采購(gòu)審批流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工具集一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具集適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”）的采購(gòu)活動(dòng)管理，涵蓋日常辦公物資采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)、服務(wù)類采購(gòu)（如咨詢、維護(hù)等）等多種場(chǎng)景。具體包括：常規(guī)采購(gòu)：?jiǎn)未尾少?gòu)金額在單位小額采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)（如5000元以下）的零星物資或服務(wù)；專項(xiàng)采購(gòu)：?jiǎn)未尾少?gòu)金額超過(guò)小額標(biāo)準(zhǔn)，或涉及批量采購(gòu)、定制化服務(wù)的項(xiàng)目；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、應(yīng)急保障）需快速實(shí)施的采購(gòu)，需遵循特殊審批流程；年度框架采購(gòu)：通過(guò)年度招標(biāo)確定的供應(yīng)商框架協(xié)議下的分批次采購(gòu)。通過(guò)規(guī)范流程，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效，實(shí)現(xiàn)成本控制、質(zhì)量保障及責(zé)任可追溯。二、全流程操作指引（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)?zhí)岢鲂枨螅盒枨蟛块T(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、預(yù)算科目及期望交付時(shí)間。部門(mén)初審：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（*）審核需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)管理部門(mén)。（二）采購(gòu)部門(mén)審核與立項(xiàng)合規(guī)性審核：采購(gòu)管理部門(mén)（*）核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)是否符合單位采購(gòu)政策（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等），檢查預(yù)算是否充足。立項(xiàng)確認(rèn)：小額采購(gòu)：審核通過(guò)后，直接進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行階段；專項(xiàng)采購(gòu)：需編制《采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)表》（見(jiàn)模板2），明確采購(gòu)方式（公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)或單一來(lái)源采購(gòu)），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批。（三）采購(gòu)方式確定與執(zhí)行采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)金額、項(xiàng)目特性及政策要求，確定采購(gòu)方式：公開(kāi)招標(biāo)：?jiǎn)雾?xiàng)預(yù)算達(dá)到單位招標(biāo)限額（如10萬(wàn)元以上）且通用性強(qiáng)的物品/服務(wù)；邀請(qǐng)招標(biāo)：從合格供應(yīng)商庫(kù)中隨機(jī)抽取3家及以上單位參與；詢價(jià)：3家及以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，擇優(yōu)選擇（適用于標(biāo)準(zhǔn)化貨物）；競(jìng)爭(zhēng)性談判：技術(shù)復(fù)雜或需求不明確的項(xiàng)目，多輪談判后確定供應(yīng)商；單一來(lái)源：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、定向采購(gòu)）。供應(yīng)商選擇：公開(kāi)/邀請(qǐng)招標(biāo)：按單位招標(biāo)流程發(fā)布公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)，形成評(píng)標(biāo)報(bào)告；詢價(jià)：向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)后確定；談判/單一來(lái)源：與供應(yīng)商協(xié)商擬定合同條款，報(bào)法務(wù)部門(mén)（*）審核。（四）合同擬定與審批合同起草：采購(gòu)管理部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商確定結(jié)果，擬定采購(gòu)合同（模板3），明確標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等核心條款。合同審批：法務(wù)部門(mén)（*）審核合同合規(guī)性；財(cái)務(wù)部門(mén)（*）審核付款條款與預(yù)算匹配度；分管領(lǐng)導(dǎo)（）及單位負(fù)責(zé)人（）按審批權(quán)限簽字確認(rèn)。（五）履約與驗(yàn)收交付與初驗(yàn)：供應(yīng)商按合同約定交付物品/服務(wù)，需求部門(mén)與采購(gòu)管理部門(mén)共同進(jìn)行初驗(yàn)，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、外觀等，填寫(xiě)《到貨驗(yàn)收單》（模板4）。終驗(yàn)確認(rèn)：技術(shù)復(fù)雜項(xiàng)目：可組織技術(shù)專家（*）、使用部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合驗(yàn)收；服務(wù)類項(xiàng)目：按服務(wù)周期階段性驗(yàn)收，形成《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（模板5）。（六）付款與歸檔付款申請(qǐng)：財(cái)務(wù)部門(mén)（*）憑審批通過(guò)的合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票），辦理付款手續(xù)，填寫(xiě)《付款審批單》（模板6）。資金支付：按合同約定方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）完成付款，留存支付憑證。資料歸檔：采購(gòu)管理部門(mén)將采購(gòu)申請(qǐng)、審批文件、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、票據(jù)等資料整理歸檔，保存期限不少于5年。三、核心工具模板清單模板1：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目資金來(lái)源用途說(shuō)明□日常辦公□設(shè)備更新□項(xiàng)目實(shí)施□其他________期望交付時(shí)間部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：__________日期：__________模板2：采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)表項(xiàng)目名稱項(xiàng)目編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)采購(gòu)內(nèi)容預(yù)算金額（元）資金來(lái)源采購(gòu)方式□公開(kāi)招標(biāo)□邀請(qǐng)招標(biāo)□競(jìng)爭(zhēng)性談判□詢價(jià)□單一來(lái)源立項(xiàng)理由采購(gòu)管理部門(mén)意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________簽字：__________日期：__________模板3：采購(gòu)合同（核心條款摘要）合同編號(hào)：__________甲方（采購(gòu)方）：__________乙方（供應(yīng)商）：__________標(biāo)的物/服務(wù)：名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（詳見(jiàn)附件）合同金額：__________元（大寫(xiě)：__________）交付時(shí)間：______年_月_日前驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：符合國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及合同約定技術(shù)參數(shù)付款方式：□預(yù)付30%□到貨驗(yàn)收后付60%□質(zhì)保期滿付10%違約責(zé)任：逾期交貨/服務(wù)不符，乙方按日償付合同總額0.05%違約金…模板4：到貨驗(yàn)收單合同編號(hào)供應(yīng)商名稱到貨日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位初驗(yàn)結(jié)果□合格□不合格（問(wèn)題描述：__________）驗(yàn)收人員需求部門(mén)：__________采購(gòu)部門(mén)：__________日期：__________模板5：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收小組成員需求部門(mén)：__________技術(shù)專家：__________采購(gòu)部門(mén)：__________驗(yàn)收內(nèi)容技術(shù)參數(shù)、服務(wù)質(zhì)量、交付成果等（附詳細(xì)清單）驗(yàn)收結(jié)論□通過(guò)□有條件通過(guò)（整改要求：__________）□不通過(guò)簽字確認(rèn)驗(yàn)收小組組長(zhǎng)：__________日期：__________模板6：付款審批單合同編號(hào)供應(yīng)商名稱應(yīng)付金額（元）申請(qǐng)付款階段付款依據(jù)□合同□驗(yàn)收?qǐng)?bào)告□發(fā)票（號(hào)碼：__________）財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________簽字：__________日期：__________四、關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算控制：采購(gòu)申請(qǐng)金額不得超過(guò)部門(mén)預(yù)算，超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。審批時(shí)效：各部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成初審，采購(gòu)管理部門(mén)在3個(gè)工作日內(nèi)確定采購(gòu)方式，緊急采購(gòu)可啟動(dòng)“綠色通道”，但需事后補(bǔ)全手續(xù)。供應(yīng)商管理：優(yōu)先從單位合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇，新供應(yīng)商需提交資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）由采購(gòu)部門(mén)審核備案，避免“人情采購(gòu)”“暗箱操作”。合規(guī)底線：嚴(yán)禁化整為零規(guī)避