采購流程管理手冊流程規(guī)范及文件存檔一、手冊概述本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購全流程操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，同時實現(xiàn)采購文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理與可追溯性。適用于企業(yè)各部門的各類采購行為，包括但不限于物料采購、服務(wù)采購、設(shè)備采購等場景，覆蓋從需求提出到文件歸檔的全生命周期管理。二、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用主體企業(yè)內(nèi)部所有需發(fā)起采購業(yè)務(wù)的部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部等）及采購執(zhí)行部門（如采購部）。（二）適用采購類型常規(guī)采購：日常生產(chǎn)運營所需的原材料、辦公用品等標(biāo)準(zhǔn)化物資；項目采購：特定項目實施所需的設(shè)備、技術(shù)服務(wù)等非標(biāo)準(zhǔn)化物資或服務(wù)；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需快速響應(yīng)的采購需求。三、采購流程全環(huán)節(jié)操作規(guī)范（一）采購需求發(fā)起與審核需求部門發(fā)起需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購申請單》（模板見第四章），明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部。緊急采購需在《采購申請單》中標(biāo)注“緊急”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后優(yōu)先處理。采購部初審采購部收到《采購申請單》后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點核對：（1）需求描述是否清晰、完整；（2）預(yù)算金額是否符合公司財務(wù)制度；（3）采購類型是否明確（常規(guī)/項目/緊急）。初審?fù)ㄟ^后流轉(zhuǎn)至財務(wù)部復(fù)核；初審不通過的，退回需求部門補充說明。財務(wù)部復(fù)核財務(wù)部2個工作日內(nèi)完成預(yù)算復(fù)核，重點評估采購預(yù)算與實際需求的匹配度及資金安排合理性。復(fù)核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；復(fù)核不通過的，反饋采購部與需求部門溝通調(diào)整。（二）供應(yīng)商尋源與評估供應(yīng)商尋源常規(guī)采購：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商；名錄內(nèi)不足時，通過行業(yè)平臺、公開招標(biāo)等方式拓展新供應(yīng)商。項目采購/緊急采購：可采取邀請招標(biāo)、競爭性談判等方式，邀請至少3家合格供應(yīng)商參與報價。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部向候選供應(yīng)商索取《供應(yīng)商資質(zhì)表》（模板見第四章），審核內(nèi)容包括：（1）營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）；（2）過往合作業(yè)績（提供合同復(fù)印件或客戶評價）；（3）質(zhì)量保證能力（如質(zhì)檢流程、售后承諾）。資質(zhì)審核通過后，納入《合格供應(yīng)商名錄》；未通過的，書面告知供應(yīng)商原因并終止合作。供應(yīng)商報價與比選采購部向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，明確報價截止時間、交付要求、付款條件等。收到報價后，組織需求部門、財務(wù)部召開比選會議，綜合評估價格（權(quán)重40%）、質(zhì)量（權(quán)重30%）、交付能力（權(quán)重20%）、服務(wù)（權(quán)重10%）等因素，確定候選供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商評估報告》（模板見第四章）。（三）合同擬定與審批合同擬定采購部根據(jù)比選結(jié)果與供應(yīng)商洽談，擬定《采購合同》（模板見第四章），合同內(nèi)容需包括：（1）雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式；采購方公司信息）；（2）采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）；（3）交付條款（時間、地點、方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)）；（4）付款方式（預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點、尾款支付條件）；（5）違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等的處理方式）；（6）爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同審批采購部將擬定好的合同提交至法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核，重點核查條款合法性、權(quán)責(zé)對等性，法務(wù)部2個工作日內(nèi)反饋審核意見。審核通過后，按審批權(quán)限逐級報批：采購經(jīng)理→財務(wù)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（單筆合同金額超10萬元需總經(jīng)理審批）。審批通過后，由采購部與供應(yīng)商雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正式生效。（四）訂單執(zhí)行與交付跟蹤訂單下達(dá)采購部根據(jù)生效合同，在1個工作日內(nèi)向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（模板見第四章），明確訂單編號、采購內(nèi)容、交付時間、收貨地址等，并同步抄送需求部門及倉庫。交付跟蹤采購部指定專人跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，關(guān)鍵節(jié)點（如生產(chǎn)完成、發(fā)貨）需與供應(yīng)商確認(rèn)，并及時向需求部門反饋預(yù)計交付時間。若供應(yīng)商可能無法按期交付，采購部需提前3個工作日通知需求部門，協(xié)商調(diào)整交付時間或啟動備選供應(yīng)商方案。（五）驗收與入庫到貨通知供應(yīng)商交付貨物后，通知采購部及需求部門；采購部核對《采購訂單》與實物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量），確認(rèn)無誤后通知需求部門驗收。組織驗收需求部門牽頭，采購部、倉庫（如涉及實物入庫）共同參與驗收，依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行檢驗：（1）實物驗收：檢查外觀、數(shù)量、包裝是否完好，規(guī)格型號是否符合要求；（2）質(zhì)量驗收：必要時送第三方檢測機(jī)構(gòu)檢測（如原材料、設(shè)備），出具《質(zhì)量檢測報告》；（3）服務(wù)驗收：項目類采購需按驗收節(jié)點交付成果，由需求部門確認(rèn)服務(wù)完成情況。驗收合格，三方在《采購驗收單》（模板見第四章）簽字確認(rèn)；驗收不合格，需在《驗收單》中注明不合格項，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商整改或退貨，整改后重新驗收。入庫管理實物驗收合格后，倉庫根據(jù)《采購驗收單》辦理入庫手續(xù)，入庫臺賬，及時更新庫存信息；服務(wù)類采購無需入庫，需將《驗收單》提交財務(wù)部作為付款依據(jù)。（六）付款申請與結(jié)算付款資料準(zhǔn)備采購部收集付款所需資料，包括：（1）《采購合同》復(fù)印件；（2）《采購驗收單》（服務(wù)類提供《驗收確認(rèn)單》）；（3）合法合規(guī)的發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）；（4）《付款申請表》（模板見第四章），注明合同號、付款金額、付款方式、收款賬戶信息等。付款審批采購部提交付款資料至財務(wù)部，財務(wù)部審核資料完整性、發(fā)票真實性及付款條件是否符合合同約定（如驗收合格、質(zhì)保金已到期等）。審核通過后，按財務(wù)審批權(quán)限報批（如財務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理），審批通過后由財務(wù)部安排付款。付款執(zhí)行財務(wù)部在收到資料后5個工作日內(nèi)完成付款（特殊情況除外），付款方式需與合同約定一致（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）。（七）文件歸檔與管理文件收集采購部負(fù)責(zé)收集采購全流程文件，包括但不限于：《采購申請單》《供應(yīng)商資質(zhì)表》《詢價單》《供應(yīng)商評估報告》《采購合同》《采購訂單》《采購驗收單》《付款申請表》《發(fā)票》等。文件分類與編號按采購項目或訂單號對文件進(jìn)行分類，采用“年份+采購類型+流水號”方式編號（如2024-CG-001），保證每份文件可唯一追溯。歸檔與保存紙質(zhì)文件：每月末整理完畢后，移交至檔案室統(tǒng)一保存，檔案室建立《采購文件歸檔臺賬》，記錄文件編號、名稱、歸檔日期、保管期限等信息。電子文件：同步至公司OA系統(tǒng)或指定云盤，設(shè)置讀取權(quán)限，定期備份，防止文件丟失。保存期限：常規(guī)采購文件保存3年；項目采購文件保存至項目結(jié)束后5年；涉及法律糾紛的文件保存至糾紛結(jié)束后10年。四、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單模板（一）采購申請單項目內(nèi)容申請部門申請日期年月日采購類型□常規(guī)□項目□緊急申請人*聯(lián)系方式采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量用途說明期望交付日期年月日預(yù)算金額（元）大寫：部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部初審意見簽字：日期：財務(wù)部復(fù)核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：（二）供應(yīng)商評估報告項目內(nèi)容采購項目名稱評估日期年月日供應(yīng)商名稱聯(lián)系人及電話資質(zhì)審核結(jié)果□通過□不通過（原因：）報價（元）過往業(yè)績（列舉3個以上合作案例，附合同復(fù)印件）質(zhì)量保證能力（描述質(zhì)檢流程、售后承諾等）交付能力（描述生產(chǎn)周期、物流合作方等）綜合評分（100分）價格（40分）：質(zhì)量（30分）：交付（20分）：服務(wù)（10分）：總分：評估結(jié)論□推薦合作□不推薦合作（原因：）評估人員簽字（采購部）（需求部門）*（財務(wù)部）（三）采購合同（核心條款節(jié)選）甲方（采購方）：公司名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式乙方（供應(yīng)商）：公司名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式第一條采購標(biāo)的名稱：規(guī)格型號：數(shù)量：單價（元）：總價（元）：第二條交付條款交付時間：年月日前交付地點：驗收標(biāo)準(zhǔn)：（詳見合同附件《技術(shù)參數(shù)要求》）第三條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后7個工作日內(nèi)，甲方支付合同總價的30%；進(jìn)度款：貨物交付驗收合格后7個工作日內(nèi)，支付合同總價的60%；尾款：質(zhì)保期（12個月）滿無質(zhì)量問題后7個工作日內(nèi)，支付剩余10%。第四條違約責(zé)任乙方逾期交付，每逾期1日按合同總價的0.5%向甲方支付違約金；逾期超過15日，甲方有權(quán)解除合同。貨物質(zhì)量不合格，乙方應(yīng)在7日內(nèi)免費更換或修復(fù)，否則甲方有權(quán)退貨并要求乙方賠償損失。（四）采購驗收單項目內(nèi)容驗收日期年月日驗收地點采購訂單號供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同及技術(shù)參數(shù)要求）驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格項說明：）參與驗收人員簽字需求部門：*采購部：*倉庫（如有）：*處理意見□合格入庫□整改后重新驗收□退貨（五）付款申請表項目內(nèi)容申請部門采購部申請日期年月日合同編號供應(yīng)商名稱付款階段□預(yù)付款□進(jìn)度款□尾款付款金額（元）大寫：付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票收款賬戶信息開戶行：戶名：賬號：付款事由附件清單□《采購合同》□《采購驗收單》□發(fā)票□其他：采購部意見簽字：日期：財務(wù)部審核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：總經(jīng)理審批意見（單筆金額≥10萬元時填寫）簽字：日期：五、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點（一）需求合理性控制需求部門需保證采購需求與業(yè)務(wù)目標(biāo)匹配，避免盲目采購或超預(yù)算采購；采購部應(yīng)定期分析歷史采購數(shù)據(jù)，優(yōu)化需求提報流程。（二）供應(yīng)商合規(guī)性控制嚴(yán)禁與無資質(zhì)或資質(zhì)過期的供應(yīng)商合作；新供應(yīng)商引入需經(jīng)過“資質(zhì)審核-現(xiàn)場考察-小批量試用”三步驗證，試用合格后方可納入《合格供應(yīng)商名錄》。（三）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性控制法務(wù)部需重點審核合同中的違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等，避免因條款模糊導(dǎo)致法律風(fēng)險；涉及金額較大的合同，建議聘請外部律師參與審核。（四）驗收獨立性控制驗收過程需由需求部門、采購部、倉庫（或第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)）共同參與，保證驗收結(jié)果客觀公正；驗收人員需對驗收結(jié)果簽字