采購與供應(yīng)商管理手冊工具一、適用工作場景本工具適用于企業(yè)采購部門、供應(yīng)鏈管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)單元，在以下場景中可系統(tǒng)化規(guī)范供應(yīng)商管理工作：新供應(yīng)商引入場景：企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)、新項(xiàng)目啟動(dòng)或現(xiàn)有品類采購策略調(diào)整時(shí)，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程篩選、評估并確定合格供應(yīng)商；現(xiàn)有供應(yīng)商管理場景：日常采購執(zhí)行中，對供應(yīng)商的合作質(zhì)量、交付效率、成本控制等進(jìn)行跟蹤與優(yōu)化，保證供應(yīng)鏈穩(wěn)定性；供應(yīng)商績效復(fù)盤場景：定期（如季度/年度）對供應(yīng)商整體表現(xiàn)進(jìn)行量化評估，識(shí)別優(yōu)勢供應(yīng)商與改進(jìn)對象，制定針對性優(yōu)化策略；供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)防控場景：通過供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)審核、履約風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測等機(jī)制，提前識(shí)別并應(yīng)對供應(yīng)商可能出現(xiàn)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、交付風(fēng)險(xiǎn)等；跨部門協(xié)同場景：需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等通過統(tǒng)一工具實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的共享與協(xié)同，提升管理效率。二、核心流程操作步驟（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理流程目標(biāo)：規(guī)范新供應(yīng)商引入標(biāo)準(zhǔn)，保證合作供應(yīng)商具備合法資質(zhì)與履約能力。步驟操作內(nèi)容責(zé)任部門/崗位輸出成果1.需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目/生產(chǎn)需求，明確采購物料/服務(wù)的規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付周期等要求，填寫《供應(yīng)商引入申請表》業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人《供應(yīng)商引入申請表》2.供應(yīng)商尋源采購部門通過公開招標(biāo)、定向邀請、行業(yè)推薦等方式收集潛在供應(yīng)商信息，建立《潛在供應(yīng)商清單》采購專員《潛在供應(yīng)商清單》3.資質(zhì)審核采購部門聯(lián)合質(zhì)量、法務(wù)部門審核供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證、同類項(xiàng)目合作案例等），驗(yàn)證其合法性與合規(guī)性采購專員、質(zhì)量工程師、法務(wù)專員《供應(yīng)商資質(zhì)審核記錄表》4.現(xiàn)場考察（如需）對關(guān)鍵物料/服務(wù)的供應(yīng)商，組織跨部門小組進(jìn)行現(xiàn)場考察，重點(diǎn)關(guān)注生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制、倉儲(chǔ)管理等能力采購經(jīng)理、質(zhì)量工程師、業(yè)務(wù)代表《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報(bào)告》5.商務(wù)談判采購部門與資質(zhì)合格的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確價(jià)格、付款條件、交貨方式、違約責(zé)任等條款，形成《商務(wù)談判記錄》采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)專員《商務(wù)談判記錄》6.準(zhǔn)入審批采購部門匯總上述資料，提交供應(yīng)商管理委員會(huì)評審，通過后納入《合格供應(yīng)商名錄》供應(yīng)商管理委員會(huì)《合格供應(yīng)商名錄》更新（二）采購執(zhí)行與訂單管理流程目標(biāo)：規(guī)范采購訂單下達(dá)、跟蹤與驗(yàn)收流程，保證采購物料/服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。步驟操作內(nèi)容責(zé)任部門/崗位輸出成果1.訂單創(chuàng)建采購專員根據(jù)《合格供應(yīng)商名錄》及需求部門《采購需求單》，在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，明確物料編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付日期、交付地點(diǎn)等信息，經(jīng)需求部門確認(rèn)后發(fā)出采購專員、需求部門負(fù)責(zé)人《采購訂單》2.訂單跟蹤采購專員主動(dòng)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況、物流安排，對可能延遲的訂單及時(shí)預(yù)警并協(xié)調(diào)解決采購專員《采購訂單跟蹤表》3.交付驗(yàn)收需求部門或質(zhì)檢部門根據(jù)采購訂單及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對到貨物料/服務(wù)進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)，填寫《到貨驗(yàn)收單》，驗(yàn)收合格后辦理入庫質(zhì)檢員、倉庫管理員、需求部門代表《到貨驗(yàn)收單》4.異常處理若驗(yàn)收不合格，由采購專員通知供應(yīng)商限期整改或退貨，根據(jù)合同條款追究違約責(zé)任，同步更新《采購異常記錄表》采購專員、質(zhì)量工程師《采購異常記錄表》（三）供應(yīng)商績效評估與優(yōu)化流程目標(biāo)：量化供應(yīng)商表現(xiàn)，識(shí)別優(yōu)勢與改進(jìn)空間，推動(dòng)供應(yīng)商持續(xù)優(yōu)化。步驟|操作內(nèi)容|責(zé)任部門/崗位|輸出成果||——|———-|—————-|———-||

|1.評估周期確定|根據(jù)供應(yīng)商合作重要性及物料特性，設(shè)定月度/季度/年度評估周期（如戰(zhàn)略供應(yīng)商季度評估，普通供應(yīng)商年度評估）|采購經(jīng)理|《供應(yīng)商評估周期表》|

|2.數(shù)據(jù)收集|采購專員從采購訂單系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等收集供應(yīng)商在評估周期內(nèi)的交付準(zhǔn)時(shí)率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度、價(jià)格競爭力等數(shù)據(jù)|采購專員、質(zhì)量工程師、財(cái)務(wù)專員|《供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)表》|

|3.績效評分|采購部門組織跨部門評審會(huì)，依據(jù)《供應(yīng)商評估打分表》（見模板三）對供應(yīng)商進(jìn)行量化評分，評分維度包括質(zhì)量、交付、成本、服務(wù)、合規(guī)性等|采購經(jīng)理、質(zhì)量工程師、業(yè)務(wù)代表、財(cái)務(wù)專員|《供應(yīng)商績效評分表》|

|4.結(jié)果應(yīng)用|根據(jù)評分結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)（如A級(jí)-優(yōu)秀、B級(jí)-合格、C級(jí)-待改進(jìn)、D級(jí)-淘汰），A級(jí)供應(yīng)商優(yōu)先獲得訂單份額及合作機(jī)會(huì)，C級(jí)供應(yīng)商制定《供應(yīng)商改進(jìn)計(jì)劃》，D級(jí)供應(yīng)商啟動(dòng)退出流程|采購經(jīng)理、供應(yīng)商管理委員會(huì)|《供應(yīng)商分級(jí)結(jié)果及改進(jìn)計(jì)劃》|（四）供應(yīng)商退出管理流程目標(biāo)：規(guī)范不合格供應(yīng)商的清退流程，保證供應(yīng)鏈平穩(wěn)過渡。步驟操作內(nèi)容責(zé)任部門/崗位輸出成果1.退出觸發(fā)供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況時(shí)觸發(fā)退出機(jī)制：連續(xù)兩次評估為D級(jí)、重大違約（如交付假冒偽劣產(chǎn)品）、破產(chǎn)/注銷、嚴(yán)重違反合規(guī)要求等采購經(jīng)理《供應(yīng)商退出觸發(fā)條件說明》2.退出通知采購部門向供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商退出通知函》，明確退出原因、最終合作截止日期、未完成訂單處理方案及資產(chǎn)清算要求采購經(jīng)理《供應(yīng)商退出通知函》3.過渡期管理雙方在過渡期內(nèi)完成未交付訂單的執(zhí)行、應(yīng)收賬款結(jié)算、技術(shù)資料交接等工作，采購部門同步啟動(dòng)新供應(yīng)商替代方案采購專員、財(cái)務(wù)專員、業(yè)務(wù)代表《供應(yīng)商過渡期工作清單》4.檔案歸檔采購部門整理供應(yīng)商合作期間的所有文件（合同、評估記錄、異常處理記錄等），歸檔至供應(yīng)商信息庫，標(biāo)注“已退出”狀態(tài)采購專員《供應(yīng)商檔案（已退出）》三、常用管理工具模板模板一：供應(yīng)商基本信息表適用范圍：供應(yīng)商準(zhǔn)入時(shí)記錄基礎(chǔ)信息，納入《合格供應(yīng)商名錄》字段名稱填寫內(nèi)容供應(yīng)商全稱XX科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110108XXXXXXXXXX注冊地址北京市海淀區(qū)XX路XX號(hào)聯(lián)系人*經(jīng)理聯(lián)系方式010-XXXXXXXX（僅填寫座機(jī)）主營業(yè)務(wù)電子元器件研發(fā)、生產(chǎn)、銷售資質(zhì)證書ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證（附證書編號(hào)）合作歷史2022年至今為A項(xiàng)目提供PCB板，累計(jì)交付金額500萬元銀行賬戶信息開戶行：中國工商銀行XX支行；賬號(hào)：XXXXXXXXXXXXXXX模板二：供應(yīng)商評估打分表適用范圍：供應(yīng)商績效評估時(shí)量化評分，總分100分評估維度權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)得分質(zhì)量表現(xiàn)30%產(chǎn)品合格率≥99.5%得30分，98%-99.5%得20分，＜98%得0分25交付準(zhǔn)時(shí)率25%按時(shí)交付率100%得25分，95%-99%得20分，＜95%得0分22成本競爭力20%價(jià)格低于市場平均5%以上得20分，與市場持平得15分，高于市場得10分15服務(wù)響應(yīng)15%2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)問題得15分，4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得10分，＞4小時(shí)得5分12合規(guī)性10%無違規(guī)記錄得10分，出現(xiàn)輕微違規(guī)（如文件延遲）得5分，重大違規(guī)得0分10總分100%——84評級(jí)結(jié)果B級(jí)（合格：80-89分）改進(jìn)建議：提升產(chǎn)品合格率至99.5%以上，加強(qiáng)交付過程跟蹤模板三：采購訂單跟蹤表適用范圍：采購執(zhí)行過程中跟蹤訂單狀態(tài)訂單編號(hào)供應(yīng)商名稱物料名稱/規(guī)格訂單數(shù)量下單日期計(jì)劃交付日期實(shí)際交付日期驗(yàn)收狀態(tài)異常記錄責(zé)任人PO202405001XX科技PCB板（規(guī)格A）1000片2024-05-012024-05-202024-05-18合格無*專員PO202405002XX材料包裝箱（尺寸B）500個(gè)2024-05-032024-05-252024-05-28待驗(yàn)延遲3天，已協(xié)調(diào)供應(yīng)商優(yōu)先發(fā)貨*專員模板四：供應(yīng)商整改通知單適用范圍：針對供應(yīng)商績效問題發(fā)出整改要求供應(yīng)商名稱XX科技通知編號(hào)ZG202405001問題描述2024年Q2交付準(zhǔn)時(shí)率85%，低于目標(biāo)值95%，主要原因?yàn)樯a(chǎn)計(jì)劃安排不合理，導(dǎo)致3批訂單延遲整改要求1.提交《生產(chǎn)計(jì)劃優(yōu)化方案》，明確產(chǎn)能提升措施；2.建立訂單優(yōu)先級(jí)管理機(jī)制，保證緊急訂單按時(shí)交付；3.每周五提交下周生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告整改期限自收到通知單之日起15個(gè)工作日內(nèi)（2024-06-10前）完成整改并提交驗(yàn)證材料驗(yàn)證方式采購部門聯(lián)合質(zhì)量部門現(xiàn)場核查生產(chǎn)計(jì)劃執(zhí)行情況，審核進(jìn)度報(bào)告后續(xù)措施若未按期整改或整改后仍不達(dá)標(biāo)，將啟動(dòng)供應(yīng)商降級(jí)或退出流程發(fā)出部門采購部發(fā)出日期2024-05-20供應(yīng)商確認(rèn)經(jīng)辦人：__________日期：__________（供應(yīng)商蓋章）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）資質(zhì)審核合規(guī)性供應(yīng)商資質(zhì)文件需核查原件與復(fù)印件一致性，保證在有效期內(nèi)，避免使用過期或偽造證書；對涉及安全生產(chǎn)、特殊行業(yè)的供應(yīng)商，需驗(yàn)證其行業(yè)準(zhǔn)入許可（如醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等）；法務(wù)部門需審核供應(yīng)商的合規(guī)聲明，包括無重大訴訟、無商業(yè)賄賂記錄等，規(guī)避合作風(fēng)險(xiǎn)。（二）評估指標(biāo)客觀性評估指標(biāo)需與采購目標(biāo)對齊（如質(zhì)量優(yōu)先類產(chǎn)品提高質(zhì)量維度權(quán)重，成本敏感類產(chǎn)品提高成本維度權(quán)重）；評分標(biāo)準(zhǔn)需量化、可執(zhí)行（如“交付準(zhǔn)時(shí)率”以系統(tǒng)記錄的實(shí)際交付時(shí)間為準(zhǔn)，避免主觀判斷）；跨部門參與評估，保證質(zhì)量、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等維度視角全面，避免單一部門bias。（三）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的物規(guī)格、交付與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等核心內(nèi)容；關(guān)鍵條款（如違約金計(jì)算方式、爭議解決方式）需經(jīng)法務(wù)部門審核，避免模糊表述；合同簽訂前需與供應(yīng)商確認(rèn)所有條款，保證雙方理解一致，留存書面確認(rèn)記錄。（四）數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理建立“一供應(yīng)商一檔案”，及時(shí)更新供應(yīng)商資質(zhì)、評估結(jié)果、合作歷史等信息，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性；對供應(yīng)商關(guān)鍵信息變更（如法人、注冊地址、銀行賬戶），需要