學(xué)校綜合辦公室信息歸檔規(guī)范一、總則

信息歸檔是學(xué)校綜合辦公室日常管理的重要組成部分，旨在確保各類文件資料的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，便于查閱、利用和保存。本規(guī)范適用于綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、歸檔及保管等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。

二、歸檔范圍

綜合辦公室需歸檔的信息主要包括以下類別：

（一）行政管理文件

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)

2.會(huì)議紀(jì)要、決議文件

3.職員任免、調(diào)配通知

4.財(cái)務(wù)報(bào)銷、預(yù)算審批文件

（二）公文類文件

1.命令、通知、公告

2.請(qǐng)示、批復(fù)、函件

3.外來(lái)文件接收登記表

（三）檔案類文件

1.學(xué)生信息登記表（涉及個(gè)人隱私部分需脫敏處理）

2.教職工信息臺(tái)賬

3.設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)記錄

（四）其他重要資料

1.學(xué)?；顒?dòng)照片、視頻資料摘要

2.外部合作協(xié)議復(fù)印件

3.重大事件應(yīng)急處置記錄

三、歸檔流程

歸檔工作需按照以下步驟執(zhí)行：

（一）文件收集與整理

1.每日下班前，將當(dāng)日形成或收到的文件分類整理，確保無(wú)遺漏。

2.對(duì)破損、模糊的文件進(jìn)行修補(bǔ)或掃描清晰化處理。

3.按照文件類型、時(shí)間順序排列，避免混亂。

（二）分類與編號(hào)

1.采用“一級(jí)類目—二級(jí)類目—三級(jí)類目—序號(hào)”的編號(hào)規(guī)則。

示例：行政管理—會(huì)議文件—2023年度—第5號(hào)

2.每份文件需標(biāo)注歸檔日期及編號(hào)，貼上歸檔標(biāo)簽。

（三）立卷與裝訂

1.同類文件按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，單份重要文件需附目錄清單。

2.裝訂時(shí)避免使用易腐蝕材料，推薦使用無(wú)酸紙和金屬裝訂釘。

（四）入庫(kù)與保管

1.將歸檔文件放入檔案盒，盒內(nèi)需標(biāo)注盒號(hào)及內(nèi)容摘要。

2.檔案柜應(yīng)放置在干燥、防塵、防火的環(huán)境中，定期檢查存放狀態(tài)。

四、查閱與借閱

（一）查閱條件

1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要可申請(qǐng)查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。

2.查閱涉密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，并全程監(jiān)督。

（二）借閱流程

1.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，由檔案管理員調(diào)取文件。

2.借閱時(shí)間原則上不超過(guò)3個(gè)工作日，特殊情況需另行說(shuō)明。

3.借閱完畢后需核對(duì)文件完整性，并在申請(qǐng)表上簽字歸還。

五、數(shù)字化管理

（一）掃描要求

1.重要文件及圖片資料需進(jìn)行彩色掃描，分辨率不低于300dpi。

2.掃描后文件命名規(guī)則與紙質(zhì)文件一致，格式為“類目編號(hào)—文件名—掃描日期”。

（二）存儲(chǔ)與備份

1.數(shù)字化文件存儲(chǔ)在專用服務(wù)器，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

2.建立雙重備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。

六、定期維護(hù)

（一）紙質(zhì)檔案

1.每季度對(duì)檔案盒進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮、蟲蛀等情況及時(shí)處理。

2.每半年整理一次文件順序，確保編號(hào)與實(shí)際內(nèi)容一致。

（二）電子檔案

1.每月檢查存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，更新病毒防護(hù)程序。

2.對(duì)損壞的電子文件進(jìn)行修復(fù)或重新掃描，確?？勺x性。

七、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任主體

綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保工作落實(shí)。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.每半年由上級(jí)部門對(duì)歸檔工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

2.建立檔案管理考核制度，納入年度工作評(píng)估。

一、總則

信息歸檔是學(xué)校綜合辦公室日常管理的重要組成部分，旨在確保各類文件資料的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，便于查閱、利用和保存。本規(guī)范適用于綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、歸檔及保管等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。

為了更好地執(zhí)行本規(guī)范，綜合辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理崗位，并配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、掃描儀、服務(wù)器等。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識(shí)。

二、歸檔范圍

綜合辦公室需歸檔的信息主要包括以下類別：

（一）行政管理文件

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)：包括學(xué)校年度工作計(jì)劃、各部門工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)、各部門工作總結(jié)等。這些文件應(yīng)詳細(xì)記錄學(xué)校及各部門在一年內(nèi)的工作目標(biāo)、任務(wù)完成情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。

2.會(huì)議紀(jì)要、決議文件：包括學(xué)校董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、校長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、部門會(huì)議紀(jì)要、重要活動(dòng)會(huì)議紀(jì)要等。這些文件應(yīng)記錄會(huì)議的主要議題、討論內(nèi)容、形成的決議或決定等。

3.職員任免、調(diào)配通知：包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部任免通知、教職工調(diào)動(dòng)通知、職務(wù)晉升通知、職稱評(píng)定通知等。這些文件應(yīng)明確被任免、調(diào)配人員的姓名、職務(wù)、部門等信息。

4.財(cái)務(wù)報(bào)銷、預(yù)算審批文件：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)、預(yù)算調(diào)整通知等。這些文件應(yīng)詳細(xì)記錄學(xué)校的財(cái)務(wù)收支情況、預(yù)算執(zhí)行情況等。

（二）公文類文件

1.命令、通知、公告：包括學(xué)校發(fā)布的各類命令、通知、公告等。這些文件應(yīng)明確發(fā)布單位、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布內(nèi)容等。

2.請(qǐng)示、批復(fù)、函件：包括學(xué)校向上級(jí)單位請(qǐng)示的文件、上級(jí)單位對(duì)學(xué)校請(qǐng)示的批復(fù)文件、學(xué)校與其他單位之間往來(lái)的函件等。這些文件應(yīng)記錄請(qǐng)示事項(xiàng)、批復(fù)內(nèi)容、往來(lái)溝通情況等。

3.外來(lái)文件接收登記表：包括所有接收到的外來(lái)文件，如上級(jí)單位的文件、兄弟單位的文件等。這些文件應(yīng)詳細(xì)記錄接收時(shí)間、文件來(lái)源、文件內(nèi)容摘要等信息。

（三）檔案類文件

1.學(xué)生信息登記表（涉及個(gè)人隱私部分需脫敏處理）：包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)登記表、學(xué)生休學(xué)復(fù)學(xué)登記表、學(xué)生畢業(yè)登記表等。這些文件應(yīng)記錄學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)情況、獎(jiǎng)懲情況等。在處理學(xué)生信息時(shí)，必須嚴(yán)格遵守隱私保護(hù)原則，對(duì)涉及個(gè)人隱私的信息進(jìn)行脫敏處理。

2.教職工信息臺(tái)賬：包括教職工基本信息表、教職工入職登記表、教職工培訓(xùn)記錄表、教職工考核記錄表等。這些文件應(yīng)記錄教職工的基本信息、工作情況、培訓(xùn)情況、考核情況等。

3.設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)記錄：包括各類設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書、維護(hù)記錄等。這些文件應(yīng)記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、采購(gòu)時(shí)間、使用部門、維護(hù)情況等。

（四）其他重要資料

1.學(xué)?；顒?dòng)照片、視頻資料摘要：包括學(xué)校舉辦的各種活動(dòng)的照片、視頻資料摘要。這些資料應(yīng)記錄活動(dòng)的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容等。

2.外部合作協(xié)議復(fù)印件：包括學(xué)校與外部單位簽訂的合作協(xié)議復(fù)印件。這些文件應(yīng)記錄合作單位的名稱、合作內(nèi)容、合作期限等。

3.重大事件應(yīng)急處置記錄：包括學(xué)校發(fā)生重大事件時(shí)的應(yīng)急處置記錄，如自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件等。這些文件應(yīng)記錄事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、處置過(guò)程、處置結(jié)果等。

三、歸檔流程

歸檔工作需按照以下步驟執(zhí)行：

（一）文件收集與整理

1.每日下班前，將當(dāng)日形成或收到的文件分類整理，確保無(wú)遺漏。具體分類方法參照本規(guī)范第二部分“歸檔范圍”的規(guī)定。整理過(guò)程中，應(yīng)檢查文件是否完整、清晰，如有破損、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或掃描清晰化處理。

2.對(duì)文件進(jìn)行排序，按照文件類型、時(shí)間順序排列，確保排列整齊，避免混亂。例如，可以先按照文件類型分為“行政文件”、“公文文件”、“檔案文件”、“其他資料”等大類，再在每個(gè)大類內(nèi)按照時(shí)間順序排列。

3.對(duì)整理好的文件進(jìn)行初步篩選，將不需要?dú)w檔的文件按照規(guī)定程序處理，如銷毀或移交等。

（二）分類與編號(hào)

1.采用“一級(jí)類目—二級(jí)類目—三級(jí)類目—序號(hào)”的編號(hào)規(guī)則。例如，“行政管理—會(huì)議文件—2023年度—第5號(hào)”表示2023年度的第五份會(huì)議文件，屬于行政管理類中的會(huì)議文件。

具體分類編號(hào)規(guī)則如下：

一級(jí)類目：行政管理、公文類文件、檔案類文件、其他重要資料

二級(jí)類目：根據(jù)一級(jí)類目細(xì)分，如行政管理下設(shè)“年度計(jì)劃”、“會(huì)議文件”、“人事文件”、“財(cái)務(wù)文件”等

三級(jí)類目：根據(jù)二級(jí)類目進(jìn)一步細(xì)分，如會(huì)議文件下設(shè)“董事會(huì)會(huì)議”、“校長(zhǎng)辦公會(huì)”、“部門會(huì)議”等

序號(hào)：按照同一類目?jī)?nèi)的文件形成順序進(jìn)行編號(hào)

2.每份文件需標(biāo)注歸檔日期及編號(hào)，貼上歸檔標(biāo)簽。歸檔日期應(yīng)填寫文件實(shí)際歸檔的日期，編號(hào)應(yīng)按照本規(guī)范第二部分“分類與編號(hào)”的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。歸檔標(biāo)簽應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、歸檔日期等信息，并粘貼在文件首頁(yè)的右上角或指定位置。

（三）立卷與裝訂

1.同類文件按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，單份重要文件需附目錄清單。裝訂時(shí)，應(yīng)將文件按照編號(hào)順序排列，確保順序正確。對(duì)于單份重要的文件，如重要的合同、協(xié)議等，應(yīng)附上目錄清單，清單中應(yīng)列明文件名稱、頁(yè)碼等信息。

2.裝訂時(shí)避免使用易腐蝕材料，推薦使用無(wú)酸紙和金屬裝訂釘。裝訂的文件應(yīng)牢固、平整，便于翻閱。避免使用易腐蝕的材料，如普通膠水、塑料裝訂釘?shù)?，推薦使用無(wú)酸紙和金屬裝訂釘進(jìn)行裝訂，以確保文件的長(zhǎng)期保存。

（四）入庫(kù)與保管

1.將歸檔文件放入檔案盒，盒內(nèi)需標(biāo)注盒號(hào)及內(nèi)容摘要。檔案盒應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸檔案盒，確保文件的安全性和長(zhǎng)期保存。放入檔案盒前，應(yīng)檢查文件是否完整、順序是否正確，然后將文件放入檔案盒內(nèi)，并整理平整。

2.檔案柜應(yīng)放置在干燥、防塵、防火的環(huán)境中，定期檢查存放狀態(tài)。檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、避光的環(huán)境中，避免陽(yáng)光直射和潮濕。同時(shí)，應(yīng)定期檢查檔案柜的存放狀態(tài)，確保文件存放安全，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)處理。

四、查閱與借閱

（一）查閱條件

1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要可申請(qǐng)查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包含申請(qǐng)人的姓名、部門、申請(qǐng)查閱的文件編號(hào)、查閱目的等信息。申請(qǐng)人需提交申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)行查閱。

2.查閱涉密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，并全程監(jiān)督。涉密文件是指含有不宜公開的內(nèi)容的文件，如內(nèi)部人事調(diào)整方案、財(cái)務(wù)預(yù)算方案等。查閱涉密文件時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意，并全程監(jiān)督，確保文件安全。

（二）借閱流程

1.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，由檔案管理員調(diào)取文件。檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的文件編號(hào)，在檔案庫(kù)房中查找并調(diào)取相應(yīng)的文件，交給申請(qǐng)人查閱。

2.借閱時(shí)間原則上不超過(guò)3個(gè)工作日，特殊情況需另行說(shuō)明。申請(qǐng)人借閱文件時(shí)，應(yīng)愛護(hù)文件，不得損壞、涂改或丟失。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)3個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理員提出申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。

3.借閱完畢后需核對(duì)文件完整性，并在申請(qǐng)表上簽字歸還。申請(qǐng)人借閱完畢后，應(yīng)將文件交還給檔案管理員，并與檔案管理員核對(duì)文件是否完整。確認(rèn)無(wú)誤后，申請(qǐng)人在申請(qǐng)表上簽字，表示借閱結(jié)束。

五、數(shù)字化管理

（一）掃描要求

1.重要文件及圖片資料需進(jìn)行彩色掃描，分辨率不低于300dpi。掃描的文件應(yīng)包括所有重要文件及圖片資料，如檔案類文件中的學(xué)生信息登記表、教職工信息臺(tái)賬等，以及其他重要資料中的照片、視頻資料等。掃描時(shí)，應(yīng)選擇彩色掃描模式，并設(shè)置分辨率不低于300dpi，以確保掃描后的文件清晰度。

2.掃描后文件命名規(guī)則與紙質(zhì)文件一致，格式為“類目編號(hào)—文件名—掃描日期”。掃描后的文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名，格式為“類目編號(hào)—文件名—掃描日期”，例如“行政管理—年度計(jì)劃—2023年度—第1號(hào)—2023-10-01”。

（二）存儲(chǔ)與備份

1.數(shù)字化文件存儲(chǔ)在專用服務(wù)器，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。數(shù)字化文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)丟失。備份時(shí)應(yīng)至少進(jìn)行雙重備份，即本地備份和異地備份。

2.建立雙重備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。除了定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份外，還應(yīng)建立雙重備份機(jī)制，即本地備份和異地備份。本地備份是指將數(shù)據(jù)備份到本地服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，異地備份是指將數(shù)據(jù)備份到遠(yuǎn)離本地的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，如云存儲(chǔ)服務(wù)。

六、定期維護(hù)

（一）紙質(zhì)檔案

1.每季度對(duì)檔案盒進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮、蟲蛀等情況及時(shí)處理。檔案管理員應(yīng)每季度對(duì)檔案盒進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的完整性、排列順序、存放環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)文件受潮、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如進(jìn)行干燥、消毒等。

2.每半年整理一次文件順序，確保編號(hào)與實(shí)際內(nèi)容一致。檔案管理員應(yīng)每半年整理一次文件順序，確保文件的排列順序與編號(hào)一致，如發(fā)現(xiàn)編號(hào)與實(shí)際內(nèi)容不符，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正。

（二）電子檔案

1.每月檢查存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，更新病毒防護(hù)程序。檔案管理員應(yīng)每月檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，如服務(wù)器的硬盤、內(nèi)存等，并定期更新病毒防護(hù)程序，確保數(shù)據(jù)安全。

2.對(duì)損壞的電子文件進(jìn)行修復(fù)或重新掃描，確?？勺x性。如發(fā)現(xiàn)電子文件損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新掃描，確保文件的可讀性。修復(fù)時(shí)應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)修復(fù)工具，并做好數(shù)據(jù)備份，以防修復(fù)失敗導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

七、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任主體

綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保工作落實(shí)。綜合辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并明確其職責(zé)和權(quán)限。檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、歸檔、保管、查閱、借閱等各項(xiàng)工作，并確保檔案管理工作的規(guī)范性和安全性。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.每半年由上級(jí)部門對(duì)歸檔工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。學(xué)校應(yīng)每半年對(duì)歸檔工作進(jìn)行一次檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的落實(shí)情況、檔案的完整性、安全性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。

2.建立檔案管理考核制度，納入年度工作評(píng)估。學(xué)校應(yīng)建立檔案管理考核制度，將檔案管理工作納入年度工作評(píng)估體系，對(duì)檔案管理員的工作進(jìn)行考核，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

一、總則

信息歸檔是學(xué)校綜合辦公室日常管理的重要組成部分，旨在確保各類文件資料的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，便于查閱、利用和保存。本規(guī)范適用于綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、歸檔及保管等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。

二、歸檔范圍

綜合辦公室需歸檔的信息主要包括以下類別：

（一）行政管理文件

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)

2.會(huì)議紀(jì)要、決議文件

3.職員任免、調(diào)配通知

4.財(cái)務(wù)報(bào)銷、預(yù)算審批文件

（二）公文類文件

1.命令、通知、公告

2.請(qǐng)示、批復(fù)、函件

3.外來(lái)文件接收登記表

（三）檔案類文件

1.學(xué)生信息登記表（涉及個(gè)人隱私部分需脫敏處理）

2.教職工信息臺(tái)賬

3.設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)記錄

（四）其他重要資料

1.學(xué)校活動(dòng)照片、視頻資料摘要

2.外部合作協(xié)議復(fù)印件

3.重大事件應(yīng)急處置記錄

三、歸檔流程

歸檔工作需按照以下步驟執(zhí)行：

（一）文件收集與整理

1.每日下班前，將當(dāng)日形成或收到的文件分類整理，確保無(wú)遺漏。

2.對(duì)破損、模糊的文件進(jìn)行修補(bǔ)或掃描清晰化處理。

3.按照文件類型、時(shí)間順序排列，避免混亂。

（二）分類與編號(hào)

1.采用“一級(jí)類目—二級(jí)類目—三級(jí)類目—序號(hào)”的編號(hào)規(guī)則。

示例：行政管理—會(huì)議文件—2023年度—第5號(hào)

2.每份文件需標(biāo)注歸檔日期及編號(hào)，貼上歸檔標(biāo)簽。

（三）立卷與裝訂

1.同類文件按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，單份重要文件需附目錄清單。

2.裝訂時(shí)避免使用易腐蝕材料，推薦使用無(wú)酸紙和金屬裝訂釘。

（四）入庫(kù)與保管

1.將歸檔文件放入檔案盒，盒內(nèi)需標(biāo)注盒號(hào)及內(nèi)容摘要。

2.檔案柜應(yīng)放置在干燥、防塵、防火的環(huán)境中，定期檢查存放狀態(tài)。

四、查閱與借閱

（一）查閱條件

1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要可申請(qǐng)查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。

2.查閱涉密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，并全程監(jiān)督。

（二）借閱流程

1.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，由檔案管理員調(diào)取文件。

2.借閱時(shí)間原則上不超過(guò)3個(gè)工作日，特殊情況需另行說(shuō)明。

3.借閱完畢后需核對(duì)文件完整性，并在申請(qǐng)表上簽字歸還。

五、數(shù)字化管理

（一）掃描要求

1.重要文件及圖片資料需進(jìn)行彩色掃描，分辨率不低于300dpi。

2.掃描后文件命名規(guī)則與紙質(zhì)文件一致，格式為“類目編號(hào)—文件名—掃描日期”。

（二）存儲(chǔ)與備份

1.數(shù)字化文件存儲(chǔ)在專用服務(wù)器，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

2.建立雙重備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。

六、定期維護(hù)

（一）紙質(zhì)檔案

1.每季度對(duì)檔案盒進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮、蟲蛀等情況及時(shí)處理。

2.每半年整理一次文件順序，確保編號(hào)與實(shí)際內(nèi)容一致。

（二）電子檔案

1.每月檢查存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，更新病毒防護(hù)程序。

2.對(duì)損壞的電子文件進(jìn)行修復(fù)或重新掃描，確?？勺x性。

七、責(zé)任與監(jiān)督

（一）責(zé)任主體

綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保工作落實(shí)。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.每半年由上級(jí)部門對(duì)歸檔工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

2.建立檔案管理考核制度，納入年度工作評(píng)估。

一、總則

信息歸檔是學(xué)校綜合辦公室日常管理的重要組成部分，旨在確保各類文件資料的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，便于查閱、利用和保存。本規(guī)范適用于綜合辦公室所有文件資料的收集、整理、分類、歸檔及保管等環(huán)節(jié)，所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。

為了更好地執(zhí)行本規(guī)范，綜合辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理崗位，并配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、掃描儀、服務(wù)器等。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識(shí)。

二、歸檔范圍

綜合辦公室需歸檔的信息主要包括以下類別：

（一）行政管理文件

1.學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)：包括學(xué)校年度工作計(jì)劃、各部門工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)、各部門工作總結(jié)等。這些文件應(yīng)詳細(xì)記錄學(xué)校及各部門在一年內(nèi)的工作目標(biāo)、任務(wù)完成情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。

2.會(huì)議紀(jì)要、決議文件：包括學(xué)校董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、校長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、部門會(huì)議紀(jì)要、重要活動(dòng)會(huì)議紀(jì)要等。這些文件應(yīng)記錄會(huì)議的主要議題、討論內(nèi)容、形成的決議或決定等。

3.職員任免、調(diào)配通知：包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部任免通知、教職工調(diào)動(dòng)通知、職務(wù)晉升通知、職稱評(píng)定通知等。這些文件應(yīng)明確被任免、調(diào)配人員的姓名、職務(wù)、部門等信息。

4.財(cái)務(wù)報(bào)銷、預(yù)算審批文件：包括年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)、預(yù)算調(diào)整通知等。這些文件應(yīng)詳細(xì)記錄學(xué)校的財(cái)務(wù)收支情況、預(yù)算執(zhí)行情況等。

（二）公文類文件

1.命令、通知、公告：包括學(xué)校發(fā)布的各類命令、通知、公告等。這些文件應(yīng)明確發(fā)布單位、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布內(nèi)容等。

2.請(qǐng)示、批復(fù)、函件：包括學(xué)校向上級(jí)單位請(qǐng)示的文件、上級(jí)單位對(duì)學(xué)校請(qǐng)示的批復(fù)文件、學(xué)校與其他單位之間往來(lái)的函件等。這些文件應(yīng)記錄請(qǐng)示事項(xiàng)、批復(fù)內(nèi)容、往來(lái)溝通情況等。

3.外來(lái)文件接收登記表：包括所有接收到的外來(lái)文件，如上級(jí)單位的文件、兄弟單位的文件等。這些文件應(yīng)詳細(xì)記錄接收時(shí)間、文件來(lái)源、文件內(nèi)容摘要等信息。

（三）檔案類文件

1.學(xué)生信息登記表（涉及個(gè)人隱私部分需脫敏處理）：包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)登記表、學(xué)生休學(xué)復(fù)學(xué)登記表、學(xué)生畢業(yè)登記表等。這些文件應(yīng)記錄學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)情況、獎(jiǎng)懲情況等。在處理學(xué)生信息時(shí)，必須嚴(yán)格遵守隱私保護(hù)原則，對(duì)涉及個(gè)人隱私的信息進(jìn)行脫敏處理。

2.教職工信息臺(tái)賬：包括教職工基本信息表、教職工入職登記表、教職工培訓(xùn)記錄表、教職工考核記錄表等。這些文件應(yīng)記錄教職工的基本信息、工作情況、培訓(xùn)情況、考核情況等。

3.設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)記錄：包括各類設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書、維護(hù)記錄等。這些文件應(yīng)記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、采購(gòu)時(shí)間、使用部門、維護(hù)情況等。

（四）其他重要資料

1.學(xué)校活動(dòng)照片、視頻資料摘要：包括學(xué)校舉辦的各種活動(dòng)的照片、視頻資料摘要。這些資料應(yīng)記錄活動(dòng)的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容等。

2.外部合作協(xié)議復(fù)印件：包括學(xué)校與外部單位簽訂的合作協(xié)議復(fù)印件。這些文件應(yīng)記錄合作單位的名稱、合作內(nèi)容、合作期限等。

3.重大事件應(yīng)急處置記錄：包括學(xué)校發(fā)生重大事件時(shí)的應(yīng)急處置記錄，如自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件等。這些文件應(yīng)記錄事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、處置過(guò)程、處置結(jié)果等。

三、歸檔流程

歸檔工作需按照以下步驟執(zhí)行：

（一）文件收集與整理

1.每日下班前，將當(dāng)日形成或收到的文件分類整理，確保無(wú)遺漏。具體分類方法參照本規(guī)范第二部分“歸檔范圍”的規(guī)定。整理過(guò)程中，應(yīng)檢查文件是否完整、清晰，如有破損、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或掃描清晰化處理。

2.對(duì)文件進(jìn)行排序，按照文件類型、時(shí)間順序排列，確保排列整齊，避免混亂。例如，可以先按照文件類型分為“行政文件”、“公文文件”、“檔案文件”、“其他資料”等大類，再在每個(gè)大類內(nèi)按照時(shí)間順序排列。

3.對(duì)整理好的文件進(jìn)行初步篩選，將不需要?dú)w檔的文件按照規(guī)定程序處理，如銷毀或移交等。

（二）分類與編號(hào)

1.采用“一級(jí)類目—二級(jí)類目—三級(jí)類目—序號(hào)”的編號(hào)規(guī)則。例如，“行政管理—會(huì)議文件—2023年度—第5號(hào)”表示2023年度的第五份會(huì)議文件，屬于行政管理類中的會(huì)議文件。

具體分類編號(hào)規(guī)則如下：

一級(jí)類目：行政管理、公文類文件、檔案類文件、其他重要資料

二級(jí)類目：根據(jù)一級(jí)類目細(xì)分，如行政管理下設(shè)“年度計(jì)劃”、“會(huì)議文件”、“人事文件”、“財(cái)務(wù)文件”等

三級(jí)類目：根據(jù)二級(jí)類目進(jìn)一步細(xì)分，如會(huì)議文件下設(shè)“董事會(huì)會(huì)議”、“校長(zhǎng)辦公會(huì)”、“部門會(huì)議”等

序號(hào)：按照同一類目?jī)?nèi)的文件形成順序進(jìn)行編號(hào)

2.每份文件需標(biāo)注歸檔日期及編號(hào)，貼上歸檔標(biāo)簽。歸檔日期應(yīng)填寫文件實(shí)際歸檔的日期，編號(hào)應(yīng)按照本規(guī)范第二部分“分類與編號(hào)”的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。歸檔標(biāo)簽應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱、歸檔日期等信息，并粘貼在文件首頁(yè)的右上角或指定位置。

（三）立卷與裝訂

1.同類文件按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，單份重要文件需附目錄清單。裝訂時(shí)，應(yīng)將文件按照編號(hào)順序排列，確保順序正確。對(duì)于單份重要的文件，如重要的合同、協(xié)議等，應(yīng)附上目錄清單，清單中應(yīng)列明文件名稱、頁(yè)碼等信息。

2.裝訂時(shí)避免使用易腐蝕材料，推薦使用無(wú)酸紙和金屬裝訂釘。裝訂的文件應(yīng)牢固、平整，便于翻閱。避免使用易腐蝕的材料，如普通膠水、塑料裝訂釘?shù)?，推薦使用無(wú)酸紙和金屬裝訂釘進(jìn)行裝訂，以確保文件的長(zhǎng)期保存。

（四）入庫(kù)與保管

1.將歸檔文件放入檔案盒，盒內(nèi)需標(biāo)注盒號(hào)及內(nèi)容摘要。檔案盒應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸檔案盒，確保文件的安全性和長(zhǎng)期保存。放入檔案盒前，應(yīng)檢查文件是否完整、順序是否正確，然后將文件放入檔案盒內(nèi)，并整理平整。

2.檔案柜應(yīng)放置在干燥、防塵、防火的環(huán)境中，定期檢查存放狀態(tài)。檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、避光的環(huán)境中，避免陽(yáng)光直射和潮濕。同時(shí)，應(yīng)定期檢查檔案柜的存放狀態(tài)，確保文件存放安全，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)處理。

四、查閱與借閱

（一）查閱條件

1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要可申請(qǐng)查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包含申請(qǐng)人的姓名、部門、申請(qǐng)查閱的文件編號(hào)、查閱目的等信息。申請(qǐng)人需提交申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)行查閱。

2.查閱涉密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，并全程監(jiān)督。涉密文件是指含有不宜公開的內(nèi)容的文件，如內(nèi)部人事調(diào)整方案、財(cái)務(wù)預(yù)算方案等。查閱涉密文件時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意，并全程監(jiān)督，確保文件安全。

（二）借閱流程

1.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，由檔案管理員調(diào)取文件。檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的文件編號(hào)，在檔案庫(kù)房中查找并調(diào)取相應(yīng)的文件，交給申請(qǐng)人查閱。

2.借閱時(shí)間原則上不超過(guò)3個(gè)工作日，特殊情況需另行說(shuō)明。申請(qǐng)人借閱文件時(shí)，應(yīng)愛護(hù)文件，不得損壞、涂改或丟失。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)3個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理員提出申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。

3.借閱完畢后需核對(duì)文件完整性，并在申請(qǐng)表上簽字歸還。申請(qǐng)人借閱完畢后，應(yīng)將文件交還給檔案管理員，并與檔案管理員核對(duì)文件是否完整。確認(rèn)無(wú)誤后，申請(qǐng)人在申請(qǐng)表上簽字，表示借閱結(jié)束。

五、數(shù)字化管理

（一）掃描要求

1.重要文件及圖片資料需進(jìn)行彩色掃描，分辨率不低于300dpi。掃描的文件應(yīng)包括所有重要文件及圖片資料，如檔案類文件中的學(xué)生信息登記表、教職工信息臺(tái)賬等，以及其他重要資料中的照片、視頻資料等。掃描時(shí)，應(yīng)選擇彩色