企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)作平臺使用手冊一、平臺概述本平臺是企業(yè)整合內(nèi)部團(tuán)隊(duì)協(xié)作與外部伙伴對接的核心工具，旨在打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨組織的溝通高效化、流程標(biāo)準(zhǔn)化。平臺支持即時(shí)消息、任務(wù)管理、文檔協(xié)同、會議組織、外部空間等功能，覆蓋日常工作全場景，助力企業(yè)提升協(xié)作效率，保障信息傳遞準(zhǔn)確性與安全性。二、內(nèi)部團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作場景（一）日常部門溝通與任務(wù)分配適用場景：部門內(nèi)部日常事務(wù)通知、工作進(jìn)度同步、臨時(shí)任務(wù)分配等，如市場部周例會安排、產(chǎn)品需求討論、緊急任務(wù)下發(fā)等。操作步驟：登錄平臺：通過企業(yè)統(tǒng)一賬號密碼登錄平臺，進(jìn)入“工作臺”首頁。選擇溝通方式：即時(shí)消息：在“聯(lián)系人”中選擇部門成員*，“發(fā)起聊天”，可發(fā)送文字、文件、語音，支持提及特定成員。群組溝通：若需多人同步，“創(chuàng)建群組”，輸入群名稱（如“市場部周例會”），添加部門成員*，設(shè)置群管理員（可選）。分配任務(wù)：在聊天窗口或群組中，“+”號選擇“創(chuàng)建任務(wù)”，填寫任務(wù)名稱（如“完成Q3競品分析報(bào)告”）、描述、優(yōu)先級（高/中/低）、截止日期，指派負(fù)責(zé)人*，系統(tǒng)自動(dòng)向負(fù)責(zé)人發(fā)送任務(wù)提醒。跟蹤進(jìn)度：負(fù)責(zé)人可在“任務(wù)”模塊更新任務(wù)狀態(tài)（待開始/進(jìn)行中/已完成/延期），發(fā)起人實(shí)時(shí)查看進(jìn)度，必要時(shí)添加評論或補(bǔ)充附件。（二）多人文檔協(xié)同編輯適用場景：團(tuán)隊(duì)共同撰寫方案、報(bào)告、制度文件等，如年度總結(jié)報(bào)告、產(chǎn)品需求文檔（PRD）、部門管理制度等。操作步驟：創(chuàng)建文檔：在“文檔”模塊“新建”，選擇文檔類型（Word/Excel/PPT/在線文檔），輸入文檔名稱（如“2024年度產(chǎn)品規(guī)劃”），保存至指定目錄（如“產(chǎn)品部-共享文檔”）。設(shè)置權(quán)限：文檔右上角“分享”，選擇“指定人員”，添加協(xié)作成員*，設(shè)置權(quán)限（可編輯/只讀/評論），勾選“通知成員”發(fā)送提醒。協(xié)同編輯：多人同時(shí)打開文檔時(shí)，頂部顯示在線成員頭像，光標(biāo)實(shí)時(shí)同步；通過“評論”功能對特定內(nèi)容標(biāo)注反饋（如“此處需補(bǔ)充數(shù)據(jù)來源”），被成員收到通知。版本管理：文檔自動(dòng)保存歷史版本，“版本歷史”可查看修改記錄，支持恢復(fù)至任意歷史版本；重要節(jié)點(diǎn)可手動(dòng)添加版本標(biāo)簽（如“V1.0-初稿”“V2.0-評審版”）。三、跨部門項(xiàng)目協(xié)同推進(jìn)場景（一）跨部門項(xiàng)目啟動(dòng)與目標(biāo)對齊適用場景：涉及多個(gè)部門的綜合性項(xiàng)目，如新產(chǎn)品上線、市場活動(dòng)策劃、年度預(yù)算編制等，需明確項(xiàng)目目標(biāo)、分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)。操作步驟：創(chuàng)建項(xiàng)目空間：在“項(xiàng)目管理”模塊“新建項(xiàng)目”，填寫項(xiàng)目名稱（如“618電商促銷活動(dòng)”）、目標(biāo)（如“活動(dòng)期間銷售額提升30%”）、周期（開始/結(jié)束日期），選擇“跨部門協(xié)作”模式。添加項(xiàng)目成員：“成員管理”，添加各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（如市場部、產(chǎn)品部、技術(shù)部、運(yùn)營部*），設(shè)置角色（項(xiàng)目經(jīng)理/核心成員/協(xié)作成員），明確各角色權(quán)限（如項(xiàng)目經(jīng)理可編輯項(xiàng)目計(jì)劃，核心成員可提交進(jìn)度）。制定項(xiàng)目計(jì)劃：進(jìn)入“項(xiàng)目計(jì)劃”頁面，“添加階段”，拆解項(xiàng)目里程碑（如“籌備階段”“執(zhí)行階段”“復(fù)盤階段”），每個(gè)階段下創(chuàng)建具體任務(wù)（如“物料設(shè)計(jì)”“頁面開發(fā)”“活動(dòng)上線”），指派任務(wù)負(fù)責(zé)人*，設(shè)置截止日期，依賴關(guān)系（如“頁面開發(fā)”需在“物料設(shè)計(jì)”完成后開始）。召開項(xiàng)目啟動(dòng)會：通過平臺“會議中心”發(fā)起線上會議，添加項(xiàng)目所有成員*，共享項(xiàng)目計(jì)劃文檔，明確分工與目標(biāo)，會議紀(jì)要自動(dòng)同步至項(xiàng)目空間“會議記錄”模塊。（二）項(xiàng)目進(jìn)度同步與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警適用場景：項(xiàng)目執(zhí)行過程中，實(shí)時(shí)跟蹤各環(huán)節(jié)進(jìn)展，及時(shí)發(fā)覺并解決延期、資源不足等風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。操作步驟：更新進(jìn)度：任務(wù)負(fù)責(zé)人*每日/每周在“任務(wù)”模塊更新任務(wù)進(jìn)度，填寫實(shí)際完成情況、遇到的問題（如“第三方物流對接延遲”），相關(guān)附件（如進(jìn)度截圖、問題說明）。查看項(xiàng)目看板：項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)入“項(xiàng)目看板”，以甘特圖/列表形式查看整體進(jìn)度，紅色標(biāo)識延期任務(wù)，黃色標(biāo)識高風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)（如剩余時(shí)間不足3天）。發(fā)起風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若任務(wù)存在延期風(fēng)險(xiǎn)，負(fù)責(zé)人任務(wù)旁“風(fēng)險(xiǎn)”按鈕，選擇風(fēng)險(xiǎn)等級（一般/嚴(yán)重/緊急），填寫風(fēng)險(xiǎn)描述與應(yīng)對建議，系統(tǒng)自動(dòng)通知項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)部門。召開進(jìn)度例會：每周固定時(shí)間召開項(xiàng)目進(jìn)度會，通過平臺查看數(shù)據(jù)報(bào)表（如任務(wù)完成率、延期率），聚焦風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)討論解決方案，會議決議同步至項(xiàng)目空間“待辦事項(xiàng)”。四、外部伙伴溝通對接場景（一）客戶/供應(yīng)商協(xié)作空間創(chuàng)建適用場景：與外部客戶、供應(yīng)商、代理商等長期合作方進(jìn)行需求溝通、文件共享、進(jìn)度同步，如客戶需求對接、供應(yīng)商資質(zhì)審核、代理商銷售數(shù)據(jù)反饋等。操作步驟：創(chuàng)建外部空間：登錄平臺，進(jìn)入“外部協(xié)作”模塊，“創(chuàng)建空間”，選擇合作方類型（客戶/供應(yīng)商/合作伙伴），填寫空間名稱（如“客戶-需求對接”），輸入合作方基本信息（企業(yè)名稱、對接人*）。設(shè)置訪問權(quán)限：勾選“僅invited成員可訪問”，添加對方對接人*（需輸入其企業(yè)郵箱/手機(jī)號，發(fā)送邀請），設(shè)置權(quán)限范圍（如“可查看文檔”“可提交需求”“可參與會議”），勾選“禁止”“添加水印”保障信息安全。邀請成員加入：若需內(nèi)部成員參與，“添加成員”，選擇本部門相關(guān)人員（如銷售部、技術(shù)支持*），設(shè)置內(nèi)部權(quán)限（可編輯/可評論）。（二）外部需求溝通與文件安全共享適用場景：接收外部合作方需求（如客戶產(chǎn)品定制需求、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單），反饋處理結(jié)果，共享非敏感文件（如方案、合同草案）。操作步驟：提交需求：外部對接人登錄協(xié)作空間，“需求提交”，填寫需求標(biāo)題（如“定制產(chǎn)品功能”）、詳細(xì)描述、附件（如需求文檔），提交后系統(tǒng)自動(dòng)通知內(nèi)部負(fù)責(zé)人。處理與反饋：內(nèi)部負(fù)責(zé)人*在“需求列表”查看需求，“處理”，填寫處理意見（如“需求已接收，3個(gè)工作日內(nèi)提供方案”），反饋文件（如初步方案），標(biāo)記狀態(tài)（處理中/已完成/需補(bǔ)充）。安全共享文件：需向外部方共享文件時(shí)，在“文檔”模塊選擇目標(biāo)文件，“分享”，勾選“外部協(xié)作”空間，設(shè)置有效期（如“7天后自動(dòng)失效”）、次數(shù)限制（如“最多3次”），發(fā)送通知提醒對方查收。（三）聯(lián)合會議安排與紀(jì)要同步適用場景：與外部合作方召開項(xiàng)目啟動(dòng)會、需求評審會、進(jìn)度同步會等，需協(xié)調(diào)雙方時(shí)間，同步會議紀(jì)要與待辦事項(xiàng)。操作步驟：發(fā)起會議：內(nèi)部負(fù)責(zé)人進(jìn)入“會議中心”，“創(chuàng)建會議”，填寫會議主題（如“項(xiàng)目需求評審會”），選擇時(shí)間（支持雙方日歷同步查看空閑時(shí)段）、會議方式（線上/線下），添加參會人員（內(nèi)部成員+外部對接人*），會議議程。發(fā)送邀請：“發(fā)送邀請”，外部成員收到會議邀請（含會議/地址、議程），“確認(rèn)出席/請假”反饋結(jié)果，系統(tǒng)自動(dòng)更新參會名單。同步會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，內(nèi)部組織者在“會議記錄”模塊創(chuàng)建紀(jì)要，填寫會議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)（明確負(fù)責(zé)人、截止日期），會議錄音/錄像（可選），分享至外部協(xié)作空間，外部成員查看后確認(rèn)簽字。五、常用模板速查（一）會議紀(jì)要模板會議名稱時(shí)間地點(diǎn)/參會人員主持人記錄人議程討論內(nèi)容決議事項(xiàng)待辦事項(xiàng)負(fù)責(zé)人*截止日期（二）任務(wù)跟蹤表模板任務(wù)名稱所屬項(xiàng)目/空間負(fù)責(zé)人*狀態(tài)截止日期優(yōu)先級進(jìn)度百分比備注（三）外部對接信息表模板合作方名稱對接人*聯(lián)系方式（虛擬）合作項(xiàng)目權(quán)限級別訪問有效期備注六、使用規(guī)范與提示（一）賬號與權(quán)限管理妥善保管賬號密碼，不轉(zhuǎn)借他人使用；若離職，及時(shí)在平臺“賬號管理”中移交權(quán)限或停用賬號。按需申請權(quán)限：外部協(xié)作空間權(quán)限需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批，敏感數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)信息、核心技術(shù)文檔）僅對核心成員開放。（二）信息安全與隱私保護(hù)外部文件共享前，確認(rèn)無敏感信息（如員工證件號碼號、未公開財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）；重要文件建議通過平臺“加密傳輸”功能發(fā)送。定期清理過期協(xié)作空間（如已完成項(xiàng)目、已終止合作），避免信息泄露；個(gè)人聊天記錄涉及敏感內(nèi)容時(shí)，及時(shí)“僅自己可見”或刪除。（三）溝通禮儀與效率工作溝通優(yōu)先使用平臺即時(shí)消息或群組，重要事項(xiàng)（如任務(wù)變更、會議通知）需以文字確認(rèn)，避免口頭傳達(dá)遺漏。非緊急消息建議避開休息時(shí)間（如晚22:00后早8:00前）發(fā)送；收到消息需在2小