催貨函寫(xiě)作范本及注意事項(xiàng)四、催貨函寫(xiě)作的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）事實(shí)依據(jù)務(wù)必扎實(shí)整理合同條款、訂單截圖、溝通記錄（郵件、微信聊天等），確保時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量要求與合同一致；避免模糊表述，如將“盡快交貨”改為“于X月X日前交付全部貨物”。（二）語(yǔ)氣與措辭的分寸感初次催貨用“提醒”“溝通”，多次用“催告”“函告”，緊急時(shí)用“警示”“鄭重告知”；避免攻擊性語(yǔ)言，如將“貴司嚴(yán)重違約”改為“貴司供貨進(jìn)度與合同約定存在偏差”。（三）訴求需具體可執(zhí)行明確交貨時(shí)間（精確到日/時(shí)）、數(shù)量、補(bǔ)救措施（如加急運(yùn)輸、賠償金額計(jì)算方式）；例：“請(qǐng)于X月X日18時(shí)前交付剩余貨物，運(yùn)費(fèi)由貴司承擔(dān)；若逾期，按合同第X條支付違約金（每日XX元）”。（四）格式與送達(dá)的規(guī)范性采用正式公文格式，加蓋公章（或業(yè)務(wù)章），注明發(fā)函日期、聯(lián)系人及方式；通過(guò)EMS（留存回執(zhí)）、掛號(hào)信或郵件（要求已讀回執(zhí)）送達(dá)，保留送達(dá)憑證。（五）后續(xù)跟進(jìn)的主動(dòng)性發(fā)函后2-3個(gè)工作日內(nèi)電話跟進(jìn)，確認(rèn)對(duì)方是否收到、是否有解決方案；若仍無(wú)回應(yīng)，考慮升級(jí)溝通（如對(duì)接對(duì)方法務(wù)/高管）或啟動(dòng)法律程序（如發(fā)律師函）。五、常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì)策略Q1：對(duì)方稱“疫情/物流”等不可抗力，如何應(yīng)對(duì)？要求對(duì)方提供官方證明（如政府通告、物流憑證），根據(jù)合同約定的不可抗力條款協(xié)商調(diào)整交貨時(shí)間；同步約定后續(xù)趕工方案（如“貴司需在疫情解封后3日內(nèi)加急交付，運(yùn)費(fèi)由我司承擔(dān)”），避免無(wú)限期拖延。Q2：催貨后對(duì)方部分交貨，質(zhì)量存疑怎么辦？在函件中明確質(zhì)量異議期限（如“收到貨物后3日內(nèi)提出書(shū)面異議”），附質(zhì)量問(wèn)題照片/檢測(cè)報(bào)告；要求換貨、返工或扣減貨款，同步暫停后續(xù)貨款支付，避免損失擴(kuò)大。Q3：是否需要每次催貨都發(fā)正式函件？建議重要合同（金額大、影響廣）的催貨行為留痕：初次可微信/郵件溝通，若無(wú)響應(yīng)或進(jìn)展，立即發(fā)正式函件；小金額、低風(fēng)險(xiǎn)訂單可靈活處理，但需保留溝通記錄（如郵件、聊天截圖）。催貨函的本質(zhì)是“用規(guī)則推動(dòng)合作”——既維護(hù)自身權(quán)益，也為對(duì)方留調(diào)整空間。寫(xiě)作時(shí)把握“事實(shí)為基、