企業(yè)會(huì)議記錄模板標(biāo)準(zhǔn)化流程一、適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)各類(lèi)內(nèi)部會(huì)議的記錄管理，包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)議、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、部門(mén)例會(huì)、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)等。通過(guò)統(tǒng)一記錄模板與操作規(guī)范，可保證會(huì)議內(nèi)容完整、決議清晰、行動(dòng)項(xiàng)可追溯，提升會(huì)議效率與管理規(guī)范性，為后續(xù)工作執(zhí)行、問(wèn)題復(fù)盤(pán)及決策追溯提供可靠依據(jù)。二、會(huì)議記錄全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段明確會(huì)議目的與議程會(huì)議組織者需提前1-2個(gè)工作日確定會(huì)議主題、核心目標(biāo)及詳細(xì)議程（含各議題討論時(shí)長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人），并通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘、飛書(shū)等）同步至參會(huì)人員。若會(huì)議涉及敏感信息或需提前準(zhǔn)備材料，應(yīng)標(biāo)注“保密”級(jí)別并附上相關(guān)資料供參會(huì)人預(yù)覽。指定記錄人與準(zhǔn)備工具會(huì)議組織者需指定1名正式記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)或具備較強(qiáng)文字歸納能力的人員擔(dān)任），并提前告知其會(huì)議議程及需重點(diǎn)關(guān)注的議題。記錄人需準(zhǔn)備會(huì)議記錄模板（見(jiàn)第三部分）、筆、錄音設(shè)備（如需，需提前征得參會(huì)人同意）或電子記錄工具（如筆記本電腦、平板電腦），保證設(shè)備電量充足、網(wǎng)絡(luò)通暢。確認(rèn)參會(huì)信息提前收集參會(huì)人員名單（含姓名、部門(mén)、職務(wù)）、缺席人員及原因（如需請(qǐng)假，需提前提交審批），記錄人需熟悉參會(huì)人員基本信息，避免記錄時(shí)出現(xiàn)混淆。（二）會(huì)中記錄階段簽到與基本信息核對(duì)會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，記錄人需協(xié)助組織者完成參會(huì)人員簽到（可通過(guò)紙質(zhì)簽到表或線(xiàn)上簽到工具），核對(duì)實(shí)際參會(huì)人與議程通知是否一致，如有變更需及時(shí)標(biāo)注。按模板要求填寫(xiě)會(huì)議基本信息：會(huì)議名稱(chēng)（需體現(xiàn)主題，如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃研討會(huì)”）、會(huì)議日期（年/月/日）、開(kāi)始/結(jié)束時(shí)間（精確到分鐘）、會(huì)議地點(diǎn)（線(xiàn)上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）、主持人、記錄人。實(shí)時(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容議題討論記錄：按議程順序逐項(xiàng)記錄，重點(diǎn)突出各議題的討論要點(diǎn)、不同觀(guān)點(diǎn)（可標(biāo)注“支持方觀(guān)點(diǎn)”“反對(duì)方觀(guān)點(diǎn)”）、關(guān)鍵數(shù)據(jù)及結(jié)論性意見(jiàn)，避免逐字逐字記錄，需提煉核心信息。決議事項(xiàng)記錄：對(duì)會(huì)議最終達(dá)成的共識(shí)或決議需明確標(biāo)注“決議：X”，內(nèi)容需具體、可執(zhí)行（如“決議：同意將A項(xiàng)目預(yù)算從50萬(wàn)元調(diào)整為60萬(wàn)元”）。行動(dòng)項(xiàng)記錄：對(duì)會(huì)議中明確的待辦事項(xiàng)，需逐條記錄“行動(dòng)項(xiàng)描述”“負(fù)責(zé)人*（含部門(mén)）”“計(jì)劃完成時(shí)間”“所需資源（如需）”，保證責(zé)任到人、時(shí)限清晰。輔助記錄與確認(rèn)對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或存疑內(nèi)容，可使用錄音設(shè)備輔助記錄（會(huì)后需及時(shí)整理轉(zhuǎn)錄，保證信息準(zhǔn)確），或向發(fā)言人簡(jiǎn)要確認(rèn)（如“您剛才提到的數(shù)據(jù)，是否為？”）。如有會(huì)議資料（如PPT、文檔、圖表），需在記錄中標(biāo)注“詳見(jiàn)附件X”，并同步收集電子版或紙質(zhì)版存檔。（三）會(huì)后整理階段初稿撰寫(xiě)與校對(duì)會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人需根據(jù)會(huì)議筆記及輔助材料完成會(huì)議記錄初稿，重點(diǎn)檢查：基本信息是否完整、決議事項(xiàng)是否明確、行動(dòng)項(xiàng)是否包含“負(fù)責(zé)人-時(shí)間-內(nèi)容”三要素、語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔客觀(guān)（避免主觀(guān)評(píng)價(jià)，如“某領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為”可改為“多數(shù)意見(jiàn)認(rèn)為”）。初稿完成后，需提交主持人*審核，保證內(nèi)容準(zhǔn)確反映會(huì)議成果，如有遺漏或需調(diào)整之處，及時(shí)修改完善。分發(fā)與反饋收集審核通過(guò)后，會(huì)議記錄需在1個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)抄送人，并附上“如有內(nèi)容異議，請(qǐng)?jiān)?個(gè)工作日內(nèi)反饋記錄人”的提示。收到反饋后，記錄人需核對(duì)并修改記錄，最終版經(jīng)主持人*確認(rèn)后定稿。（四）歸檔管理階段分類(lèi)存儲(chǔ)與備份定稿會(huì)議記錄需按“會(huì)議類(lèi)型-日期-會(huì)議名稱(chēng)”規(guī)則命名（如“戰(zhàn)略會(huì)議-20240520-2024年半年度戰(zhàn)略會(huì)”），存儲(chǔ)至企業(yè)指定共享文件夾（如“企業(yè)檔案-會(huì)議記錄”），并設(shè)置查閱權(quán)限（涉密記錄需加密存儲(chǔ)）。電子版記錄需定期備份（如每月一次），紙質(zhì)版記錄（如需）需交由行政部統(tǒng)一歸檔至檔案柜，保存期限不少于3年（重要戰(zhàn)略會(huì)議可延長(zhǎng)至5年）。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤記錄人需將行動(dòng)項(xiàng)清單同步至項(xiàng)目管理工具（如Teambition、飛書(shū)項(xiàng)目）或周報(bào)系統(tǒng)，提醒負(fù)責(zé)人按時(shí)提交進(jìn)度，并在下一次相關(guān)會(huì)議中回顧行動(dòng)項(xiàng)完成情況，形成“會(huì)議-執(zhí)行-反饋”閉環(huán)。三、會(huì)議記錄標(biāo)準(zhǔn)模板結(jié)構(gòu)模塊條目填寫(xiě)說(shuō)明會(huì)議基本信息會(huì)議名稱(chēng)?體現(xiàn)主題，如“2024年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)分解會(huì)”會(huì)議日期/時(shí)間年/月/日，開(kāi)始時(shí)間-結(jié)束時(shí)間（如2024-05-2014:00-16:00）會(huì)議地點(diǎn)線(xiàn)上會(huì)議注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)，線(xiàn)下會(huì)議注明會(huì)議室號(hào)主持人*填寫(xiě)主持人姓名及職務(wù)（如：-銷(xiāo)售總監(jiān)）記錄人*填寫(xiě)記錄人姓名及部門(mén)（如：-行政部）參會(huì)人員列出姓名、部門(mén)、職務(wù)（如：-市場(chǎng)部-經(jīng)理；趙六-研發(fā)部-專(zhuān)員）缺席人員列出姓名、部門(mén)、缺席原因（如：周七-財(cái)務(wù)部-病假）列席人員非必要參會(huì)但需知曉會(huì)議內(nèi)容的人員（如：外部顧問(wèn)孫八）議程與討論記錄議題1：[議題名稱(chēng)]按議程順序填寫(xiě)，記錄討論要點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、不同觀(guān)點(diǎn)（可分點(diǎn)）議題2：[議題名稱(chēng)]同上……按實(shí)際議題數(shù)量填寫(xiě)決議事項(xiàng)決議1：[決議內(nèi)容]明確結(jié)論，如“決議：同意將新產(chǎn)品上市時(shí)間推遲至2024年8月31日”決議2：[決議內(nèi)容]同上……按實(shí)際決議數(shù)量填寫(xiě)行動(dòng)項(xiàng)清單序號(hào)從1開(kāi)始連續(xù)編號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述具體任務(wù)，如“完成競(jìng)品分析報(bào)告初稿”負(fù)責(zé)人*姓名+部門(mén)（如：吳九-市場(chǎng)部）計(jì)劃完成時(shí)間年/月/日（如2024-06-15）所需資源如需支持，注明“需研發(fā)部提供技術(shù)數(shù)據(jù)”或“預(yù)算：5000元”狀態(tài)待執(zhí)行/進(jìn)行中/已完成（初始為“待執(zhí)行”）附件清單附件1：[文件名稱(chēng)]如“2024年Q3銷(xiāo)售目標(biāo)PPT”“競(jìng)品分析數(shù)據(jù)表”附件2：[文件名稱(chēng)]同上……按實(shí)際附件數(shù)量填寫(xiě)簽字確認(rèn)欄主持人簽字：手寫(xiě)或電子簽名（日期：____年__月__日）記錄人簽字：手寫(xiě)或電子簽名（日期：____年__月__日）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與質(zhì)量保障客觀(guān)性與準(zhǔn)確性會(huì)議記錄需忠實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，避免記錄人主觀(guān)臆斷或添加個(gè)人觀(guān)點(diǎn)，對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、決議及行動(dòng)項(xiàng)需反復(fù)核對(duì)，保證與會(huì)議實(shí)際結(jié)果一致。及時(shí)性與規(guī)范性嚴(yán)格遵循“會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)完成初稿-1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)-審核后定稿”的時(shí)間要求，避免拖延；記錄格式需統(tǒng)一使用模板，術(shù)語(yǔ)、稱(chēng)謂需規(guī)范（如部門(mén)名稱(chēng)用全稱(chēng)，“銷(xiāo)售部”而非“銷(xiāo)部”）。保密性管理涉及企業(yè)戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開(kāi)項(xiàng)目等敏感信息的會(huì)議記錄，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”字樣，僅限參會(huì)人員及授權(quán)人員查閱，嚴(yán)禁外傳；電子版記錄需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)版記錄需鎖入檔案柜。行動(dòng)項(xiàng)可追溯性行動(dòng)項(xiàng)記錄需包含“