行政文件歸檔與文檔管理手冊一、手冊適用場景與價值本手冊適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的行政管理部門，旨在規(guī)范行政文件從產(chǎn)生到歸檔的全流程管理。具體場景包括：日常辦公文件處理：如會議紀要、通知公告、工作請示與批復(fù)等；專項事務(wù)文件管理：如合同協(xié)議、項目資料、人事檔案、資產(chǎn)憑證等；歷史文件追溯與利用：為審計檢查、決策參考、糾紛處理等提供文件支持；合規(guī)與風險防控：保證文件管理符合《檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法規(guī)要求，避免因文件丟失、混亂導致的管理風險。通過標準化管理，實現(xiàn)文件“分類清晰、存放有序、檢索便捷、安全可控”，提升行政工作效率，保障組織運營合規(guī)性。二、文件歸檔全流程操作指引（一）文件分類與編號操作目標：通過統(tǒng)一分類和編號，保證文件系統(tǒng)性，便于后續(xù)管理。1.文件分類標準按文件性質(zhì)和來源劃分為以下大類（可根據(jù)組織規(guī)模調(diào)整）：A類：綜合管理文件：包括行政制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、通知公告等；B類：人事管理文件：包括員工入職/離職材料、勞動合同、培訓記錄、績效考核等；C類：財務(wù)管理文件：包括財務(wù)憑證（如報銷單、付款申請）、預(yù)算報表、審計報告等；D類：合同協(xié)議文件：包括各類業(yè)務(wù)合同、補充協(xié)議、評審記錄等；E類：項目管理文件：包括項目立項書、進度報告、驗收報告、成果資料等；F類：資產(chǎn)管理文件：包括固定資產(chǎn)采購憑證、登記表、維修記錄、報廢申請等；G類：特殊載體文件：包括電子檔案（如掃描件、數(shù)據(jù)庫文件）、聲像資料（如照片、錄音錄像）等。2.文件編號規(guī)則采用“分類代碼-部門代碼-年份-流水號”格式，示例：A類文件：A-XZ-2024-001（A=綜合管理，XZ=行政部，2024=年份，001=流水號）；B類文件：B-RL-2024-015（B=人事管理，RL=人力資源部，2024=年份，015=流水號）。說明：部門代碼用部門名稱拼音首字母（如財務(wù)部“CW”，項目部“XM”），流水號按自然年度從001開始連續(xù)編制，跨年重新編號。（二）文件收集與初步整理操作目標：保證應(yīng)歸檔文件完整、及時收集，避免遺漏。1.收集范圍各部門在處理日常及專項工作中形成的具有保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件（如郵件附件、OA系統(tǒng)審批記錄）；外部單位發(fā)來的需要辦理或留存的重要文件（如上級通知、合作方函件）；會議中形成的正式材料（如議程、簽到表、決議文件）。2.初步整理步驟篩選：區(qū)分“歸檔文件”與“臨時文件”，僅對具有長期保存價值的文件進行歸檔（如臨時通知、草稿文件無最終審批簽字的可不歸檔）；排序：按文件形成時間順序或邏輯關(guān)系排列，同一文件的正件與附件、批復(fù)與請示應(yīng)合并整理；檢查：核對文件是否齊全（如合同需包含雙方簽字頁、附件），字跡是否清晰，重要文件是否有電子備份。（三）文件審核與確認操作目標：保證文件內(nèi)容真實、合規(guī)，歸檔責任明確。1.審核責任主體部門負責人：審核文件內(nèi)容的完整性、業(yè)務(wù)合規(guī)性；行政部檔案管理員：審核文件分類、編號是否符合本手冊要求，手續(xù)是否齊全（如簽字、蓋章）。2.審核要點文件是否為最終版本（如會議紀需經(jīng)會議主持人簽字確認，合同需經(jīng)法務(wù)及負責人審批）；分類與編號是否準確（如是否誤將人事文件歸入綜合管理類）；電子文件與紙質(zhì)文件是否一致（如掃描件是否清晰、無缺頁）。3.問題處理若文件內(nèi)容不完整或手續(xù)不全，退回原部門補充完善，并記錄退回原因及時間；若分類或編號有誤，檔案管理員指導部門更正，并更新臺賬。（四）文件登記與錄入操作目標：通過臺賬記錄和系統(tǒng)錄入，實現(xiàn)文件“賬物相符”，便于檢索。1.紙質(zhì)文件登記使用《文件歸檔登記表》（詳見模板一），逐項填寫以下信息：文件編號、名稱、分類、形成日期、頁數(shù)、密級（如公開、內(nèi)部秘密、機密）；歸檔部門、經(jīng)辦人、審核人、歸檔日期、存放位置（如檔案柜-第1排-第3層）；備注（如是否含電子附件、特殊保存要求）。2.電子文件錄入將電子文件存儲于組織指定的服務(wù)器或云端檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)檔案模塊），按編號規(guī)則命名文件（如“A-XZ-2024-001_2024年第一季度工作會議紀要.pdf”）；在系統(tǒng)中錄入與紙質(zhì)登記表一致的關(guān)鍵信息，并關(guān)聯(lián)電子文件路徑，支持按“文件名”“分類部門”“形成日期”等字段檢索。（五）文件歸檔存儲操作目標：保證文件存放安全，符合物理環(huán)境和數(shù)字化管理要求。1.紙質(zhì)文件存儲檔案柜管理：使用專用鐵皮檔案柜，按“分類-年份-流水號”順序存放，檔案柜外張貼標簽（如“A類綜合管理-2024年”）；環(huán)境要求：檔案室保持干燥（濕度40%-60%）、通風、避光，溫度控制在14-24℃，配備防火、防蟲、防盜設(shè)施；特殊文件處理：涉密文件單獨存放于密碼柜，由專人管理；珍貴文件（如歷史合同）可使用無酸檔案盒封裝。2.電子文件存儲備份要求：電子文件需定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份介質(zhì)包括移動硬盤、云端存儲（需加密），異地備份保存；權(quán)限管理：設(shè)置不同查閱權(quán)限（如普通員工僅可查閱本部門文件，管理員可全權(quán)管理），避免非授權(quán)修改或刪除；格式規(guī)范：電子文件優(yōu)先采用PDF、DOCX、XLSX等通用格式，圖像掃描分辨率不低于300DPI，保證長期可讀。（六）文件借閱與歸還操作目標：規(guī)范文件借閱流程，防止文件丟失、損壞或泄露。1.借閱權(quán)限內(nèi)部員工因工作需要借閱文件，需經(jīng)所在部門負責人同意；涉密文件借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，僅限在檔案室查閱，不得帶出；外部單位借閱文件需持單位介紹信，經(jīng)行政部負責人及法務(wù)部門審批。2.借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見模板二），注明文件編號、名稱、借閱事由、歸還日期；檔案管理員審核通過后，登記借閱信息，將文件交予借閱人（涉密文件需全程監(jiān)督查閱）；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1天申請，續(xù)借不超過3天。3.歸還檢查借閱人歸還文件時，檔案管理員檢查文件是否完好、有無缺頁，確認無誤后更新臺賬；若文件損壞或丟失，借閱人需書面說明情況，按組織規(guī)定承擔責任（如賠償、通報批評）。（七）文件定期清理與銷毀操作目標：對超期或無保存價值的文件進行規(guī)范清理，優(yōu)化存儲空間。1.清理周期每年12月，由行政部牽頭，組織各部門對當年歸檔文件進行鑒定；對已超過保管期限（如保管期限參考模板三）、失去保存價值的文件，提出銷毀建議。2.銷毀流程鑒定審批：部門負責人確認文件無保存價值，行政部負責人審核，報分管領(lǐng)導審批；登記造冊：對擬銷毀文件編制《文件銷毀清單》（詳見模板四），注明文件編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因、審批人；監(jiān)銷執(zhí)行：由2名以上人員（含檔案管理員、部門代表）共同監(jiān)銷，采用粉碎、焚燒等方式銷毀，保證信息無法恢復(fù)；記錄存檔：《文件銷毀清單》需由監(jiān)銷人簽字，保存2年后方可銷毀。三、標準化管理工具模板模板一：文件歸檔登記表文件編號文件名稱分類形成日期頁數(shù)密級歸檔部門經(jīng)辦人審核人歸檔日期存放位置備注A-XZ-2024-0012024年第一季度工作會議紀要A類2024-03-155內(nèi)部行政部*文員*經(jīng)理2024-03-20檔案柜-1排-3層含電子附件B-RL-2024-015員工勞動合同匯總表（2024年新簽）B類2024-02-2812內(nèi)部人力資源部*專員*總監(jiān)2024-03-01檔案柜-2排-1層無模板二：文件借閱申請表借閱人所在部門借閱日期歸還日期文件編號文件名稱借閱事由部門負責人簽字審批人檔案管理員簽字備注*張三市場部2024-04-102024-04-15D-XM-2023-0282023年XX項目合作協(xié)議項目審計需查閱*李四（簽字）*王五*趙六（簽字）無模板三：文件保管期限參考表文件分類保管期限說明綜合管理-會議紀要10年含重要決策、需長期追溯的會議內(nèi)容人事管理-勞動合同合同終止后10年法律規(guī)定的勞動爭議追溯期財務(wù)管理-憑證類30年按會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行合同協(xié)議-業(yè)務(wù)合同合同終止后15年含知識產(chǎn)權(quán)、糾紛處理相關(guān)依據(jù)項目管理-驗收報告項目結(jié)束后10年用于項目成果追溯、后續(xù)維護參考模板四：文件銷毀清單序號文件編號文件名稱數(shù)量（頁/份）分類銷毀原因?qū)徟吮O(jiān)銷人銷毀日期備注1A-XZ-2020-0052020年年度工作總結(jié)草稿10A類保管期限已過，無保存價值*王五趙六、錢七2024-03-25無2C-CW-2019-1202019年差旅費報銷單（已審計）50C類保管期限已過，財務(wù)確認可銷*孫八趙六、周九2024-03-25無四、關(guān)鍵管理要點與風險提示（一）文件完整性管理文件歸檔時需保證“正件+附件+審批手續(xù)”齊全，如合同需包含對方資質(zhì)文件、審批單，避免因材料缺失影響法律效力；電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，嚴禁僅保存單一版本（如僅存電子檔無紙質(zhì)備份，或反之）。（二）保密與安全管理涉密文件（如未公開的商業(yè)合同、高管薪酬信息）需標注密級，限制查閱權(quán)限，存儲于密碼柜或加密系統(tǒng)；檔案室嚴禁吸煙、存放易燃物品，定期檢查消防設(shè)施（如滅火器有效期），保證物理環(huán)境安全；電子文件傳輸需通過加密渠道（如企業(yè)內(nèi)部VPN），避免使用公共郵箱、等工具發(fā)送敏感文件。（三）及時性管理文件應(yīng)在形成后1個月內(nèi)完成歸檔，不得積壓（如會議紀要在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)整理并歸檔）；借閱文件需按時歸還，若需延長使用，提前辦理續(xù)借手續(xù)，避免長期占用影響他人查閱。（四）規(guī)范性管理嚴禁在歸檔文件上隨意涂改、勾畫（如需修改，需在復(fù)印件上標注，原件保持原貌）；檔案管理員需定期（每季度）檢查文件存放情況，查看是否有受潮