人力資源管理系統(tǒng)（HRMS）使用手冊一、系統(tǒng)概述人力資源管理系統(tǒng)（HRMS）是整合員工信息管理、考勤、薪酬、招聘、培訓(xùn)、績效等核心模塊的數(shù)字化管理工具，通過流程自動化與數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)員工全生命周期（入職-在職-離職）的精細(xì)化管理。系統(tǒng)支持多角色協(xié)同（HR、部門管理者、普通員工），并提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能，輔助管理決策。二、核心模塊功能與操作指南（一）員工信息管理員工信息管理是HRMS的基礎(chǔ)模塊，用于維護(hù)員工全周期信息檔案（入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、離職等）。1.信息錄入與維護(hù)新增員工：登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入「員工管理」→「員工檔案」→「新增員工」，依次填寫基本信息（姓名、性別、入職日期等）、崗位信息（部門、職位、匯報線）、合同信息（合同類型、起止日期）。*注：帶“*”為必填項(xiàng)，敏感信息（如身份證號、銀行卡號）需確保格式正確（系統(tǒng)支持格式校驗(yàn)）。*信息修改：員工可通過「個人中心」修改非敏感信息（如聯(lián)系方式）；敏感信息（如薪資、合同）需由HR在權(quán)限范圍內(nèi)操作，修改后自動留存變更記錄。信息導(dǎo)出：HR通過「數(shù)據(jù)導(dǎo)出」功能，按部門、崗位或入職時間篩選員工，導(dǎo)出Excel格式信息表（僅導(dǎo)出可見范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)）。2.信息查詢與統(tǒng)計單條查詢：通過員工姓名、工號或身份證號（部分匹配）在「員工檔案」搜索欄快速定位。批量查詢：使用「高級篩選」功能，按部門、入職時間、合同狀態(tài)等條件組合篩選，生成員工列表并支持導(dǎo)出。（二）考勤管理考勤管理模塊實(shí)現(xiàn)打卡規(guī)則設(shè)置、異常處理、考勤統(tǒng)計的自動化，支持多終端（Web端、移動端）打卡。1.考勤規(guī)則配置考勤組設(shè)置：HR進(jìn)入「考勤管理」→「考勤組」，新建考勤組（如“研發(fā)部-彈性工作制”），設(shè)置打卡時間、打卡方式（GPS/Wi-Fi/指紋）、遲到/曠工閾值（如遲到15分鐘內(nèi)記為“遲到”）。假期規(guī)則：在「考勤管理」→「假期類型」中，設(shè)置年假、病假等假期的申請規(guī)則（如年假按工齡計算額度）、審批流程（如部門經(jīng)理審批1-3天病假）。2.員工打卡與異常處理員工打卡：員工通過移動端APP或Web端「考勤打卡」入口，在規(guī)定時間內(nèi)完成打卡（系統(tǒng)自動記錄時間、地點(diǎn)）。若打卡失敗，可在「補(bǔ)卡申請」中提交說明，經(jīng)審批后生效。異常處理：HR每日在「考勤異常」中查看未打卡、遲到記錄，通過系統(tǒng)消息提醒員工補(bǔ)卡；對已確認(rèn)的異常（如因公外出），可直接標(biāo)記為“正?！辈渥⒃颉?.考勤報表與統(tǒng)計個人考勤統(tǒng)計：員工在「個人中心」→「考勤記錄」中查看月度打卡明細(xì)、假期使用情況。部門/公司統(tǒng)計：HR通過「考勤報表」生成部門級考勤匯總表（含出勤率、遲到次數(shù)），支持按周期（日/周/月）導(dǎo)出分析。（三）薪酬管理薪酬管理模塊實(shí)現(xiàn)薪資結(jié)構(gòu)配置、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)（考勤/績效）、工資計算與發(fā)放的全流程管理。1.薪資結(jié)構(gòu)與參數(shù)設(shè)置薪資項(xiàng)目配置：HR進(jìn)入「薪酬管理」→「薪資項(xiàng)目」，添加基本工資、績效工資、補(bǔ)貼、扣款等項(xiàng)目，設(shè)置計算規(guī)則（如績效工資=績效得分×基數(shù)）。薪資周期與發(fā)放日：在「薪酬設(shè)置」中，設(shè)置薪資計算周期（如自然月）、發(fā)放日（如每月15日），并關(guān)聯(lián)考勤、績效模塊的數(shù)據(jù)接口。2.薪資計算與發(fā)放數(shù)據(jù)導(dǎo)入：每月計算薪資前，HR需確認(rèn)考勤（「考勤管理」→「月度匯總」）、績效（「績效管理」→「考核結(jié)果」）數(shù)據(jù)已同步；對特殊情況（如獎金），可手動錄入調(diào)整項(xiàng)。薪資計算：點(diǎn)擊「薪資計算」，系統(tǒng)自動計算應(yīng)發(fā)工資、扣款、實(shí)發(fā)工資，生成工資明細(xì)表。HR核對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如離職員工薪資）后鎖定結(jié)果。工資發(fā)放與記錄：通過「工資發(fā)放」功能導(dǎo)出銀行代發(fā)格式（或直連銀行發(fā)放）；發(fā)放完成后，員工可在「個人中心」查看工資條。（四）招聘管理招聘管理模塊覆蓋職位發(fā)布、簡歷篩選、面試安排、錄用流程，實(shí)現(xiàn)招聘全流程線上化。1.職位發(fā)布與渠道管理職位創(chuàng)建：HR進(jìn)入「招聘管理」→「職位管理」，填寫職位名稱、職責(zé)、要求、薪資范圍，關(guān)聯(lián)所屬部門與面試官。2.簡歷篩選與面試安排簡歷管理：系統(tǒng)自動抓取各渠道簡歷，HR通過「簡歷庫」按學(xué)歷、關(guān)鍵詞篩選，標(biāo)記“待面試”“不合適”等狀態(tài)。面試安排：點(diǎn)擊「安排面試」，選擇面試官、時間（支持查看日程沖突），系統(tǒng)自動發(fā)送面試邀請至候選人與面試官。3.錄用與入職管理錄用審批：面試通過后，HR發(fā)起「錄用審批」，提交候選人薪資、入職日期等信息，經(jīng)部門經(jīng)理、HRD審批后生效。入職準(zhǔn)備：系統(tǒng)自動觸發(fā)「入職待辦」（發(fā)送offer、收集入職材料）；入職當(dāng)天，HR通過「入職登記」快速錄入員工信息，關(guān)聯(lián)考勤、薪酬模塊。（五）培訓(xùn)管理培訓(xùn)管理模塊支持培訓(xùn)計劃制定、報名、實(shí)施、評估的全流程管控。1.培訓(xùn)計劃與課程管理計劃創(chuàng)建：HR或部門管理者進(jìn)入「培訓(xùn)管理」→「培訓(xùn)計劃」，填寫培訓(xùn)主題、目標(biāo)、時間、參與人員范圍，關(guān)聯(lián)培訓(xùn)資源（如課件）。課程設(shè)置：在「課程管理」中，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化課程（如“新員工入職培訓(xùn)”），設(shè)置時長、考核方式（如考試、簽到率）。2.報名與實(shí)施員工報名：員工通過「培訓(xùn)報名」查看待選課程，選擇感興趣的培訓(xùn)并提交報名（部分課程需審批）。培訓(xùn)實(shí)施：培訓(xùn)當(dāng)天，講師通過「培訓(xùn)簽到」記錄出勤；結(jié)束后可上傳課件，員工在「培訓(xùn)記錄」中查看資料。3.培訓(xùn)評估與報表培訓(xùn)評估：員工完成培訓(xùn)后，系統(tǒng)自動推送評估問卷（如講師評分、課程實(shí)用性），HR在「培訓(xùn)評估」中查看統(tǒng)計結(jié)果。培訓(xùn)報表：HR通過「培訓(xùn)報表」查看部門/個人的培訓(xùn)參與率、考核通過率，優(yōu)化培訓(xùn)計劃。（六）績效管理績效管理模塊實(shí)現(xiàn)績效目標(biāo)設(shè)定、過程跟蹤、考核評分、結(jié)果應(yīng)用的閉環(huán)管理。1.績效方案與指標(biāo)設(shè)置方案創(chuàng)建：HR或部門管理者進(jìn)入「績效管理」→「績效方案」，設(shè)置考核周期（如季度）、對象（如“全員”）、維度（如KPI、360度評價）。指標(biāo)分配：在「績效指標(biāo)」中，為各崗位設(shè)置考核指標(biāo)（如銷售崗“銷售額”），并分配權(quán)重（如KPI占70%）。2.過程跟蹤與評分目標(biāo)對齊：員工在「個人績效」中確認(rèn)考核目標(biāo)，部門管理者可查看下屬目標(biāo)并提出調(diào)整建議（需審批）。過程記錄：員工在「績效日志」中記錄工作成果；管理者定期進(jìn)行「績效輔導(dǎo)」，填寫反饋意見。考核評分：考核周期結(jié)束后，員工自評、上級評分、跨部門評價依次進(jìn)行，系統(tǒng)自動匯總得分（如上級評分占60%）。3.結(jié)果應(yīng)用與改進(jìn)績效結(jié)果：HR在「績效結(jié)果」中查看全員考核得分，按等級（如S、A、B、C）劃分；對C級員工，系統(tǒng)自動觸發(fā)「績效改進(jìn)計劃」（PIP）流程。結(jié)果應(yīng)用：績效得分與薪酬（如績效工資）、晉升、培訓(xùn)需求掛鉤，HR可在「薪酬管理」「員工發(fā)展」中引用數(shù)據(jù)。（七）系統(tǒng)設(shè)置與權(quán)限管理系統(tǒng)設(shè)置與權(quán)限管理模塊確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，滿足不同角色的操作權(quán)限需求。1.角色與權(quán)限配置角色創(chuàng)建：HR進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」→「角色管理」，創(chuàng)建角色（如“HR專員”“部門經(jīng)理”），并分配功能權(quán)限（如HR專員可操作員工信息、考勤）。權(quán)限分配：在「用戶管理」中，為每位用戶關(guān)聯(lián)角色，或單獨(dú)調(diào)整權(quán)限（如某員工需臨時查看薪酬數(shù)據(jù)，可單獨(dú)授權(quán)）。2.系統(tǒng)參數(shù)與數(shù)據(jù)管理參數(shù)設(shè)置：HR可在「系統(tǒng)設(shè)置」中調(diào)整考勤規(guī)則（如節(jié)假日安排）、薪酬參數(shù)（如社?；鶖?shù)）、郵件/短信模板（如面試邀請）。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：系統(tǒng)自動按周期（如每周）備份數(shù)據(jù)，HR可手動觸發(fā)備份或在異常時恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)（需管理員權(quán)限）。三、典型業(yè)務(wù)流程示例：新員工入職全流程以“新員工入職”為例，展示HRMS各模塊的協(xié)同操作：1.招聘錄用：在「招聘管理」中完成面試、錄用審批，發(fā)送offer并收集入職材料。2.信息錄入：入職當(dāng)天，HR在「員工管理」中錄入員工基本信息、合同信息，系統(tǒng)自動生成工號。3.考勤設(shè)置：HR在「考勤管理」中為新員工分配考勤組（如“試用期考勤組”），員工可通過移動端APP打卡。4.薪酬配置：HR在「薪酬管理」中設(shè)置新員工的薪資結(jié)構(gòu)（基本工資、試用期績效系數(shù)），關(guān)聯(lián)考勤模塊（確保缺勤扣款計算）。5.培訓(xùn)安排：HR在「培訓(xùn)管理」中為新員工安排“入職培訓(xùn)”，員工在「培訓(xùn)報名」中確認(rèn)參與。四、常見問題與解決方案（一）登錄與權(quán)限類問題：忘記密碼/賬號鎖定解決：點(diǎn)擊登錄頁「忘記密碼」，通過綁定的手機(jī)號/郵箱重置；若賬號鎖定（多次密碼錯誤），聯(lián)系HR解鎖或等待自動解鎖（通常1小時）。問題：無權(quán)限操作某功能解決：聯(lián)系直屬上級或HR，確認(rèn)角色權(quán)限是否正確；若為臨時需求，可申請「臨時權(quán)限」（需審批）。（二）考勤與薪酬類問題：打卡失敗/考勤異常解決：檢查網(wǎng)絡(luò)、定位權(quán)限（移動端），重新打卡；若為設(shè)備故障，提交「補(bǔ)卡申請」并附證明（如工作群聊天記錄）。問題：薪資計算錯誤解決：查看「工資明細(xì)表」，核對考勤天數(shù)、績效得分、扣