一、引言為優(yōu)化辦公室工作流程，明確各崗位權(quán)責(zé)邊界，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率與服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本崗位職責(zé)劃分細(xì)則。本細(xì)則旨在通過清晰的職責(zé)定位，推動(dòng)辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)提供堅(jiān)實(shí)保障。二、辦公室主任崗位職責(zé)（一）統(tǒng)籌管理1.牽頭制定辦公室年度工作計(jì)劃與月度工作安排，將核心目標(biāo)分解至各崗位，全程監(jiān)督執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的堵點(diǎn)問題。2.統(tǒng)籌各部門與辦公室的工作銜接，針對(duì)跨部門協(xié)作事項(xiàng)（如聯(lián)合項(xiàng)目、資源調(diào)配）建立溝通機(jī)制，保障公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)流暢有序。（二）制度建設(shè)與優(yōu)化1.主導(dǎo)辦公室核心管理制度（如公文處理、會(huì)議管理、后勤保障等）的修訂與完善，結(jié)合業(yè)務(wù)變化與員工反饋，確保制度貼合實(shí)際并具備可操作性。2.推動(dòng)辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，針對(duì)重復(fù)性工作（如文件流轉(zhuǎn)、會(huì)議組織）設(shè)計(jì)SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序），通過流程優(yōu)化提升工作效率與質(zhì)量一致性。（三）對(duì)外聯(lián)絡(luò)與公關(guān)1.代表辦公室對(duì)接上級(jí)單位、合作伙伴及外部機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌來(lái)訪接待、商務(wù)洽談的前期籌備工作，確保對(duì)外溝通口徑統(tǒng)一、形象專業(yè)。2.審核公司品牌形象相關(guān)的對(duì)外宣傳素材（如宣傳冊(cè)、公眾號(hào)推文），從內(nèi)容合規(guī)性、風(fēng)格一致性角度提出優(yōu)化建議，保障對(duì)外輸出質(zhì)量。（四）團(tuán)隊(duì)管理與發(fā)展1.負(fù)責(zé)辦公室人員的績(jī)效考核方案設(shè)計(jì)與執(zhí)行，結(jié)合崗位特性制定差異化考核指標(biāo)；牽頭設(shè)計(jì)技能提升計(jì)劃（如公文寫作培訓(xùn)、會(huì)務(wù)統(tǒng)籌實(shí)訓(xùn)），助力員工職業(yè)成長(zhǎng)。2.關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員工作狀態(tài)與職業(yè)訴求，每季度組織1-2次團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，營(yíng)造協(xié)作互助、積極向上的工作氛圍。三、行政文員崗位職責(zé)（一）公文與信息管理1.負(fù)責(zé)公司收文的全流程管理：登記外來(lái)文件（含政策通知、合作函件等），按流程流轉(zhuǎn)至責(zé)任部門，跟蹤辦理進(jìn)度并向發(fā)起人反饋結(jié)果；定期梳理收文臺(tái)賬，確保文件可追溯。2.起草公司內(nèi)部公文（通知、請(qǐng)示、報(bào)告等），嚴(yán)格遵循公文格式規(guī)范，內(nèi)容需邏輯清晰、表述準(zhǔn)確；經(jīng)審核后發(fā)布，并同步更新公文檔案庫(kù)。（二）會(huì)議組織與記錄1.統(tǒng)籌公司例會(huì)、專項(xiàng)會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備：預(yù)約會(huì)議室、印制會(huì)議材料、調(diào)試音視頻設(shè)備；會(huì)中負(fù)責(zé)簽到、記錄核心討論內(nèi)容與決策事項(xiàng)；會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，明確行動(dòng)項(xiàng)與責(zé)任人，跟蹤決議執(zhí)行情況。2.建立會(huì)議檔案分類體系，按主題、時(shí)間維度歸檔會(huì)議材料，確保重要決策與行動(dòng)項(xiàng)可快速檢索。（三）檔案與資料管理1.按《公司檔案管理辦法》開展檔案收集、整理、歸檔工作：對(duì)文書檔案、項(xiàng)目檔案等進(jìn)行分類編號(hào)，定期移交至公司檔案室；針對(duì)電子檔案，維護(hù)檔案庫(kù)檢索功能，設(shè)置合理權(quán)限，定期清理過期或冗余文件。2.協(xié)助各部門開展檔案查詢服務(wù)，提供檔案借閱登記、復(fù)印等支持，確保檔案使用合規(guī)。（四）信息報(bào)送與宣傳1.收集各部門工作動(dòng)態(tài)，整理成周報(bào)、月報(bào)報(bào)送至管理層；挖掘公司重要成果、創(chuàng)新舉措，撰寫宣傳稿件，經(jīng)審核后發(fā)布于內(nèi)部刊物或外部媒體平臺(tái)，提升公司品牌影響力。2.監(jiān)測(cè)行業(yè)政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，每?jī)芍苷?期行業(yè)簡(jiǎn)報(bào)，重點(diǎn)標(biāo)注與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，輔助管理層決策。四、后勤保障專員崗位職責(zé)（一）辦公環(huán)境與物資管理1.統(tǒng)籌辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)：對(duì)接保潔團(tuán)隊(duì)制定周度清潔計(jì)劃，定期檢查辦公區(qū)域衛(wèi)生、綠植養(yǎng)護(hù)情況；針對(duì)員工反饋的環(huán)境問題（如噪音、異味），24小時(shí)內(nèi)協(xié)調(diào)解決。2.負(fù)責(zé)辦公用品全周期管理：根據(jù)各部門需求制定月度采購(gòu)計(jì)劃，篩選質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商；建立物資臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新庫(kù)存，每月末盤點(diǎn)，確保辦公用品供應(yīng)充足且無(wú)浪費(fèi)。（二）設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.建立辦公設(shè)備（打印機(jī)、空調(diào)、電梯等）巡檢機(jī)制，每月聯(lián)合物業(yè)或維修服務(wù)商開展1次設(shè)備檢查，提前排查故障隱患；設(shè)備故障時(shí)，1小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)報(bào)修流程，跟蹤維修進(jìn)度直至恢復(fù)使用。2.統(tǒng)籌辦公區(qū)域水電、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)維：與運(yùn)維團(tuán)隊(duì)建立7×24小時(shí)溝通渠道，突發(fā)故障（如網(wǎng)絡(luò)中斷、水管漏水）時(shí)，30分鐘內(nèi)到場(chǎng)協(xié)調(diào)處理，保障辦公不受影響。（三）安全與應(yīng)急管理1.牽頭制定辦公室應(yīng)急預(yù)案（火災(zāi)、停電、疫情防控等），每季度組織1次應(yīng)急演練，提升團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)急處置能力；演練后總結(jié)優(yōu)化方案，確保預(yù)案貼合實(shí)際。2.定期檢查消防設(shè)施、監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，每月更新安全檢查臺(tái)賬；督促各部門落實(shí)“下班斷電、門窗關(guān)閉”等安全制度，每周抽查執(zhí)行情況并通報(bào)。五、人事行政助理崗位職責(zé)（辦公室兼管人事工作時(shí)適用）（一）招聘與入職管理1.協(xié)助HR部門發(fā)布招聘信息，篩選簡(jiǎn)歷并組織初試；跟進(jìn)面試全流程，協(xié)調(diào)面試官與候選人時(shí)間，確保招聘效率；初試通過后，移交候選人資料至HR部門開展復(fù)試。2.負(fù)責(zé)新員工入職全流程服務(wù)：簽訂勞動(dòng)合同、制作工牌、錄入員工檔案；組織新員工入職培訓(xùn)（含公司制度、辦公流程講解），幫助新人3日內(nèi)熟悉工作環(huán)境。（二）考勤與薪酬輔助1.維護(hù)員工考勤系統(tǒng)，每日核對(duì)打卡數(shù)據(jù)，針對(duì)異常情況（遲到、請(qǐng)假、曠工）與員工確認(rèn)；每月5日前導(dǎo)出考勤數(shù)據(jù)，提交至HR部門核算薪酬。2.協(xié)助整理員工薪酬調(diào)整資料（如調(diào)薪申請(qǐng)、績(jī)效數(shù)據(jù)），確保調(diào)薪流程合規(guī)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）員工關(guān)系與文化建設(shè)1.策劃并組織員工生日會(huì)、節(jié)日活動(dòng)（如中秋茶話會(huì)、春節(jié)抽獎(jiǎng)）；每季度開展1次企業(yè)文化活動(dòng)（讀書分享會(huì)、技能競(jìng)賽等），增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。2.設(shè)立員工意見反饋渠道（線上問卷、線下意見箱），每月整理反饋內(nèi)容，提交至管理層推動(dòng)優(yōu)化（如員工福利、辦公環(huán)境改善）。六、職責(zé)協(xié)作與邊界說明（一）協(xié)作機(jī)制1.跨崗位協(xié)作遵循“首問負(fù)責(zé)制”：首位接到需求的崗位需牽頭協(xié)調(diào)，明確責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)與交付標(biāo)準(zhǔn)，避免推諉；協(xié)作過程中，需每日同步進(jìn)展至專項(xiàng)群，確保信息透明。2.重要項(xiàng)目（如年會(huì)、大型接待）由辦公室主任統(tǒng)籌，成立專項(xiàng)小組，各崗位按專長(zhǎng)認(rèn)領(lǐng)任務(wù)；每周召開進(jìn)度會(huì)，解決協(xié)作中的卡點(diǎn)問題。（二）職責(zé)邊界1.涉及財(cái)務(wù)審批、合同簽訂的事項(xiàng)，辦公室崗位僅負(fù)責(zé)前期溝通與材料準(zhǔn)備，最終審批、簽訂需移交至財(cái)務(wù)、法務(wù)部門。2.部門內(nèi)部事務(wù)（如部門例會(huì)、內(nèi)部培訓(xùn)）由各部門自行組織，辦公室僅提供場(chǎng)地、設(shè)備支持，不介入內(nèi)容策劃與執(zhí)行。七、保障措施（一）培訓(xùn)與宣貫1.新員工入職時(shí)，由直屬上級(jí)開展崗位職責(zé)培訓(xùn)，發(fā)放《崗位操作手冊(cè)》（含工作流程、標(biāo)準(zhǔn)模板），確保3日內(nèi)清晰知曉工作內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。2.每季度組織崗位技能分享會(huì)，邀請(qǐng)優(yōu)秀員工分享實(shí)戰(zhàn)技巧（如高效公文寫作、檔案快速歸檔方法），提升團(tuán)隊(duì)整體專業(yè)能力。（二）考核與反饋1.每月末，各崗位對(duì)照職責(zé)與工作計(jì)劃進(jìn)行自評(píng)，直屬上級(jí)結(jié)合工作成果、協(xié)作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、崗位晉升掛鉤。2.設(shè)立匿名反饋渠道（線上問卷、意見箱），每季度收集員工對(duì)職責(zé)劃分的建議；辦公室每半年修訂1次細(xì)則，優(yōu)化不合理?xiàng)l款，經(jīng)管理層審議后發(fā)布。（三）資源支持1.為各崗位配備必要工具：行政文員開通檔案管理系統(tǒng)高級(jí)權(quán)限，后勤專員配置設(shè)施巡檢APP，確保工作效率；每?jī)赡旮罗k公設(shè)備