采購成本控制與審批流程手冊一、手冊編制目的與價值本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購行為，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實現(xiàn)采購成本的有效控制，同時明確各環(huán)節(jié)審批職責(zé)，保證采購活動的合規(guī)性、效率性與經(jīng)濟(jì)性。通過流程化操作與關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控，降低采購成本、規(guī)避風(fēng)險、提升資源利用效率，為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)提供支撐。二、適用對象與場景（一）適用對象本手冊適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及采購活動的部門，包括但不限于需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部）、采購部、財務(wù)部、法務(wù)部及管理層。（二）適用場景常規(guī)采購：生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備配件等日常運(yùn)營所需物資的采購。項目采購：新建/改擴(kuò)建項目、研發(fā)項目等專項物資或服務(wù)的采購。服務(wù)采購：外包服務(wù)（如設(shè)備維修、IT支持、咨詢服務(wù)）、后勤服務(wù)等非物資類采購。緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）導(dǎo)致的臨時性采購。三、采購全流程操作指南采購流程分為“需求發(fā)起—供應(yīng)商尋源—詢價與成本分析—審批執(zhí)行—合同簽訂—訂單跟蹤—驗收結(jié)算”七大環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需嚴(yán)格遵循以下步驟：（一）需求發(fā)起與預(yù)算確認(rèn)目標(biāo)：保證采購需求合理、預(yù)算可控，避免盲目采購。參與部門：需求部門、采購部、財務(wù)部。操作步驟：需求提報：需求部門根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)計劃、辦公需要），填寫《采購需求申請表》（表1），明確物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付時間、預(yù)算金額等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。預(yù)算審核：需求部門將《采購需求申請表》提交至財務(wù)部，財務(wù)部核對需求是否在部門年度預(yù)算內(nèi)，若超預(yù)算需需求部門說明原因并申請預(yù)算調(diào)整，財務(wù)部出具《預(yù)算審核意見》。采購對接：預(yù)算審核通過后，需求部門將申請表轉(zhuǎn)交采購部，采購部與需求部門確認(rèn)需求細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)），避免需求描述模糊導(dǎo)致后續(xù)采購偏差。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，保證采購來源穩(wěn)定可靠。參與部門：采購部、需求部門、質(zhì)檢部。操作步驟：供應(yīng)商尋源：采購部通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)平臺、行業(yè)推薦等方式收集供應(yīng)商信息，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、業(yè)績證明等材料。資質(zhì)初審：采購部對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核查經(jīng)營范圍、生產(chǎn)/服務(wù)能力、質(zhì)量體系認(rèn)證等，剔除不符合要求的供應(yīng)商。現(xiàn)場評估（可選）：對金額較大或關(guān)鍵物料（如原材料、核心設(shè)備），采購部聯(lián)合需求部門、質(zhì)檢部對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評估，檢查生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、庫存管理等，形成《供應(yīng)商現(xiàn)場評估報告》。供應(yīng)商入庫：資質(zhì)審核及現(xiàn)場評估通過的供應(yīng)商，錄入《合格供應(yīng)商名錄》（表2），并定期（每季度）更新供應(yīng)商績效（如交貨及時率、合格率、價格競爭力）。（三）詢價與成本分析目標(biāo)：獲取最優(yōu)采購價格，實現(xiàn)成本控制。參與部門：采購部、財務(wù)部、需求部門。操作步驟：詢價準(zhǔn)備：采購部根據(jù)需求規(guī)格，編制《詢價單》（表3），明確物資/服務(wù)要求、數(shù)量、交付時間、報價截止日期等，發(fā)送至3家及以上合格供應(yīng)商。報價收集：供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價單（需加蓋公章，注明含稅/不含稅價格、運(yùn)費(fèi)、付款條件等），采購部整理報價信息，填寫《詢價對比表》（表4），對比不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交付周期等。成本分析：財務(wù)部參與價格審核，分析成本構(gòu)成（如原材料價格、人工成本、物流費(fèi)用），判斷報價是否合理；若價格偏離市場均價超過10%，需供應(yīng)商提供成本明細(xì)或與供應(yīng)商議價。確定供應(yīng)商：綜合價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商選定建議》，附《詢價對比表》《成本分析報告》提交審批。（四）采購審批流程目標(biāo)：明確審批權(quán)限，保證采購決策合規(guī)。審批權(quán)限分級（根據(jù)采購金額及類型）：小額采購（≤5萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部經(jīng)理→財務(wù)主管中額采購（5萬-20萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部經(jīng)理→財務(wù)主管→分管副總大額采購（＞20萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部經(jīng)理→財務(wù)主管→分管副總→總經(jīng)理操作步驟：提交審批：采購部將《采購需求申請表》《供應(yīng)商選定建議》《詢價對比表》等材料，按權(quán)限順序提交審批人。審核要點(diǎn)：審批人需重點(diǎn)審核需求合理性、預(yù)算符合性、價格合理性、供應(yīng)商資質(zhì)等，對存疑材料要求補(bǔ)充說明。審批反饋：各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成，若審批不通過，采購部需根據(jù)意見調(diào)整方案并重新提交。（五）合同簽訂與訂單下達(dá)目標(biāo)：明確雙方權(quán)責(zé)，規(guī)避合同風(fēng)險。參與部門：采購部、法務(wù)部、供應(yīng)商。操作步驟：合同起草：審批通過后，采購部根據(jù)采購結(jié)果起草《采購合同》（表5），明確物資/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交付時間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款。法務(wù)審核：法務(wù)部對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)核查法律風(fēng)險、違約責(zé)任界定、知識產(chǎn)權(quán)等，出具《法務(wù)審核意見》。合同簽訂：審核通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或分管副總）與供應(yīng)商簽訂合同，采購部將合同復(fù)印件分發(fā)至需求部門、財務(wù)部、倉庫等相關(guān)部門。訂單下達(dá)：采購部根據(jù)合同信息，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購訂單》（表6），同步發(fā)送至供應(yīng)商，明確訂單號、交付要求、跟蹤聯(lián)系人等。（六）訂單執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤目標(biāo)：保證供應(yīng)商按時、按質(zhì)交付。參與部門：采購部、需求部門、供應(yīng)商。操作步驟：交付跟蹤：采購部每周跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨情況，若可能延期，要求供應(yīng)商提前3天書面通知，并協(xié)調(diào)調(diào)整交付時間或?qū)ふ姨娲桨?。異常處理：若供?yīng)商無法按期交付或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，如啟用備選供應(yīng)商、協(xié)商賠償?shù)?，同時向管理層匯報。（七）驗收、結(jié)算與付款目標(biāo)：保證采購物資/服務(wù)符合要求，規(guī)范資金支付。參與部門：需求部門、質(zhì)檢部、倉庫、財務(wù)部、供應(yīng)商。操作步驟：到貨驗收：數(shù)量驗收：倉庫根據(jù)《采購訂單》核對到貨物資數(shù)量，確認(rèn)無誤后簽收；質(zhì)量驗收：需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)、技術(shù)參數(shù)）進(jìn)行檢驗，填寫《物資驗收單》（表7），注明合格/不合格及具體問題。問題處理：若驗收不合格，采購部需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，協(xié)商退貨、換貨或折價處理，形成《不合格品處理記錄》。結(jié)算付款：驗收合格后，倉庫將《驗收單》提交財務(wù)部，財務(wù)部核對訂單、合同、驗收單信息，確認(rèn)無誤后編制《付款申請表》；付款申請按審批權(quán)限（同采購審批權(quán)限）審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬支付款項，付款憑證同步至采購部歸檔。四、常用表單模板表1：采購需求申請表需求部門申請日期申請編號物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位用途說明期望交付時間預(yù)算金額（元）需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部預(yù)算審核意見：審核人：日期：采購部對接人：聯(lián)系方式：表2：合格供應(yīng)商名錄（節(jié)選）供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式主營產(chǎn)品/服務(wù)合作起始時間最近合作日期績效評級（A/B/C）*科技有限公司9111*張*電子元器件2022-012023-10A表3：詢價單（模板）詢價單編號詢價日期有效期（天）物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量技術(shù)參數(shù)/服務(wù)要求：報價要求（請注明含稅/不含稅價格、運(yùn)費(fèi)、付款方式）：供應(yīng)商聯(lián)系人：聯(lián)系方式：供應(yīng)商蓋章處：日期：表4：詢價對比表序號供應(yīng)商名稱報價（元）含稅/否運(yùn)費(fèi)（元）總價（元）交貨期（天）質(zhì)量承諾綜合評分（100分）1*科技10,000含稅50010,50071年質(zhì)保852*YY貿(mào)易9,800含稅80010,60056個月質(zhì)保803*ZZ制造9,500不含稅60010,100（+13%稅）102年質(zhì)保90表5：采購合同（核心條款節(jié)選）合同編號：CG-2023-X甲方（采購方）：X公司乙方（供應(yīng)方）：*科技有限公司采購內(nèi)容：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額（詳見附件《采購清單》）交付要求：2023年月日前交付至甲方倉庫，運(yùn)費(fèi)由乙方承擔(dān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國家GB/T-2023標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)保期12個月驗收方式：甲方到貨后3個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格簽收；不合格乙方需2日內(nèi)更換付款條件：驗收合格后30日內(nèi)支付95%貨款，剩余5%為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無息返還違約責(zé)任：逾期交付，每日按合同總額0.5%支付違約金；質(zhì)量問題導(dǎo)致甲方損失，乙方全額賠償表6：采購訂單訂單編號下單日期供應(yīng)商名稱物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位交付時間交付地點(diǎn)訂單聯(lián)系人備注：表7：物資驗收單驗收單編號驗收日期采購訂單號物資名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收項目標(biāo)準(zhǔn)要求實際結(jié)果數(shù)量驗收與訂單一致質(zhì)量驗收（如：外觀無劃痕、參數(shù)達(dá)標(biāo)）驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因說明：________________________）需求部門驗收人：日期：質(zhì)檢部驗收人：日期：倉庫驗收人：日期：五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險提示（一）關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)預(yù)算剛性約束：無預(yù)算或超預(yù)算采購需經(jīng)總經(jīng)理特批，嚴(yán)禁先采購后補(bǔ)預(yù)算；供應(yīng)商動態(tài)管理：每季度對合格供應(yīng)商進(jìn)行績效評價，評分低于70分的暫停合作，連續(xù)兩次低于60分的移出名錄；審批時效：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，緊急采購可啟動“綠色通道”，但需在24小時內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)；文檔留存：采購全流程資料（需求申請、詢價記錄、合同、驗收單等）需保存至少3年，以備審計或追溯。（二）常見風(fēng)險與規(guī)避措施需求描述不清晰：導(dǎo)致采購物資與實際使用不符，增加退換貨成本——需求部門需提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，采購部與需求部門