學(xué)校綜合辦公室日常操作規(guī)程一、綜合辦公室日常操作規(guī)程概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、后勤保障、溝通協(xié)調(diào)等工作。為確保高效、有序的運(yùn)行，特制定本操作規(guī)程，涵蓋日常事務(wù)管理、文件處理、會(huì)議安排、接待工作等方面。本規(guī)程旨在規(guī)范操作流程，提升工作效率，保障學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)順利開(kāi)展。

二、日常事務(wù)管理

（一）考勤管理

1.嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校規(guī)定的作息時(shí)間，按時(shí)上下班打卡。

2.員工因病、因事缺勤，須提前向直接上級(jí)提交請(qǐng)假申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。

3.班級(jí)考勤記錄每日匯總，由班主任或指定人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并上報(bào)辦公室。

4.辦公室定期檢查考勤情況，對(duì)異常情況及時(shí)跟進(jìn)處理。

（二）值班安排

1.辦公室實(shí)行輪班制，值班人員需提前半小時(shí)到崗，做好交接工作。

2.值班期間負(fù)責(zé)接聽(tīng)電話、處理緊急事務(wù)、記錄來(lái)訪信息等工作。

3.如遇突發(fā)事件，值班人員需第一時(shí)間向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取應(yīng)急措施。

4.值班記錄每日整理歸檔，月底匯總存檔備查。

三、文件處理流程

（一）文件收發(fā)

1.收文登記：對(duì)收到的文件、信函進(jìn)行編號(hào)、登記，并按類型分發(fā)給相關(guān)部門。

2.發(fā)文準(zhǔn)備：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或部門需求，起草、審核、印制文件，并標(biāo)注密級(jí)和緊急程度。

3.文件傳遞：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)或?qū)Ｈ诉f送，確保文件及時(shí)送達(dá)目標(biāo)部門，并簽收確認(rèn)。

（二）檔案管理

1.檔案分類：按部門、年份、文件類型進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄。

2.檔案保存：重要文件需加密保存，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)丟失。

3.檔案借閱：需借閱檔案人員填寫借閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。

四、會(huì)議安排與記錄

（一）會(huì)議籌備

1.接收會(huì)議通知：提前收集各部門會(huì)議需求，匯總后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.安排會(huì)議室：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和設(shè)備需求，預(yù)定并布置會(huì)議室。

3.發(fā)送通知：通過(guò)郵件或內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送會(huì)議通知，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

（二）會(huì)議記錄

1.實(shí)時(shí)記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議要點(diǎn)、決議及后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)。

2.整理歸檔：會(huì)議結(jié)束后次日整理記錄，經(jīng)審核后分發(fā)給參會(huì)人員。

3.跟進(jìn)落實(shí)：辦公室負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，并定期匯報(bào)進(jìn)展。

五、接待工作規(guī)范

（一）訪客接待

1.問(wèn)候與登記：訪客進(jìn)入辦公室需主動(dòng)問(wèn)候，并登記姓名、單位、來(lái)訪事由等信息。

2.引導(dǎo)與通報(bào)：根據(jù)訪客需求，引導(dǎo)至相關(guān)負(fù)責(zé)人或會(huì)議室，并提前通報(bào)。

3.倒茶送水：提供基本接待服務(wù)，保持環(huán)境整潔，體現(xiàn)學(xué)校禮儀。

（二）電話接聽(tīng)

1.語(yǔ)音規(guī)范：接聽(tīng)電話時(shí)保持禮貌用語(yǔ)，如“您好，綜合辦公室，請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫您？”

2.問(wèn)題記錄：如遇無(wú)法立即解決的問(wèn)題，詳細(xì)記錄并轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

3.限時(shí)回復(fù)：對(duì)來(lái)訪或來(lái)電咨詢，需在24小時(shí)內(nèi)給予初步答復(fù)或指引。

六、辦公設(shè)備與物資管理

（一）設(shè)備維護(hù)

1.日常檢查：每日檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)報(bào)修。

2.清潔保養(yǎng)：定期清潔辦公設(shè)備，確保使用效率和安全。

3.耗材管理：統(tǒng)計(jì)辦公耗材使用情況，按需申領(lǐng)，避免浪費(fèi)。

（二）物資采購(gòu)

1.需求申請(qǐng)：各部門提交物資采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批后報(bào)辦公室統(tǒng)一采購(gòu)。

2.比價(jià)采購(gòu)：通過(guò)多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。

3.驗(yàn)收入庫(kù)：采購(gòu)物資到貨后，核對(duì)數(shù)量、型號(hào)，并登記入庫(kù)。

七、應(yīng)急處理流程

（一）突發(fā)事件響應(yīng)

1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)火警、設(shè)備故障等異常情況，立即向辦公室報(bào)告。

2.初步處置：根據(jù)情況采取臨時(shí)措施，如切斷電源、疏散人員等。

3.上報(bào)協(xié)調(diào)：及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并聯(lián)系相關(guān)部門協(xié)同處理。

（二）信息通報(bào)

1.內(nèi)部通報(bào)：通過(guò)公告欄、內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布重要通知或預(yù)警信息。

2.外部聯(lián)絡(luò)：必要時(shí)與校外單位聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決涉及學(xué)校的事務(wù)。

3.記錄存檔：對(duì)應(yīng)急事件的處理過(guò)程進(jìn)行記錄，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

八、工作考核與改進(jìn)

（一）定期評(píng)估

1.月度總結(jié)：每月底召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作完成情況及存在問(wèn)題。

2.評(píng)分考核：根據(jù)崗位職責(zé)制定考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工進(jìn)行量化評(píng)分。

3.反饋收集：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或座談收集員工及部門的改進(jìn)建議。

（二）持續(xù)優(yōu)化

1.流程梳理：每年對(duì)操作規(guī)程進(jìn)行一次全面梳理，剔除冗余環(huán)節(jié)。

2.技術(shù)升級(jí)：引入信息化工具，提高文件管理、會(huì)議安排等效率。

3.培訓(xùn)提升：定期組織員工培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力和應(yīng)急處理能力。

**一、綜合辦公室日常操作規(guī)程概述**

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、后勤保障、溝通協(xié)調(diào)、信息傳遞及部分資源管理等工作。為確保高效、有序的運(yùn)行，保障學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)順利開(kāi)展，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程涵蓋了辦公室日常運(yùn)作的各個(gè)方面，包括但不限于考勤管理、值班安排、文件處理、檔案管理、會(huì)議組織、訪客接待、辦公設(shè)備維護(hù)、物資管理以及應(yīng)急處理等。其目的是明確工作職責(zé)，規(guī)范操作流程，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，并為學(xué)校的平穩(wěn)運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的行政支持。本規(guī)程將作為辦公室全體人員的工作指南，并定期根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行修訂和完善。

**二、日常事務(wù)管理**

（一）考勤管理

1.**打卡與登記**：

(1)所有辦公室人員需按照學(xué)校規(guī)定的作息時(shí)間，每日準(zhǔn)時(shí)到崗，并在指定的考勤設(shè)備或簽到表上進(jìn)行打卡或登記。

(2)考勤設(shè)備應(yīng)保持正常運(yùn)行，每日上班前由指定人員檢查其有效性。如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修并通知技術(shù)支持人員。

(3)簽到表應(yīng)設(shè)置“姓名”、“日期”、“出勤”、“遲到”、“早退”、“請(qǐng)假”等欄目，由當(dāng)日值班人員負(fù)責(zé)監(jiān)督填寫。

2.**請(qǐng)假與審批**：

(1)員工因病或因事需要請(qǐng)假，應(yīng)事先通過(guò)內(nèi)部通訊工具或紙質(zhì)表格提交請(qǐng)假申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明請(qǐng)假事由、起止時(shí)間及聯(lián)系方式。

(2)請(qǐng)假申請(qǐng)需按照權(quán)限層級(jí)進(jìn)行審批：一般事務(wù)性請(qǐng)假（如事假1天以內(nèi)）由直接上級(jí)審批；病假需提供相應(yīng)的醫(yī)療證明（如需）；事假超過(guò)1天或特殊情況需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

(3)員工應(yīng)在請(qǐng)假前完成工作交接，確保其離開(kāi)期間手頭事務(wù)有人跟進(jìn)。

(4)如因緊急情況未能提前請(qǐng)假（如突發(fā)疾病），應(yīng)在返崗后第一時(shí)間補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)，并說(shuō)明情況。

3.**考勤核查與統(tǒng)計(jì)**：

(1)辦公室設(shè)專人每日負(fù)責(zé)核對(duì)考勤記錄，對(duì)異常情況（如缺勤未請(qǐng)假、遲到早退等）進(jìn)行標(biāo)注，并及時(shí)與當(dāng)事人溝通確認(rèn)。

(2)班級(jí)考勤統(tǒng)計(jì)由各班級(jí)指定負(fù)責(zé)人（如班長(zhǎng)或?qū)W習(xí)委員）每日負(fù)責(zé)收集、匯總本班學(xué)生的出勤信息，以表格形式提交至辦公室。辦公室對(duì)匯總后的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保準(zhǔn)確性，并用于后續(xù)的缺勤分析或通報(bào)。

(3)每月月底，辦公室根據(jù)系統(tǒng)記錄或考勤表，生成個(gè)人及部門的月度考勤匯總表，作為績(jī)效考核、津貼發(fā)放等工作的參考依據(jù)。對(duì)連續(xù)或頻繁缺勤的情況，需結(jié)合具體原因進(jìn)行跟進(jìn)和處理。

（二）值班安排

1.**排班與通知**：

(1)辦公室根據(jù)工作需求和服務(wù)保障要求，制定每周/每日的值班表，明確值班人員、時(shí)間、地點(diǎn)及主要職責(zé)。排班表應(yīng)提前至少3天發(fā)布，并通過(guò)公告欄、內(nèi)部郵件或即時(shí)通訊群組等方式通知所有相關(guān)人員。

(2)值班人員原則上應(yīng)保持通訊暢通，確保在值班期間能夠及時(shí)響應(yīng)各類需求。

2.**值班職責(zé)與流程**：

(1)**接待訪客**：主動(dòng)問(wèn)候來(lái)訪人員，禮貌詢問(wèn)事由，進(jìn)行必要的登記（如訪客姓名、單位/身份、聯(lián)系方式、來(lái)訪時(shí)間、事由），并根據(jù)情況引導(dǎo)其聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人或提供必要幫助。

(2)**接聽(tīng)電話**：規(guī)范接聽(tīng)內(nèi)部及外部電話，使用標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)（如“您好，綜合辦公室”），準(zhǔn)確記錄來(lái)電信息（如來(lái)電部門/人員、事由），并根據(jù)需要轉(zhuǎn)達(dá)、記錄或初步處理。

(3)**處理緊急事務(wù)**：值班期間如遇設(shè)備故障、水電異常、簡(jiǎn)單維修需求等，應(yīng)在能力范圍內(nèi)先行嘗試解決或安撫，并及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)技術(shù)/后勤部門匯報(bào)。如遇較嚴(yán)重或無(wú)法處理的緊急情況，需立即啟動(dòng)應(yīng)急聯(lián)系流程。

(4)**信息傳遞**：接收并傳達(dá)學(xué)校發(fā)布的緊急通知或臨時(shí)安排，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)觸達(dá)相關(guān)人員和部門。

3.**值班記錄與交接**：

(1)值班人員需詳細(xì)填寫《值班日志》，記錄當(dāng)日值班期間發(fā)生的所有重要事項(xiàng)、處理情況、未辦結(jié)事務(wù)以及次日需關(guān)注的事項(xiàng)。日志應(yīng)字跡工整，內(nèi)容清晰。

(2)值班結(jié)束時(shí)，交班人員需與接班人員認(rèn)真進(jìn)行口頭或書面交接，確認(rèn)值班日志內(nèi)容、待辦事項(xiàng)、遺留問(wèn)題等，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。接班人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，如有疑問(wèn)及時(shí)提出。

(3)值班日志由辦公室指定專人保管，每日下班前整理，每月按順序裝訂存檔，作為工作記錄和事后查證的依據(jù)。

**三、文件處理流程**

（一）文件收發(fā)

1.**收文登記與分類**：

(1)所有收到的文件、信函、通知、報(bào)告等，均需在《收文登記簿》中進(jìn)行統(tǒng)一登記。登記項(xiàng)目應(yīng)包括：收文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)（如有）、密級(jí)（如有）、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、簽收人等。

(2)登記完成后，根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行分類：如需領(lǐng)導(dǎo)批示的、需轉(zhuǎn)送相關(guān)部門的、需歸檔的、需傳達(dá)執(zhí)行的等。

2.**文件分發(fā)與傳遞**：

(1)對(duì)于需領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，按審批流程呈送；對(duì)于需轉(zhuǎn)送的文件，根據(jù)部門職責(zé)和文件內(nèi)容，準(zhǔn)確、及時(shí)地分發(fā)給相關(guān)接收部門或人員，并要求簽收。

(2)傳遞方式可包括：專人遞送（重要或緊急文件）、內(nèi)部郵件系統(tǒng)、文件交換柜等。確保傳遞過(guò)程中文件安全、準(zhǔn)確。

3.**發(fā)文準(zhǔn)備與處理**：

(1)**起草**：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或部門需求，按照規(guī)范的公文格式（如標(biāo)題、主送、正文、附件、落款、日期等）撰寫文件草稿。

(2)**審核**：草稿完成后，需經(jīng)過(guò)層級(jí)審核，通常包括：起草人自審、直接上級(jí)審核、辦公室文員復(fù)核格式與流程、主管領(lǐng)導(dǎo)終審。確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。

(3)**印制**：審核通過(guò)后，由辦公室文印人員負(fù)責(zé)印制文件。注意核對(duì)頁(yè)碼、份數(shù)、密級(jí)等要求，保證印制質(zhì)量。需蓋章的文件，按用印管理規(guī)定辦理。

(4)**登記與分發(fā)**：印制好的文件需再次進(jìn)行登記（《發(fā)文登記簿》），記錄發(fā)文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、印制份數(shù)、分發(fā)范圍等，然后按分發(fā)清單送達(dá)各指定單位或人員，并要求簽收。

4.**傳真與電子郵件處理**：

(1)接收傳真：及時(shí)接收，打印后按收文程序登記、分類、傳遞。重要傳真需提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。

(2)發(fā)送傳真：確認(rèn)接收方號(hào)碼準(zhǔn)確，必要時(shí)先電話核實(shí)，發(fā)送后記錄。

(3)電子郵件：規(guī)范郵件主題，內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，附件完整。重要郵件發(fā)送后應(yīng)確認(rèn)對(duì)方已收到。內(nèi)部重要通知盡量通過(guò)官方郵件系統(tǒng)或公告發(fā)布。

（二）檔案管理

1.**檔案分類與編號(hào)**：

(1)建立科學(xué)的檔案分類體系，通常可按“組織機(jī)構(gòu)”（如辦公室、教學(xué)部等）、“事務(wù)性質(zhì)”（如會(huì)議、人事、財(cái)務(wù)、基建等）、“時(shí)間”等進(jìn)行分類。

(2)對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行唯一編號(hào)，編號(hào)可包含分類號(hào)、年度、順序號(hào)等元素（如：辦-2024-001）。

2.**檔案整理與裝訂**：

(1)將文件按類別、編號(hào)順序進(jìn)行系統(tǒng)排列，剔除重復(fù)、無(wú)效文件。

(2)按規(guī)定尺寸裁剪、折疊文件，使用標(biāo)準(zhǔn)化檔案裝具（如檔案盒、卷皮）進(jìn)行裝訂或存放。

(3)在檔案封面或卷皮上注明檔案標(biāo)題、編號(hào)、所屬部門、形成日期、保管期限等關(guān)鍵信息。

3.**檔案入庫(kù)與檢索**：

(1)裝訂好的檔案需及時(shí)送入檔案柜或檔案室，按編號(hào)順序排列，確保存取方便。

(2)建立檔案目錄，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄（建議使用檔案管理軟件）。電子目錄應(yīng)方便檢索，可按關(guān)鍵詞、時(shí)間、部門等多維度查詢。

4.**檔案借閱與歸還**：

(1)制定檔案借閱審批流程，一般需填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，說(shuō)明借閱目的、檔案范圍、借用時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理借閱手續(xù)。

(2)借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)需檢查檔案是否完好無(wú)損，并在《借閱登記簿》上注銷。

(3)對(duì)于不宜外借的檔案，可提供復(fù)印、拍照或摘錄等服務(wù)，按相關(guān)規(guī)定辦理。

5.**檔案保管與安全**：

(1)檔案存放環(huán)境應(yīng)滿足要求：干燥、通風(fēng)、避光、防火、防蟲(chóng)、防潮。定期檢查存放條件。

(2)重要檔案或涉密檔案應(yīng)采取加密保管措施（如雙鎖、單獨(dú)存放）。

(3)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)數(shù)量、檢查狀況，確保檔案的完整與安全。

(4)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，非授權(quán)人員不得擅自翻閱、復(fù)制、調(diào)取涉密檔案。

**四、會(huì)議安排與記錄**

（一）會(huì)議籌備

1.**需求收集與審批**：

(1)各部門需提前提交會(huì)議申請(qǐng)，說(shuō)明會(huì)議目的、議題、建議參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）等。

(2)辦公室匯總后，評(píng)估會(huì)議必要性、規(guī)模，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可安排。

2.**會(huì)議室預(yù)定與布置**：

(1)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，預(yù)定合適的會(huì)議室?？紤]因素包括：參會(huì)人數(shù)、空間大小、設(shè)備配置、場(chǎng)地環(huán)境。

(2)提前布置會(huì)場(chǎng)：檢查并調(diào)試所需設(shè)備（投影儀、電腦、音響、燈光等），準(zhǔn)備會(huì)議資料（如議程、背景材料），擺放桌椅，確保場(chǎng)地整潔。

3.**會(huì)議通知與提醒**：

(1)會(huì)議確定后，由辦公室統(tǒng)一制作并發(fā)送會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)（具體房間號(hào)）、會(huì)議議程、參會(huì)人員、需準(zhǔn)備事項(xiàng)等。

(2)對(duì)于重要或易忘的會(huì)議，應(yīng)在會(huì)議前1-2天再次發(fā)送提醒通知。

(3)如有變更（如時(shí)間、地點(diǎn)、議題），需及時(shí)發(fā)布補(bǔ)充通知。

（二）會(huì)議記錄與跟進(jìn)

1.**指定記錄人**：

(1)根據(jù)會(huì)議重要性，指定專人擔(dān)任會(huì)議記錄員。對(duì)于小型、常規(guī)會(huì)議，可由參會(huì)人員輪流記錄或指定一人記錄。

2.**會(huì)議記錄要點(diǎn)**：

(1)**基本信息**：記錄會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、出席人員、缺席人員及原因。

(2)**會(huì)議議程**：按議程順序，記錄各議題的討論要點(diǎn)、發(fā)言要點(diǎn)（特別是決策性意見(jiàn)）、形成的決議或結(jié)論。

(3)**后續(xù)行動(dòng)**：清晰記錄各項(xiàng)決議對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人和完成時(shí)限。

(4)**其他事項(xiàng)**：記錄會(huì)議中的臨時(shí)動(dòng)議、需要補(bǔ)充材料等。

(5)記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，突出重點(diǎn)。

3.**記錄整理與分發(fā)**：

(1)會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成《會(huì)議紀(jì)要》。紀(jì)要應(yīng)標(biāo)題清晰，結(jié)構(gòu)完整，無(wú)明顯錯(cuò)漏。

(2)在會(huì)議結(jié)束后規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如1-2個(gè)工作日），將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員。

4.**決議跟進(jìn)與反饋**：

(1)辦公室負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議紀(jì)要中各項(xiàng)決議的落實(shí)情況，可通過(guò)檢查進(jìn)度、與負(fù)責(zé)人溝通等方式進(jìn)行。

(2)對(duì)于未按時(shí)完成或遇到困難的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)了解情況并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(3)可定期（如每月）匯總決議執(zhí)行情況，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

**五、接待工作規(guī)范**

（一）訪客接待

1.**入口接待**：

(1)當(dāng)訪客到達(dá)接待區(qū)（如前臺(tái)、辦公室入口）時(shí)，接待人員應(yīng)主動(dòng)、熱情地問(wèn)候（如“您好，歡迎來(lái)訪”）。

(2)禮貌詢問(wèn)訪客事由，如“請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？”“有什么可以幫您的嗎？”。

2.**登記與引導(dǎo)**：

(1)對(duì)所有訪客進(jìn)行登記，記錄其姓名、單位/身份證明（如工作證、學(xué)生證）、來(lái)訪事由、聯(lián)系方式，并請(qǐng)其在訪客登記簿上簽字或留下電子指紋。

(2)根據(jù)訪客需求，確認(rèn)其聯(lián)系對(duì)象，并詢問(wèn)對(duì)方是否在或方便接見(jiàn)。如聯(lián)系對(duì)象在，則禮貌引導(dǎo)訪客前往；如不在或需等待，可引導(dǎo)至接待等候區(qū)，提供飲水、報(bào)刊等。

(3)如需通知被訪人，應(yīng)使用電話或內(nèi)部通訊工具，語(yǔ)氣禮貌，說(shuō)明訪客信息。

3.**保密與安全**：

(1)在接待過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)學(xué)校及人員的隱私，不得隨意泄露內(nèi)部信息。

(2)如遇可疑人員或情況，應(yīng)保持警惕，必要時(shí)聯(lián)系安保人員或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

（二）電話接聽(tīng)規(guī)范

1.**接聽(tīng)時(shí)機(jī)與問(wèn)候**：

(1)保持電話暢通，鈴響后3聲內(nèi)接聽(tīng)。如本人不方便接聽(tīng)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)接他人或留言。

(2)接聽(tīng)時(shí)使用標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)，如“您好，綜合辦公室”。

2.**信息獲取與記錄**：

(1)簡(jiǎn)要詢問(wèn)對(duì)方身份（姓名、部門/單位）和來(lái)電事由。

(2)如需記錄信息，應(yīng)清晰、完整地記錄關(guān)鍵內(nèi)容（如事由、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、所需協(xié)助等），可使用電話記錄本或電子系統(tǒng)。

3.**問(wèn)題處理與轉(zhuǎn)接**：

(1)對(duì)于能當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，應(yīng)迅速、準(zhǔn)確地給予答復(fù)或協(xié)助。

(2)如遇本人無(wú)法處理的問(wèn)題，應(yīng)明確告知對(duì)方，并詢問(wèn)是否需要轉(zhuǎn)接給相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。轉(zhuǎn)接前需確認(rèn)對(duì)方是否同意，并在轉(zhuǎn)接后告知對(duì)方已轉(zhuǎn)達(dá)。

(3)對(duì)于無(wú)法立即答復(fù)或需要進(jìn)一步核實(shí)的問(wèn)題，應(yīng)承諾在何時(shí)給予回復(fù)，并做好記錄。

4.**結(jié)束語(yǔ)與保持禮貌**：

(1)處理完畢后，應(yīng)禮貌地結(jié)束通話，如“好的，謝謝您，再見(jiàn)”或“請(qǐng)稍候，我?guī)湍藢?shí)一下”。

(2)保持電話溝通時(shí)的專業(yè)性和耐心。

**六、辦公設(shè)備與物資管理**

（一）設(shè)備維護(hù)與使用

1.**日常檢查與清潔**：

(1)值班人員或指定人員每日上班前檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、電話等主要辦公設(shè)備是否正常工作。

(2)定期清潔設(shè)備表面灰塵，保持操作面板和鍵盤的清潔。

2.**簡(jiǎn)單故障排查**：

(1)學(xué)習(xí)并掌握常見(jiàn)設(shè)備的簡(jiǎn)單故障判斷方法，如：無(wú)法打印/復(fù)印可能的原因（紙盤問(wèn)題、連接錯(cuò)誤、墨粉/碳粉不足等）、電腦無(wú)法啟動(dòng)可能的原因（電源、顯示器、系統(tǒng)問(wèn)題等）。

(2)對(duì)于排查后無(wú)法解決的問(wèn)題，及時(shí)聯(lián)系學(xué)校指定的技術(shù)支持部門或外部維修服務(wù)商進(jìn)行維修，并記錄維修過(guò)程和費(fèi)用（如適用）。

3.**規(guī)范使用**：

(1)指導(dǎo)員工正確使用辦公設(shè)備，避免因誤操作造成損壞。如打印機(jī)需正確放入紙張、復(fù)印機(jī)需按流程操作等。

(2)設(shè)備用完后及時(shí)關(guān)閉電源，長(zhǎng)時(shí)間不使用應(yīng)按規(guī)定斷電。

（二）物資采購(gòu)與管理

1.**需求申請(qǐng)與審批**：

(1)各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》，列明所需物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，按權(quán)限報(bào)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W校指定部門審批。

2.**供應(yīng)商選擇與采購(gòu)**：

(1)對(duì)于常用物資（如紙張、筆、筆記本等），可建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)詢價(jià)或比價(jià)方式選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。

(2)對(duì)于大宗或特殊物資，需進(jìn)行招標(biāo)或多家比價(jià)，確保采購(gòu)質(zhì)量和價(jià)格合理。

(3)采購(gòu)訂單由辦公室指定人員負(fù)責(zé)生成，并發(fā)送給供應(yīng)商。

3.**驗(yàn)收入庫(kù)與領(lǐng)用**：

(1)物資到貨后，由辦公室指定人員（或聯(lián)合相關(guān)部門）進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品牌、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查是否有損壞。驗(yàn)收合格后，在入庫(kù)單上簽字，并錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)（如使用）。

(2)建立辦公用品領(lǐng)用制度，各部門指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用登記，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記簿》，記錄領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人等。

4.**庫(kù)存管理與盤點(diǎn)**：

(1)定期（如每月或每季度）對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)物與賬面數(shù)量是否相符。

(2)對(duì)于庫(kù)存積壓或即將用盡的物資，及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)。

(3)優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，避免長(zhǎng)期積壓或重復(fù)采購(gòu)。

**七、應(yīng)急處理流程**

（一）突發(fā)事件響應(yīng)

1.**發(fā)現(xiàn)與報(bào)告**：

(1)任何人員發(fā)現(xiàn)火警、設(shè)備突發(fā)嚴(yán)重故障（如供電中斷、網(wǎng)絡(luò)癱瘓）、水管爆裂、人員意外受傷、大量訪客突發(fā)聚集等異常情況，應(yīng)立即向辦公室報(bào)告，并視情況采取初步控制措施（如切斷電源、疏散人群、簡(jiǎn)單急救）。

(2)辦公室接到報(bào)告后，值班人員需第一時(shí)間核實(shí)情況，評(píng)估影響范圍，并迅速向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

2.**初步處置與疏散**：

(1)根據(jù)事件性質(zhì)，采取相應(yīng)措施：如遇火警，立即按下手動(dòng)報(bào)警器，撥打內(nèi)部報(bào)警電話和外部火警電話（如119），并根據(jù)應(yīng)急預(yù)案組織人員疏散；如遇停電，檢查備用電源情況，安撫人員情緒；如遇設(shè)備故障，聯(lián)系維修人員；如遇人員受傷，進(jìn)行初步包扎，并聯(lián)系校醫(yī)或送往醫(yī)院。

(2)疏散時(shí)需引導(dǎo)人員按照預(yù)定路線，快速、有序地撤離至安全區(qū)域。

3.**協(xié)調(diào)與聯(lián)絡(luò)**：

(1)主管領(lǐng)導(dǎo)接到報(bào)告后，根據(jù)事件級(jí)別決定是否啟動(dòng)更高層級(jí)的應(yīng)急響應(yīng)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門（如后勤、安保、醫(yī)務(wù)室等）參與處理。

(2)如事件涉及校外單位（如供電公司、維修商），需及時(shí)聯(lián)系并尋求協(xié)助。

（二）信息通報(bào)與記錄

1.**內(nèi)部通報(bào)**：

(1)對(duì)于影響學(xué)校正常運(yùn)行的突發(fā)事件，辦公室應(yīng)及時(shí)通過(guò)公告欄、內(nèi)部廣播、郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊群組等方式，向全體員工發(fā)布簡(jiǎn)要通知，說(shuō)明情況、應(yīng)對(duì)措施和注意事項(xiàng)。

(2)通報(bào)內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，避免引起不必要的恐慌。

2.**外部聯(lián)絡(luò)（如需）**：

(1)如事件需要對(duì)外發(fā)布信息（如向家長(zhǎng)、上級(jí)單位說(shuō)明情況），需根據(jù)學(xué)校規(guī)定，由主管領(lǐng)導(dǎo)或指定部門負(fù)責(zé)，確保信息口徑一致、準(zhǔn)確合規(guī)。

3.**事件記錄與總結(jié)**：

(1)辦公室負(fù)責(zé)詳細(xì)記錄突發(fā)事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、過(guò)程、處置措施、涉及人員、結(jié)果等信息，形成《突發(fā)事件處理記錄》。

(2)事件處理完畢后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)盤總結(jié)，分析原因，評(píng)估處置效果，提出改進(jìn)建議，更新應(yīng)急預(yù)案。

**八、工作考核與改進(jìn)**

（一）定期評(píng)估與反饋

1.**月度/季度工作總結(jié)**：

(1)每月月底或每季度末，辦公室召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議，由各崗位人員匯報(bào)當(dāng)期工作完成情況、遇到的問(wèn)題及解決方案。

(2)會(huì)議重點(diǎn)討論工作流程的順暢度、服務(wù)效率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面的情況。

2.**績(jī)效考核**：

(1)制定基于崗位職責(zé)的績(jī)效考核指標(biāo)，如：文件處理及時(shí)率、差錯(cuò)率、來(lái)訪接待滿意度、設(shè)備維護(hù)響應(yīng)速度、應(yīng)急處理效果等。

(2)績(jī)效考核可結(jié)合日常工作表現(xiàn)、同事互評(píng)、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)等方式進(jìn)行，結(jié)果作為評(píng)優(yōu)、培訓(xùn)、晉升的參考。

3.**意見(jiàn)收集**：

(1)通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、座談交流等形式，收集員工對(duì)辦公室工作流程、服務(wù)態(tài)度、工作環(huán)境等方面的意見(jiàn)和建議。

(2)對(duì)收集到的意見(jiàn)進(jìn)行整理分析，區(qū)分改進(jìn)優(yōu)先級(jí)。

（二）持續(xù)優(yōu)化與提升

1.**流程梳理與優(yōu)化**：

(1)每年至少對(duì)一次現(xiàn)有工作流程進(jìn)行全面梳理，識(shí)別瓶頸環(huán)節(jié)、冗余步驟、交叉重復(fù)等工作，提出簡(jiǎn)化、合并、改進(jìn)的建議。

(2)對(duì)于優(yōu)化后的流程，及時(shí)修訂相關(guān)制度文件，并進(jìn)行全員宣貫和培訓(xùn)。

2.**技術(shù)應(yīng)用與推廣**：

(1)關(guān)注行業(yè)內(nèi)新的管理工具和技術(shù)（如在線協(xié)作平臺(tái)、電子檔案系統(tǒng)、智能辦公設(shè)備），評(píng)估其在學(xué)校應(yīng)用的可行性。

(2)對(duì)于適用的技術(shù)，制定引進(jìn)計(jì)劃，組織培訓(xùn)，逐步提升辦公自動(dòng)化和智能化水平。

3.**能力建設(shè)與培訓(xùn)**：

(1)根據(jù)工作需要和員工發(fā)展，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，內(nèi)容包括：公文寫作、會(huì)議組織、檔案管理、溝通技巧、應(yīng)急處理、新設(shè)備/新系統(tǒng)操作等。

(2)鼓勵(lì)員工參加內(nèi)外部培訓(xùn)，提升專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。定期組織內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，促進(jìn)共同成長(zhǎng)。

一、綜合辦公室日常操作規(guī)程概述

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、后勤保障、溝通協(xié)調(diào)等工作。為確保高效、有序的運(yùn)行，特制定本操作規(guī)程，涵蓋日常事務(wù)管理、文件處理、會(huì)議安排、接待工作等方面。本規(guī)程旨在規(guī)范操作流程，提升工作效率，保障學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)順利開(kāi)展。

二、日常事務(wù)管理

（一）考勤管理

1.嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校規(guī)定的作息時(shí)間，按時(shí)上下班打卡。

2.員工因病、因事缺勤，須提前向直接上級(jí)提交請(qǐng)假申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。

3.班級(jí)考勤記錄每日匯總，由班主任或指定人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并上報(bào)辦公室。

4.辦公室定期檢查考勤情況，對(duì)異常情況及時(shí)跟進(jìn)處理。

（二）值班安排

1.辦公室實(shí)行輪班制，值班人員需提前半小時(shí)到崗，做好交接工作。

2.值班期間負(fù)責(zé)接聽(tīng)電話、處理緊急事務(wù)、記錄來(lái)訪信息等工作。

3.如遇突發(fā)事件，值班人員需第一時(shí)間向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取應(yīng)急措施。

4.值班記錄每日整理歸檔，月底匯總存檔備查。

三、文件處理流程

（一）文件收發(fā)

1.收文登記：對(duì)收到的文件、信函進(jìn)行編號(hào)、登記，并按類型分發(fā)給相關(guān)部門。

2.發(fā)文準(zhǔn)備：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或部門需求，起草、審核、印制文件，并標(biāo)注密級(jí)和緊急程度。

3.文件傳遞：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)或?qū)Ｈ诉f送，確保文件及時(shí)送達(dá)目標(biāo)部門，并簽收確認(rèn)。

（二）檔案管理

1.檔案分類：按部門、年份、文件類型進(jìn)行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄。

2.檔案保存：重要文件需加密保存，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)丟失。

3.檔案借閱：需借閱檔案人員填寫借閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。

四、會(huì)議安排與記錄

（一）會(huì)議籌備

1.接收會(huì)議通知：提前收集各部門會(huì)議需求，匯總后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.安排會(huì)議室：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和設(shè)備需求，預(yù)定并布置會(huì)議室。

3.發(fā)送通知：通過(guò)郵件或內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送會(huì)議通知，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。

（二）會(huì)議記錄

1.實(shí)時(shí)記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議要點(diǎn)、決議及后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)。

2.整理歸檔：會(huì)議結(jié)束后次日整理記錄，經(jīng)審核后分發(fā)給參會(huì)人員。

3.跟進(jìn)落實(shí)：辦公室負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，并定期匯報(bào)進(jìn)展。

五、接待工作規(guī)范

（一）訪客接待

1.問(wèn)候與登記：訪客進(jìn)入辦公室需主動(dòng)問(wèn)候，并登記姓名、單位、來(lái)訪事由等信息。

2.引導(dǎo)與通報(bào)：根據(jù)訪客需求，引導(dǎo)至相關(guān)負(fù)責(zé)人或會(huì)議室，并提前通報(bào)。

3.倒茶送水：提供基本接待服務(wù)，保持環(huán)境整潔，體現(xiàn)學(xué)校禮儀。

（二）電話接聽(tīng)

1.語(yǔ)音規(guī)范：接聽(tīng)電話時(shí)保持禮貌用語(yǔ)，如“您好，綜合辦公室，請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫您？”

2.問(wèn)題記錄：如遇無(wú)法立即解決的問(wèn)題，詳細(xì)記錄并轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

3.限時(shí)回復(fù)：對(duì)來(lái)訪或來(lái)電咨詢，需在24小時(shí)內(nèi)給予初步答復(fù)或指引。

六、辦公設(shè)備與物資管理

（一）設(shè)備維護(hù)

1.日常檢查：每日檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦等設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)報(bào)修。

2.清潔保養(yǎng)：定期清潔辦公設(shè)備，確保使用效率和安全。

3.耗材管理：統(tǒng)計(jì)辦公耗材使用情況，按需申領(lǐng)，避免浪費(fèi)。

（二）物資采購(gòu)

1.需求申請(qǐng)：各部門提交物資采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批后報(bào)辦公室統(tǒng)一采購(gòu)。

2.比價(jià)采購(gòu)：通過(guò)多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。

3.驗(yàn)收入庫(kù)：采購(gòu)物資到貨后，核對(duì)數(shù)量、型號(hào)，并登記入庫(kù)。

七、應(yīng)急處理流程

（一）突發(fā)事件響應(yīng)

1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)火警、設(shè)備故障等異常情況，立即向辦公室報(bào)告。

2.初步處置：根據(jù)情況采取臨時(shí)措施，如切斷電源、疏散人員等。

3.上報(bào)協(xié)調(diào)：及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并聯(lián)系相關(guān)部門協(xié)同處理。

（二）信息通報(bào)

1.內(nèi)部通報(bào)：通過(guò)公告欄、內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布重要通知或預(yù)警信息。

2.外部聯(lián)絡(luò)：必要時(shí)與校外單位聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決涉及學(xué)校的事務(wù)。

3.記錄存檔：對(duì)應(yīng)急事件的處理過(guò)程進(jìn)行記錄，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

八、工作考核與改進(jìn)

（一）定期評(píng)估

1.月度總結(jié)：每月底召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議，總結(jié)工作完成情況及存在問(wèn)題。

2.評(píng)分考核：根據(jù)崗位職責(zé)制定考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工進(jìn)行量化評(píng)分。

3.反饋收集：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或座談收集員工及部門的改進(jìn)建議。

（二）持續(xù)優(yōu)化

1.流程梳理：每年對(duì)操作規(guī)程進(jìn)行一次全面梳理，剔除冗余環(huán)節(jié)。

2.技術(shù)升級(jí)：引入信息化工具，提高文件管理、會(huì)議安排等效率。

3.培訓(xùn)提升：定期組織員工培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力和應(yīng)急處理能力。

**一、綜合辦公室日常操作規(guī)程概述**

綜合辦公室是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的核心協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)處理行政事務(wù)、后勤保障、溝通協(xié)調(diào)、信息傳遞及部分資源管理等工作。為確保高效、有序的運(yùn)行，保障學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)順利開(kāi)展，提升服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，特制定本操作規(guī)程。本規(guī)程涵蓋了辦公室日常運(yùn)作的各個(gè)方面，包括但不限于考勤管理、值班安排、文件處理、檔案管理、會(huì)議組織、訪客接待、辦公設(shè)備維護(hù)、物資管理以及應(yīng)急處理等。其目的是明確工作職責(zé)，規(guī)范操作流程，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，并為學(xué)校的平穩(wěn)運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的行政支持。本規(guī)程將作為辦公室全體人員的工作指南，并定期根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行修訂和完善。

**二、日常事務(wù)管理**

（一）考勤管理

1.**打卡與登記**：

(1)所有辦公室人員需按照學(xué)校規(guī)定的作息時(shí)間，每日準(zhǔn)時(shí)到崗，并在指定的考勤設(shè)備或簽到表上進(jìn)行打卡或登記。

(2)考勤設(shè)備應(yīng)保持正常運(yùn)行，每日上班前由指定人員檢查其有效性。如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修并通知技術(shù)支持人員。

(3)簽到表應(yīng)設(shè)置“姓名”、“日期”、“出勤”、“遲到”、“早退”、“請(qǐng)假”等欄目，由當(dāng)日值班人員負(fù)責(zé)監(jiān)督填寫。

2.**請(qǐng)假與審批**：

(1)員工因病或因事需要請(qǐng)假，應(yīng)事先通過(guò)內(nèi)部通訊工具或紙質(zhì)表格提交請(qǐng)假申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明請(qǐng)假事由、起止時(shí)間及聯(lián)系方式。

(2)請(qǐng)假申請(qǐng)需按照權(quán)限層級(jí)進(jìn)行審批：一般事務(wù)性請(qǐng)假（如事假1天以內(nèi)）由直接上級(jí)審批；病假需提供相應(yīng)的醫(yī)療證明（如需）；事假超過(guò)1天或特殊情況需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

(3)員工應(yīng)在請(qǐng)假前完成工作交接，確保其離開(kāi)期間手頭事務(wù)有人跟進(jìn)。

(4)如因緊急情況未能提前請(qǐng)假（如突發(fā)疾?。?，應(yīng)在返崗后第一時(shí)間補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)，并說(shuō)明情況。

3.**考勤核查與統(tǒng)計(jì)**：

(1)辦公室設(shè)專人每日負(fù)責(zé)核對(duì)考勤記錄，對(duì)異常情況（如缺勤未請(qǐng)假、遲到早退等）進(jìn)行標(biāo)注，并及時(shí)與當(dāng)事人溝通確認(rèn)。

(2)班級(jí)考勤統(tǒng)計(jì)由各班級(jí)指定負(fù)責(zé)人（如班長(zhǎng)或?qū)W習(xí)委員）每日負(fù)責(zé)收集、匯總本班學(xué)生的出勤信息，以表格形式提交至辦公室。辦公室對(duì)匯總后的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保準(zhǔn)確性，并用于后續(xù)的缺勤分析或通報(bào)。

(3)每月月底，辦公室根據(jù)系統(tǒng)記錄或考勤表，生成個(gè)人及部門的月度考勤匯總表，作為績(jī)效考核、津貼發(fā)放等工作的參考依據(jù)。對(duì)連續(xù)或頻繁缺勤的情況，需結(jié)合具體原因進(jìn)行跟進(jìn)和處理。

（二）值班安排

1.**排班與通知**：

(1)辦公室根據(jù)工作需求和服務(wù)保障要求，制定每周/每日的值班表，明確值班人員、時(shí)間、地點(diǎn)及主要職責(zé)。排班表應(yīng)提前至少3天發(fā)布，并通過(guò)公告欄、內(nèi)部郵件或即時(shí)通訊群組等方式通知所有相關(guān)人員。

(2)值班人員原則上應(yīng)保持通訊暢通，確保在值班期間能夠及時(shí)響應(yīng)各類需求。

2.**值班職責(zé)與流程**：

(1)**接待訪客**：主動(dòng)問(wèn)候來(lái)訪人員，禮貌詢問(wèn)事由，進(jìn)行必要的登記（如訪客姓名、單位/身份、聯(lián)系方式、來(lái)訪時(shí)間、事由），并根據(jù)情況引導(dǎo)其聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人或提供必要幫助。

(2)**接聽(tīng)電話**：規(guī)范接聽(tīng)內(nèi)部及外部電話，使用標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)（如“您好，綜合辦公室”），準(zhǔn)確記錄來(lái)電信息（如來(lái)電部門/人員、事由），并根據(jù)需要轉(zhuǎn)達(dá)、記錄或初步處理。

(3)**處理緊急事務(wù)**：值班期間如遇設(shè)備故障、水電異常、簡(jiǎn)單維修需求等，應(yīng)在能力范圍內(nèi)先行嘗試解決或安撫，并及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)技術(shù)/后勤部門匯報(bào)。如遇較嚴(yán)重或無(wú)法處理的緊急情況，需立即啟動(dòng)應(yīng)急聯(lián)系流程。

(4)**信息傳遞**：接收并傳達(dá)學(xué)校發(fā)布的緊急通知或臨時(shí)安排，確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)觸達(dá)相關(guān)人員和部門。

3.**值班記錄與交接**：

(1)值班人員需詳細(xì)填寫《值班日志》，記錄當(dāng)日值班期間發(fā)生的所有重要事項(xiàng)、處理情況、未辦結(jié)事務(wù)以及次日需關(guān)注的事項(xiàng)。日志應(yīng)字跡工整，內(nèi)容清晰。

(2)值班結(jié)束時(shí)，交班人員需與接班人員認(rèn)真進(jìn)行口頭或書面交接，確認(rèn)值班日志內(nèi)容、待辦事項(xiàng)、遺留問(wèn)題等，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。接班人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，如有疑問(wèn)及時(shí)提出。

(3)值班日志由辦公室指定專人保管，每日下班前整理，每月按順序裝訂存檔，作為工作記錄和事后查證的依據(jù)。

**三、文件處理流程**

（一）文件收發(fā)

1.**收文登記與分類**：

(1)所有收到的文件、信函、通知、報(bào)告等，均需在《收文登記簿》中進(jìn)行統(tǒng)一登記。登記項(xiàng)目應(yīng)包括：收文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)（如有）、密級(jí)（如有）、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、簽收人等。

(2)登記完成后，根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行分類：如需領(lǐng)導(dǎo)批示的、需轉(zhuǎn)送相關(guān)部門的、需歸檔的、需傳達(dá)執(zhí)行的等。

2.**文件分發(fā)與傳遞**：

(1)對(duì)于需領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，按審批流程呈送；對(duì)于需轉(zhuǎn)送的文件，根據(jù)部門職責(zé)和文件內(nèi)容，準(zhǔn)確、及時(shí)地分發(fā)給相關(guān)接收部門或人員，并要求簽收。

(2)傳遞方式可包括：專人遞送（重要或緊急文件）、內(nèi)部郵件系統(tǒng)、文件交換柜等。確保傳遞過(guò)程中文件安全、準(zhǔn)確。

3.**發(fā)文準(zhǔn)備與處理**：

(1)**起草**：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或部門需求，按照規(guī)范的公文格式（如標(biāo)題、主送、正文、附件、落款、日期等）撰寫文件草稿。

(2)**審核**：草稿完成后，需經(jīng)過(guò)層級(jí)審核，通常包括：起草人自審、直接上級(jí)審核、辦公室文員復(fù)核格式與流程、主管領(lǐng)導(dǎo)終審。確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。

(3)**印制**：審核通過(guò)后，由辦公室文印人員負(fù)責(zé)印制文件。注意核對(duì)頁(yè)碼、份數(shù)、密級(jí)等要求，保證印制質(zhì)量。需蓋章的文件，按用印管理規(guī)定辦理。

(4)**登記與分發(fā)**：印制好的文件需再次進(jìn)行登記（《發(fā)文登記簿》），記錄發(fā)文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、印制份數(shù)、分發(fā)范圍等，然后按分發(fā)清單送達(dá)各指定單位或人員，并要求簽收。

4.**傳真與電子郵件處理**：

(1)接收傳真：及時(shí)接收，打印后按收文程序登記、分類、傳遞。重要傳真需提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。

(2)發(fā)送傳真：確認(rèn)接收方號(hào)碼準(zhǔn)確，必要時(shí)先電話核實(shí)，發(fā)送后記錄。

(3)電子郵件：規(guī)范郵件主題，內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，附件完整。重要郵件發(fā)送后應(yīng)確認(rèn)對(duì)方已收到。內(nèi)部重要通知盡量通過(guò)官方郵件系統(tǒng)或公告發(fā)布。

（二）檔案管理

1.**檔案分類與編號(hào)**：

(1)建立科學(xué)的檔案分類體系，通常可按“組織機(jī)構(gòu)”（如辦公室、教學(xué)部等）、“事務(wù)性質(zhì)”（如會(huì)議、人事、財(cái)務(wù)、基建等）、“時(shí)間”等進(jìn)行分類。

(2)對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行唯一編號(hào)，編號(hào)可包含分類號(hào)、年度、順序號(hào)等元素（如：辦-2024-001）。

2.**檔案整理與裝訂**：

(1)將文件按類別、編號(hào)順序進(jìn)行系統(tǒng)排列，剔除重復(fù)、無(wú)效文件。

(2)按規(guī)定尺寸裁剪、折疊文件，使用標(biāo)準(zhǔn)化檔案裝具（如檔案盒、卷皮）進(jìn)行裝訂或存放。

(3)在檔案封面或卷皮上注明檔案標(biāo)題、編號(hào)、所屬部門、形成日期、保管期限等關(guān)鍵信息。

3.**檔案入庫(kù)與檢索**：

(1)裝訂好的檔案需及時(shí)送入檔案柜或檔案室，按編號(hào)順序排列，確保存取方便。

(2)建立檔案目錄，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄（建議使用檔案管理軟件）。電子目錄應(yīng)方便檢索，可按關(guān)鍵詞、時(shí)間、部門等多維度查詢。

4.**檔案借閱與歸還**：

(1)制定檔案借閱審批流程，一般需填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，說(shuō)明借閱目的、檔案范圍、借用時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理借閱手續(xù)。

(2)借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)需檢查檔案是否完好無(wú)損，并在《借閱登記簿》上注銷。

(3)對(duì)于不宜外借的檔案，可提供復(fù)印、拍照或摘錄等服務(wù)，按相關(guān)規(guī)定辦理。

5.**檔案保管與安全**：

(1)檔案存放環(huán)境應(yīng)滿足要求：干燥、通風(fēng)、避光、防火、防蟲(chóng)、防潮。定期檢查存放條件。

(2)重要檔案或涉密檔案應(yīng)采取加密保管措施（如雙鎖、單獨(dú)存放）。

(3)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)數(shù)量、檢查狀況，確保檔案的完整與安全。

(4)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，非授權(quán)人員不得擅自翻閱、復(fù)制、調(diào)取涉密檔案。

**四、會(huì)議安排與記錄**

（一）會(huì)議籌備

1.**需求收集與審批**：

(1)各部門需提前提交會(huì)議申請(qǐng)，說(shuō)明會(huì)議目的、議題、建議參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)）等。

(2)辦公室匯總后，評(píng)估會(huì)議必要性、規(guī)模，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可安排。

2.**會(huì)議室預(yù)定與布置**：

(1)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，預(yù)定合適的會(huì)議室?？紤]因素包括：參會(huì)人數(shù)、空間大小、設(shè)備配置、場(chǎng)地環(huán)境。

(2)提前布置會(huì)場(chǎng)：檢查并調(diào)試所需設(shè)備（投影儀、電腦、音響、燈光等），準(zhǔn)備會(huì)議資料（如議程、背景材料），擺放桌椅，確保場(chǎng)地整潔。

3.**會(huì)議通知與提醒**：

(1)會(huì)議確定后，由辦公室統(tǒng)一制作并發(fā)送會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)（具體房間號(hào)）、會(huì)議議程、參會(huì)人員、需準(zhǔn)備事項(xiàng)等。

(2)對(duì)于重要或易忘的會(huì)議，應(yīng)在會(huì)議前1-2天再次發(fā)送提醒通知。

(3)如有變更（如時(shí)間、地點(diǎn)、議題），需及時(shí)發(fā)布補(bǔ)充通知。

（二）會(huì)議記錄與跟進(jìn)

1.**指定記錄人**：

(1)根據(jù)會(huì)議重要性，指定專人擔(dān)任會(huì)議記錄員。對(duì)于小型、常規(guī)會(huì)議，可由參會(huì)人員輪流記錄或指定一人記錄。

2.**會(huì)議記錄要點(diǎn)**：

(1)**基本信息**：記錄會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、出席人員、缺席人員及原因。

(2)**會(huì)議議程**：按議程順序，記錄各議題的討論要點(diǎn)、發(fā)言要點(diǎn)（特別是決策性意見(jiàn)）、形成的決議或結(jié)論。

(3)**后續(xù)行動(dòng)**：清晰記錄各項(xiàng)決議對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人和完成時(shí)限。

(4)**其他事項(xiàng)**：記錄會(huì)議中的臨時(shí)動(dòng)議、需要補(bǔ)充材料等。

(5)記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，突出重點(diǎn)。

3.**記錄整理與分發(fā)**：

(1)會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成《會(huì)議紀(jì)要》。紀(jì)要應(yīng)標(biāo)題清晰，結(jié)構(gòu)完整，無(wú)明顯錯(cuò)漏。

(2)在會(huì)議結(jié)束后規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如1-2個(gè)工作日），將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員。

4.**決議跟進(jìn)與反饋**：

(1)辦公室負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議紀(jì)要中各項(xiàng)決議的落實(shí)情況，可通過(guò)檢查進(jìn)度、與負(fù)責(zé)人溝通等方式進(jìn)行。

(2)對(duì)于未按時(shí)完成或遇到困難的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)了解情況并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

(3)可定期（如每月）匯總決議執(zhí)行情況，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

**五、接待工作規(guī)范**

（一）訪客接待

1.**入口接待**：

(1)當(dāng)訪客到達(dá)接待區(qū)（如前臺(tái)、辦公室入口）時(shí)，接待人員應(yīng)主動(dòng)、熱情地問(wèn)候（如“您好，歡迎來(lái)訪”）。

(2)禮貌詢問(wèn)訪客事由，如“請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)？”“有什么可以幫您的嗎？”。

2.**登記與引導(dǎo)**：

(1)對(duì)所有訪客進(jìn)行登記，記錄其姓名、單位/身份證明（如工作證、學(xué)生證）、來(lái)訪事由、聯(lián)系方式，并請(qǐng)其在訪客登記簿上簽字或留下電子指紋。

(2)根據(jù)訪客需求，確認(rèn)其聯(lián)系對(duì)象，并詢問(wèn)對(duì)方是否在或方便接見(jiàn)。如聯(lián)系對(duì)象在，則禮貌引導(dǎo)訪客前往；如不在或需等待，可引導(dǎo)至接待等候區(qū)，提供飲水、報(bào)刊等。

(3)如需通知被訪人，應(yīng)使用電話或內(nèi)部通訊工具，語(yǔ)氣禮貌，說(shuō)明訪客信息。

3.**保密與安全**：

(1)在接待過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)學(xué)校及人員的隱私，不得隨意泄露內(nèi)部信息。

(2)如遇可疑人員或情況，應(yīng)保持警惕，必要時(shí)聯(lián)系安保人員或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

（二）電話接聽(tīng)規(guī)范

1.**接聽(tīng)時(shí)機(jī)與問(wèn)候**：

(1)保持電話暢通，鈴響后3聲內(nèi)接聽(tīng)。如本人不方便接聽(tīng)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)接他人或留言。

(2)接聽(tīng)時(shí)使用標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)，如“您好，綜合辦公室”。

2.**信息獲取與記錄**：

(1)簡(jiǎn)要詢問(wèn)對(duì)方身份（姓名、部門/單位）和來(lái)電事由。

(2)如需記錄信息，應(yīng)清晰、完整地記錄關(guān)鍵內(nèi)容（如事由、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、所需協(xié)助等），可使用電話記錄本或電子系統(tǒng)。

3.**問(wèn)題處理與轉(zhuǎn)接**：

(1)對(duì)于能當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，應(yīng)迅速、準(zhǔn)確地給予答復(fù)或協(xié)助。

(2)如遇本人無(wú)法處理的問(wèn)題，應(yīng)明確告知對(duì)方，并詢問(wèn)是否需要轉(zhuǎn)接給相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。轉(zhuǎn)接前需確認(rèn)對(duì)方是否同意，并在轉(zhuǎn)接后告知對(duì)方已轉(zhuǎn)達(dá)。

(3)對(duì)于無(wú)法立即答復(fù)或需要進(jìn)一步核實(shí)的問(wèn)題，應(yīng)承諾在何時(shí)給予回復(fù)，并做好記錄。

4.**結(jié)束語(yǔ)與保持禮貌**：

(1)處理完畢后，應(yīng)禮貌地結(jié)束通話，如“好的，謝謝您，再見(jiàn)”或“請(qǐng)稍候，我?guī)湍藢?shí)一下”。

(2)保持電話溝通時(shí)的專業(yè)性和耐心。

**六、辦公設(shè)備與物資管理**

（一）設(shè)備維護(hù)與使用

1.**日常檢查與清潔**：

(1)值班人員或指定人員每日上班前檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、電話等主要辦公設(shè)備是否正常工作。

(2)定期清潔設(shè)備表面灰塵，保持操作面板和鍵盤的清潔。

2.**簡(jiǎn)單故障排查**：

(1)學(xué)習(xí)并掌握常見(jiàn)設(shè)備的簡(jiǎn)單故障判斷方法，如：無(wú)法打印/復(fù)印可能的原因（紙盤問(wèn)題、連接錯(cuò)誤、墨粉/碳粉不足等）、電腦無(wú)法啟動(dòng)可能的原因（電源、顯示器、系統(tǒng)問(wèn)題等）。

(2)對(duì)于排查后無(wú)法解決的問(wèn)題，及時(shí)聯(lián)系學(xué)校指定的技術(shù)支持部門或外部維修服務(wù)商進(jìn)行維修，并記錄維修過(guò)程和費(fèi)用（如適用）。

3.**規(guī)范使用**：

(1)指導(dǎo)員工正確使用辦公設(shè)備，避免因誤操作造成損壞。如打印機(jī)需正確放入紙張、復(fù)印機(jī)需按流程操作等。

(2)設(shè)備用完后及時(shí)關(guān)閉電源，長(zhǎng)時(shí)間不使用應(yīng)按規(guī)定斷電。

（二）物資采購(gòu)與管理

1.**需求申請(qǐng)與審批**：

(1)各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單》，列明所需物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。

(2)申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，按權(quán)限報(bào)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W校指定部門審批。

2.**供應(yīng)商選擇與采購(gòu)**：

(1)對(duì)于常用物資（如紙張、筆、筆記本等），可建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)詢價(jià)或比價(jià)方式選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商。

(2)對(duì)于大宗或特殊物資，需進(jìn)行招標(biāo)或多家比價(jià)，確保