供應商資質(zhì)審核標準化流程手冊一、手冊編制目的為規(guī)范企業(yè)供應商資質(zhì)審核工作，保證供應商具備合法合規(guī)的經(jīng)營資質(zhì)、穩(wěn)定的履約能力及符合行業(yè)要求的質(zhì)量保障水平，防范合作風險，保障供應鏈穩(wěn)定，特制定本手冊。本手冊旨在為采購、質(zhì)控、法務等相關部門提供統(tǒng)一、可操作的審核指引，實現(xiàn)資質(zhì)審核流程的標準化、透明化與高效化。二、適用范圍與情境本手冊適用于企業(yè)各類供應商的資質(zhì)管理工作，具體包括以下情境：新供應商準入審核：首次與企業(yè)建立合作關系的供應商，需完成全流程資質(zhì)審核?，F(xiàn)有供應商定期復審：已合作供應商在合同到期前（通常為每年或每合同周期），需重新核驗資質(zhì)有效性。供應商資質(zhì)變更復核：供應商在合作期間發(fā)生關鍵資質(zhì)信息變更（如名稱、法人、經(jīng)營范圍、認證證書升級等），需對變更內(nèi)容進行專項審核。高風險專項核查：針對特定行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械、危化品等）或涉及重要物資供應的供應商，根據(jù)監(jiān)管要求或風險預警開展的額外資質(zhì)核查。三、標準化操作流程（一）需求發(fā)起與資料清單下發(fā)需求發(fā)起采購部門根據(jù)業(yè)務需求（如新品開發(fā)、項目招標、合同續(xù)簽等），填寫《供應商資質(zhì)審核申請表》（見附件1），明確供應商名稱、合作類型、所需資質(zhì)類型及審核優(yōu)先級，提交至資質(zhì)審核小組（通常由采購、質(zhì)控、法務部門組成）。資質(zhì)審核小組在收到申請后1個工作日內(nèi)確認審核需求，明確審核負責人（如主管）。資料清單下發(fā)審核負責人向供應商發(fā)放《供應商資質(zhì)資料清單》（見附件2），清單需包含以下核心資料（根據(jù)行業(yè)特性可調(diào)整）：基礎資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照（副本）、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一證書）；行業(yè)許可：如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證等（根據(jù)行業(yè)要求）；資質(zhì)等級：如ISO9001質(zhì)量管理體系認證、ISO14001環(huán)境管理體系認證、行業(yè)資質(zhì)等級證書等；履約能力證明：近3年財務報表、主要合作案例合同（需隱去敏感信息）、相關業(yè)績證明材料；其他：供應商法定代表人證件號碼明、授權委托書（如由經(jīng)辦人辦理）、產(chǎn)品檢測報告（如涉及）。清單需注明資料提交時限（通常為5個工作日）、格式要求（如復印件需加蓋公章、掃描件需清晰可辨）及提交方式（電子版+紙質(zhì)版）。（二）資料收集與完整性初審資料收集供應商在規(guī)定時限內(nèi)提交資料，審核負責人通過指定渠道（如企業(yè)郵箱、協(xié)同平臺）接收，并同步記錄接收時間。對紙質(zhì)資料，需核對與電子版的一致性；對逾期未提交的，需由采購部門聯(lián)系供應商催辦，并記錄原因。完整性初審審核負責人對照《供應商資質(zhì)資料清單》，逐項檢查資料的完整性，重點核對：是否存在清單內(nèi)資料缺失；資料是否為最新版本（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，認證證書是否在有效認證周期內(nèi)）；資料簽字、蓋章是否完整（如復印件需加蓋公章，法定代表人簽字處是否簽字）。初審結(jié)果分為“資料完整”和“資料不完整”兩類：資料完整：進入下一階段審核；資料不完整：向供應商一次性列明缺失項，要求在2個工作日內(nèi)補充，逾期未補充且無合理解釋的，視為初審不通過。（三）資質(zhì)合規(guī)性與真實性核驗合規(guī)性審核法務部門負責審核資質(zhì)的合規(guī)性，重點核查：營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍是否與擬合作業(yè)務一致；行業(yè)許可證是否在有效期內(nèi)且許可范圍覆蓋合作內(nèi)容；認證證書是否由國家認可機構頒發(fā)（如CNAS認證），認證范圍是否匹配企業(yè)產(chǎn)品或服務標準；特殊行業(yè)資質(zhì)是否符合國家強制性規(guī)定（如?；饭绦璩钟小段ｋU化學品經(jīng)營許可證》）。對不符合合規(guī)性要求的，需明確具體問題（如“經(jīng)營范圍未包含類產(chǎn)品銷售”），并記錄于《資質(zhì)審核記錄表》（見附件3）。真實性核驗審核負責人通過以下方式核驗資料真實性：官方渠道查驗：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“國家認監(jiān)委認證認可業(yè)務信息統(tǒng)一查詢平臺”等官方網(wǎng)站，核實營業(yè)執(zhí)照、認證證書等信息的真實性；交叉驗證：對比供應商提供的財務報表、合作案例等資料，與第三方公開信息（如企業(yè)官網(wǎng)、行業(yè)媒體報道）進行一致性核對；函證確認：對關鍵資質(zhì)（如行業(yè)許可證、重大業(yè)績證明），可向發(fā)證單位或合作方發(fā)送《資質(zhì)核實函》（見附件4），確認資質(zhì)有效性。發(fā)覺虛假資料的，立即終止審核流程，并將供應商納入“黑名單”，同時通知采購部門暫停合作。（四）現(xiàn)場核查（如需）啟動條件以下情況需開展現(xiàn)場核查：涉及高風險行業(yè)或高價值物資供應的供應商；資料審核中存在疑點，需實地核實（如財務報表與實際經(jīng)營規(guī)模不符）；定期復審中供應商資質(zhì)等級發(fā)生升級，需核實升級條件的真實性。核查內(nèi)容現(xiàn)場核查小組（由審核負責人、質(zhì)控專員、采購代表組成）重點核查：經(jīng)營場所：是否與營業(yè)執(zhí)照地址一致，生產(chǎn)/辦公場所是否穩(wěn)定；生產(chǎn)/服務能力：設備配置、工藝流程、技術水平是否滿足合作需求；質(zhì)量管控：是否建立質(zhì)量管理體系（如ISO9001），是否有完整的質(zhì)量控制記錄；人員配置：關鍵崗位人員（如技術負責人、質(zhì)量負責人）是否具備相應資質(zhì)；履約保障：倉儲物流、售后服務等配套能力是否與承諾一致。核查記錄核查小組填寫《現(xiàn)場核查記錄表》（見附件5），詳細記錄核查情況、發(fā)覺的問題（如“部分生產(chǎn)設備未定期維護”），并由供應商現(xiàn)場負責人簽字確認。對存在問題的，需明確整改要求及期限（通常為3-5個工作日）。（五）綜合評審與結(jié)果判定綜合評審資質(zhì)審核小組根據(jù)資料審核、現(xiàn)場核查（如需）結(jié)果，對供應商進行綜合評分，評分標準參考《供應商資質(zhì)審核評分表》（見附件6），主要維度包括：資質(zhì)完整性（30分）：資料是否齊全、有效；合規(guī)性（30分）：是否符合法律法規(guī)及行業(yè)要求；真實性（20分）：資料是否真實可驗證；履約能力（20分）：生產(chǎn)、質(zhì)量、服務等能力是否達標。結(jié)果判定根據(jù)綜合評分結(jié)果，判定審核等級：通過（≥80分）：供應商具備合作資質(zhì)，可進入商務談判或合同簽訂階段；有條件通過（60-79分）：供應商存在輕微缺陷（如部分資料未更新），需在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，整改后復核通過方可合作；不通過（＜60分）：供應商存在重大缺陷（如資質(zhì)造假、關鍵許可缺失），終止審核，不予合作。（六）結(jié)果反饋與資料歸檔結(jié)果反饋審核通過：審核負責人向供應商發(fā)放《供應商資質(zhì)審核通過通知書》（見附件7），明確資質(zhì)有效期（通常為1年，與合同周期一致）及后續(xù)合作要求。有條件通過：發(fā)放《供應商資質(zhì)整改通知書》（見附件8），列明整改項、整改及時限，整改完成后供應商需提交整改證明，審核小組復核通過后發(fā)放通過通知書。審核不通過：發(fā)放《供應商資質(zhì)審核不通過通知書》（見附件9），說明不通過原因，并告知供應商可在3個月內(nèi)補充資料重新申請（僅限非重大缺陷情況）。資料歸檔審核結(jié)束后，審核負責人將以下資料整理歸檔，保存期限不少于供應商合作結(jié)束后3年：《供應商資質(zhì)審核申請表》《資質(zhì)審核記錄表》《現(xiàn)場核查記錄表》《供應商資質(zhì)審核評分表》；供應商提交的全部資質(zhì)資料（原件或復印件）；審核結(jié)果通知書（通過/不通過/整改）及整改證明材料；官方渠道查驗截圖、函證確認文件等真實性核驗材料。四、配套工具表單附件1：供應商資質(zhì)審核申請表申請部門申請日期申請類型供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼合作業(yè)務類型擬合作產(chǎn)品/服務審核優(yōu)先級（高/中/低）審核負責人所需資質(zhì)清單（可附頁）部門負責人意見：簽字：日期：附件2：供應商資質(zhì)資料清單序號資料名稱份數(shù)是否提供（是/否）備注1營業(yè)執(zhí)照（副本）1份需加蓋公章2行業(yè)經(jīng)營許可證1份如涉及3ISO9001認證證書1份需在有效期內(nèi)……………附件3：資質(zhì)審核記錄表供應商名稱審核階段審核日期審核人審核項目審核標準審核結(jié)果（通過/不通過）問題描述營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)行業(yè)許可許可范圍是否匹配…………附件4：資質(zhì)核實函核實單位名稱供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼核實資質(zhì)項資質(zhì)證書編號發(fā)證日期核實內(nèi)容□資質(zhì)真實性□資質(zhì)有效期□資質(zhì)范圍請貴單位于核實截止日期前（YYYY年MM月DD日）書面或郵件回復核實結(jié)果，聯(lián)系人：審核負責人，電話：-。附件5：現(xiàn)場核查記錄表供應商名稱核查日期核查地點核查小組核查項目核查內(nèi)容是否符合（是/否）問題描述經(jīng)營場所與營業(yè)執(zhí)照地址一致生產(chǎn)設備設備數(shù)量、狀態(tài)滿足需求…………供應商簽字：日期：附件6：供應商資質(zhì)審核評分表評分維度評分標準得分備注資料完整性資料齊全且有效，30分；每缺失1項扣5分合規(guī)性完全符合法規(guī)及行業(yè)要求，30分；每存在1項違規(guī)扣10分真實性資料真實可驗證，20分；發(fā)覺1項虛假資料直接0分履約能力生產(chǎn)、質(zhì)量、服務能力達標，20分；每存在1項缺陷扣5分總分附件7：供應商資質(zhì)審核通過通知書供應商名稱審核通過日期資質(zhì)有效期至審核結(jié)論：經(jīng)審核，貴單位資質(zhì)符合我司合作要求，準予準入/續(xù)審通過。后續(xù)要求：請于資質(zhì)有效期內(nèi)，保證資質(zhì)持續(xù)有效，如有變更需及時書面告知。簽發(fā)部門：資質(zhì)審核小組日期：附件8：供應商資質(zhì)整改通知書供應商名稱審核日期整改期限整改項問題描述整改要求資料更新營業(yè)社會信用代碼未更新提供最新營業(yè)執(zhí)照………簽發(fā)部門：資質(zhì)審核小組日期：附件9：供應商資質(zhì)審核不通過通知書供應商名稱審核日期不通過原因□資料造假□關鍵資質(zhì)缺失□不符合行業(yè)要求□其他：復議說明：如對結(jié)果有異議，可在收到本通知書3個工作日內(nèi)提交書面申訴材料至資質(zhì)審核小組。簽發(fā)部門：資質(zhì)審核小組日期：五、關鍵控制要點審核依據(jù)標準化：所有審核需嚴格依據(jù)國家法律法規(guī)（如《公司法》《產(chǎn)品質(zhì)量法》）、行業(yè)監(jiān)管要求及企業(yè)內(nèi)部《供應商管理制度》執(zhí)行，避免主觀判斷。資料真實性核驗：官方渠道查驗、交叉驗證、函證確認需留存書面記錄，保證核驗過程可追溯，防范虛假資質(zhì)風險。審核時限控制：資料收集后5個工作日內(nèi)完成初審，初審通過后3個工作日內(nèi)完成合規(guī)性與真實性核驗，現(xiàn)場核查需在7個工作日內(nèi)完成（不含整改時間），保證審核效率。保密要求：審核過程中接觸的供應商資質(zhì)信息、經(jīng)營數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容，需嚴格遵守企業(yè)保密規(guī)定，嚴禁泄露或用于非審核用途。資質(zhì)動態(tài)監(jiān)控：對已通過審核的供應商，需建立《供應商資質(zhì)臺賬》（見附件10），定期（每季度）核驗資質(zhì)有效期，臨近到期前1個月提醒供應商續(xù)證，避免資質(zhì)過期導致合作風險。異常情況處理：審核中發(fā)覺供應商存在重大風險（如被列入經(jīng)營異常名錄、涉及重大訴訟等），需立即暫停審核流程，上報管理層決策，并啟動風險應對預案。六、附則本手冊由資質(zhì)審核