行政公文寫作格式規(guī)范與流程指導工具一、適用工作場景本工具適用于各級政機關、企事業(yè)單位、社會團體等組織開展行政公文寫作的全流程指導，具體場景包括但不限于：常規(guī)行政發(fā)文：如年度工作計劃、總結、通知、通報等；專項事項請示/報告：如經(jīng)費申請、項目立項、重要工作進展匯報等；跨部門協(xié)調(diào)溝通：如聯(lián)合發(fā)文、會簽文件、會議紀要等；對外正式函件：如商洽工作、詢問答復、征求意見等；制度規(guī)范類文件：如管理辦法、實施細則、規(guī)定等。二、標準化操作流程（一）準備階段：明確發(fā)文需求與基礎要素確定發(fā)文目的與依據(jù)明確文件需解決的核心問題（如部署工作、請求指示、告知事項等）；確認發(fā)文依據(jù)（如上級文件、會議精神、領導批示等），需注明具體文號或標題（如“根據(jù)《省人民辦公廳關于的通知》（X政辦發(fā)〔2023〕X號）精神”）。選定文種根據(jù)行文關系和內(nèi)容性質(zhì)選擇合適文種，常見文種及適用范圍通知：發(fā)布規(guī)章、批轉/轉發(fā)文件、部署工作、告知事項等；請示：向上級機關請求指示、批準；報告：向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問；函：不相隸屬機關之間商洽工作、詢問/答復問題、請求批準/答復審批事項；紀要：記載會議主要情況和議定事項。確定主送/抄送機關主送機關：文件的主要受理機關，頂格標注，后加冒號；抄送機關：需要知曉文件內(nèi)容的機關，標注于文末分隔線下，后加冒號。（二）擬稿階段：規(guī)范內(nèi)容結構與格式要素標題擬定格式：“發(fā)文機關+事由+文種”（如“公司關于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知”）；要求：準確概括文件內(nèi)容，簡潔明了，一般不超過20字；文種不可，事由需明確具體。結構開頭：說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景（如“為貫徹落實會議精神，現(xiàn)就事項通知如下”）；主體：闡述具體事項、措施、要求等，邏輯清晰，分條列項（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號）；結尾：根據(jù)文種確定（如請示用“妥否，請批示”，通知用“特此通知”，報告用“以上報告，請審閱”）。格式要素標注發(fā)文字號：由“發(fā)文機關代字〔年份〕序號號”組成（如“X政發(fā)〔2024〕5號”），年份用六角括號，序號不編虛位；簽發(fā)人：上行文需標注，在發(fā)文字號右側標注“簽發(fā)人：X”（后加簽發(fā)人姓名及職務，如“簽發(fā)人：*（總經(jīng)理）”）；附件說明：如有附件，在下空一行左空二字標注“附件：”，后標附件名稱（如“附件：1.名單”）；發(fā)文機關署名：應使用機關全稱或規(guī)范化簡稱；成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2024年3月15日”），會議通過的決定、決議等日期需標注會議通過日期（如“2024年3月15日通過”）。（三）審核階段：保證內(nèi)容準確性與合規(guī)性自查重點內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、上級政策；文種使用是否準確，行文關系是否妥當（如請示是否一文一事）；格式要素是否齊全（標題、發(fā)文字號、主送機關、附件、發(fā)文機關、成文日期等）；文字表述是否規(guī)范（無錯別字、語病，標點符號正確）。部門審核涉及多部門職責的文件，需經(jīng)相關部門負責人會簽，確認內(nèi)容無爭議、措施可落實；業(yè)務部門重點審核專業(yè)內(nèi)容（如數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、操作流程等）的準確性。辦公室/綜合部門審核審核格式規(guī)范性（字體、字號、行距、頁碼等）；審核行文邏輯、文字表述及程序合規(guī)性（如是否需前置征求意見、是否需經(jīng)會議審議等）。（四）簽發(fā)階段：履行審批程序明確簽發(fā)權限一般文件：由分管領導簽發(fā)；重要文件（如涉及重大事項、人事任免、大額資金等）：由單位主要領導簽發(fā)；聯(lián)合行文：所有聯(lián)署機關負責人均需簽發(fā)。簽發(fā)規(guī)范簽發(fā)人需在指定位置簽署姓名及完整日期（不得只簽姓或名），如“*2024年3月16日”；修改意見需用鉛筆標注于紙質(zhì)文件或通過辦公系統(tǒng)批注，擬稿人根據(jù)意見修改后重新提交審核。（五）印發(fā)階段：規(guī)范排版與分發(fā)格式排版字體：標題用二號小標宋簡體，用三號仿宋GB2312，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體GB2312，三級標題用三號仿宋GB2312加粗；行距：行距28磅，段前段后間距0行；頁碼：頁碼位于頁腳居中，用阿拉伯數(shù)字“-1-”“-2-”格式；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。用印與分發(fā)用印位置：成文日期上方，騎年蓋月（印章頂端上距2mm-4mm）；分送范圍：根據(jù)主送、抄送機關清單準確分發(fā)，涉密文件需按保密規(guī)定登記、傳遞；歸檔：正式印發(fā)后3個工作日內(nèi)，將電子版及紙質(zhì)版（含簽發(fā)頁、審核意見頁）交檔案管理部門歸檔。三、常用公文模板示例（一）通知模板要素內(nèi)容示例標題市人民辦公室關于開展2024年度全市安全生產(chǎn)大檢查的通知發(fā)文字號X市政辦發(fā)〔2024〕28號主送機關各縣（市、區(qū)）人民，市人民各部門、各直屬機構：開頭為深刻吸取近期安全生產(chǎn)教訓，切實保障人民群眾生命財產(chǎn)安全，根據(jù)市委、市統(tǒng)一部署，現(xiàn)就開展2024年度全市安全生產(chǎn)大檢查有關事項通知主體（分條列項）一、檢查范圍全市所有生產(chǎn)經(jīng)營單位，重點包括：危險化學品、礦山、建筑施工、交通運輸、人員密集場所等行業(yè)領域。二、檢查時間2024年4月1日至6月30日。三、主要內(nèi)容（一）安全生產(chǎn)責任制落實情況；（二）安全隱患排查治理情況；（三）應急準備情況。結尾請各單位高度重視，加強組織領導，保證檢查取得實效。工作進展情況請于每月25日前報市安全生產(chǎn)委員會辦公室。發(fā)文機關署名市人民辦公室成文日期2024年3月20日附件附件：1.全市安全生產(chǎn)大檢查實施方案

2.安全生產(chǎn)大檢查表（二）請示模板要素內(nèi)容示例標題公司關于申請購置辦公設備的請示發(fā)文字號X司發(fā)〔2024〕12號簽發(fā)人*（總經(jīng)理）主送機關集團總經(jīng)理辦公室：開頭因我部門現(xiàn)有辦公設備使用年限較長（平均超過5年），故障頻發(fā)，嚴重影響工作效率。為保障日常辦公有序開展，現(xiàn)申請購置一批辦公設備，具體事項請示主體（分條列項）一、購置原因現(xiàn)有電腦12臺，其中6臺運行卡頓，打印機2臺均存在卡紙、打印不清等問題，維修成本高且效果不佳。二、購置清單及預算（一）筆記本電腦10臺，單價6000元，合計60000元；（二）激光打印機2臺，單價3500元，合計7000元。三、資金來源擬從2024年度部門辦公經(jīng)費中列支。結尾妥否，請批示。發(fā)文機關署名公司綜合管理部成文日期2024年3月18日四、關鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范類字體與字號：必須使用仿宋GB2312，標題層級字體不可混淆（如一級標題不能用楷體）；發(fā)文字號：年份需用六角括號“〔〕”，不得使用“[]”或“（）”，序號不編虛位（如“1號”而非“01號”）；頁碼：頁碼需連續(xù)，不得遺漏或重復，涉密文件頁碼需標注密級（如“秘密★1年”）。（二）內(nèi)容邏輯類文種使用：“請示”需一文一事，不得夾帶報告內(nèi)容；“報告”不得請示事項；行文關系：向上級機關行文，主送機關應單一，不得直接送領導個人（除領導交辦事項外）；數(shù)據(jù)表述：涉及具體數(shù)據(jù)需準確，并注明統(tǒng)計口徑（如“同比增長15%（較2023年同期）”）。（三）程序合規(guī)類簽發(fā)順序：需按“擬稿人→部門負責人→辦公室→分管領導→主要領導”順序流轉，不得越級簽發(fā)；聯(lián)合行文：主辦機關在前，其他機關按、政、軍、群順序排列；涉密文件：需標注密級、保密期限和知悉范圍，嚴格按照保密規(guī)定管理，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸。（四）文字表述類稱謂規(guī)范：使用機關全稱或規(guī)范化簡稱（如“國務院”不得簡寫為“國院”