現(xiàn)代企業(yè)董事會(huì)會(huì)議程序規(guī)范手冊(cè)第一章總則1.1制定目的為規(guī)范現(xiàn)代企業(yè)董事會(huì)會(huì)議的組織與決策流程，保障董事會(huì)高效履行戰(zhàn)略決策、監(jiān)督管理等法定職責(zé)，確保會(huì)議決策合法合規(guī)、科學(xué)審慎，特制定本規(guī)范手冊(cè)，為企業(yè)董事會(huì)會(huì)議的全流程管理提供操作指引。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于依照《中華人民共和國(guó)公司法》設(shè)立的有限責(zé)任公司、股份有限公司的董事會(huì)會(huì)議組織、召開(kāi)及后續(xù)管理活動(dòng)，涵蓋定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議及專項(xiàng)議題審議會(huì)議。企業(yè)可結(jié)合公司章程、行業(yè)特性及實(shí)際管理需求，對(duì)本手冊(cè)內(nèi)容予以細(xì)化或補(bǔ)充。1.3基本原則1.合規(guī)性原則：會(huì)議流程、決策事項(xiàng)及表決規(guī)則嚴(yán)格遵循《公司法》《證券法》等法律法規(guī)及公司章程規(guī)定，確保權(quán)力行使合法合規(guī)，決議效力無(wú)瑕疵。2.效率性原則：優(yōu)化會(huì)議組織流程，精簡(jiǎn)非必要環(huán)節(jié)，保障董事高效參與討論、決策，避免會(huì)議冗長(zhǎng)低效；同時(shí)預(yù)留充分時(shí)間供董事調(diào)研、審議議題，平衡效率與審慎性。3.保密性原則：對(duì)會(huì)議涉及的未公開(kāi)重大信息（如戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、并購(gòu)重組意向等）嚴(yán)格保密，參會(huì)人員、記錄人員及相關(guān)知情人須遵守保密義務(wù)，防止信息泄露損害企業(yè)或股東利益。第二章會(huì)前準(zhǔn)備2.1會(huì)議提案發(fā)起與審核1.提案主體：董事會(huì)會(huì)議提案可由董事、總經(jīng)理及高級(jí)管理人員（就經(jīng)營(yíng)管理事項(xiàng)）、監(jiān)事會(huì)（就監(jiān)督事項(xiàng)）或單獨(dú)/合計(jì)持有一定比例股份的股東（依公司章程規(guī)定）發(fā)起。提案應(yīng)圍繞企業(yè)戰(zhàn)略、治理、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等核心事項(xiàng)，避免提交與董事會(huì)職責(zé)無(wú)關(guān)的議題。2.提案審核：提案需經(jīng)董事會(huì)秘書(shū)（或董事會(huì)下設(shè)的提案審核小組）初審，審核內(nèi)容包括：提案是否符合法律法規(guī)及公司章程規(guī)定的權(quán)限范圍、是否具備充分的事實(shí)依據(jù)或數(shù)據(jù)支撐、是否屬于董事會(huì)決策范疇。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提案提交董事長(zhǎng)（或董事會(huì)召集人）審定，確定是否列入會(huì)議議程。2.2參會(huì)人員確定1.核心參會(huì)者：董事會(huì)會(huì)議的法定參會(huì)人員為全體董事（含獨(dú)立董事、外部董事）。董事因故不能出席時(shí)，應(yīng)提前按規(guī)定委托其他董事代為出席（委托代理規(guī)則詳見(jiàn)第五章）。2.列席人員：監(jiān)事會(huì)成員：依法列席董事會(huì)會(huì)議，對(duì)會(huì)議程序合規(guī)性及決議合法合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，可就監(jiān)督事項(xiàng)發(fā)表意見(jiàn)，但無(wú)表決權(quán)。高級(jí)管理人員：總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等高管按需列席，就經(jīng)營(yíng)管理議題提供專業(yè)說(shuō)明或接受質(zhì)詢，無(wú)表決權(quán)。其他人員：如法律顧問(wèn)、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)代表等，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)可列席，就專項(xiàng)議題提供專業(yè)支持。3.關(guān)聯(lián)董事回避：若議題涉及董事關(guān)聯(lián)交易、利益沖突等情形，關(guān)聯(lián)董事應(yīng)主動(dòng)回避討論及表決，其回避情況需在會(huì)議記錄中明確記載。2.3會(huì)議材料準(zhǔn)備1.材料內(nèi)容要求：會(huì)議材料應(yīng)圍繞議題核心，包含議案文本（明確決策事項(xiàng)、背景、方案及預(yù)期影響）、數(shù)據(jù)支撐材料（如財(cái)務(wù)報(bào)表、市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、法律意見(jiàn)書(shū)等）、歷史參考資料（如過(guò)往同類議題的決議及執(zhí)行情況）。材料需邏輯清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，避免冗余信息。2.材料送達(dá)時(shí)間：會(huì)議材料應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前不少于五個(gè)工作日（或依公司章程規(guī)定）送達(dá)全體董事及列席人員，確保董事有充足時(shí)間審閱、調(diào)研，必要時(shí)可要求補(bǔ)充材料或召開(kāi)預(yù)備溝通會(huì)。2.4會(huì)議通知發(fā)送2.通知方式：優(yōu)先采用書(shū)面通知（如郵寄、電子郵件），確保可追溯；臨時(shí)會(huì)議可結(jié)合緊急程度，采用電話、短信等輔助方式，但需留存通知記錄。通知發(fā)送后，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)確認(rèn)收件情況，對(duì)未確認(rèn)的董事進(jìn)行二次提醒。第三章會(huì)議召開(kāi)3.1會(huì)議簽到與資格確認(rèn)1.現(xiàn)場(chǎng)簽到：線下會(huì)議需設(shè)置簽到環(huán)節(jié)，董事本人或其委托代理人（持有效授權(quán)書(shū)）簽署《董事會(huì)會(huì)議簽到表》，記錄出席/委托出席情況。2.線上簽到：線上會(huì)議通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)記錄參會(huì)人員登錄時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)及互動(dòng)情況，會(huì)后由董事會(huì)秘書(shū)整理簽到記錄，與參會(huì)人員確認(rèn)。3.人數(shù)要求：董事會(huì)會(huì)議需有過(guò)半數(shù)董事出席（含委托出席）方可召開(kāi)；特殊決議（如章程修訂、重大資產(chǎn)重組等）的參會(huì)人數(shù)要求依公司章程或法律法規(guī)執(zhí)行。3.2會(huì)議主持流程1.常規(guī)主持：董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)主持；董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或不履行職務(wù)時(shí)，由副董事長(zhǎng)主持；副董事長(zhǎng)亦不能履行職務(wù)時(shí)，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。2.主持職責(zé)：主持人負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏，宣布會(huì)議議程、介紹議題背景、引導(dǎo)董事討論、組織表決、宣布決議結(jié)果，確保會(huì)議依法依規(guī)、高效有序進(jìn)行。3.3議案審議與表決1.議程執(zhí)行：會(huì)議嚴(yán)格按既定議程推進(jìn)，主持人可根據(jù)討論情況適當(dāng)調(diào)整議題順序，但需征得多數(shù)董事同意。董事應(yīng)圍繞議題核心發(fā)表意見(jiàn)，避免偏離主題的討論；列席人員可應(yīng)主持人邀請(qǐng)發(fā)言，但需簡(jiǎn)潔聚焦。2.質(zhì)詢與回應(yīng)：董事對(duì)議案有疑問(wèn)時(shí)，可向提案人、列席高管或?qū)I(yè)人員質(zhì)詢，相關(guān)人員應(yīng)如實(shí)、清晰回應(yīng)，必要時(shí)提供補(bǔ)充材料或數(shù)據(jù)。3.表決規(guī)則：董事會(huì)決議的表決實(shí)行一人一票制，普通決議需經(jīng)過(guò)半數(shù)董事同意方可通過(guò)；特別決議（如章程規(guī)定的重大事項(xiàng)）需經(jīng)三分之二以上董事同意（具體比例依公司章程）。表決方式可采用書(shū)面表決（如表決票）、舉手表決或線上投票（需確保投票系統(tǒng)可追溯），表決結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄（含同意、反對(duì)、棄權(quán)的董事名單及票數(shù)）。關(guān)聯(lián)董事回避后，參會(huì)董事人數(shù)不足表決基數(shù)的，該議題應(yīng)暫緩表決，待補(bǔ)充董事出席或調(diào)整方案后重新審議。3.4會(huì)議記錄管理1.記錄要求：會(huì)議記錄應(yīng)客觀、完整記錄會(huì)議過(guò)程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、議題、討論要點(diǎn)（含董事主要意見(jiàn)、分歧點(diǎn)）、表決結(jié)果、主持人及記錄人簽名。對(duì)董事的反對(duì)意見(jiàn)或棄權(quán)理由，應(yīng)單獨(dú)記載。2.記錄審核：會(huì)議記錄由董事會(huì)秘書(shū)（或指定記錄人）整理后，于會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)提交主持人審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤；審核通過(guò)后，分發(fā)給全體董事確認(rèn)，董事對(duì)記錄有異議的，應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)提出修改意見(jiàn)，逾期未提視為認(rèn)可。3.記錄存檔：會(huì)議記錄及相關(guān)材料（如提案、表決票、補(bǔ)充材料等）作為董事會(huì)檔案，由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)保管，存檔期限不少于十年（或依法規(guī)、章程要求），便于后續(xù)查閱、審計(jì)或糾紛舉證。3.5臨時(shí)動(dòng)議處理會(huì)議期間，董事如提出臨時(shí)動(dòng)議（非原定議程的議題），需滿足以下條件方可審議：1.動(dòng)議事項(xiàng)屬于董事會(huì)職責(zé)范圍，且具有緊急性、必要性（如突發(fā)重大風(fēng)險(xiǎn)需決策應(yīng)對(duì)）；2.動(dòng)議需經(jīng)三分之一以上董事書(shū)面同意（或現(xiàn)場(chǎng)多數(shù)董事同意），并由主持人判斷是否列入議程；3.臨時(shí)動(dòng)議的材料（如簡(jiǎn)要說(shuō)明、數(shù)據(jù)支撐）需在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)或會(huì)前短時(shí)間內(nèi)提供，確保董事有基本審議依據(jù)。第四章會(huì)后跟進(jìn)4.1決議傳達(dá)與執(zhí)行1.決議傳達(dá)：董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)，將經(jīng)確認(rèn)的會(huì)議決議以書(shū)面形式（或電子文件）傳達(dá)至總經(jīng)理及高級(jí)管理團(tuán)隊(duì)、監(jiān)事會(huì)及其他相關(guān)部門(mén)，并同步通報(bào)控股股東/實(shí)際控制人（如需）。決議內(nèi)容應(yīng)明確決策事項(xiàng)、執(zhí)行責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及考核要求。2.執(zhí)行監(jiān)督：總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織決議的具體執(zhí)行，定期（如每月、每季度）向董事會(huì)或其下設(shè)的戰(zhàn)略、審計(jì)等委員會(huì)報(bào)告執(zhí)行進(jìn)展；董事會(huì)秘書(shū)跟蹤執(zhí)行情況，對(duì)執(zhí)行滯后或偏離決議的事項(xiàng)，及時(shí)向董事長(zhǎng)及董事會(huì)報(bào)告，必要時(shí)提議召開(kāi)臨時(shí)董事會(huì)審議調(diào)整方案。4.2會(huì)議檔案歸檔1.檔案內(nèi)容：董事會(huì)會(huì)議檔案包括會(huì)議通知、簽到表、提案材料、會(huì)議記錄、表決結(jié)果、決議文件、補(bǔ)充材料（如法律意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)報(bào)告）及后續(xù)執(zhí)行報(bào)告等，需按會(huì)議屆次、時(shí)間順序分類整理。2.存檔要求：檔案應(yīng)原件存檔（電子檔案需備份），存放于安全、防潮、防泄密的場(chǎng)所（如企業(yè)檔案室或指定云存儲(chǔ)），并建立檢索目錄，便于董事、監(jiān)管機(jī)構(gòu)或?qū)徲?jì)機(jī)構(gòu)查閱。第五章特殊情況處理5.1緊急會(huì)議召開(kāi)當(dāng)企業(yè)面臨重大突發(fā)事件（如重大訴訟、自然災(zāi)害、核心業(yè)務(wù)停擺等），需董事會(huì)緊急決策時(shí)，可啟動(dòng)緊急會(huì)議程序：1.發(fā)起方式：由董事長(zhǎng)或半數(shù)以上董事提議，可縮短會(huì)議通知時(shí)間（如提前24小時(shí)通知），通知方式可采用電話、短信、即時(shí)通訊工具等，但需留存通知記錄。2.材料簡(jiǎn)化：緊急會(huì)議的議案材料可簡(jiǎn)化為“事項(xiàng)說(shuō)明+初步方案+風(fēng)險(xiǎn)提示”，但需確保核心信息完整；會(huì)后應(yīng)補(bǔ)充完善正式材料，歸入會(huì)議檔案。3.決策效力：緊急會(huì)議的決議效力與常規(guī)會(huì)議一致，但需在下次定期會(huì)議中對(duì)緊急決策的背景、過(guò)程及執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)說(shuō)明。5.2董事缺席與委托代理1.委托條件：董事因故不能出席會(huì)議時(shí)，應(yīng)提前至少一個(gè)工作日（或依公司章程）以書(shū)面形式（含郵件、傳真）委托其他董事代為出席，委托書(shū)應(yīng)明確委托權(quán)限（如代為審議、表決的具體議題）及委托期限。2.代理限制：一名董事最多接受兩名董事的委托（避免利益沖突或表決集中）；關(guān)聯(lián)董事的委托代理無(wú)效（即關(guān)聯(lián)董事不得委托他人代為表決關(guān)聯(lián)事項(xiàng)）。3.缺席處理：董事未委托且無(wú)正當(dāng)理由缺席會(huì)議的，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議記錄中注明，事后向其通報(bào)會(huì)議內(nèi)容及決議，該董事可在三個(gè)工作日內(nèi)對(duì)決議提出書(shū)面意見(jiàn)，但不影響決議效力（除非缺席導(dǎo)致會(huì)議程序違法）。5.3會(huì)議無(wú)效與補(bǔ)救1.無(wú)效情形：董事會(huì)會(huì)議存在以下情形之一的，決議可能被認(rèn)定無(wú)效或可撤銷：會(huì)議通知不符合法律法規(guī)或公司章程規(guī)定（如未提前通知、通知內(nèi)容不全）；參會(huì)董事人數(shù)不足法定/章程要求；表決程序違法（如關(guān)聯(lián)董事未回避、表決票造假）；決議內(nèi)容違反法律法規(guī)或公司章程強(qiáng)制性規(guī)定。2.補(bǔ)救措施：發(fā)現(xiàn)會(huì)議程序或決議存在瑕疵時(shí)，董事會(huì)應(yīng)：若決議未執(zhí)行，立即暫停執(zhí)行，重新召開(kāi)董事會(huì)補(bǔ)正程序（如重新通知、補(bǔ)充參會(huì)人員、重新表決）；若決議已執(zhí)行，評(píng)估影響并制定整改方案，必要時(shí)通過(guò)股東