學(xué)校綜合辦公室流程管理規(guī)定一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室各項工作流程，提高工作效率，確保工作有序開展，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責(zé)分工，優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提升服務(wù)質(zhì)量。

二、工作流程管理

（一）日常行政事務(wù)管理

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室專人簽收，并立即登記《文件收發(fā)登記簿》，注明文件名稱、日期、來源及數(shù)量。

(2)文件分揀后，按部門或負(fù)責(zé)人分發(fā)，重要文件需加注“優(yōu)先處理”標(biāo)識。

(3)發(fā)文需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，編號、蓋章并送達(dá)指定接收方，同時留檔。

2.會議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會議通知，明確時間、地點、議題及參會人員。

(2)會前準(zhǔn)備會議材料，并提前調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響等）。

(3)會議結(jié)束后，整理會議紀(jì)要并分發(fā)給相關(guān)人員，跟進決議事項。

（二）后勤保障服務(wù)管理

1.資產(chǎn)管理與維護

(1)辦公設(shè)備（如打印機、電腦）需登記造冊，定期檢查維護。

(2)辦公用品采購需按需申請，由辦公室統(tǒng)一批量采購，避免浪費。

(3)資產(chǎn)調(diào)撥或報廢需填寫申請表，經(jīng)審批后辦理手續(xù)。

2.環(huán)境衛(wèi)生與安全

(1)每日安排專人負(fù)責(zé)辦公區(qū)域清潔，保持整潔有序。

(2)定期檢查消防設(shè)施、用電安全，發(fā)現(xiàn)隱患及時報修。

(3)節(jié)假日前需進行安全排查，關(guān)閉不必要的電源及門窗。

（三）印章與檔案管理

1.印章使用規(guī)范

(1)印章使用需經(jīng)授權(quán)人簽字批準(zhǔn)，并詳細(xì)記錄使用事由、時間及簽字人。

(2)嚴(yán)禁私自刻用或轉(zhuǎn)借印章，特殊情況需逐級上報審批。

(3)每月對印章使用情況匯總，存檔備查。

2.檔案整理與歸檔

(1)按年整理工作文件、會議記錄、財務(wù)憑證等，分類編號存檔。

(2)重要檔案需雙份保存，電子版定期備份至云端或移動硬盤。

(3)檔案借閱需填寫申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，歸還時核對完整。

三、監(jiān)督與改進

（一）工作考核

1.辦公室人員需每日填寫工作日志，記錄完成事項及待辦事項。

2.每季度進行工作總結(jié)，由部門負(fù)責(zé)人評估工作效率及問題，提出改進措施。

（二）流程優(yōu)化

1.每半年組織流程復(fù)盤會議，收集各部門反饋，修訂不合理環(huán)節(jié)。

2.引入信息化管理工具（如OA系統(tǒng)），簡化審批流程，提高響應(yīng)速度。

四、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需臨時調(diào)整流程，應(yīng)提前報備并盡快恢復(fù)規(guī)范管理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室各項工作流程，提高工作效率，確保工作有序開展，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責(zé)分工，優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提升服務(wù)質(zhì)量。

二、工作流程管理

（一）日常行政事務(wù)管理

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室專人簽收，并立即登記《文件收發(fā)登記簿》，注明文件名稱、日期、來源、數(shù)量、密級（如有）、收件人及簽收時間。登記應(yīng)字跡清晰、項目齊全。

(2)文件分揀后，根據(jù)密級和緊急程度進行分類：

-一般文件按部門或負(fù)責(zé)人分送；

-加急文件需立即通知收件人并口頭提醒優(yōu)先處理；

-密級文件需雙人交接并記錄。

(3)發(fā)文需經(jīng)過以下步驟：

1.起草人完成文稿后，提交部門負(fù)責(zé)人初審；

2.辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核格式、附件及簽發(fā)手續(xù)；

3.領(lǐng)導(dǎo)審核簽字確認(rèn)；

4.辦公室編號、蓋章；

5.送達(dá)指定接收方，并要求簽收；

6.發(fā)文回執(zhí)與原件一并存檔。

2.會議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括：會議名稱、時間（含開始與結(jié)束）、地點、參會人員名單、會議議題、所需材料（如發(fā)言稿、數(shù)據(jù)報告等）。

(2)會前準(zhǔn)備需細(xì)化以下事項：

-準(zhǔn)備會議議程，提前發(fā)給參會人員；

-安排席次，懸掛橫幅或指示牌；

-測試并調(diào)試設(shè)備，如投影儀亮度、音響音量、麥克風(fēng)靈敏度；

-準(zhǔn)備簽到表、筆、紙等物資。

(3)會議結(jié)束后，整理會議紀(jì)要需包含：

-會議基本信息（時間、地點、主持人、參會人員）；

-各議題的討論要點及決議事項；

-跟進責(zé)任人及完成時限；

-記要需經(jīng)主持人審閱簽字后分發(fā)。

（二）后勤保障服務(wù)管理

1.資產(chǎn)管理與維護

(1)辦公設(shè)備管理與維護清單：

-電腦：定期清理灰塵，檢查散熱器，更新系統(tǒng)補?。?/p>

-打印機：每月檢查墨盒/碳粉量，清理打印頭，打印測試頁；

-傳真機：檢查紙盤，測試發(fā)送接收功能，定期清潔掃描頭。

(2)辦公用品采購流程：

-每月統(tǒng)計各部門需求，匯總編制采購清單；

-詢價：聯(lián)系至少三家供應(yīng)商，比較價格及質(zhì)量；

-下單：選擇最優(yōu)供應(yīng)商并簽訂采購合同；

-驗收：到貨后核對數(shù)量、品牌、規(guī)格，無誤后簽字入庫。

-庫存管理：建立電子臺賬，物品低于閾值（如20%）時及時補貨。

(3)資產(chǎn)調(diào)撥或報廢申請表需包含：

-資產(chǎn)原值、使用年限、調(diào)撥/報廢原因；

-相關(guān)部門審批簽字；

-辦公室備案登記。

2.環(huán)境衛(wèi)生與安全

(1)每日清潔標(biāo)準(zhǔn)：

-地面：無紙屑、灰塵，無污漬；

-桌面：文件擺放整齊，無雜物；

-設(shè)備：機身清潔無灰塵，線纜整齊；

-垃圾桶：每日清理，滿時更換垃圾袋。

(2)安全檢查內(nèi)容：

-消防設(shè)施：滅火器壓力是否正常，消防栓是否完好；

-用電安全：插座是否過載，電線有無裸露；

-門窗鎖具：檢查是否牢固，貴重物品是否上鎖。

(3)節(jié)假日安全預(yù)案：

-列出需關(guān)閉電源的設(shè)備清單（如走廊燈、備用空調(diào)）；

-安排值班人員檢查門窗、消防設(shè)施；

-留存緊急聯(lián)系方式（維修、安保等）。

（三）印章與檔案管理

1.印章使用規(guī)范

(1)印章保管要求：

-使用專用印章盒，存放環(huán)境干燥防潮；

-非工作時間鎖入保險柜；

-印章使用人需持授權(quán)書簽字領(lǐng)用。

(2)印章使用審批流程：

-一般文件：部門負(fù)責(zé)人簽字；

-重要文件（如合同、證明）：需主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；

-特殊情況（如夜間蓋章）：需額外注明理由并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人電話確認(rèn)。

(3)印章使用記錄表格式：

|序號|使用日期|用件名稱|用件事由|用印人|審批人|備注|

|------|----------|----------|----------|--------|--------|------|

2.檔案整理與歸檔

(1)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：

-按年度（如2023年）；

-按類型（如會議類、財務(wù)類、人事類）；

-按保管期限（短期1年、中期3年、長期5年）。

(2)電子檔案管理：

-建立統(tǒng)一的文件命名規(guī)則（如“年度-部門-事項”）；

-定期備份：每月1日備份至本地硬盤，每季度備份至服務(wù)器；

-權(quán)限設(shè)置：僅授權(quán)人員可訪問敏感檔案。

(3)檔案借閱流程：

-借閱人填寫《檔案借閱申請單》，說明用途、所需檔案范圍；

-辦公室負(fù)責(zé)人審核簽字；

-借閱期限不超過30天，到期需提前續(xù)借；

-歸還時核對檔案完整性并簽字。

三、監(jiān)督與改進

（一）工作考核

1.工作日志模板：

|日期|姓名|完成事項|遇到問題|解決方案|下一步計劃|

|------|------|----------|----------|----------|------------|

2.季度評估內(nèi)容：

-文件處理時效率（如95%以上文件在2小時內(nèi)分發(fā)）；

-會議準(zhǔn)備完整度（如設(shè)備故障率低于5%）；

-檔案錯誤率（如無遺失、錯放情況）。

（二）流程優(yōu)化

1.流程復(fù)盤會議議程：

-回顧本季度流程執(zhí)行情況（附數(shù)據(jù)統(tǒng)計）；

-各部門反饋問題匯總；

-提出改進建議并投票排序；

-形成修訂方案并分配實施人。

2.信息化工具應(yīng)用：

-OA系統(tǒng)功能需求清單：

-在線審批（請假、報銷）；

-文件共享與版本控制；

-會議預(yù)約系統(tǒng)；

-自動化報表生成。

四、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需臨時調(diào)整流程，應(yīng)提前報備并盡快恢復(fù)規(guī)范管理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室各項工作流程，提高工作效率，確保工作有序開展，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責(zé)分工，優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提升服務(wù)質(zhì)量。

二、工作流程管理

（一）日常行政事務(wù)管理

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室專人簽收，并立即登記《文件收發(fā)登記簿》，注明文件名稱、日期、來源及數(shù)量。

(2)文件分揀后，按部門或負(fù)責(zé)人分發(fā)，重要文件需加注“優(yōu)先處理”標(biāo)識。

(3)發(fā)文需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，編號、蓋章并送達(dá)指定接收方，同時留檔。

2.會議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會議通知，明確時間、地點、議題及參會人員。

(2)會前準(zhǔn)備會議材料，并提前調(diào)試設(shè)備（如投影儀、音響等）。

(3)會議結(jié)束后，整理會議紀(jì)要并分發(fā)給相關(guān)人員，跟進決議事項。

（二）后勤保障服務(wù)管理

1.資產(chǎn)管理與維護

(1)辦公設(shè)備（如打印機、電腦）需登記造冊，定期檢查維護。

(2)辦公用品采購需按需申請，由辦公室統(tǒng)一批量采購，避免浪費。

(3)資產(chǎn)調(diào)撥或報廢需填寫申請表，經(jīng)審批后辦理手續(xù)。

2.環(huán)境衛(wèi)生與安全

(1)每日安排專人負(fù)責(zé)辦公區(qū)域清潔，保持整潔有序。

(2)定期檢查消防設(shè)施、用電安全，發(fā)現(xiàn)隱患及時報修。

(3)節(jié)假日前需進行安全排查，關(guān)閉不必要的電源及門窗。

（三）印章與檔案管理

1.印章使用規(guī)范

(1)印章使用需經(jīng)授權(quán)人簽字批準(zhǔn)，并詳細(xì)記錄使用事由、時間及簽字人。

(2)嚴(yán)禁私自刻用或轉(zhuǎn)借印章，特殊情況需逐級上報審批。

(3)每月對印章使用情況匯總，存檔備查。

2.檔案整理與歸檔

(1)按年整理工作文件、會議記錄、財務(wù)憑證等，分類編號存檔。

(2)重要檔案需雙份保存，電子版定期備份至云端或移動硬盤。

(3)檔案借閱需填寫申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，歸還時核對完整。

三、監(jiān)督與改進

（一）工作考核

1.辦公室人員需每日填寫工作日志，記錄完成事項及待辦事項。

2.每季度進行工作總結(jié)，由部門負(fù)責(zé)人評估工作效率及問題，提出改進措施。

（二）流程優(yōu)化

1.每半年組織流程復(fù)盤會議，收集各部門反饋，修訂不合理環(huán)節(jié)。

2.引入信息化管理工具（如OA系統(tǒng)），簡化審批流程，提高響應(yīng)速度。

四、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如遇特殊情況需臨時調(diào)整流程，應(yīng)提前報備并盡快恢復(fù)規(guī)范管理。

一、總則

為規(guī)范學(xué)校綜合辦公室各項工作流程，提高工作效率，確保工作有序開展，特制定本管理規(guī)定。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責(zé)分工，優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提升服務(wù)質(zhì)量。

二、工作流程管理

（一）日常行政事務(wù)管理

1.文件收發(fā)與流轉(zhuǎn)

(1)所有收文需經(jīng)辦公室專人簽收，并立即登記《文件收發(fā)登記簿》，注明文件名稱、日期、來源、數(shù)量、密級（如有）、收件人及簽收時間。登記應(yīng)字跡清晰、項目齊全。

(2)文件分揀后，根據(jù)密級和緊急程度進行分類：

-一般文件按部門或負(fù)責(zé)人分送；

-加急文件需立即通知收件人并口頭提醒優(yōu)先處理；

-密級文件需雙人交接并記錄。

(3)發(fā)文需經(jīng)過以下步驟：

1.起草人完成文稿后，提交部門負(fù)責(zé)人初審；

2.辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核格式、附件及簽發(fā)手續(xù)；

3.領(lǐng)導(dǎo)審核簽字確認(rèn)；

4.辦公室編號、蓋章；

5.送達(dá)指定接收方，并要求簽收；

6.發(fā)文回執(zhí)與原件一并存檔。

2.會議組織與管理

(1)提前一周發(fā)布會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括：會議名稱、時間（含開始與結(jié)束）、地點、參會人員名單、會議議題、所需材料（如發(fā)言稿、數(shù)據(jù)報告等）。

(2)會前準(zhǔn)備需細(xì)化以下事項：

-準(zhǔn)備會議議程，提前發(fā)給參會人員；

-安排席次，懸掛橫幅或指示牌；

-測試并調(diào)試設(shè)備，如投影儀亮度、音響音量、麥克風(fēng)靈敏度；

-準(zhǔn)備簽到表、筆、紙等物資。

(3)會議結(jié)束后，整理會議紀(jì)要需包含：

-會議基本信息（時間、地點、主持人、參會人員）；

-各議題的討論要點及決議事項；

-跟進責(zé)任人及完成時限；

-記要需經(jīng)主持人審閱簽字后分發(fā)。

（二）后勤保障服務(wù)管理

1.資產(chǎn)管理與維護

(1)辦公設(shè)備管理與維護清單：

-電腦：定期清理灰塵，檢查散熱器，更新系統(tǒng)補??；

-打印機：每月檢查墨盒/碳粉量，清理打印頭，打印測試頁；

-傳真機：檢查紙盤，測試發(fā)送接收功能，定期清潔掃描頭。

(2)辦公用品采購流程：

-每月統(tǒng)計各部門需求，匯總編制采購清單；

-詢價：聯(lián)系至少三家供應(yīng)商，比較價格及質(zhì)量；

-下單：選擇最優(yōu)供應(yīng)商并簽訂采購合同；

-驗收：到貨后核對數(shù)量、品牌、規(guī)格，無誤后簽字入庫。

-庫存管理：建立電子臺賬，物品低于閾值（如20%）時及時補貨。

(3)資產(chǎn)調(diào)撥或報廢申請表需包含：

-資產(chǎn)原值、使用年限、調(diào)撥/報廢原因；

-相關(guān)部門審批簽字；

-辦公室備案登記。

2.環(huán)境衛(wèi)生與安全

(1)每日清潔標(biāo)準(zhǔn)：

-地面：無紙屑、灰塵，無污漬；

-桌面：文件擺放整齊，無雜物；

-設(shè)備：機身清潔無灰塵，線纜整齊；

-垃圾桶：每日清理，滿時更換垃圾袋。

(2)安全檢查內(nèi)容：

-消防設(shè)施：滅火器壓力是否正常，消防栓是否完好；

-用電安全：插座是否過載，電線有無裸露；

-門窗鎖具：檢查是否牢固，貴重物品是否上鎖。

(3)節(jié)假日安全預(yù)案：

-列出需關(guān)閉電源的設(shè)備清單（如走廊燈、備用空調(diào)）；

-安排值班人員檢查門窗、消防設(shè)施；

-留存緊急聯(lián)系方式（維修、安保等）。

（三）印章與檔案管理

1.印章使用規(guī)范

(1)印章保管要求：

-使用專用印章盒，存放環(huán)境干燥防潮；

-非工作時間鎖入保險柜；

-印章使用人需持授權(quán)書簽字領(lǐng)用。

(2)印章使用審批流程：

-一般文件：部門負(fù)責(zé)人簽字；

-重要文件（如合同、證明）：需主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；

-特殊情況（如夜間蓋章）：需額外注明理由并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人電話確認(rèn)。

(3)印章使用記錄表格式：

|序號|使用日期|用件名稱|用件事由|用印人|審批人|備注|

|------|----------|----------|----------|--------|--------|------|

2.檔案整理與歸檔

(1)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：

-按年度（如2023年）；

-按類型（如會議類