合同管理流程及模板工具指南一、適用范圍與業(yè)務場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在開展業(yè)務活動中，需對外簽訂、履行、管理各類合同時的規(guī)范化操作場景。具體包括但不限于：對外采購原材料、設備、服務等買賣合同簽訂；合作開發(fā)、項目外包、技術(shù)服務等合作類合同管理；勞動用工、租賃、融資等專項合同處理；涉及雙方/多方權(quán)利義務約定、金額約定、履行期限明確的法律文書規(guī)范。二、合同管理全流程操作指南（一）需求發(fā)起與前置審批需求提出：業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需要（如采購需求、合作需求等），填寫《合同需求申請表》，明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）、合同標的、數(shù)量/服務內(nèi)容、預估金額、履行期限、核心訴求等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)附件（如招標結(jié)果、會議紀要、技術(shù)規(guī)格書等）。部門審核：部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，確認業(yè)務需求符合部門年度計劃及公司戰(zhàn)略后，簽字批準。前置審批：根據(jù)合同金額及重要性，需履行相應審批流程（如重大合同需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批），保證資金預算、合規(guī)性等已通過審核。（二）合同起草模板選擇：根據(jù)合同類型（如買賣合同、服務合同等），優(yōu)先選用公司標準化合同模板（若無模板，可參考行業(yè)通用模板或由法務部門起草）。內(nèi)容填寫：主體信息：填寫甲方（公司方）、乙方（合作方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式（電話用“*”代替，如“8888”），保證與營業(yè)執(zhí)照信息一致；核心條款：明確合同標的（名稱、型號、規(guī)格等）、數(shù)量/服務標準、質(zhì)量要求（可引用國家標準/行業(yè)標準）、價款及支付方式（金額、幣種、賬戶信息、支付條件）、履行期限（起始/結(jié)束時間、交付地點）、驗收標準及流程、違約責任（違約情形、賠償計算方式）、爭議解決方式（仲裁/訴訟及管轄法院）、不可抗力條款等；特殊約定：根據(jù)業(yè)務需求補充保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、合同解除條件等個性化內(nèi)容。內(nèi)部復核：起草人完成初稿后，需交叉檢查關(guān)鍵信息（如金額、日期、合作方名稱）是否準確，條款是否完整無歧義。（三）合同評審評審組織：由法務部門（或合規(guī)部門）牽頭，根據(jù)合同性質(zhì)組織業(yè)務部門、財務部門、審計部門（如需）進行聯(lián)合評審。評審要點：合法性：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效風險；商務條款：價格、履行期限、驗收標準等是否符合業(yè)務需求，是否優(yōu)于市場同類條件；財務合規(guī)：付款方式是否匹配公司財務制度，發(fā)票類型、稅務處理是否明確；風險控制：違約責任是否明確可執(zhí)行，爭議解決方式是否有利于公司，是否存在履約風險（如合作方履約能力不足）。評審反饋：評審部門需在《合同評審表》中注明修改意見，起草人根據(jù)意見調(diào)整合同文本，直至所有評審部門無異議后簽字確認。（四）合同簽署用印申請：持評審通過的合同文本、《合同用印申請表》及審批文件，向行政/行政部門申請加蓋合同專用章或公章。簽署規(guī)范：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表人（需提供授權(quán)委托書）在合同簽署頁簽字并加蓋公章/合同章，騎縫章需覆蓋合同所有頁；電子合同：通過合法電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等）簽署，保證簽署人身份真實、意愿表示真實，電子合同與紙質(zhì)合同具有同等法律效力。文本留存：簽署后，原件至少一式兩份（甲乙雙方各執(zhí)一份），復印件掃描存檔，保證合同文本完整、清晰。（五）履行與跟蹤履行交底：業(yè)務部門向相關(guān)部門（如倉儲、財務、技術(shù)）履行合同內(nèi)容交底，明確各自職責（如交付時間、驗收流程、付款節(jié)點）。進度跟蹤：建立《合同履行臺賬》，實時記錄合同履行進度（如交付數(shù)量、驗收情況、付款狀態(tài)），對延遲履約或異常情況（如質(zhì)量不達標）及時發(fā)函催告或啟動爭議解決程序。變更管理：履行過程中如需變更合同內(nèi)容（如標的、金額、期限），需簽訂《合同補充協(xié)議》，履行與原合同相同的審批、評審、簽署流程，保證變更合法有效。（六）合同歸檔歸檔范圍：合同文本（含附件、評審記錄、簽署頁）、補充協(xié)議、履行過程中的往來函件、驗收單據(jù)、付款憑證等所有與合同相關(guān)的書面及電子資料。歸檔流程：業(yè)務部門在合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，將合同資料整理成冊，填寫《合同歸檔清單》；移交至檔案管理部門（或行政部），檔案管理員核對資料完整性后，編號入庫，電子檔案同步至公司檔案管理系統(tǒng)；歸檔期限：根據(jù)合同類型及公司規(guī)定，一般合同保存不少于5年，重大合同（如涉及不動產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等）保存不少于10年。三、標準合同模板及填寫說明（一）標準合同模板（節(jié)選核心條款）合同編號：[年份]字第X號甲方：[公司全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[]法定代表人：[姓名*]注冊地址：[省市區(qū)路號]聯(lián)系方式：[電話*]乙方：[合作方全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[]法定代表人：[姓名*]注冊地址：[省市區(qū)路號]聯(lián)系方式：[電話*]鑒于：甲乙雙方就[合同標的，如“設備采購”]事宜，根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，經(jīng)平等協(xié)商，達成如下協(xié)議：第一條合同標的1.1名稱：[設備名稱，如“型號數(shù)控機床”]1.2規(guī)格型號：[具體參數(shù)，如“-2023型，功率kw”]1.3數(shù)量：[臺/套]1.4質(zhì)量標準：[執(zhí)行國家標準GB/T-2023，或雙方確認的技術(shù)圖紙]第二條價款及支付方式2.1合同總價：人民幣（大寫）[萬仟元整]，（小寫）￥[X.00]2.2支付方式：（1）首付款：合同簽訂后5個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總價的30%，即￥[X.00]；（2）到貨款：設備送達甲方指定地點并驗收合格后5個工作日內(nèi)，支付總價的60%，即￥[X.00]；（3）質(zhì)保金：總價的10%，即￥[X.00]，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后10個工作日內(nèi)無息支付。2.3乙方賬戶信息：開戶行：[銀行支行]賬戶名稱：[合作方全稱]賬號：[X]第三條履行期限與地點3.1乙方應于[年月日]前將設備運送至甲方指定地點（[省市區(qū)工廠]）；3.2甲方應在設備送達后[3]個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格簽署《驗收單》。第四條違約責任4.1乙方延遲交貨的，每延遲1日，按合同總價的0.05%向甲方支付違約金，延遲超過15日的，甲方有權(quán)解除合同；4.2甲方延遲付款的，每延遲1日，按應付未付款項的0.05%向乙方支付違約金；4.3設備質(zhì)量不符合約定的，乙方應在甲方提出異議后[7]日內(nèi)負責維修或更換，否則甲方有權(quán)要求退貨并要求乙方賠償損失。第五條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。第六條其他約定6.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效；6.2本合同一式肆份，甲乙雙方各執(zhí)貳份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：[姓名*]日期：[年月日]乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：[姓名*]日期：[年月日]（二）模板填寫說明合同編號：按“年份+部門簡稱+序號”規(guī)則編制（如“2023采字第001號”），保證唯一性；主體信息：合作方名稱需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱；金額條款：大小寫金額必須一致，支付方式需明確節(jié)點及條件（如“驗收合格后”）；質(zhì)量標準：盡量引用具體國家標準或提供技術(shù)附件，避免模糊表述（如“質(zhì)量良好”）；簽署頁：簽字處需手寫簽名或電子簽章，公章需清晰可辨。四、關(guān)鍵風險點與操作提示主體資格審查：簽約前務必核實合作方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時），避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約；條款嚴謹性：避免使用“盡可能”“大概”等模糊詞匯，違約責任需量化（如違約金比例、賠償范圍），爭議解決方式優(yōu)先明確管轄地（如“甲方所在地法院”）；信息保密：合同涉及商業(yè)秘密的，需單獨約定保密條款，明保證密范圍、期限及違約責任；印章管理：