企業(yè)合同管理及風(fēng)險(xiǎn)控制規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）在業(yè)務(wù)運(yùn)營全過程中的合同管理活動，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、合作、租賃、技術(shù)開發(fā)等類型合同。典型應(yīng)用場景包括：新業(yè)務(wù)合作前與合作伙伴框架協(xié)議簽訂；日常原材料/設(shè)備采購合同簽訂與履行；服務(wù)外包（如IT運(yùn)維、營銷推廣）合作管理；員工保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議簽署；合同到期續(xù)簽、變更或終止處理。涉及部門包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、采購部、檔案管理部門等，需協(xié)同配合保證合同管理合規(guī)、高效。二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同前期準(zhǔn)備：需求提報(bào)與主體審查需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃，填寫《合同需求申請表》（見模板1），明確交易對方基本信息、合同標(biāo)的、核心需求（如數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限、預(yù)算金額等），部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門備案。主體資格審查：業(yè)務(wù)部門需對交易對方履約能力進(jìn)行核查，重點(diǎn)收集以下材料：對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），核實(shí)經(jīng)營范圍、存續(xù)狀態(tài)（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢，避免與吊銷、注銷企業(yè)簽約）；特殊行業(yè)資質(zhì)證明（如食品行業(yè)需《食品經(jīng)營許可證》，建筑行業(yè)需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》）；對方法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（如簽約人為非法定代表人，需提供加蓋公章的授權(quán)文件，明確授權(quán)范圍）。審查通過后，形成《主體資格審查報(bào)告》，重大合作項(xiàng)目可委托第三方機(jī)構(gòu)開展盡職調(diào)查。（二）合同起草：內(nèi)容完整性與條款嚴(yán)謹(jǐn)性模板選用：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板），無模板時(shí)由業(yè)務(wù)部門起草，法務(wù)部門提供條款指導(dǎo)。核心條款規(guī)范：主體信息：列明雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人，避免使用簡稱或別名；標(biāo)的物：明確名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)：細(xì)化交付/驗(yàn)收流程（如“交付后5個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》”）、付款方式（如“分期付款的，明確每期金額、支付時(shí)間及賬戶信息”）、保密條款（明保證密范圍、期限及違約責(zé)任）；違約責(zé)任：約定具體違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計(jì)算方式（如“逾期付款按應(yīng)付金額日萬分之五支付違約金”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述；爭議解決：優(yōu)先約定企業(yè)所在地有管轄權(quán)法院訴訟，或選擇仲裁時(shí)明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱（如“市仲裁委員會”）。（三）合同審核：多部門協(xié)同風(fēng)險(xiǎn)把控審核流程：業(yè)務(wù)部門初審：重點(diǎn)審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性、對方履約能力，保證標(biāo)的金額、交付期限等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確；法務(wù)部門復(fù)審：審核合同合法性、條款邏輯性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如格式條款是否公平、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確），提出修改意見并跟蹤落實(shí)；財(cái)務(wù)部門終審：審核付款條件、稅務(wù)條款（如發(fā)票類型、稅率）、資金安排是否符合財(cái)務(wù)制度，避免資金風(fēng)險(xiǎn)；重大合同審批：標(biāo)的金額超過萬元或涉及重大合作的，需提交總經(jīng)理辦公會/董事會審議，形成書面審批記錄。審核反饋：各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，意見需具體明確（如“第5條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)補(bǔ)充‘符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)’”），避免“同意”“需修改”等模糊表述。（四）合同簽訂：形式合規(guī)與用印規(guī)范文本核對：簽訂前，法務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門共同核對最終文本，保證審核意見已落實(shí)、無修改遺漏，合同正副本份數(shù)一致（通常至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。簽字蓋章：由法定代表人或授權(quán)代表簽字，簽字需清晰可辨，不得代簽；加蓋企業(yè)合同專用章（嚴(yán)禁使用公章、財(cái)務(wù)章等代替），騎縫章需覆蓋合同所有頁；對方合同需同時(shí)具備簽字與蓋章，避免僅蓋章或僅簽字。合同分發(fā)：簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，正本由檔案管理部門歸檔，副本分發(fā)至業(yè)務(wù)部門（履約跟蹤）、財(cái)務(wù)部門（付款依據(jù)）、法務(wù)部門（備案）。（五）合同履行：動態(tài)跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門為履約第一責(zé)任人，建立《合同履行跟蹤表》（見模板2），實(shí)時(shí)記錄交付、驗(yàn)收、付款等進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，對逾期情況（如對方延遲交貨）及時(shí)發(fā)函催告，必要時(shí)啟動違約責(zé)任條款。變更與解除：合同履行需變更的，由雙方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如標(biāo)的物調(diào)整、期限延長）及原合同效力（“補(bǔ)充協(xié)議與原合同沖突處，以補(bǔ)充協(xié)議為準(zhǔn)”）；出現(xiàn)法定解除情形（如對方根本違約）或約定解除情形時(shí)，書面通知對方，并留存通知送達(dá)證據(jù)（如快遞簽收回執(zhí)、郵件發(fā)送記錄）。（六）合同歸檔：分類存儲與規(guī)范管理歸檔范圍：包括合同正本、審批文件、主體資格審查材料、履行過程中形成的補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收單、溝通函件等全部資料。歸檔流程：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門整理完整資料，填寫《合同歸檔目錄表》（見模板4），提交檔案管理部門；檔案管理部門按“年份-合同類型-編號”規(guī)則分類存放（如“2024-采購-001”），建立電子臺賬，保證紙質(zhì)與電子檔案一致；涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密）需單獨(dú)存放，限定查閱權(quán)限（僅總經(jīng)理、法務(wù)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人可申請查閱）。三、常用管理工具模板模板1：合同需求申請表申請部門申請日期合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）交易對方名稱統(tǒng)一社會信用代碼對方聯(lián)系人及電話合同標(biāo)的需求描述（數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付期限等）預(yù)算金額付款方式業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)部門備案意見簽字：日期：模板2：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱交易對方履約階段計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間履行情況描述（如“已交付1000件，待驗(yàn)收”）存在問題處理措施負(fù)責(zé)人模板4：合同歸檔目錄表歸檔編號合同名稱簽訂日期歸檔日期保管期限（如5年/10年/長期）存放位置（檔案柜編號-頁碼）借閱記錄（借閱人、日期、歸還日期）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與合規(guī)提示主體風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁與無營業(yè)執(zhí)照、超范圍經(jīng)營或已被列入“經(jīng)營異常名錄”“嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單”的主體簽約，簽約前務(wù)必核實(shí)最新工商信息。條款風(fēng)險(xiǎn)：避免使用“爭取”“盡量”等不確定性表述，違約責(zé)任需與違約行為對等；格式條款需提示對方注意免除或限制責(zé)任條款，否則可能被認(rèn)定為無效。履行風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需留存書面憑證（如雙方簽字的《驗(yàn)收確認(rèn)單》），付款前要求對方提供合規(guī)發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容需與合同標(biāo)的一致）。歸檔風(fēng)險(xiǎn)：合同正本不得外借，特殊情況需經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過3個(gè)工作日；電子檔案