通用辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)前言為規(guī)范公司日常辦公行為，提升工作效率，保證各項(xiàng)事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋辦公場(chǎng)景中常見流程的操作指引，適用于公司全體員工，請(qǐng)各部門嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。一、會(huì)議組織與管理流程（一）適用范圍本流程適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織、召開及后續(xù)跟進(jìn)，包括但不限于部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專題研討會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等。（二）操作步驟會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)（1）發(fā)起人根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間（建議時(shí)長(zhǎng)不超過2小時(shí)）、地點(diǎn)（或線上會(huì)議平臺(tái)）、參會(huì)人員（含主持人、記錄人），并提前3個(gè)工作日提交《會(huì)議申請(qǐng)表》（見表1）。（2）部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議必要性進(jìn)行審批，重要會(huì)議需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議通知與準(zhǔn)備（1）審批通過后，發(fā)起人提前2個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程及需提前準(zhǔn)備的資料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表等）。（2）參會(huì)人員收到通知后，確認(rèn)參會(huì)情況，如有沖突需提前1個(gè)工作日向發(fā)起人反饋。（3）記錄人提前準(zhǔn)備會(huì)議簽到表、錄音設(shè)備（如需）、會(huì)議紀(jì)要模板。會(huì)議召開與記錄（1）主持人提前10分鐘到場(chǎng)，檢查設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）運(yùn)行情況，宣布會(huì)議開始，明確議程及時(shí)限。（2）參會(huì)人員按時(shí)簽到，發(fā)言緊扣主題，避免無關(guān)討論。（3）記錄人全程記錄會(huì)議要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工及完成時(shí)限，保證內(nèi)容準(zhǔn)確完整。會(huì)議紀(jì)要與歸檔（1）會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核無誤后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門。（2）發(fā)起人組織落實(shí)決議事項(xiàng)，定期跟蹤進(jìn)度（如需），并在下次會(huì)議上通報(bào)進(jìn)展。（3）會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，發(fā)起人將會(huì)議申請(qǐng)表、簽到表、紀(jì)要等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。（三）相關(guān)表單模板表1會(huì)議申請(qǐng)表會(huì)議主題時(shí)間（年/月/日時(shí)分）地點(diǎn)/線上平臺(tái)參會(huì)人員（含部門）會(huì)議議程需準(zhǔn)備材料申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式審批人（簽字）（四）關(guān)鍵提示避免臨時(shí)性會(huì)議，緊急情況需提前24小時(shí)發(fā)起申請(qǐng)；會(huì)議內(nèi)容需提前準(zhǔn)備材料，保證高效討論；紀(jì)要中需明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”，避免模糊表述；線上會(huì)議需提前測(cè)試設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定。二、日常文件審批流程（一）適用范圍本流程適用于公司內(nèi)部各類請(qǐng)示、報(bào)告、通知、制度等文件的審批流轉(zhuǎn)，包括但不限于費(fèi)用申請(qǐng)、用印申請(qǐng)、合同審批、制度發(fā)布等。（二）操作步驟文件起草與提交（1）起草人根據(jù)工作需求撰寫文件，內(nèi)容需明確事由、依據(jù)、具體事項(xiàng)、附件（如需）等，保證邏輯清晰、表述準(zhǔn)確。（2）文件完成后，起草人核對(duì)內(nèi)容無誤，通過OA系統(tǒng)發(fā)起審批流程，并同步電子版文件。部門內(nèi)部審核（1）部門負(fù)責(zé)人（或指定審核人）對(duì)文件的合規(guī)性、必要性及部門內(nèi)協(xié)調(diào)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對(duì)數(shù)據(jù)、金額、流程等關(guān)鍵信息。（2）審核通過后，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核不通過的，需注明修改意見并退回起草人重新調(diào)整?？绮块T會(huì)簽（如需）（1）文件涉及多個(gè)部門職責(zé)時(shí)，需由相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見。（2）存在意見分歧的，由發(fā)起人組織協(xié)調(diào)，達(dá)成一致后方可繼續(xù)流轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)審批（1）根據(jù)文件性質(zhì)及權(quán)限，報(bào)請(qǐng)相應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（如部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等）。（2）領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，文件生效；審批不通過的，退回并說明理由。文件印發(fā)與歸檔（1）審批通過后，由行政部（或指定部門）統(tǒng)一編號(hào)、排版、印發(fā)（電子版或紙質(zhì)版），并記錄印發(fā)臺(tái)賬。（2）原件由行政部歸檔保存，電子版至公司文件管理系統(tǒng)，保存期限不少于5年。（三）相關(guān)表單模板表2文件審批流轉(zhuǎn)單文件名稱文件編號(hào)起草部門起草人文件類型□請(qǐng)示□報(bào)告□通知□其他密級(jí)□公開□內(nèi)部□秘密審批流程部門審核→會(huì)簽→領(lǐng)導(dǎo)審批→印發(fā)部門審核意見（簽字）日期會(huì)簽部門意見（簽字）日期領(lǐng)導(dǎo)審批意見（簽字）日期印發(fā)記錄份數(shù)接收部門簽收人（四）關(guān)鍵提示文件內(nèi)容需符合公司制度及法律法規(guī)要求，避免表述歧義；審批流程需按順序進(jìn)行，不得越級(jí)審批（特殊情況需注明原因）；涉及敏感信息（如商業(yè)數(shù)據(jù)、人事變動(dòng)）的文件需標(biāo)注密級(jí)，嚴(yán)格控制知悉范圍；印發(fā)前需校對(duì)格式、文字，保證無誤。三、差旅申請(qǐng)與報(bào)銷流程（一）適用范圍本流程適用于員工因公出差（含市內(nèi)、國(guó)內(nèi)、境外）的申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷及票據(jù)管理，包括但不限于客戶拜訪、項(xiàng)目調(diào)研、參加會(huì)議等。（二）操作步驟出差申請(qǐng)與審批（1）員工出差前填寫《出差申請(qǐng)表》（見表3），明確出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排、交通工具及預(yù)估費(fèi)用。（2）部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及行程合理性，審批通過后報(bào)行政部備案；出差時(shí)間超過3天或費(fèi)用超過5000元的，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。差旅安排與準(zhǔn)備（1）員工憑審批通過的《出差申請(qǐng)表》預(yù)訂交通（優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙/高鐵二等座）及住宿（按公司標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，見附件1），或通過公司指定合作平臺(tái)預(yù)訂。（2）出差前需與行政部確認(rèn)差旅保險(xiǎn)購買（境外出差必須購買），并將行程信息報(bào)備部門負(fù)責(zé)人。費(fèi)用發(fā)生與票據(jù)收集（1）出差期間發(fā)生的交通、住宿、餐飲、招待等費(fèi)用，需取得合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱，稅號(hào)準(zhǔn)確），并注明費(fèi)用發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)及事由。（2）如需預(yù)借差旅費(fèi)，需提前3個(gè)工作日提交《預(yù)借款申請(qǐng)表》，審批通過后至財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，出差后5個(gè)工作日內(nèi)沖銷。費(fèi)用報(bào)銷與結(jié)算（1）出差結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理發(fā)票及《出差申請(qǐng)表》，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，粘貼發(fā)票（按時(shí)間順序分類，每張發(fā)票需注明報(bào)銷人及用途）。（2）部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性，財(cái)務(wù)部核對(duì)發(fā)票與報(bào)銷單是否一致、費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)，無誤后安排付款。（3）報(bào)銷款到賬后，員工確認(rèn)收款，如有退回需及時(shí)調(diào)整票據(jù)。（三）相關(guān)表單模板表3出差申請(qǐng)表員工姓名部門職位出差事由出差時(shí)間年/月/日至年/月/日出差地點(diǎn)交通工具行程安排預(yù)估費(fèi)用（元）交通□住宿□餐飲□其他總計(jì)審批人（簽字）（四）關(guān)鍵提示出差需提前申請(qǐng)，緊急情況可先電話溝通，出差后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)交申請(qǐng)；發(fā)票需真實(shí)有效，不得涂改、偽造，遺失發(fā)票需提供情況說明并部門負(fù)責(zé)人簽字；費(fèi)用報(bào)銷需在出差后1個(gè)月內(nèi)完成，逾期需提交書面說明；境外出差需提前辦理簽證、外匯等手續(xù)，遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)。四、辦公用品申領(lǐng)與管理流程（一）適用范圍本流程適用于公司各部門及員工日常辦公所需的文具、設(shè)備、耗材等物品的申領(lǐng)、發(fā)放、盤點(diǎn)及報(bào)廢管理。（二）操作步驟需求統(tǒng)計(jì)與申領(lǐng)（1）每月25日前，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（見表4），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，部門負(fù)責(zé)人審核。（2）行政部匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況制定采購計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購與入庫（1）采購人員按審批通過的采購計(jì)劃進(jìn)行采購，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、質(zhì)量合格的合作供應(yīng)商，簽訂采購合同。（2）物品送達(dá)后，行政部與采購人員共同驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否與訂單一致，驗(yàn)收合格后填寫《入庫單》，登記臺(tái)賬。發(fā)放與領(lǐng)用（1）行政部根據(jù)審批后的《辦公用品申領(lǐng)表》，按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則發(fā)放物品，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。（2）貴重物品（如筆記本電腦、打印機(jī)等）需填寫《貴重物品領(lǐng)用登記表》，明保證管人及責(zé)任，離職時(shí)需辦理歸還手續(xù)。盤點(diǎn)與報(bào)廢（1）行政部每季度對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫存，保證賬實(shí)相符，盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部備案。（2）損壞、過期或無法使用的物品，由保管人提交《報(bào)廢申請(qǐng)表》，說明原因，行政部鑒定后審批處理，報(bào)廢殘值按財(cái)務(wù)規(guī)定入賬。（三）相關(guān)表單模板表4辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人日期物品用途序號(hào)物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量12審批人（簽字）（四）關(guān)鍵提示申領(lǐng)需按計(jì)劃執(zhí)行，避免重復(fù)申領(lǐng)或過量囤積；辦公用品僅限辦公使用，不得私用或外借；驗(yàn)收時(shí)需仔細(xì)檢查，保證無質(zhì)量問題，避免影響使用；盤點(diǎn)中發(fā)覺差異需及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。五、員工請(qǐng)假與休假流程（一）適用范圍本流程適用于公司員工因個(gè)人原因（如病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假等）申請(qǐng)休假的管理，保證工作正常交接與考勤規(guī)范。（二）操作步驟請(qǐng)假申請(qǐng)與審批（1）員工提前填寫《請(qǐng)假申請(qǐng)表》（見表5），注明請(qǐng)假類型、時(shí)間、事由、工作交接人，并附相關(guān)證明材料（如醫(yī)院病假條、結(jié)婚證等）。（2）請(qǐng)假1天以內(nèi)，由部門負(fù)責(zé)人審批；1-3天，部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)行政部備案；3天以上，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）突發(fā)情況無法提前請(qǐng)假的，需在請(qǐng)假當(dāng)天通過電話向部門負(fù)責(zé)人報(bào)備，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)交申請(qǐng)。工作交接（1）請(qǐng)假前，員工需將手頭工作向交接人說明，明確工作內(nèi)容及進(jìn)度，保證休假期間工作不受影響。（2）交接人需確認(rèn)接收工作，如有疑問及時(shí)溝通，部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接完成。假期記錄與銷假（1）行政部根據(jù)審批通過的《請(qǐng)假申請(qǐng)表》記錄假期，考勤系統(tǒng)中同步更新。（2）假期結(jié)束后，員工及時(shí)到崗，向部門負(fù)責(zé)人銷假，如需續(xù)假需重新提交申請(qǐng)。假期計(jì)算與待遇（1）各類假期按國(guó)家法律法規(guī)及公司制度執(zhí)行（如年假天數(shù)根據(jù)工齡計(jì)算，病假按基本工資比例發(fā)放等）。（2）人力資源部每月匯總員工假期記錄，與考勤數(shù)據(jù)核對(duì)，保證準(zhǔn)確無誤。（三）相關(guān)表單模板表5請(qǐng)假申請(qǐng)表員工姓名部門職位請(qǐng)假類型請(qǐng)假時(shí)間年/月/日至年/月/日共計(jì)天/小時(shí)請(qǐng)假事由工作交接人聯(lián)系方式交接內(nèi)容證明材料□病假條□結(jié)婚證□其他審批流程部門負(fù)責(zé)人→行政部→分管領(lǐng)導(dǎo)部門意見（簽字）日期行政部