內(nèi)部溝通平臺(tái)使用規(guī)范及消息模板一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范內(nèi)部溝通平臺(tái)的使用，提升信息傳遞效率，保證跨部門協(xié)作順暢，保障溝通內(nèi)容的專業(yè)性與安全性，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于全體員工通過(guò)內(nèi)部溝通平臺(tái)（如企業(yè)釘釘?shù)龋╅_(kāi)展的工作溝通，涵蓋日常協(xié)作、事務(wù)通知、進(jìn)度同步等場(chǎng)景。二、典型溝通場(chǎng)景與需求說(shuō)明（一）跨部門協(xié)作推進(jìn)當(dāng)項(xiàng)目需多部門配合（如市場(chǎng)部與產(chǎn)品部聯(lián)合推廣新功能），或需協(xié)調(diào)資源解決跨部門問(wèn)題時(shí)，通過(guò)平臺(tái)發(fā)起協(xié)作溝通，明確職責(zé)分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免信息斷層。（二）項(xiàng)目進(jìn)度同步項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，定期向團(tuán)隊(duì)成員、上級(jí)及相關(guān)方同步進(jìn)展（如周報(bào)、里程碑完成情況），保證各方對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)有清晰認(rèn)知，及時(shí)發(fā)覺(jué)并解決風(fēng)險(xiǎn)。（三）緊急事務(wù)通知遇突發(fā)情況（如系統(tǒng)臨時(shí)維護(hù)、會(huì)議時(shí)間緊急調(diào)整），需快速告知相關(guān)人員，保證信息觸達(dá)及時(shí)，減少因信息延遲造成的工作影響。（四）審批流程提醒員工發(fā)起審批（如報(bào)銷、請(qǐng)假、用印申請(qǐng)）后，通過(guò)平臺(tái)提醒審批人處理，同步審批進(jìn)度，避免流程卡滯。（五）新人入職引導(dǎo)HR或部門負(fù)責(zé)人通過(guò)平臺(tái)向新員工發(fā)送入職指引（如工位安排、賬號(hào)開(kāi)通、團(tuán)隊(duì)介紹），幫助新人快速融入團(tuán)隊(duì)。（六）知識(shí)經(jīng)驗(yàn)分享員工將工作心得、行業(yè)資訊、操作技巧等通過(guò)平臺(tái)分享，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)知識(shí)沉淀與能力提升。三、平臺(tái)操作指引（一）基礎(chǔ)設(shè)置與賬號(hào)管理登錄與狀態(tài)設(shè)置：?jiǎn)T工首次登錄需完成實(shí)名認(rèn)證，并根據(jù)工作狀態(tài)設(shè)置“在線”“忙碌”“會(huì)議中”“離開(kāi)”等狀態(tài)，方便同事判斷溝通時(shí)機(jī)。個(gè)人信息維護(hù)：及時(shí)更新聯(lián)系方式、所屬部門、崗位職責(zé)等信息，保證通訊錄準(zhǔn)確性；頭像建議使用職業(yè)照，提升辨識(shí)度。（二）消息發(fā)送規(guī)范接收人選擇：?jiǎn)螌?duì)單溝通：明確對(duì)象，避免誤發(fā)；群聊溝通：僅邀請(qǐng)直接相關(guān)成員，無(wú)關(guān)人員及時(shí)移出，群聊名稱需體現(xiàn)核心主題（如“項(xiàng)目組-需求討論群”）；部門通知：通過(guò)“部門公告”功能發(fā)送，保證全員覆蓋。標(biāo)題與內(nèi)容撰寫：標(biāo)題簡(jiǎn)潔明了，包含核心事由（如“【審批提醒】*的差旅報(bào)銷申請(qǐng)”）；內(nèi)容條理清晰，優(yōu)先使用分點(diǎn)、分段說(shuō)明，關(guān)鍵信息（如時(shí)間、節(jié)點(diǎn)、負(fù)責(zé)人）可加粗或標(biāo)紅；避免發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容（如閑聊、廣告），群聊中減少刷屏式發(fā)言。文件傳輸要求：文件命名規(guī)范：格式為“文件主題-版本號(hào)-人-日期”（如“產(chǎn)品需求文檔V1.0-*20231025”）；大文件建議使用平臺(tái)“云盤”功能分享，附提取碼或直接；敏感文件（如未公開(kāi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）需加密并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。（三）群聊與協(xié)作功能使用群聊管理：群主需定期清理inactive成員，明確群聊規(guī)則（如“工作時(shí)間內(nèi)回復(fù)消息時(shí)限為2小時(shí)”）；重要群聊可設(shè)置“群公告”置頂關(guān)鍵信息。任務(wù)分配：通過(guò)平臺(tái)“任務(wù)”功能創(chuàng)建任務(wù)，明確任務(wù)名稱、描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間，完成后及時(shí)更新?tīng)顟B(tài)，便于跟進(jìn)進(jìn)度。日程同步：發(fā)起會(huì)議或約定時(shí)間節(jié)點(diǎn)時(shí)，使用“日程”功能邀請(qǐng)相關(guān)人員，系統(tǒng)自動(dòng)同步至對(duì)方日歷，避免時(shí)間沖突。（四）消息跟進(jìn)與反饋未讀消息處理：收到工作消息后，若無(wú)法立即處理，需回復(fù)“已收到，將在時(shí)間前回復(fù)”，避免對(duì)方誤判；重要消息需在24小時(shí)內(nèi)給予明確反饋。溝通閉環(huán)：任務(wù)或問(wèn)題溝通后，需確認(rèn)結(jié)果（如“需求文檔已確認(rèn)，按方案推進(jìn)”），保證信息傳遞完整，避免“已讀未回”。四、消息模板參考（一）跨部門協(xié)作消息模板場(chǎng)景模板內(nèi)容項(xiàng)目協(xié)作發(fā)起【協(xié)作需求】項(xiàng)目-市場(chǎng)推廣方案對(duì)接接收人：產(chǎn)品部、設(shè)計(jì)部、市場(chǎng)部1.協(xié)作背景：為推進(jìn)產(chǎn)品上線，需聯(lián)合產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、市場(chǎng)部確定推廣方案；2.核心需求：-產(chǎn)品部：提供產(chǎn)品核心功能賣點(diǎn)（10月28日前）；-設(shè)計(jì)部：根據(jù)賣點(diǎn)設(shè)計(jì)3版海報(bào)初稿（11月2日前）；-市場(chǎng)部：制定推廣渠道預(yù)算（10月30日前）；3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)：方案定稿時(shí)間為11月5日，請(qǐng)各部門提前預(yù)留溝通時(shí)間；4.聯(lián)系人：市場(chǎng)部（電話：，企業(yè)：）。（二）項(xiàng)目進(jìn)度同步模板場(chǎng)景模板內(nèi)容周進(jìn)度匯報(bào)【項(xiàng)目周報(bào)-10月第4周】組接收人：部門經(jīng)理、項(xiàng)目組全員本周完成：1.完成用戶調(diào)研報(bào)告初稿，覆蓋100名目標(biāo)用戶；2.前端開(kāi)發(fā)完成登錄模塊、首頁(yè)UI搭建；下周計(jì)劃：1.優(yōu)化用戶調(diào)研報(bào)告，補(bǔ)充競(jìng)品分析（11月1日前）；2.后端開(kāi)發(fā)訂單接口對(duì)接（11月3日前）；風(fēng)險(xiǎn)與支持：訂單接口依賴第三方系統(tǒng)，需技術(shù)部*協(xié)助確認(rèn)對(duì)接文檔（11月2日前完成）。（三）緊急事務(wù)通知模板場(chǎng)景模板內(nèi)容系統(tǒng)緊急維護(hù)【緊急通知】系統(tǒng)今晚22:00-24:00臨時(shí)維護(hù)接收人：全體員工各位同事：因服務(wù)器升級(jí)，系統(tǒng)將于今晚22:00-24:00暫停服務(wù)，期間無(wú)法登錄及使用相關(guān)功能；影響范圍：線上業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)查詢等功能暫停；替代方案：緊急事務(wù)可通過(guò)企業(yè)聯(lián)系（電話：），或使用備用系統(tǒng)（路徑：*）；感謝配合，由此帶來(lái)的不便敬請(qǐng)諒解。（四）審批流程提醒模板場(chǎng)景模板內(nèi)容報(bào)銷審批提醒【審批提醒】的差旅報(bào)銷申請(qǐng)（單號(hào)：）接收人：審批人經(jīng)理您好，員工提交的10月差旅報(bào)銷申請(qǐng)（單號(hào)：BP20231025-001）待您審批，報(bào)銷金額合計(jì)元，主要費(fèi)用：交通費(fèi)元、住宿費(fèi)元；審批入口：[此處跳轉(zhuǎn)審批頁(yè)面]（或：企業(yè)-工作臺(tái)-審批中心）；截止時(shí)間：請(qǐng)于11月1日前完成審批，避免影響員工報(bào)銷進(jìn)度；如有疑問(wèn)，可聯(lián)系（電話：）。（五）新人入職引導(dǎo)模板場(chǎng)景模板內(nèi)容入職第一天通知【歡迎新同事】加入部門！接收人：部門全員、HR各位同事：歡迎（崗位：）于今日加入部門，主要負(fù)責(zé)工作；入職指引：1.工位：3樓301室，工位號(hào)：A15；2.賬號(hào)：企業(yè)已開(kāi)通，密碼初始為，請(qǐng)及時(shí)修改；3.今日安排：10:00HR*帶領(lǐng)辦理入職手續(xù)，14:00部門對(duì)接會(huì)；請(qǐng)大家多多關(guān)照，幫助新人快速融入團(tuán)隊(duì)！五、使用注意事項(xiàng)（一）信息準(zhǔn)確性與時(shí)效性發(fā)送消息前需核對(duì)內(nèi)容準(zhǔn)確性，尤其是時(shí)間、金額、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致工作失誤；緊急通知需第一時(shí)間發(fā)送，并確認(rèn)接收人已讀，必要時(shí)通過(guò)電話二次提醒。（二）溝通禮儀與隱私保護(hù)使用文明用語(yǔ)，避免情緒化表達(dá)或攻擊性言論，群聊中尊重他人發(fā)言，不隨意打斷；嚴(yán)禁泄露公司敏感信息（如未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私、商業(yè)計(jì)劃），發(fā)送文件前檢查是否包含涉密內(nèi)容；不隨意轉(zhuǎn)發(fā)未經(jīng)證實(shí)的信息，對(duì)來(lái)源不明的消息需核實(shí)后再傳播。（三）平臺(tái)功能合理使用非緊急情況避免在工作時(shí)間外發(fā)送消息，確需加班溝通的，可提前說(shuō)明；定期清理無(wú)用群聊和文件，保持平臺(tái)界面整潔，重要消息及時(shí)收藏歸檔；遇平臺(tái)系統(tǒng)故障時(shí)，及時(shí)聯(lián)系IT支持（電話：*），同時(shí)啟用備