企業(yè)采購與供應(yīng)商管理表通用工具模板一、適用場景與價值本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、貿(mào)易業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的采購全流程管理，尤其適合需要規(guī)范化供應(yīng)商準(zhǔn)入、采購執(zhí)行、成本控制及績效評估的企業(yè)場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化表單工具，可實現(xiàn)需求提報、供應(yīng)商篩選、合同管理、訂單跟蹤、績效評價等環(huán)節(jié)的線上化/線下化協(xié)同，幫助企業(yè)提升采購效率、降低合規(guī)風(fēng)險、優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，最終實現(xiàn)降本增效與供應(yīng)鏈穩(wěn)定。二、操作流程詳解步驟1：采購需求發(fā)起與審批操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）具體動作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)備料、辦公用品補充等），填寫《采購需求申請表》，明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、期望到貨日期、用途說明及緊急程度。需求部門負責(zé)人對需求合理性（如必要性、預(yù)算匹配度）進行審核，簽字確認后提交至采購部。采購部對接需求部門確認細節(jié)，重點評估需求是否符合采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需要招投標(biāo)），審核通過后進入供應(yīng)商篩選環(huán)節(jié)。步驟2：供應(yīng)商信息收集與初步篩選操作主體：采購部具體動作：通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)平臺、行業(yè)協(xié)會推薦、自主尋源等方式收集潛在供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商基本信息表》（含營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、主營產(chǎn)品/服務(wù)、生產(chǎn)能力、供貨案例等）。采購部根據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)（如資質(zhì)門檻、行業(yè)經(jīng)驗、產(chǎn)能匹配度）進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應(yīng)商（如無相關(guān)資質(zhì)、產(chǎn)能不足等），形成《供應(yīng)商候選名單》。步驟3：供應(yīng)商評估與選擇操作主體：采購部、需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部（聯(lián)合評審）具體動作：對候選供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察或資料復(fù)核（重點核查生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量控制體系、財務(wù)狀況、履約能力等）。使用《供應(yīng)商評估打分表》從價格競爭力（20%）、質(zhì)量保障（30%）、交期準(zhǔn)時率（20%）、服務(wù)水平（15%）、資質(zhì)合規(guī)性（15%）五個維度進行量化評分（總分100分，80分以上為優(yōu)秀，60-80分為合格，60分以下淘汰）。綜合評分結(jié)果及企業(yè)戰(zhàn)略需求（如長期合作意愿、供應(yīng)鏈穩(wěn)定性），確定最終合作供應(yīng)商，報采購負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。步驟4：采購訂單與確認操作主體：采購部、供應(yīng)商具體動作：采購部根據(jù)需求詳情及供應(yīng)商報價，填寫《采購訂單表》，明確訂單編號、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)明細（名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量）、總金額、交貨地點、交貨日期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。采購負責(zé)人審核訂單內(nèi)容（如價格合理性、交期可行性），簽字后發(fā)送至供應(yīng)商確認。供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)反饋訂單確認結(jié)果，雙方確認無誤后，訂單正式生效，進入執(zhí)行環(huán)節(jié)。步驟5：合同簽訂與履約跟蹤操作主體：采購部、法務(wù)部、供應(yīng)商具體動作：對于金額較大或長期合作項目，采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，需明確雙方權(quán)利義務(wù)（如驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)保護、保密條款等），法務(wù)部審核合同合規(guī)性。采購部建立《合同管理臺賬》，記錄合同編號、供應(yīng)商、簽訂日期、合同金額、履行期限、關(guān)鍵條款及進度狀態(tài)（如待執(zhí)行、執(zhí)行中、已完成、終止）。合同執(zhí)行期間，采購部跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，保證按訂單交貨；需求部門收到貨物后，需在3個工作日內(nèi)完成質(zhì)量驗收（如數(shù)量核對、規(guī)格檢查、功能測試），填寫《驗收確認單》并反饋至采購部。步驟6：付款結(jié)算與供應(yīng)商績效評估操作主體：采購部、財務(wù)部、需求部門具體動作：采購部根據(jù)驗收確認單及合同約定，填寫《付款申請表》，附發(fā)票、訂單、驗收單等憑證，提交財務(wù)部審核。財務(wù)部核對單據(jù)一致性（如金額、供應(yīng)商信息、付款條件），無誤后安排付款，并記錄付款臺賬。每季度/年度，采購部組織需求部門、財務(wù)部對合作供應(yīng)商進行績效評估，使用《供應(yīng)商績效評價表》從交貨準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率、價格穩(wěn)定性、服務(wù)響應(yīng)速度、問題處理及時性等維度評分，形成評估報告。根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分級管理（如A級：優(yōu)先合作；B級：維持合作；C級：限期整改；D級：終止合作），并將評估結(jié)果更新至供應(yīng)商檔案，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。三、模板表格示例表1：采購需求申請表需求部門需求日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算金額（元）用途說明期望到貨日期緊急程度（□普通□緊急）需求部門負責(zé)人審批意見生產(chǎn)部2023-10-08原材料AΦ10mm±0.1mm500kg8542,500生產(chǎn)線X使用2023-10-20□普通□緊急*經(jīng)理同意表2：供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系電話主營產(chǎn)品/服務(wù)資質(zhì)證書（如ISO9001、3C等）合作年限主要合作客戶（案例）備注科技有限公司91110108北京市區(qū)*女士銷售經(jīng)理138原材料A、BISO9001:2015、環(huán)境體系認證3年某汽車制造廠、某電子企業(yè)年產(chǎn)能1000噸表3：供應(yīng)商評估打分表（示例）供應(yīng)商名稱：科技有限公司評估日期：2023-10-10評估人：*主管評估維度權(quán)重（%）評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）價格競爭力20低于市場均價5%以上10分，持平8分，高于5%以下5分質(zhì)量保障30質(zhì)檢報告齊全、不良率＜1%10分，不良率1%-3%7分交期準(zhǔn)時率20近1年準(zhǔn)時率100%10分，95%-99%7分服務(wù)水平15響應(yīng)時間＜24小時10分，24-48小時7分資質(zhì)合規(guī)性15資證齊全、在有效期內(nèi)10分，缺失1項7分總計100——評估結(jié)論□優(yōu)秀（≥80分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）——表4：采購訂單表訂單編號：CG20231008001訂單日期：2023-10-08供應(yīng)商：科技有限公司物品名稱規(guī)格型號單位原材料AΦ10mm±0.1mmkg交貨地點企業(yè)倉庫交貨日期質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)備注供應(yīng)商確認簽字日期——表5：供應(yīng)商績效評價表（季度）供應(yīng)商名稱：科技有限公司評價周期：2023年Q3評價部門：采購部評價指標(biāo)目標(biāo)值實際值交貨準(zhǔn)時率≥95%97%質(zhì)量合格率≥98%99%價格穩(wěn)定性（與歷史均價對比）波動≤±3%1.2%服務(wù)響應(yīng)速度（投訴處理時效）≤48小時24小時問題處理及時性（退貨/換貨）100%按時完成100%總計————級別評定□A級（≥90分）□B級（80-89分）□C級（70-79分）□D級（＜70分）——改進建議————四、使用關(guān)鍵提示信息真實性：所有表單內(nèi)容需真實、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛構(gòu)需求或供應(yīng)商信息，保證采購流程可追溯、可審計。資質(zhì)合規(guī)性：供應(yīng)商必須提供有效的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書（如食品行業(yè)需SC認證、醫(yī)療器械需經(jīng)營許可證等），高風(fēng)險產(chǎn)品需額外提供檢測報告，避免因資質(zhì)問題導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險。動態(tài)更新管理：供應(yīng)商檔案、績效評價結(jié)果需每季度更新，對連續(xù)兩次評為D級或出現(xiàn)重大履約問題（如質(zhì)量、逾期交貨）的供應(yīng)商，及時啟動清退機制?？绮块T協(xié)同：需求部門、采購部、財務(wù)部、法務(wù)部需明確職責(zé)分工，建立定期溝通機制（如月度采購例會），保證需求傳遞、訂單執(zhí)行、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)無縫銜接。數(shù)據(jù)安全與