各部門(mén)）會(huì)簽部門(mén)/意見(jiàn)1.財(cái)務(wù)部：某某（簽字）年月日2.人力資源部：某某（簽字）年月日審核部門(mén)/意見(jiàn)（部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字）某某年月日簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)/意見(jiàn)（分管領(lǐng)導(dǎo)/主要領(lǐng)導(dǎo)簽字）某某年月日用印份數(shù)（例：10份）分發(fā)范圍（例：各分公司、存檔2份）備注（例：需附《差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)明細(xì)表》）（二）公文格式模板（以“通知”為例）公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知各分公司、各部門(mén)：為貫徹落實(shí)國(guó)家安全生產(chǎn)法規(guī)要求，排查安全隱患，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)安全，根據(jù)《公司安全生產(chǎn)管理制度》（發(fā)〔2023〕8號(hào)）規(guī)定，現(xiàn)將開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)檢查有關(guān)事項(xiàng)通知一、檢查時(shí)間2024年4月1日至4月30日。二、檢查內(nèi)容（一）安全生產(chǎn)責(zé)任制落實(shí)情況；（二）消防設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀況；（三）特種設(shè)備定期檢測(cè)及維護(hù)記錄；（四）員工安全培訓(xùn)教育檔案。三、工作要求（一）各單位需成立專(zhuān)項(xiàng)檢查小組，于4月5日前將檢查方案報(bào)安全部備案；（二）對(duì)檢查發(fā)覺(jué)的問(wèn)題，需建立整改臺(tái)賬，明確責(zé)任人及完成時(shí)限，并于5月10日前提交整改報(bào)告。特此通知。公司（公章）2024年3月20日五、常見(jiàn)問(wèn)題與操作提示（一）格式規(guī)范類(lèi)標(biāo)題冗長(zhǎng)或缺失要素：避免使用“關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告”（“請(qǐng)示”和“報(bào)告”為不同文種，不可混用），標(biāo)題需包含發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素。主送機(jī)關(guān)混亂：不可將“主送”與“抄送”混淆，主送機(jī)關(guān)為需執(zhí)行文件內(nèi)容的單位，抄送機(jī)關(guān)為需知曉內(nèi)容的單位。附件標(biāo)注缺失：提及附件但未在文末標(biāo)注，或附件名稱與實(shí)際內(nèi)容不符，需保證附件標(biāo)注與一致。（二）內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)類(lèi)數(shù)據(jù)未核實(shí)：文件中涉及的金額、數(shù)量、日期等數(shù)據(jù)需反復(fù)核對(duì)，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致決策失誤。表述模糊：避免使用“盡快”“大概”等模糊詞匯，需明確具體時(shí)間、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)（如“請(qǐng)于3月31日前完成”改為“請(qǐng)于2024年3月31日17:00前完成”）。依據(jù)缺失：提出要求或方案時(shí)，需注明政策或制度依據(jù)，保證文件內(nèi)容合法合規(guī)。（三）流程合規(guī)類(lèi)越級(jí)簽發(fā)：未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核直接報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或繞過(guò)會(huì)簽環(huán)節(jié)涉及多部門(mén)事項(xiàng)，需嚴(yán)格按照簽發(fā)權(quán)限及流程操作。用印手續(xù)不全：未持完整簽發(fā)的《審批單》申請(qǐng)用印，或用印后未及時(shí)登記，需保證用印前手續(xù)齊全，用印后及時(shí)記錄。歸檔延遲：文件分發(fā)后未及時(shí)交至檔案管理部門(mén)，導(dǎo)致電子版與紙質(zhì)版不同步，需在文件印發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（四）語(yǔ)言表達(dá)類(lèi)口語(yǔ)化表述：避免使用“這個(gè)”“那個(gè)”等口語(yǔ)詞匯，公文需使用規(guī)范書(shū)面語(yǔ)（如“該方案”代替“這個(gè)