供應鏈管理產品入庫與出庫流程標準模板一、適用場景與角色定位二、入庫全流程操作規(guī)范（一）到貨通知與準備通知發(fā)起：采購專員根據采購訂單提前1-3個工作日向倉庫發(fā)送《到貨通知單》，注明供應商名稱、到貨日期、產品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間，并同步供應商聯(lián)系方式；供應商需在到貨前24小時將《送貨單》電子版發(fā)送至倉庫指定對接人（如倉庫管理員*）。倉庫準備：倉庫管理員收到通知后，確認對應庫位是否空閑（根據產品屬性預留存儲空間，如生鮮需冷藏、易碎品需單獨區(qū)域），準備裝卸工具（叉車、托盤等）及檢驗設備（掃碼槍、秤重儀等）。（二）單據核對與初步驗收單據匹配：產品送達后，倉庫管理員核對供應商《送貨單》與采購訂單信息是否一致，重點檢查：產品名稱、規(guī)格型號、批次號、數(shù)量、生產日期（如需）是否與訂單相符，單據是否加蓋供應商公章。外觀檢查：檢查外包裝是否完好，有無破損、變形、受潮、泄漏等情況；對有特殊要求的產品（如防靜電、易碎品），確認包裝是否符合運輸防護標準。異常處理：若單據信息不符或外包裝異常，立即暫停驗收，同步采購專員與供應商溝通，要求在24小時內提供書面說明或補發(fā)/換貨，并記錄異常情況（拍照留存、填寫《到貨異常記錄表》）。（三）質量檢驗檢驗標準：質檢專員根據《產品檢驗規(guī)范》（如ISO質量體系或企業(yè)內部標準）對產品進行質量檢驗，檢驗項目包括：功能參數(shù)（如電子產品的功能、精度）；規(guī)格尺寸（如服裝的尺碼、零部件的直徑）；合規(guī)性（如食品的保質期、醫(yī)療器械的認證標識）。檢驗方式：按AQL（允收質量水平）標準抽樣檢驗（如一般產品抽檢10%，關鍵產品全檢），檢驗結果記錄于《產品檢驗報告》。結果處理：合格：在《送貨單》及《檢驗報告》上簽字確認，標注“合格”；不合格：填寫《不合格品處理單》，明確“退貨”“換貨”或“報廢”處理意見，同步采購專員啟動退換貨流程，不合格品隔離存放于“待處理區(qū)”，嚴禁流入合格品庫。（四）數(shù)量清點與系統(tǒng)錄入實物清點：倉庫管理員與質檢專員共同對合格品進行數(shù)量清點，采用“逐件清點+批量復核”方式：零散產品：逐個清點并記錄；整箱/托盤產品：先點箱數(shù)/托盤數(shù)，再按標準件數(shù)折算（如每箱10件，50箱即500件），隨機拆箱抽查3-5箱確認實際數(shù)量與標注是否一致。系統(tǒng)錄入：清點無誤后，倉庫管理員在WMS（倉庫管理系統(tǒng)）或ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建“入庫單”，錄入以下信息：單號（自動，規(guī)則：RK+年月日+流水號，如RK2023901）；來源（供應商名稱/采購訂單號）；產品信息（名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、批次號、生產日期、保質期）；檢驗結果（合格/不合格，不合格需關聯(lián)《不合格品處理單》號）；操作人（倉庫管理員、質檢專員簽字）。系統(tǒng)后提交審核，財務專員在1個工作日內完成賬務核對。（五）上架存儲與單據歸檔庫位分配：倉庫管理員根據產品屬性（如重量、體積、存儲溫度）及“分區(qū)分類、先進先出”原則分配庫位，在系統(tǒng)中綁定庫位編碼（如A-01-02表示A區(qū)1排2號），并打印庫位標簽粘貼于貨架上。上架操作：使用叉車/手推車將產品運送至指定庫位，輕拿輕放，避免堆碼過高（如普通貨物堆碼不超過1.5米，重貨在下、輕貨在上），堆碼整齊、標識朝外（便于掃碼識別）。單據歸檔：將《到貨通知單》《送貨單》《檢驗報告》《入庫單》等紙質單據按日期順序整理，每月末移交財務部門歸檔；電子單據同步至企業(yè)云盤，保存期限不少于3年。三、出庫全流程操作規(guī)范（一）出庫申請與審核申請發(fā)起：銷售專員/領用部門根據客戶訂單或內部需求，在系統(tǒng)中填寫《出庫申請單》，注明：客戶名稱/領用部門（如“客戶”“生產車間”）；產品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出庫日期、用途（如“銷售”“生產領用”）；特殊要求（如“緊急發(fā)貨”“需冷鏈運輸”）。電子版提交至部門負責人審批（緊急訂單需同步電話通知，事后補簽審批）。庫存核查：倉庫管理員收到申請后，在WMS/ERP系統(tǒng)中核查庫存數(shù)量、庫位狀態(tài)（是否被鎖定、是否在保質期內），確認滿足出庫需求后反饋“可出庫”；若庫存不足，及時通知銷售專員調整訂單或安排生產/采購。（二）揀貨備貨揀貨單：倉庫管理員根據審核通過的《出庫申請單》，在系統(tǒng)中《揀貨單》，按“最優(yōu)路徑”原則（如按庫位順序、減少行走距離）規(guī)劃揀貨順序，打印后交由揀貨員*執(zhí)行。揀貨執(zhí)行：揀貨員攜帶掃碼槍、揀貨單至庫位，按“先進先出”原則（優(yōu)先揀取生產日期早/入庫批次號靠前的產品）掃描庫位碼與產品條碼，核對信息無誤后將產品揀選至“待發(fā)貨區(qū)”，揀貨過程中若發(fā)覺破損、數(shù)量不符等情況，立即停止操作并報告?zhèn)}庫管理員處理。集中備貨：揀貨完成后，揀貨員將產品按客戶/訂單分類擺放，在《揀貨單》上簽字確認，倉庫管理員核對揀貨數(shù)量與申請數(shù)量是否一致（誤差率需≤0.1%）。（三）復核驗貨二次復核：復核員（非揀貨員）使用掃碼槍逐個掃描產品條碼與《揀貨單》，核對：產品名稱、規(guī)格型號是否與申請一致；數(shù)量、批次號、生產日期是否正確；外包裝是否完好（如有防護要求，確認保溫箱/防震填充物是否到位）。異常處理：若復核不符（如數(shù)量多揀/錯揀、包裝破損），立即將產品退回揀貨區(qū)，重新揀貨并記錄《出庫異常記錄表》；若客戶有特殊需求（如貼標、分裝），需在復核前完成操作。簽字確認：復核無誤后，復核員在《揀貨單》及《出庫單》（系統(tǒng)）上簽字，標注“已復核”。（四）裝車發(fā)貨裝車前準備：運輸司機/發(fā)貨員核對《出庫單》與實物信息，確認運輸工具（貨車、快遞車）是否符合產品要求（如生鮮需冷藏車、危險品需合規(guī)運輸車輛），檢查車輛清潔度及防護措施（防雨布、固定繩等）。裝車操作：按照“重不壓輕、大不壓小、標簽朝外”原則裝車，易碎品、精密產品使用氣泡膜/泡沫板加固，堆碼穩(wěn)固（防止運輸途中倒塌），裝車完成后在《出庫單》上記錄車牌號、司機姓名（*）。交接確認：發(fā)貨員與司機/快遞員共同清點數(shù)量、確認裝車無誤后，雙方在《出庫單》上簽字，客戶自提時需由指定收貨人（*）簽字確認；發(fā)貨后，倉庫管理員在系統(tǒng)中更新“出庫單”狀態(tài)為“已發(fā)貨”，并同步物流單號至銷售專員/客戶。（五）單據歸檔與庫存更新單據歸檔：將《出庫申請單》《揀貨單》《出庫單》等紙質單據按日期整理，每月末移交財務部門；電子單據同步至云盤保存。庫存核對：財務專員每月末與倉庫管理員共同進行“庫存盤點”，保證系統(tǒng)庫存與實物庫存一致（差異率需≤0.5%），若發(fā)覺差異，需在3個工作日查明原因并調整賬務。四、標準化單據模板（含示例）（一）產品入庫單單號：RK2023901日期：2023年10月1日來源：供應商序號產品名稱規(guī)格型號1A型螺絲M5*20mm2B型塑料件10cm*10cm3C型包裝盒20cm*15cm合計————倉庫管理員：*質檢專員：*采購專員：*（二）產品出庫單單號：CK2023901日期：2023年10月5日客戶：電商公司序號產品名稱規(guī)格型號1A型螺絲M5*20mm2B型塑料件10cm*10cm合計————領用人：*發(fā)貨員：*復核員：*五、關鍵操作注意事項與風險防控（一）通用注意事項數(shù)據準確性：所有單據信息需與實物完全一致，嚴禁“無單操作”“先操作后補單”，系統(tǒng)錄入時需雙人復核（倉庫管理員+財務專員）。及時性：入庫需在到貨后24小時內完成上架與系統(tǒng)錄入；出庫需在申請審核通過后48小時內完成發(fā)貨（緊急訂單需在約定時間內完成）。責任到人：每個操作環(huán)節(jié)需由指定人員簽字確認，保證問題可追溯（如入庫異常追溯至采購專員，出庫錯誤追溯至揀貨員/復核員）。（二）入庫專項注意事項批次管理：同一產品不同批次需分開存儲，并在系統(tǒng)中明確標注批次號，避免“混批”導致先進先出失效。檢驗隔離：不合格品需存放于“待處理區(qū)”并懸掛“不合格”標識，嚴禁與合格品混放，處理完成后更新系統(tǒng)庫存狀態(tài)。特殊產品：對保質期短（如食品）、溫控敏感（如藥品）的產品，需在入庫時記錄“效期預警”（如保質期不足3個月的產品自動觸發(fā)預警），并優(yōu)先安排出庫。（三）出庫專項注意事項先進先出：嚴格執(zhí)行“先入庫批次先出庫”，系統(tǒng)需支持批次號自動排序，揀