采購申請單快速填寫模板與審批指引一、適用場景與背景在企業(yè)日常運(yùn)營中，各類采購需求頻繁發(fā)生，涉及辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備工具、服務(wù)外包等多個領(lǐng)域。為規(guī)范采購流程、提高申請效率、避免信息遺漏，本指引適用于以下場景：常規(guī)需求采購：如部門日常辦公耗材、定期生產(chǎn)原料等計劃內(nèi)采購；臨時緊急采購：如設(shè)備突發(fā)故障需立即更換、項目臨時追加物料等應(yīng)急情況；預(yù)算內(nèi)專項采購：如已獲批項目預(yù)算內(nèi)的設(shè)備采購、服務(wù)外包等專項支出；跨部門協(xié)作采購：需多個部門確認(rèn)需求或共同使用的資源采購。二、采購申請全流程操作指引（一）第一步：明確采購需求與基礎(chǔ)信息在填寫申請單前，申請人需確認(rèn)以下核心信息，保證需求清晰、依據(jù)充分：采購目的：明確采購物品/服務(wù)的具體用途（如“研發(fā)部測試用”“生產(chǎn)車間A線日常維護(hù)”等）；物品/服務(wù)細(xì)節(jié)：名稱（需完整規(guī)范，避免簡稱，如“A4復(fù)印紙”而非“紙”）、規(guī)格型號（如“HP808A黑色硒鼓，兼容款”）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“國標(biāo)GB/T18778-2008”）、技術(shù)參數(shù)（如“電壓220V，功率50W”）；數(shù)量與預(yù)算：根據(jù)實際需求確定數(shù)量，結(jié)合歷史價格或市場行情預(yù)估單價及總價，保證在部門預(yù)算范圍內(nèi)；緊急程度：勾選“不緊急/一般緊急/緊急”，緊急采購需注明原因（如“生產(chǎn)線停機(jī)待料，需24小時內(nèi)到貨”）。（二）第二步：填寫采購申請單模板根據(jù)模板逐項填寫信息，保證完整、準(zhǔn)確、無遺漏（模板詳見第三部分）：基礎(chǔ)信息欄：申請部門：填寫全稱（如“市場營銷部”而非“市場部”）；申請人：填寫本人姓名，聯(lián)系方式（內(nèi)部短號）；申請日期：填寫提交申請的當(dāng)天日期；采購編號：如有歷史采購編號，填寫以便追溯（新采購可留空，由采購部統(tǒng)一編號）。采購詳情欄：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位（如“臺”“件”“套”）、預(yù)算單價、預(yù)算總價：按第一步確認(rèn)的信息填寫，總價=單價×數(shù)量；用途描述：簡述使用場景（如“用于客戶接待中心日常打印”）；供應(yīng)商信息（可選）：如有指定供應(yīng)商，填寫名稱、聯(lián)系人及電話（非必需，采購部可協(xié)助比價）；附件清單：如有技術(shù)圖紙、報價單、需求說明等，需注明附件名稱及份數(shù)（如“附件1：設(shè)備報價單（1份）”）。審批流程欄：申請人簽字：手寫簽名并填寫日期；部門負(fù)責(zé)人審批：確認(rèn)需求合理性及預(yù)算符合性后簽字；采購部審核：審核需求合規(guī)性、市場價格合理性及流程完整性；財務(wù)部復(fù)核：確認(rèn)預(yù)算余額及付款條件；分管/總經(jīng)理審批：根據(jù)采購金額權(quán)限（如≥5萬元需總經(jīng)理審批）完成最終審批。（三）第三步：提交申請與附件材料提交方式：通過OA系統(tǒng)、采購管理平臺或紙質(zhì)表單提交（根據(jù)公司規(guī)定選擇）；附件要求：將技術(shù)參數(shù)、報價單、合同草案等材料一并提交，保證審批人可全面評估需求；緊急處理：勾選“緊急”的申請，需同步電話通知采購部及審批人，說明緊急原因并預(yù)計審批完成時間。（四）第四步：跟蹤審批進(jìn)度與反饋進(jìn)度查詢：提交后可通過系統(tǒng)或聯(lián)系采購部查詢審批狀態(tài)（如“已提交-部門審批中-采購部審核中-已完成”）；溝通反饋：若審批被駁回，需根據(jù)駁回原因（如“預(yù)算超支”“規(guī)格不明確”）修改后重新提交；結(jié)果確認(rèn)：審批通過后，采購部將通知申請人對接供應(yīng)商，確認(rèn)交貨期及交付細(xì)節(jié)。（五）第五步：采購?fù)瓿膳c歸檔收貨確認(rèn)：收到物品/服務(wù)后，申請人需核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，并在《收貨單》上簽字確認(rèn)；歸檔留存：將審批通過的申請單、附件、收貨單、發(fā)票復(fù)印件等整理歸檔，保存期限不少于2年（按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行）。三、采購申請單模板（含填寫說明）采購申請單編號：[采購部統(tǒng)一填寫]申請部門申請日期年月日采購物品/服務(wù)詳情序號物品/服務(wù)名稱12用途描述緊急程度□不緊急□一般緊急□緊急（緊急原因：____________________）供應(yīng)商信息（可選）名稱：____________________聯(lián)系人：____________________電話：____________________附件清單附件1：____________________附件2：____________________審批意見欄申請人簽字：日期：年月日采購部審核：日期：年月日分管/總經(jīng)理審批：日期：年月日模板填寫說明：帶“*”項為必填項；規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等需詳細(xì)描述，避免“品牌”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述；預(yù)算總價需大小寫一致（如：1000元，壹仟元整）；審批欄需逐級簽字，不可代簽或跳簽；一項申請單僅對應(yīng)一種主要物品/服務(wù)（如需采購多類物品，可分表填寫或備注關(guān)聯(lián)編號）。四、使用關(guān)鍵提示與常見問題規(guī)避信息準(zhǔn)確性：物品名稱、規(guī)格型號錯誤可能導(dǎo)致采購不符，需與技術(shù)需求部門確認(rèn)；聯(lián)系方式務(wù)必保證暢通，便于采購部溝通細(xì)節(jié)。預(yù)算與合規(guī)性：采購金額需控制在年度/季度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算需提前提交預(yù)算調(diào)整申請；嚴(yán)禁拆分采購金額規(guī)避審批流程（如實際需5萬元采購，不得分3次1.8萬元申請）。審批流程規(guī)范：按部門負(fù)責(zé)人→采購部→財務(wù)部→分管/總經(jīng)理順序提交，不可逆向或越級；緊急采購需在申請單中注明“緊急”并同步口頭通知，審批流程可適當(dāng)加快，但不可簡化必要環(huán)節(jié)。附件完整性：大額采購（≥1萬元）需提供至少2家供應(yīng)商的報價單；定制化設(shè)備/服務(wù)需提供技術(shù)參數(shù)書或需求說明書，作為驗收依據(jù)。特殊情況處理：臨時急需且無法走完整流程的采購，需部門負(fù)責(zé)人電話審批后，由采購部先行采購，1個工作日內(nèi)補(bǔ)填申請單；采購物品需驗收的，需在申請單中注明驗收標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任人（如“由設(shè)備部張*驗收，需通電測試24小時無故障”）。歸檔