學(xué)校綜合辦公室公章使用規(guī)定一、總則

公章是學(xué)校的象征和權(quán)力憑證，具有法定效力。為規(guī)范公章使用管理，確保公章使用的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和安全性，特制定本規(guī)定。

二、公章使用范圍

（一）學(xué)校對(duì)外簽署的正式文件

1.學(xué)校與外部單位簽訂的協(xié)議、合同；

2.學(xué)校發(fā)布的公告、通知、決定等；

3.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位的往來(lái)函件。

（二）學(xué)校內(nèi)部管理文件

1.人員聘用、任免、獎(jiǎng)懲文件；

2.資金撥付、物資采購(gòu)審批文件；

3.學(xué)校內(nèi)部管理制度、辦法等。

（三）其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的事項(xiàng)

1.學(xué)校組織的活動(dòng)、會(huì)議的批準(zhǔn)文件；

2.對(duì)外提供的證明材料（如學(xué)歷證明、榮譽(yù)證書(shū)等）。

三、公章使用流程

（一）申請(qǐng)審批

1.使用部門填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、文件內(nèi)容、擬加蓋時(shí)間；

2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，按權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：

(1)一般文件由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批；

(2)重要文件由校長(zhǎng)審批；

(3)特殊情況需報(bào)校務(wù)會(huì)研究決定。

（二）審核與備案

1.辦公室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查事由的合規(guī)性、文件的完整性；

2.審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上注明“同意蓋章”，并記錄備案。

（三）蓋章操作

1.公章管理員根據(jù)審批結(jié)果，在指定位置加蓋公章；

2.蓋章時(shí)需確保清晰、完整，不得歪斜或模糊；

3.蓋章后，由管理員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并歸檔保存。

四、特殊規(guī)定

（一）禁止性要求

1.嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用公章；

2.嚴(yán)禁將公章交由非管理員人員保管或使用；

3.嚴(yán)禁在非正式文件或空白紙上加蓋公章。

（二）緊急情況處理

1.如遇緊急情況需臨時(shí)加蓋公章，使用部門應(yīng)提交書(shū)面說(shuō)明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行；

2.緊急文件使用后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。

五、監(jiān)督與責(zé)任

（一）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行抽查；

2.公章管理員對(duì)公章使用全程負(fù)責(zé)，并接受監(jiān)督。

（二）責(zé)任追究

1.對(duì)違規(guī)使用公章的行為，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處理，包括通報(bào)批評(píng)、行政處分等；

2.因違規(guī)使用公章導(dǎo)致學(xué)校權(quán)益受損的，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。公章管理員需定期參加培訓(xùn)，確保規(guī)范操作。

**一、總則**

公章是學(xué)校的象征和權(quán)力憑證，具有法定效力。為規(guī)范公章使用管理，確保公章使用的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和安全性，特制定本規(guī)定。公章的使用必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定，任何單位和個(gè)人不得擅自變更或違反。本規(guī)定旨在明確公章使用的范圍、流程、責(zé)任及監(jiān)督機(jī)制，以維護(hù)學(xué)校形象和合法權(quán)益。

二、公章使用范圍

（一）學(xué)校對(duì)外簽署的正式文件

1.學(xué)校與外部單位簽訂的協(xié)議、合同；

(1)包括但不限于與合作機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、捐贈(zèng)方等的合作協(xié)議；

(2)涉及場(chǎng)地租賃、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)等的合同；

(3)需要明確雙方權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責(zé)任等條款的正式合同。

2.學(xué)校發(fā)布的公告、通知、決定等；

(1)公告：如招生簡(jiǎn)章、招聘公告、活動(dòng)通知等；

(2)通知：如會(huì)議通知、放假通知、工作安排通知等；

(3)決定：如人事任免決定、評(píng)優(yōu)評(píng)先決定、項(xiàng)目審批決定等。

3.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位的往來(lái)函件；

(1)向上級(jí)主管部門匯報(bào)工作、請(qǐng)示事項(xiàng)的函件；

(2)與其他學(xué)校、單位進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、合作洽談的函件；

(3)回復(fù)上級(jí)主管部門或其他單位詢問(wèn)的函件。

（二）學(xué)校內(nèi)部管理文件

1.人員聘用、任免、獎(jiǎng)懲文件；

(1)聘用文件：如教師聘用合同、行政人員聘用通知書(shū)；

(2)免職文件：如教師免職通知、行政人員免職決定；

(3)獎(jiǎng)懲文件：如優(yōu)秀教師表彰決定、違紀(jì)處分決定。

2.資金撥付、物資采購(gòu)審批文件；

(1)資金撥付：如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)撥付通知、科研經(jīng)費(fèi)使用審批表；

(2)物資采購(gòu)：如設(shè)備采購(gòu)審批單、辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表。

3.學(xué)校內(nèi)部管理制度、辦法等；

(1)制度：如財(cái)務(wù)管理制度、檔案管理制度、安全管理規(guī)定；

(2)辦法：如教職工考核辦法、學(xué)生獎(jiǎng)懲辦法、科研項(xiàng)目管理辦法。

（三）其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的事項(xiàng)

1.學(xué)校組織的活動(dòng)、會(huì)議的批準(zhǔn)文件；

(1)活動(dòng)批準(zhǔn)：如大型活動(dòng)申請(qǐng)審批表、社團(tuán)活動(dòng)備案表；

(2)會(huì)議批準(zhǔn)：如會(huì)議通知審批單、會(huì)議紀(jì)要審批表。

2.對(duì)外提供的證明材料（如學(xué)歷證明、榮譽(yù)證書(shū)等）；

(1)學(xué)歷證明：為在校學(xué)生或畢業(yè)生開(kāi)具的學(xué)歷證明書(shū)；

(2)榮譽(yù)證書(shū)：為獲獎(jiǎng)學(xué)生或教職工頒發(fā)的榮譽(yù)證書(shū)。

三、公章使用流程

（一）申請(qǐng)審批

1.使用部門填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、文件內(nèi)容、擬加蓋時(shí)間；

(1)《公章使用申請(qǐng)表》應(yīng)包含以下內(nèi)容：使用部門、申請(qǐng)日期、文件名稱、文件類型、使用事由、擬加蓋時(shí)間、經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、審批人意見(jiàn)等；

(2)使用事由應(yīng)具體、清晰地描述需要使用公章的原因，例如“與合作機(jī)構(gòu)簽訂合作協(xié)議”、“發(fā)布招生簡(jiǎn)章”等；

(3)文件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地概括文件的主要事項(xiàng)，例如“協(xié)議內(nèi)容涉及雙方合作范圍、權(quán)利義務(wù)等”；

(4)擬加蓋時(shí)間應(yīng)具體到日期，例如“2023年10月27日”。

2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，按權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：

(1)一般文件由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批；

(2)重要文件由校長(zhǎng)審批；

(3)特殊情況需報(bào)校務(wù)會(huì)研究決定；

(1)一般文件是指對(duì)學(xué)校影響較小、常規(guī)性的文件，例如采購(gòu)申請(qǐng)、會(huì)議通知等；

(2)重要文件是指對(duì)學(xué)校有一定影響、需要謹(jǐn)慎處理的文件，例如合作協(xié)議、人事任免等；

(3)特殊情況是指涉及金額較大、政策性強(qiáng)、或有其他特殊情況的文件，例如重大項(xiàng)目審批、重大人事變動(dòng)等。

（二）審核與備案

1.辦公室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查事由的合規(guī)性、文件的完整性；

(1)審核事由的合規(guī)性：確保使用公章的事項(xiàng)符合學(xué)校規(guī)定，不得違反國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度；

(2)審核文件的完整性：確保申請(qǐng)表填寫完整、準(zhǔn)確，不得有缺失或錯(cuò)誤信息。

2.審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上注明“同意蓋章”，并記錄備案；

(1)記錄備案內(nèi)容包括：申請(qǐng)日期、使用部門、文件名稱、使用事由、審批人、加蓋日期、經(jīng)辦人等；

(2)備案資料應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。

（三）蓋章操作

1.公章管理員根據(jù)審批結(jié)果，在指定位置加蓋公章；

(1)公章管理員應(yīng)在文件規(guī)定的位置加蓋公章，確保公章中心對(duì)齊，不得偏移或壓蓋文件文字；

(2)公章管理員應(yīng)檢查公章是否清晰、完整，如有模糊或損壞，應(yīng)及時(shí)更換新的公章。

2.蓋章時(shí)需確保清晰、完整，不得歪斜或模糊；

(1)公章壓力要適中，既要保證公章印文清晰，又要避免損壞公章；

(2)蓋章后應(yīng)檢查印文是否完整，如有缺角或模糊，應(yīng)及時(shí)糾正。

3.蓋章后，由管理員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并歸檔保存；

(1)管理員簽字確認(rèn)是為了明確責(zé)任，確保公章使用規(guī)范；

(2)申請(qǐng)表應(yīng)與蓋章文件一并歸檔保存，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。

四、特殊規(guī)定

（一）禁止性要求

1.嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用公章；

(1)任何單位和個(gè)人不得以任何理由未經(jīng)審批擅自使用公章；

(2)對(duì)擅自使用公章的行為，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

2.嚴(yán)禁將公章交由非管理員人員保管或使用；

(1)公章管理員是唯一有權(quán)操作公章的人員，其他人員不得擅自操作公章；

(2)對(duì)違反規(guī)定操作公章的行為，將嚴(yán)肅處理。

3.嚴(yán)禁在非正式文件或空白紙上加蓋公章；

(1)公章只能用于正式文件，不得用于便條、信件等非正式文件；

(2)不得在空白紙上加蓋公章，必須確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

（二）緊急情況處理

1.如遇緊急情況需臨時(shí)加蓋公章，使用部門應(yīng)提交書(shū)面說(shuō)明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行；

(1)緊急情況是指時(shí)間緊迫、無(wú)法及時(shí)履行審批程序的情況；

(2)書(shū)面說(shuō)明應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明緊急情況的原因、需要使用公章的事項(xiàng)、擬加蓋時(shí)間等。

2.緊急文件使用后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)；

(1)緊急文件使用后，使用部門應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，確保公章使用的合規(guī)性；

(2)如因特殊情況無(wú)法及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，應(yīng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并說(shuō)明原因。

五、監(jiān)督與責(zé)任

（一）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行抽查；

(1)紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行抽查，以確保公章使用的規(guī)范性和安全性；

(2)抽查內(nèi)容包括公章使用記錄、申請(qǐng)表、蓋章文件等。

2.公章管理員對(duì)公章使用全程負(fù)責(zé)，并接受監(jiān)督；

(1)公章管理員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保公章使用的規(guī)范性和安全性；

(2)公章管理員應(yīng)接受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的監(jiān)督，如有違反規(guī)定的行為，將追究責(zé)任。

（二）責(zé)任追究

1.對(duì)違規(guī)使用公章的行為，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處理，包括通報(bào)批評(píng)、行政處分等；

(1)通報(bào)批評(píng)：對(duì)違反規(guī)定使用公章的行為，給予通報(bào)批評(píng)，并在全校范圍內(nèi)進(jìn)行警示；

(2)行政處分：對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，將給予行政處分，包括警告、記過(guò)、降級(jí)等。

2.因違規(guī)使用公章導(dǎo)致學(xué)校權(quán)益受損的，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；

(1)賠償責(zé)任：因違規(guī)使用公章導(dǎo)致學(xué)校權(quán)益受損的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；

(2)賠償金額應(yīng)根據(jù)受損程度進(jìn)行確定，并由責(zé)任人承擔(dān)。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。公章管理員需定期參加培訓(xùn)，確保規(guī)范操作。

（一）培訓(xùn)內(nèi)容

1.公章使用范圍和流程；

2.公章管理規(guī)定和注意事項(xiàng)；

3.公章使用案例分析。

（二）培訓(xùn)要求

1.公章管理員應(yīng)定期參加培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平；

2.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行考核，確保培訓(xùn)效果。

通過(guò)以上詳細(xì)的規(guī)定和流程，可以確保學(xué)校公章使用的規(guī)范性和安全性，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益和形象。同時(shí)，也明確了相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，為公章使用管理提供了制度保障。

一、總則

公章是學(xué)校的象征和權(quán)力憑證，具有法定效力。為規(guī)范公章使用管理，確保公章使用的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和安全性，特制定本規(guī)定。

二、公章使用范圍

（一）學(xué)校對(duì)外簽署的正式文件

1.學(xué)校與外部單位簽訂的協(xié)議、合同；

2.學(xué)校發(fā)布的公告、通知、決定等；

3.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位的往來(lái)函件。

（二）學(xué)校內(nèi)部管理文件

1.人員聘用、任免、獎(jiǎng)懲文件；

2.資金撥付、物資采購(gòu)審批文件；

3.學(xué)校內(nèi)部管理制度、辦法等。

（三）其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的事項(xiàng)

1.學(xué)校組織的活動(dòng)、會(huì)議的批準(zhǔn)文件；

2.對(duì)外提供的證明材料（如學(xué)歷證明、榮譽(yù)證書(shū)等）。

三、公章使用流程

（一）申請(qǐng)審批

1.使用部門填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、文件內(nèi)容、擬加蓋時(shí)間；

2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，按權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：

(1)一般文件由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批；

(2)重要文件由校長(zhǎng)審批；

(3)特殊情況需報(bào)校務(wù)會(huì)研究決定。

（二）審核與備案

1.辦公室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查事由的合規(guī)性、文件的完整性；

2.審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上注明“同意蓋章”，并記錄備案。

（三）蓋章操作

1.公章管理員根據(jù)審批結(jié)果，在指定位置加蓋公章；

2.蓋章時(shí)需確保清晰、完整，不得歪斜或模糊；

3.蓋章后，由管理員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并歸檔保存。

四、特殊規(guī)定

（一）禁止性要求

1.嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用公章；

2.嚴(yán)禁將公章交由非管理員人員保管或使用；

3.嚴(yán)禁在非正式文件或空白紙上加蓋公章。

（二）緊急情況處理

1.如遇緊急情況需臨時(shí)加蓋公章，使用部門應(yīng)提交書(shū)面說(shuō)明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行；

2.緊急文件使用后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。

五、監(jiān)督與責(zé)任

（一）監(jiān)督機(jī)制

1.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行抽查；

2.公章管理員對(duì)公章使用全程負(fù)責(zé)，并接受監(jiān)督。

（二）責(zé)任追究

1.對(duì)違規(guī)使用公章的行為，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處理，包括通報(bào)批評(píng)、行政處分等；

2.因違規(guī)使用公章導(dǎo)致學(xué)校權(quán)益受損的，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。公章管理員需定期參加培訓(xùn)，確保規(guī)范操作。

**一、總則**

公章是學(xué)校的象征和權(quán)力憑證，具有法定效力。為規(guī)范公章使用管理，確保公章使用的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和安全性，特制定本規(guī)定。公章的使用必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定，任何單位和個(gè)人不得擅自變更或違反。本規(guī)定旨在明確公章使用的范圍、流程、責(zé)任及監(jiān)督機(jī)制，以維護(hù)學(xué)校形象和合法權(quán)益。

二、公章使用范圍

（一）學(xué)校對(duì)外簽署的正式文件

1.學(xué)校與外部單位簽訂的協(xié)議、合同；

(1)包括但不限于與合作機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、捐贈(zèng)方等的合作協(xié)議；

(2)涉及場(chǎng)地租賃、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)等的合同；

(3)需要明確雙方權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責(zé)任等條款的正式合同。

2.學(xué)校發(fā)布的公告、通知、決定等；

(1)公告：如招生簡(jiǎn)章、招聘公告、活動(dòng)通知等；

(2)通知：如會(huì)議通知、放假通知、工作安排通知等；

(3)決定：如人事任免決定、評(píng)優(yōu)評(píng)先決定、項(xiàng)目審批決定等。

3.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位的往來(lái)函件；

(1)向上級(jí)主管部門匯報(bào)工作、請(qǐng)示事項(xiàng)的函件；

(2)與其他學(xué)校、單位進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、合作洽談的函件；

(3)回復(fù)上級(jí)主管部門或其他單位詢問(wèn)的函件。

（二）學(xué)校內(nèi)部管理文件

1.人員聘用、任免、獎(jiǎng)懲文件；

(1)聘用文件：如教師聘用合同、行政人員聘用通知書(shū)；

(2)免職文件：如教師免職通知、行政人員免職決定；

(3)獎(jiǎng)懲文件：如優(yōu)秀教師表彰決定、違紀(jì)處分決定。

2.資金撥付、物資采購(gòu)審批文件；

(1)資金撥付：如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)撥付通知、科研經(jīng)費(fèi)使用審批表；

(2)物資采購(gòu)：如設(shè)備采購(gòu)審批單、辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表。

3.學(xué)校內(nèi)部管理制度、辦法等；

(1)制度：如財(cái)務(wù)管理制度、檔案管理制度、安全管理規(guī)定；

(2)辦法：如教職工考核辦法、學(xué)生獎(jiǎng)懲辦法、科研項(xiàng)目管理辦法。

（三）其他經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的事項(xiàng)

1.學(xué)校組織的活動(dòng)、會(huì)議的批準(zhǔn)文件；

(1)活動(dòng)批準(zhǔn)：如大型活動(dòng)申請(qǐng)審批表、社團(tuán)活動(dòng)備案表；

(2)會(huì)議批準(zhǔn)：如會(huì)議通知審批單、會(huì)議紀(jì)要審批表。

2.對(duì)外提供的證明材料（如學(xué)歷證明、榮譽(yù)證書(shū)等）；

(1)學(xué)歷證明：為在校學(xué)生或畢業(yè)生開(kāi)具的學(xué)歷證明書(shū)；

(2)榮譽(yù)證書(shū)：為獲獎(jiǎng)學(xué)生或教職工頒發(fā)的榮譽(yù)證書(shū)。

三、公章使用流程

（一）申請(qǐng)審批

1.使用部門填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、文件內(nèi)容、擬加蓋時(shí)間；

(1)《公章使用申請(qǐng)表》應(yīng)包含以下內(nèi)容：使用部門、申請(qǐng)日期、文件名稱、文件類型、使用事由、擬加蓋時(shí)間、經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、審批人意見(jiàn)等；

(2)使用事由應(yīng)具體、清晰地描述需要使用公章的原因，例如“與合作機(jī)構(gòu)簽訂合作協(xié)議”、“發(fā)布招生簡(jiǎn)章”等；

(3)文件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地概括文件的主要事項(xiàng)，例如“協(xié)議內(nèi)容涉及雙方合作范圍、權(quán)利義務(wù)等”；

(4)擬加蓋時(shí)間應(yīng)具體到日期，例如“2023年10月27日”。

2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，按權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：

(1)一般文件由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批；

(2)重要文件由校長(zhǎng)審批；

(3)特殊情況需報(bào)校務(wù)會(huì)研究決定；

(1)一般文件是指對(duì)學(xué)校影響較小、常規(guī)性的文件，例如采購(gòu)申請(qǐng)、會(huì)議通知等；

(2)重要文件是指對(duì)學(xué)校有一定影響、需要謹(jǐn)慎處理的文件，例如合作協(xié)議、人事任免等；

(3)特殊情況是指涉及金額較大、政策性強(qiáng)、或有其他特殊情況的文件，例如重大項(xiàng)目審批、重大人事變動(dòng)等。

（二）審核與備案

1.辦公室對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查事由的合規(guī)性、文件的完整性；

(1)審核事由的合規(guī)性：確保使用公章的事項(xiàng)符合學(xué)校規(guī)定，不得違反國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度；

(2)審核文件的完整性：確保申請(qǐng)表填寫完整、準(zhǔn)確，不得有缺失或錯(cuò)誤信息。

2.審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上注明“同意蓋章”，并記錄備案；

(1)記錄備案內(nèi)容包括：申請(qǐng)日期、使用部門、文件名稱、使用事由、審批人、加蓋日期、經(jīng)辦人等；

(2)備案資料應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。

（三）蓋章操作

1.公章管理員根據(jù)審批結(jié)果，在指定位置加蓋公章；

(1)公章管理員應(yīng)在文件規(guī)定的位置加蓋公章，確保公章中心對(duì)齊，不得偏移或壓蓋文件文字；

(2)公章管理員應(yīng)檢查公章是否清晰、完整，如有模糊或損壞，應(yīng)及時(shí)更換新的公章。

2.蓋章時(shí)需確保清晰、完整，不得歪斜或模糊；

(1)公章壓力要適中，既要保證公章印文清晰，又要避免損壞公章；

(2)蓋章后應(yīng)檢查印文是否完整，如有缺角或模糊，應(yīng)及時(shí)糾正。

3.蓋章后，由管理員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并歸檔保存；

(1)管理員簽字確認(rèn)是為了明確責(zé)任，確保公章使用規(guī)范；

(2)申請(qǐng)表應(yīng)與蓋章文件一并歸檔保存，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。

四、特殊規(guī)定

（一）禁止性要求

1.嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用公章；

(1)任何單位和個(gè)人不得以任何理由未經(jīng)審批擅自使用公章；

(2)對(duì)擅自使用公章的行為，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

2.嚴(yán)禁將公章交由非管理員人員保管或使用；

(1)公章管理員是唯一有權(quán)操作公章的人員，其他人員不得擅自操作公章；

(2)對(duì)違反規(guī)定操作公章的行為，將嚴(yán)肅處理。

3.嚴(yán)禁在非正式文件或空白紙上加蓋公章；

(1)公章只能用于正式文件，不得用于便條、信件等非正式文件；

(2)不得在空白紙上加蓋公章，必須確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

（二）緊急情況處理

1.如遇緊急情況需臨時(shí)加蓋公章，使用部門應(yīng)提交書(shū)面說(shuō)明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行；

(1)緊急情況是指時(shí)間緊迫、無(wú)法及時(shí)履行審批程序的情況；

(2)書(shū)面說(shuō)明應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明緊急情況的原因、