企業(yè)合同管理體系文件與執(zhí)行模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景日常業(yè)務(wù)合作：如原材料采購(gòu)、產(chǎn)品銷售、服務(wù)外包（物流、IT支持等）、場(chǎng)地租賃等；專項(xiàng)項(xiàng)目合作：如技術(shù)研發(fā)委托、聯(lián)合研發(fā)、市場(chǎng)推廣項(xiàng)目等；內(nèi)部資源協(xié)調(diào)：如跨部門服務(wù)協(xié)議、資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥等；其他需通過(guò)合同明確權(quán)利義務(wù)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。無(wú)論合同金額大小、合作方類型（企業(yè)、事業(yè)單位、其他組織等），均需按本模板流程執(zhí)行，保證合同管理全流程可控、合規(guī)、可追溯。二、合同管理全流程操作指引（一）需求提出與立項(xiàng)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部等）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（詳見模板一），明確以下信息：合同背景與目的（如“為滿足Q3季度生產(chǎn)需求，采購(gòu)A類原材料”）；潛在合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、主營(yíng)業(yè)務(wù)等）；合同核心需求（標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)履行期限等）；風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)估（如合作方履約能力、政策合規(guī)性等）。部門負(fù)責(zé)人*對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)需求的必要性、預(yù)算合理性及與企業(yè)戰(zhàn)略的匹配性，簽署審批意見。輸出成果：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（部門負(fù)責(zé)人*簽字版）（二）合同起草責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)）、法務(wù)部（支持）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項(xiàng)審批結(jié)果，與合作方初步溝通需求，起草合同初稿，內(nèi)容需包含以下核心條款（可根據(jù)合同類型調(diào)整）：合同主體信息（雙方全稱、法定代表人/授權(quán)代表、地址、聯(lián)系方式等）；標(biāo)的物/服務(wù)描述（名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，需明確可量化指標(biāo)）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要職責(zé)、交付要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；履行安排（時(shí)間節(jié)點(diǎn)、地點(diǎn)、方式、進(jìn)度要求等）；合同價(jià)款及支付方式（金額、計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、幣種、支付條件、賬戶信息等）；保密條款（保密范圍、期限、違約責(zé)任等）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如涉及技術(shù)成果、商標(biāo)等，需明確歸屬及使用權(quán)限）；違約責(zé)任（違約情形、賠償計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式等）；合同生效與終止條件（簽字蓋章生效、到期自動(dòng)終止、解除條件等）；不可抗力（定義、處理流程、責(zé)任免除等）。法務(wù)部對(duì)合同初稿進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)核查：主體資格（合作方是否具備相應(yīng)資質(zhì)，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）；條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（是否存在單方面加重本方責(zé)任的“霸王條款”）；關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式是否明確）。輸出成果：合同初稿（業(yè)務(wù)部門起草版）、法務(wù)部合規(guī)審核意見書（三）內(nèi)部審批責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門將法務(wù)部審核通過(guò)后的合同稿，連同《合同審批表》（詳見模板二），按審批流程逐級(jí)提交：財(cái)務(wù)部審核：重點(diǎn)審核合同金額的合理性、付款方式與企業(yè)資金政策的匹配性、稅費(fèi)承擔(dān)條款等，簽署意見；法務(wù)部最終審核：確認(rèn)合同條款無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)，簽署“同意簽署”或“修改后簽署”意見；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：根據(jù)合同金額、重要性級(jí)別（如單筆合同金額≥50萬(wàn)元或涉及核心業(yè)務(wù)），由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽署最終審批意見。審批過(guò)程中若需修改，由業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部配合調(diào)整，直至所有審批環(huán)節(jié)通過(guò)。輸出成果：《合同審批表》（所有審批人簽字版）、合同終稿（四）外部談判與簽署責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（主導(dǎo)）、法務(wù)部（支持）、授權(quán)代表操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的合同終稿，與合作方進(jìn)行談判，重點(diǎn)確認(rèn)：合同條款無(wú)歧義（如“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”需明確具體指標(biāo)或引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）；雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等（如違約責(zé)任不對(duì)等時(shí)，需協(xié)商調(diào)整）；特殊補(bǔ)充協(xié)議（如技術(shù)附件、服務(wù)承諾等）需作為合同組成部分，與主合同具有同等法律效力。談判達(dá)成一致后，由企業(yè)授權(quán)代表（需事先出具《授權(quán)委托書》，詳見模板三）與合作方簽署合同：加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）及法定代表人/授權(quán)代表簽字；合作方需提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明復(fù)印件（若為授權(quán)簽署，需提供授權(quán)委托書原件）；合同簽署一式[份數(shù)，如四份：企業(yè)留存兩份，合作方兩份]，雙方各執(zhí)[份數(shù)，如兩份]。輸出成果：正式合同文本（雙方簽字蓋章版）、《授權(quán)委托書》（若適用）（五）履行監(jiān)控與歸檔責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行）、法務(wù)部（監(jiān)督）、檔案管理部門（歸檔）操作內(nèi)容：履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門指定專人作為合同履行責(zé)任人，按合同約定跟蹤對(duì)方履約情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、付款節(jié)點(diǎn)等），填寫《合同履行跟蹤表》（詳見模板四），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如“2024年6月1日收到貨物，6月5日完成驗(yàn)收”）；若對(duì)方出現(xiàn)違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需及時(shí)收集證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄），向?qū)Ψ桨l(fā)函催告，并同步法務(wù)部評(píng)估是否需啟動(dòng)法律程序。歸檔管理：合同履行完畢或終止后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同全套資料（含立項(xiàng)申請(qǐng)表、審批表、合同文本、簽署頁(yè)、附件、履行記錄、變更/解除文件等）整理成冊(cè)，移交檔案管理部門；檔案管理部門核對(duì)資料完整性后，編制《合同歸檔清單》（詳見模板五），按“合同類型-年份-編號(hào)”規(guī)則歸檔，電子檔同步存儲(chǔ)至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《合同歸檔清單》、合同檔案（紙質(zhì)+電子）（六）變更與解除管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部、審批領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：合同變更：因業(yè)務(wù)需求變化、政策調(diào)整等原因需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請(qǐng)表》（詳見模板六），說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容及影響；按“內(nèi)部審批流程”（詳見本部分第三步）提交審批，審批通過(guò)后與合作方簽訂《合同變更補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更條款及生效條件。合同解除：因一方違約或不可抗力需解除合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門提出解除申請(qǐng)，收集對(duì)方違約證據(jù)或不可抗力證明；按“內(nèi)部審批流程”審批后，向?qū)Ψ桨l(fā)送《合同解除通知書》，明確解除時(shí)間、責(zé)任劃分（如已履約部分的結(jié)算、賠償?shù)龋?；雙方簽署《合同解除協(xié)議》，作為原合同的補(bǔ)充文件，同步歸檔。輸出成果：《合同變更申請(qǐng)表》（審批版）、《合同變更補(bǔ)充協(xié)議》、《合同解除通知書》、《合同解除協(xié)議》三、配套工具表格模板模板一：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱立案部門合作方名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同類型□買賣□服務(wù)□技術(shù)□租賃□其他預(yù)算金額人民幣_(tái)_______元合同核心需求（簡(jiǎn)要說(shuō)明標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）履行期限自_年_月_日至_年__月__日風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)估□低風(fēng)險(xiǎn)□中風(fēng)險(xiǎn)□高風(fēng)險(xiǎn)（說(shuō)明：______）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：____年__月__日模板二：合同審批表合同名稱合同編號(hào)起草部門起草人合作方名稱合同金額人民幣_(tái)_______元審批流程□業(yè)務(wù)部門初審□法務(wù)部審核□財(cái)務(wù)部審核□分管領(lǐng)導(dǎo)審批□總經(jīng)理審批業(yè)務(wù)部門意見簽字：_________日期：____年__月__日法務(wù)部意見簽字：_________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部意見簽字：_________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：_________日期：____年__月__日總經(jīng)理意見簽字：_________日期：____年__月__日模板三：授權(quán)委托書授權(quán)委托人企業(yè)名稱：____________________受托人姓名：_________職務(wù)：_________授權(quán)事項(xiàng)□簽署合同□談判□收款□其他（______）授權(quán)范圍（明確合同名稱、編號(hào)、合作方、核心條款等，如“代表我司與XX公司簽署《XX采購(gòu)合同》（合同編號(hào)：XX），合同金額≤XX元”）授權(quán)期限自_年_月_日至_年__月__日附件□營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件□法定代表人證件號(hào)碼明聲明本授權(quán)委托書不得轉(zhuǎn)授權(quán)，有效期至授權(quán)期限屆滿授權(quán)委托人（蓋章）法定代表人簽字：_______________日期：____年__月__日模板四：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號(hào)合作方名稱履行責(zé)任人履行階段□交付□驗(yàn)收□付款□售后□其他計(jì)劃完成時(shí)間____年__月__日實(shí)際進(jìn)展（記錄當(dāng)前進(jìn)度，如“貨物已于今日發(fā)出，物流單號(hào)：XX”）存在問(wèn)題（如延遲交付、質(zhì)量爭(zhēng)議等，若無(wú)則填“無(wú)”）處理措施（如“已與合作方溝通，預(yù)計(jì)延遲3天交付”）責(zé)任人簽字日期：____年__月__日模板五：合同歸檔清單序號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽署日期合作方名稱保管期限存放位置（檔案柜/電子路徑）備注12模板六：合同變更申請(qǐng)表原合同名稱原合同編號(hào)變更原因□需求調(diào)整□政策變化□對(duì)方違約□其他（______）變更內(nèi)容（詳細(xì)說(shuō)明需修改的條款及修改后內(nèi)容）對(duì)原合同影響□金額增加□金額減少□履行期限延長(zhǎng)□履行期限縮短□無(wú)影響部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：____年__月__日法務(wù)部意見簽字：_________日期：____年__月__日審批領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：_________日期：____年__月__日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)主體資格審查：簽署合同前，務(wù)必核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、安全生產(chǎn)許可證等）原件，保證其具備履約能力，避免與“皮包公司”或無(wú)資質(zhì)主體合作。條款完整性：合同核心條款（如標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等）不得缺失，模糊表述（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）需替換為可量化標(biāo)準(zhǔn)（如“7個(gè)工作日內(nèi)交付”“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）。法律合規(guī)性：涉及國(guó)有資產(chǎn)、外資、跨境業(yè)務(wù)等特殊類型合同，需額外遵守《企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)法》《外商投資法》等規(guī)定，必要時(shí)咨詢外部法律顧問(wèn)。履行監(jiān)控：合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門需主動(dòng)跟蹤