標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)流程及審批規(guī)范手冊(cè)一、適用范圍與使用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于公司各部門、各子公司及分支機(jī)構(gòu)的所有采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)外包等各類采購(gòu)類型。具體使用場(chǎng)景包括：日常辦公耗材補(bǔ)采、生產(chǎn)計(jì)劃內(nèi)物料采購(gòu)、固定資產(chǎn)新增采購(gòu)、項(xiàng)目外包服務(wù)采購(gòu)等。無論采購(gòu)金額大小，均需遵循本手冊(cè)規(guī)定的流程與審批規(guī)范，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率性。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)流程詳解（一）采購(gòu)需求提報(bào)與審批需求確認(rèn)需求部門根據(jù)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、期望交付時(shí)間及預(yù)算金額。對(duì)于生產(chǎn)類物料，需同步提供《物料需求計(jì)劃表》；對(duì)于設(shè)備采購(gòu)，需附《技術(shù)參數(shù)說明書》。填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》需求部門負(fù)責(zé)人組織填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見模板一），內(nèi)容需完整、準(zhǔn)確，包括但不限于：采購(gòu)用途、預(yù)算明細(xì)（需區(qū)分含稅/不含稅）、緊急程度（普通/緊急）、歷史采購(gòu)價(jià)格（如有）等。緊急采購(gòu)需在“備注”欄注明緊急原因，并經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人及分管副總簽字確認(rèn)后，可啟動(dòng)快速審批流程。審批流程普通采購(gòu)：需求部門負(fù)責(zé)人→部門分管副總→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理（根據(jù)金額分級(jí)審批，詳見審批權(quán)限表）。緊急采購(gòu)：需求部門負(fù)責(zé)人→分管副總→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（同步抄送財(cái)務(wù)部），事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦完整審批手續(xù)。輸出物：經(jīng)審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》（原件留存采購(gòu)部，復(fù)印件反饋需求部門）。（二）供應(yīng)商尋源與選擇供應(yīng)商信息收集采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)表》需求，通過以下方式收集供應(yīng)商信息：（1）合格供應(yīng)商庫（優(yōu)先選擇入庫供應(yīng)商）；（2）行業(yè)展會(huì)、專業(yè)平臺(tái)公開招募；（3）需求部門推薦（需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明文件）。供應(yīng)商資質(zhì)審核采購(gòu)部對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)初審，審核內(nèi)容包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營(yíng)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可、質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、過往合作業(yè)績(jī)（需提供合同復(fù)印件）等。資質(zhì)審核通過后，供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》；未通過的，書面通知需求部門并說明原因。詢價(jià)比價(jià)/招標(biāo)小額采購(gòu)（單筆金額≤5萬元）：采購(gòu)部至少向3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在2個(gè)工作日內(nèi)提供書面報(bào)價(jià)（需加蓋公章），匯總《詢價(jià)比價(jià)表》（詳見模板二），報(bào)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核。大額采購(gòu)（單筆金額＞5萬元）：采用公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)方式，成立招標(biāo)小組（由采購(gòu)部、需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部組成），編制招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商并公示3個(gè)工作日。供應(yīng)商確定采購(gòu)部根據(jù)詢價(jià)比價(jià)結(jié)果或招標(biāo)評(píng)審報(bào)告，結(jié)合價(jià)格、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，擬定《供應(yīng)商選擇建議表》，報(bào)總經(jīng)理審批。審批通過后，與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》（詳見模板三）。（三）訂單執(zhí)行與交付跟進(jìn)下達(dá)采購(gòu)訂單采購(gòu)部根據(jù)審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》及《供應(yīng)商選擇建議表》，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（需明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等），并加蓋采購(gòu)專用章。交付進(jìn)度跟蹤采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，要求供應(yīng)商提供《發(fā)貨預(yù)告函》（含預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間、物流方式、運(yùn)單號(hào)等信息）。如遇延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，同時(shí)通知需求部門調(diào)整計(jì)劃，必要時(shí)啟動(dòng)備用供應(yīng)商方案。物資到貨通知供應(yīng)商發(fā)貨后，采購(gòu)部立即將物流信息同步至需求部門及倉庫，要求需求部門做好接貨準(zhǔn)備。（四）驗(yàn)收與入庫現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收：倉庫管理員根據(jù)《采購(gòu)訂單》核對(duì)到貨物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致，如發(fā)覺短缺或多收，需當(dāng)場(chǎng)記錄并由供應(yīng)商送貨人簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收：（1）辦公物資、低值易耗品：由需求部門會(huì)同倉庫管理員進(jìn)行外觀、功能檢查；（2）生產(chǎn)原材料、設(shè)備：由質(zhì)檢部（或需求部門技術(shù)專員）按照《技術(shù)參數(shù)說明書》進(jìn)行檢測(cè)，出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》（詳見模板四）。驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格：需求部門、倉庫、質(zhì)檢部（如參與）在《物資驗(yàn)收單》（詳見模板五）上簽字確認(rèn)，辦理入庫手續(xù)，倉庫更新庫存臺(tái)賬。驗(yàn)收不合格：（1）數(shù)量不符：由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)或退貨，相關(guān)費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)；（2）質(zhì)量不符：采購(gòu)部牽頭填寫《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)提供退換貨方案，經(jīng)需求部門確認(rèn)后執(zhí)行，必要時(shí)扣除相應(yīng)貨款。輸出物：《物資驗(yàn)收單》（原件留存?zhèn)}庫，復(fù)印件反饋采購(gòu)部、需求部門、財(cái)務(wù)部）。（五）付款申請(qǐng)與結(jié)算發(fā)票核對(duì)供應(yīng)商在驗(yàn)收合格后5個(gè)工作日內(nèi)，開具合法有效的增值稅專用發(fā)票（或普通發(fā)票），發(fā)票抬頭、稅號(hào)、項(xiàng)目等信息需與公司名稱一致，并附《送貨清單》《驗(yàn)收單》等附件。財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，與《采購(gòu)合同》《物資驗(yàn)收單》進(jìn)行“三單匹配”審核，核對(duì)無誤后登記《應(yīng)付賬款臺(tái)賬》。付款申請(qǐng)采購(gòu)部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金等），填寫《付款申請(qǐng)表》（詳見模板六），附發(fā)票、《驗(yàn)收單》《合同》等資料，按審批權(quán)限報(bào)批：（1）預(yù)付款：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理；（2）到貨款：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→分管副總；（3）質(zhì)保金：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理（質(zhì)保期滿后憑《質(zhì)保金支付申請(qǐng)表》審批）。資金支付審批通過后，財(cái)務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商付款，付款后3個(gè)工作日內(nèi)將付款憑證復(fù)印件反饋采購(gòu)部歸檔。三、關(guān)鍵單據(jù)模板與填寫說明模板一：采購(gòu)申請(qǐng)表序號(hào)項(xiàng)目填寫內(nèi)容要求1需求部門填寫部門全稱，加蓋部門公章2采購(gòu)物品/服務(wù)名稱需與《技術(shù)參數(shù)說明書》一致，避免簡(jiǎn)稱3規(guī)格型號(hào)詳細(xì)描述技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)、功率等）4數(shù)量大寫+小寫，單位明確（如臺(tái)、件、kg）5預(yù)算金額含稅/不含稅需注明，大寫+小寫，不得超過部門年度預(yù)算6用途簡(jiǎn)要說明采購(gòu)原因（如“項(xiàng)目辦公設(shè)備補(bǔ)采”“生產(chǎn)A物料備貨”）7期望交付時(shí)間具體到年/月/日，緊急采購(gòu)需標(biāo)注“緊急”并說明原因8附件清單附《物料需求計(jì)劃表》《技術(shù)參數(shù)說明書》等文件名稱及份數(shù)9審批簽字按審批權(quán)限逐級(jí)簽字，不得代簽?zāi)０宥涸儍r(jià)比價(jià)表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)有效期備注（如含運(yùn)費(fèi)、質(zhì)保期等）優(yōu)勢(shì)分析（價(jià)格/質(zhì)量/交期）科技公司張*10,00030天含運(yùn)費(fèi)，質(zhì)保1年價(jià)格最低，交期準(zhǔn)時(shí)貿(mào)易公司李*139567810,50030天不含運(yùn)費(fèi)，質(zhì)保6個(gè)月資質(zhì)齊全，服務(wù)響應(yīng)快模板三：采購(gòu)合同（關(guān)鍵條款節(jié)選）標(biāo)的物：名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)（含稅/不含稅）。質(zhì)量要求：符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及《技術(shù)參數(shù)說明書》要求，提供質(zhì)量合格證明。交付：交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式，運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方，延遲交貨違約責(zé)任（每日按合同總額0.5%支付違約金）。驗(yàn)收：到貨后5個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格視為交付；不合格需在3日內(nèi)退換。付款：到貨款支付（驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付至合同總額的90%），質(zhì)保金（10%，質(zhì)保期滿后15日內(nèi)支付）。爭(zhēng)議解決：協(xié)商不成，提交公司所在地人民法院訴訟。模板四：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告檢驗(yàn)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求檢驗(yàn)結(jié)果結(jié)論（合格/不合格）檢驗(yàn)員檢驗(yàn)日期外觀無劃痕、變形無劃痕合格王*2023-10-20功率220V±5%225V合格李*2023-10-20絕緣電阻≥0.5MΩ1.2MΩ合格趙*2023-10-20模板五：物資驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)供應(yīng)商名稱采購(gòu)單號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)收人2023-10-251號(hào)倉庫科技公司PO20231001辦公桌1.2m*0.6m10合格劉*孫*模板六：付款申請(qǐng)表供應(yīng)商名稱合同號(hào)付款節(jié)點(diǎn)（到貨款/質(zhì)保金）申請(qǐng)金額（元）付款方式開票金額（元）開票日期審批意見科技公司HT20231001到貨款90,000銀行轉(zhuǎn)賬100,0002023-10-20同意支付四、執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）需求管理風(fēng)險(xiǎn)需求描述需明確具體，避免“一批辦公用品”“類似設(shè)備”等模糊表述，防止采購(gòu)物資與實(shí)際需求不符。預(yù)算編制需科學(xué)合理，不得超預(yù)算或無預(yù)算采購(gòu)，確需調(diào)整預(yù)算的，需按預(yù)算調(diào)整流程報(bào)批。（二）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁與未經(jīng)資質(zhì)審核的供應(yīng)商合作，定期對(duì)《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行更新（每季度復(fù)核一次，每年評(píng)估一次）。供應(yīng)商選擇過程需公開透明，詢價(jià)比價(jià)/招標(biāo)資料需完整保存（保存期不少于3年），杜絕“暗箱操作”。（三）合同履約風(fēng)險(xiǎn)合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)，特別是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，必要時(shí)需經(jīng)法務(wù)部門審核。質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購(gòu)部需及時(shí)督促供應(yīng)商履行質(zhì)保義務(wù)，并留存書面溝通記錄。（四）資金支付風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格執(zhí)行“三單匹配”（采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收單、發(fā)票）原則，無驗(yàn)收單或發(fā)票與實(shí)際不符的，一律不得付款。預(yù)付款支付比例不得超過合同總額的30%，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批并明確還款或抵扣方式。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）需統(tǒng)一由采購(gòu)部歸檔管理，