采購(gòu)訂單管理操作手冊(cè)及記錄表一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于：生產(chǎn)原材料采購(gòu)、辦公設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)類采購(gòu)（如咨詢、維護(hù)）等。當(dāng)企業(yè)需通過規(guī)范流程向外部供應(yīng)商采購(gòu)商品或服務(wù)，明確雙方權(quán)責(zé)、保證采購(gòu)合規(guī)性及可追溯性時(shí)，均需按照本手冊(cè)執(zhí)行采購(gòu)訂單管理。具體場(chǎng)景包括：新品開發(fā)階段物料緊急采購(gòu)月度常規(guī)生產(chǎn)計(jì)劃物料補(bǔ)庫(kù)辦公場(chǎng)所低值易耗品批量采購(gòu)設(shè)備維修外包服務(wù)采購(gòu)二、采購(gòu)訂單全流程操作指南（一）采購(gòu)需求發(fā)起操作人：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公需求、項(xiàng)目預(yù)算），填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、預(yù)估數(shù)量、期望交付日期、預(yù)算金額及用途說明。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，保證采購(gòu)內(nèi)容符合部門工作計(jì)劃及公司預(yù)算要求。審核通過后，將《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部。關(guān)鍵控制點(diǎn)：需求描述需清晰準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確為“A4紙100包、簽字筆50支”）；預(yù)估數(shù)量需結(jié)合歷史消耗數(shù)據(jù)及實(shí)際需求，避免過量或不足采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇與詢價(jià)操作人：采購(gòu)部操作內(nèi)容：采購(gòu)部收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，根據(jù)采購(gòu)物品/服務(wù)的類型（如標(biāo)準(zhǔn)品、定制品、服務(wù)類）選擇合適的供應(yīng)商。標(biāo)準(zhǔn)品：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇至少3家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)；定制品/服務(wù)類：需組織技術(shù)部門共同參與供應(yīng)商評(píng)估，重點(diǎn)考察供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)能力、過往合作案例等。向候選供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，明確采購(gòu)需求、報(bào)價(jià)要求（含單價(jià)、總價(jià)、是否含稅、交付周期、付款方式等）及報(bào)價(jià)截止時(shí)間。收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購(gòu)部需對(duì)比分析價(jià)格、質(zhì)量、交付能力、售后服務(wù)等維度，形成《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》，初步確定合作供應(yīng)商。關(guān)鍵控制點(diǎn)：詢價(jià)過程需公平公正，避免僅以價(jià)格作為唯一標(biāo)準(zhǔn)；定制品需供應(yīng)商提供技術(shù)確認(rèn)函，保證其能滿足需求參數(shù)。（三）采購(gòu)訂單創(chuàng)建操作人：采購(gòu)專員操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》及審批通過的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單（或使用標(biāo)準(zhǔn)模板填寫《采購(gòu)訂單》）。采購(gòu)訂單需包含以下核心信息：訂單基本信息：訂單編號(hào)（格式：PO-年份-月份-流水號(hào)，如PO-2024-05-001）、訂單日期、供應(yīng)商全稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）、供應(yīng)商地址及聯(lián)系人；采購(gòu)物品/服務(wù)信息：名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、含稅/不含稅單價(jià)、金額（大寫及小寫）、技術(shù)參數(shù)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；交付信息：期望交付日期、交付地點(diǎn)（如“公司倉(cāng)庫(kù)”）、運(yùn)輸方式（供應(yīng)商承擔(dān)/采購(gòu)方承擔(dān)）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及聯(lián)系人；財(cái)務(wù)信息：付款方式（如“貨到付款30天”“預(yù)付款30%余款60天驗(yàn)收后”）、開戶行及賬號(hào)（供應(yīng)商提供）；其他條款：違約責(zé)任（如延遲交付按日計(jì)算違約金）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)聲明（如涉及定制開發(fā)）、不可抗力處理等。采購(gòu)專員需仔細(xì)核對(duì)訂單信息與需求、報(bào)價(jià)一致，保證無錯(cuò)漏（如數(shù)量、單價(jià)、日期等）。關(guān)鍵控制點(diǎn)：訂單編號(hào)需唯一，避免重復(fù)；供應(yīng)商信息需與《合格供應(yīng)商名錄》一致，名稱、賬號(hào)等關(guān)鍵信息不得出錯(cuò)；定制品需附技術(shù)參數(shù)附件，經(jīng)需求部門確認(rèn)。（四）訂單審批操作人：采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理（根據(jù)訂單金額分級(jí)審批）操作內(nèi)容：采購(gòu)專員創(chuàng)建訂單后，按公司審批權(quán)限提交審批：金額≤5萬元：采購(gòu)經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；金額＞20萬元：采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批。審批人需重點(diǎn)審核：采購(gòu)需求的合規(guī)性（是否符合預(yù)算、是否必要）；價(jià)格的合理性（是否低于市場(chǎng)均價(jià)，或性價(jià)比最優(yōu)）；供應(yīng)商選擇的規(guī)范性（是否在合格名錄內(nèi)，評(píng)估流程是否完整）；合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性（付款方式、違約責(zé)任等是否規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)）。審批通過后，訂單生效；審批不通過時(shí)，采購(gòu)專員需根據(jù)審批意見修改訂單，重新提交審批。關(guān)鍵控制點(diǎn)：審批需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，避免延誤采購(gòu)時(shí)效；嚴(yán)禁越權(quán)審批或先執(zhí)行后補(bǔ)簽。（五）訂單下達(dá)與供應(yīng)商確認(rèn)操作人：采購(gòu)專員操作內(nèi)容：審批通過后，采購(gòu)專員將采購(gòu)訂單加蓋公司公章（或電子簽章）后，通過書面、郵件或采購(gòu)管理系統(tǒng)發(fā)送給供應(yīng)商。供應(yīng)商收到訂單后，需在1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)訂單信息（如數(shù)量、交付日期、價(jià)格等），并回復(fù)《訂單確認(rèn)函》。若供應(yīng)商對(duì)訂單有異議（如交付周期需延長(zhǎng)），需在確認(rèn)函中注明具體原因及協(xié)商方案，采購(gòu)專員需及時(shí)與需求部門溝通并調(diào)整訂單。供應(yīng)商確認(rèn)無誤后，訂單正式生效，雙方按訂單條款執(zhí)行。關(guān)鍵控制點(diǎn)：訂單發(fā)送需保留發(fā)送憑證（如郵件回執(zhí)、簽收回單）；供應(yīng)商確認(rèn)前，不得要求對(duì)方提前備貨或支付預(yù)付款（除非訂單約定）。（六）訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作人：采購(gòu)專員、需求部門操作內(nèi)容：采購(gòu)專員需定期跟蹤供應(yīng)商備貨進(jìn)度（如每3天溝通一次），保證供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間交付。若出現(xiàn)可能延遲交付的情況（如供應(yīng)商生產(chǎn)異常、物流問題），需提前通知需求部門，協(xié)商調(diào)整交付日期或?qū)ふ姨娲桨浮９?yīng)商按訂單約定交付物品/服務(wù)時(shí)，需提供送貨單（或服務(wù)完成單），注明訂單編號(hào)、物品名稱、數(shù)量、交付日期等。需求部門或倉(cāng)庫(kù)在收到物品后，需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)送貨單信息與訂單是否一致（如數(shù)量、規(guī)格型號(hào)），并檢查外包裝是否完好。確認(rèn)無誤后，在送貨單上簽字確認(rèn)；若數(shù)量不符或包裝破損，需在送貨單上注明異常情況，并拍照留存，及時(shí)反饋給采購(gòu)專員。關(guān)鍵控制點(diǎn)：交付跟蹤需全程留痕，溝通記錄（如郵件）需保存；異常情況需在24小時(shí)內(nèi)反饋至采購(gòu)部，避免影響生產(chǎn)或使用。（七）驗(yàn)收入庫(kù)操作人：需求部門、質(zhì)檢部門（如需）、倉(cāng)庫(kù)操作內(nèi)容：數(shù)量核對(duì)完成后，需求部門或質(zhì)檢部門需對(duì)物品/服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收：標(biāo)準(zhǔn)品：對(duì)照訂單技術(shù)參數(shù)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檢查外觀、功能、合格證等；定制品：需出具《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，必要時(shí)可委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)；服務(wù)類：對(duì)照服務(wù)范圍、交付成果（如報(bào)告、方案）進(jìn)行驗(yàn)收，由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》，注明訂單編號(hào)、物品名稱、數(shù)量、入庫(kù)日期、倉(cāng)庫(kù)信息等，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。驗(yàn)收不合格時(shí)，需填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因（如參數(shù)不符、質(zhì)量問題），由需求部門、質(zhì)檢部門確認(rèn)后，采購(gòu)專員及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理方案（如退換貨、折扣、索賠）。關(guān)鍵控制點(diǎn)：驗(yàn)收需嚴(yán)格按訂單標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，嚴(yán)禁“先入庫(kù)后驗(yàn)收”；不合格品處理需在5個(gè)工作日內(nèi)明確結(jié)果，避免供應(yīng)商推諉。（八）訂單結(jié)算與關(guān)閉操作人：采購(gòu)專員、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：采購(gòu)專員收集訂單執(zhí)行全流程資料（如采購(gòu)需求申請(qǐng)表、比價(jià)報(bào)告、訂單、送貨單、入庫(kù)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等），提交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。財(cái)務(wù)部核對(duì)資料完整性（“三單匹配”：訂單、入庫(kù)單、發(fā)票信息一致）及付款條件（如是否達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)），無誤后安排付款。供應(yīng)商收到款項(xiàng)后，需提供收款憑證，采購(gòu)專員更新訂單狀態(tài)為“已完成”。訂單完成后，所有資料需整理歸檔（電子檔存入采購(gòu)管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔裝訂成冊(cè)），保存期限不少于3年（根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。關(guān)鍵控制點(diǎn)：付款前需保證所有單據(jù)齊全且一致，避免重復(fù)付款或錯(cuò)付；歸檔資料需分類清晰，便于后續(xù)查詢或?qū)徲?jì)。三、采購(gòu)訂單記錄表模板采購(gòu)訂單記錄表訂單基本信息訂單編號(hào)PO-_________________________訂單日期_______年_______月_______日供應(yīng)商全稱_______________________________________________________________供應(yīng)商地址_______________________________________________________________供應(yīng)商聯(lián)系人______________聯(lián)系方式：____________（僅用于業(yè)務(wù)溝通）采購(gòu)部門□生產(chǎn)部□行政部□項(xiàng)目部□其他：_________________需求部門_______________________________________________________________申請(qǐng)人______________部門負(fù)責(zé)人：____________采購(gòu)物品/服務(wù)信息序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）金額（元）技術(shù)參數(shù)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)備注123合計(jì)金額（大寫）仟佰拾萬仟佰拾元角分小寫交付信息期望交付日期：_______年_______月_______日交付地點(diǎn)□公司倉(cāng)庫(kù)□供應(yīng)商指定地點(diǎn)□其他：_________________運(yùn)輸方式□供應(yīng)商承擔(dān)運(yùn)費(fèi)□采購(gòu)方承擔(dān)運(yùn)費(fèi)□物流公司：_________________驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)□按訂單技術(shù)參數(shù)□按樣品□其他：_________________驗(yàn)收聯(lián)系人______________聯(lián)系方式：____________財(cái)務(wù)信息付款方式：□貨到付款_天□預(yù)付_%余款_%驗(yàn)收后_天開戶行_______________________________________________________________賬號(hào)_______________________________________________________________訂單狀態(tài)跟蹤狀態(tài)日期操作人說明（如審批通過、交付延遲原因等）□需求發(fā)起□詢價(jià)完成□訂單創(chuàng)建□審批通過□供應(yīng)商確認(rèn)□已交付□驗(yàn)收合格□已完成（結(jié)算完畢）審批信息采購(gòu)專員：___________日期：___________采購(gòu)經(jīng)理：___________日期：___________（金額≤5萬元審批）財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：___________日期：___________（5萬＜金額≤20萬元審批）總經(jīng)理：___________日期：___________（金額＞20萬元審批）備注1.訂單生效以供應(yīng)商確認(rèn)為準(zhǔn)；2.驗(yàn)收不合格時(shí)，需在3個(gè)工作日內(nèi)反饋供應(yīng)商；3.發(fā)票信息：□普票□專票（稅號(hào)：_________________）編制人：___________審核人：___________批準(zhǔn)人：___________四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性管理采購(gòu)訂單中的所有信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商信息等）必須與《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》一致，嚴(yán)禁擅自修改；需求部門變更需求時(shí)，需重新提交《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后由采購(gòu)專員更新訂單，禁止口頭調(diào)整訂單內(nèi)容。（二）審批流程合規(guī)性嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，不得因“緊急采購(gòu)”等理由簡(jiǎn)化審批流程或越權(quán)審批；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換物料）需在采購(gòu)后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)；審批人需對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)，若因?qū)徟韬鰧?dǎo)致公司損失（如價(jià)格過高、供應(yīng)商資質(zhì)不足），將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）供應(yīng)商溝通與協(xié)同與供應(yīng)商溝通時(shí)需保持專業(yè)態(tài)度，明確訂單要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免模糊承諾；供應(yīng)商延遲交付或質(zhì)量異常時(shí)，采購(gòu)專員需第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急方案（如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃），并留存溝通記錄作為后續(xù)索賠依據(jù)。（四）異常情況處理數(shù)量不符：收貨時(shí)當(dāng)場(chǎng)核對(duì)，短缺部分需供應(yīng)商在3天內(nèi)補(bǔ)發(fā)或從貨款中扣除；質(zhì)量不合格：驗(yàn)收不合格后，采購(gòu)專員需在2個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商處理方案（退換貨、折扣等），并形成書面記錄；供應(yīng)商違約：若