工程建設(shè)檔案管理操作規(guī)范為規(guī)范工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，保障工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、運(yùn)維及后續(xù)管理中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程建設(shè)管理實(shí)際，制定本操作規(guī)范。第一章總則1.1適用范圍本規(guī)范適用于各類(lèi)新建、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造類(lèi)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理活動(dòng)，涵蓋項(xiàng)目前期策劃、施工建設(shè)至竣工驗(yàn)收、移交保管的全過(guò)程，涉及建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等參建主體。1.2管理原則全過(guò)程跟蹤：檔案管理與工程建設(shè)同步推進(jìn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工移交，各階段文件“隨產(chǎn)生、隨收集、隨整理”。誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)：各參建單位對(duì)自身形成的檔案質(zhì)量（完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性）負(fù)責(zé)，建設(shè)單位統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。集中管理：工程檔案最終由建設(shè)單位或指定檔案管理機(jī)構(gòu)集中保管，確保檔案的系統(tǒng)性與可利用性。安全保密：嚴(yán)格管控檔案實(shí)體與信息安全，涉密檔案按國(guó)家保密規(guī)定管理，防止失泄密事件。第二章檔案收集與移交2.1收集范圍工程檔案按項(xiàng)目階段分為三類(lèi)：（1）前期階段文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及審批文件、初步設(shè)計(jì)（含概算）及批復(fù)、招投標(biāo)文件（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)）、勘察/設(shè)計(jì)/監(jiān)理/施工合同、征地拆遷文件、規(guī)劃許可文件等。（2）施工階段文件施工單位：施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底記錄、施工日志、材料/設(shè)備進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)告（含合格證、檢測(cè)報(bào)告）、隱蔽工程驗(yàn)收記錄（附影像資料，標(biāo)注時(shí)間、部位、參與人員）、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、變更簽證文件（設(shè)計(jì)變更、工程洽商，需各方簽字確認(rèn)）、施工檢測(cè)報(bào)告（樁基、結(jié)構(gòu)實(shí)體檢測(cè)等）、安全事故處理文件等。監(jiān)理單位：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、旁站記錄、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)量/安全問(wèn)題通知單及回復(fù)、工程暫停/復(fù)工令、監(jiān)理工作總結(jié)等。設(shè)計(jì)單位：設(shè)計(jì)交底記錄、設(shè)計(jì)變更圖紙及說(shuō)明、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)記錄等。（3）竣工階段文件包括竣工圖（需加蓋竣工圖章，編制人、審核人簽字，變更處標(biāo)注依據(jù)）、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)定文件、竣工結(jié)算文件、竣工驗(yàn)收備案文件、工程評(píng)優(yōu)資料等。2.2收集要求原件優(yōu)先：文件應(yīng)為原件，確無(wú)原件的復(fù)印件需注明原因并加蓋提供單位公章。手續(xù)完備：簽字、蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰耐久（禁用鉛筆、圓珠筆、易褪色筆書(shū)寫(xiě)）。載體合規(guī)：紙質(zhì)檔案：采用70g以上A4/A3白紙，裝訂整齊，無(wú)破損、污漬。電子檔案：采用PDF、TIFF（圖像）、MP4/AVI（視頻）等長(zhǎng)期保存格式，命名規(guī)則為“項(xiàng)目代號(hào)-階段-專(zhuān)業(yè)-文件名稱-日期”。聲像檔案：照片/視頻需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人，重要場(chǎng)景（如隱蔽工程、關(guān)鍵工序）需同步留存影像。2.3移交職責(zé)與流程建設(shè)單位：統(tǒng)籌檔案收集工作，制定《檔案收集計(jì)劃》，明確各單位移交時(shí)間、范圍及要求。參建單位：按分工收集本單位形成的檔案，定期（如每月/每季度）向建設(shè)單位移交，移交時(shí)填寫(xiě)《檔案移交清單》（含文件數(shù)量、載體類(lèi)型、密級(jí)等），雙方簽字確認(rèn)。最終移交：工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位向城建檔案管理部門(mén)或企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)移交檔案，移交清單需附《檔案案卷目錄》《卷內(nèi)文件目錄》，辦理正式交接手續(xù)。第三章檔案整理3.1分類(lèi)規(guī)則采用“項(xiàng)目階段+專(zhuān)業(yè)+文件類(lèi)型”的復(fù)合分類(lèi)法，示例：前期文件：按“審批類(lèi)（立項(xiàng)、可研、初設(shè)）、合同類(lèi)（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理）、規(guī)劃類(lèi)”劃分。施工文件：按“土建、安裝、裝飾”等專(zhuān)業(yè)，結(jié)合“施工管理、技術(shù)、質(zhì)量、安全”等類(lèi)型分類(lèi)。3.2組卷要求遵循規(guī)律：同一單位工程、分部工程或同一事項(xiàng)的文件集中組卷，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系（如一個(gè)分項(xiàng)工程的施工方案、技術(shù)交底、檢驗(yàn)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告組成一卷）。文件排序：批復(fù)性文件在前、請(qǐng)示性文件在后；施工記錄按時(shí)間順序；驗(yàn)收文件按“申請(qǐng)-檢驗(yàn)-評(píng)定-驗(yàn)收”流程排序。案卷編目：卷內(nèi)文件：逐頁(yè)編號(hào)（空白頁(yè)不編），編制《卷內(nèi)文件目錄》（含文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)）。案卷封面：標(biāo)注項(xiàng)目名稱、卷名、編制單位、保管期限、檔號(hào)（格式：項(xiàng)目代號(hào)-階段代號(hào)-專(zhuān)業(yè)代號(hào)-案卷順序號(hào)）。3.3編目與檢索案卷目錄：匯總所有案卷的“案卷號(hào)、題名、起止日期、卷內(nèi)文件數(shù)、保管期限”，便于全局檢索。檢索工具：編制《專(zhuān)題文件索引》（如“變更簽證索引”“隱蔽工程索引”），結(jié)合電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“多條件組合檢索”（如按時(shí)間、專(zhuān)業(yè)、文件類(lèi)型檢索）。第四章檔案保管4.1保管場(chǎng)所要求檔案庫(kù)房應(yīng)具備“六防”設(shè)施：防火：配備滅火器、煙感報(bào)警器，遠(yuǎn)離火源。防潮：安裝除濕機(jī)，濕度控制在45%-60%；地面做防水處理，檔案柜底部墊高。防蟲(chóng)：定期投放防蟲(chóng)藥劑（如樟腦丸），檔案柜密封性良好。防盜：安裝門(mén)禁、監(jiān)控系統(tǒng)，庫(kù)房鑰匙專(zhuān)人保管。防光：采用遮光窗簾，避免陽(yáng)光直射。防磁：遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)（如變壓器、大型電器），磁性載體（磁帶、磁盤(pán)）單獨(dú)存放。4.2保管期限劃分根據(jù)文件價(jià)值與工程需求，劃分為三類(lèi)：永久：立項(xiàng)批復(fù)、竣工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、重大設(shè)計(jì)變更文件等（需長(zhǎng)期留存，供歷史追溯）。長(zhǎng)期：施工管理文件、監(jiān)理文件、材料設(shè)備質(zhì)保書(shū)等（保管期限為工程使用壽命或50年以上）。短期：日常管理類(lèi)文件、一般性會(huì)議紀(jì)要等（保管10-30年）。4.3檔案移交與備份工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)（或按地方規(guī)定）向城建檔案管理部門(mén)移交檔案，移交時(shí)需附《檔案移交清單》《案卷目錄》，雙方簽字確認(rèn)。電子檔案需異地備份（如備份至云端或另一物理地點(diǎn)），防止自然災(zāi)害、硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。第五章檔案利用5.1利用制度內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可在檔案閱覽室查閱（原則上不外借，確需外借的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還）。外部利用：外單位需提供介紹信，經(jīng)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可查閱非涉密檔案，復(fù)制需登記備案。5.2利用服務(wù)編制《案卷目錄》《文件索引》《專(zhuān)題匯編》（如“竣工圖匯編”“變更簽證匯編”），提高檢索效率。第六章工程檔案數(shù)字化管理6.1數(shù)字化流程紙質(zhì)檔案掃描：分辨率不低于300dpi，彩色掃描重要文件（如竣工圖、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告），黑白掃描一般文件；掃描后進(jìn)行去污、糾偏、裁邊處理，確保圖像清晰。OCR識(shí)別：對(duì)掃描圖像進(jìn)行文字識(shí)別，生成可檢索的文本文件，便于全文搜索。質(zhì)檢與錄入：專(zhuān)人質(zhì)檢（圖像清晰度、文字識(shí)別準(zhǔn)確率），合格后錄入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)（形成“雙套制”保管）。6.2電子文件歸檔要求元數(shù)據(jù)采集：記錄文件的創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、責(zé)任者、格式、大小、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目等信息，確保電子檔案的“真實(shí)性、完整性、可用性”。格式轉(zhuǎn)換：非通用格式文件（如特殊設(shè)計(jì)軟件生成的圖紙）需轉(zhuǎn)換為PDF、DWG（圖紙）等長(zhǎng)期保存格式。6.3數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能存儲(chǔ)管理：支持海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（如磁盤(pán)陣列、云存儲(chǔ)），自動(dòng)備份數(shù)據(jù)。檢索查詢：多條件組合檢索（如按項(xiàng)目、階段、專(zhuān)業(yè)、文件類(lèi)型、關(guān)鍵詞檢索）。第七章安全與保密管理7.1實(shí)體安全檔案庫(kù)房實(shí)行專(zhuān)人值守，定期檢查“六防”設(shè)施運(yùn)行情況，檔案出入庫(kù)登記（記錄時(shí)間、人員、文件數(shù)量）。定期盤(pán)點(diǎn)檔案，核對(duì)“賬、物、電子目錄”一致性，發(fā)現(xiàn)缺失及時(shí)追查。7.2信息安全電子檔案采用加密存儲(chǔ)（如AES加密），設(shè)置訪問(wèn)密碼，嚴(yán)禁在非涉密網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密檔案。定期進(jìn)行病毒查殺、系統(tǒng)漏洞修復(fù)，防止黑客攻擊、數(shù)據(jù)篡改。7.3保密管理涉密檔案單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)保密辦審批，復(fù)制需登記備案，嚴(yán)禁攜帶涉密檔案外出（確需外出的需辦理“涉密載體外出審批”）。銷(xiāo)毀涉密檔案時(shí)，編制《銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，確保徹底銷(xiāo)毀（可采用粉碎、焚燒等方式）。第八章附則1.本規(guī)范由建設(shè)單位檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋?zhuān)鲄⒔▎挝豢山Y(jié)合項(xiàng)目