學校綜合辦公室辦公文書規(guī)定一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室文書工作，提高工作效率，確保文書處理的準確性和時效性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有工作人員，旨在建立科學、規(guī)范的文書管理流程，保障學校日常運營的順利進行。

二、文書種類及管理要求

綜合辦公室涉及文書種類繁多，主要包括以下幾類，并需遵循相應管理要求：

（一）行政公文

1.文種分類：包括通知、通報、報告、請示、批復、函等。

2.格式要求：嚴格按照國家公文格式標準執(zhí)行，標題明確、主送對象清晰、正文內容完整、落款規(guī)范。

3.審批流程：需經(jīng)部門負責人審核，重大事項報請校領導審批。

4.傳閱范圍：根據(jù)文件內容確定傳閱范圍，避免無關人員接觸。

（二）工作計劃與總結

1.計劃類文書：年度計劃、季度計劃、月度計劃等，需明確目標、措施、時間節(jié)點。

2.總結類文書：定期工作總結，內容涵蓋完成情況、存在問題及改進措施。

3.提交要求：按時報送至指定部門存檔，并抄送相關人員。

（三）會議紀要

1.記錄要點：會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議事項。

2.整理要求：會后24小時內完成初稿，經(jīng)會議主持人審核后正式發(fā)布。

3.分發(fā)范圍：根據(jù)會議性質確定分發(fā)對象，確保信息傳達準確。

（四）其他文書

1.證明類文書：如請假條、證明函等，需核實信息無誤后方可開具。

2.存檔要求：分類歸檔，標注清晰，便于查閱。

三、文書處理流程

文書處理需遵循以下標準化流程，確保各環(huán)節(jié)高效銜接：

（一）收文處理

1.簽收：專人負責簽收來文，記錄日期、來源、件數(shù)。

2.分類：按文書類型進行初步分類，標注緊急程度。

3.分辦：根據(jù)內容分發(fā)給相關承辦人，并跟蹤辦理進度。

（二）發(fā)文處理

1.起草：由指定人員根據(jù)授權起草文書，內容需經(jīng)審核。

2.審核與簽發(fā)：部門負責人審核，重大文件需校領導簽發(fā)。

3.校對：打印前進行格式和內容校對，避免錯誤。

4.用印：需加蓋公章的文書由專人用印，確保合規(guī)。

（三）歸檔管理

1.分類編號：按文書類型、年份、編號順序整理歸檔。

2.保存期限：一般文件保存3年，重要文件根據(jù)需要延長。

3.查閱權限：非經(jīng)批準，任何人不得擅自翻閱或外借檔案。

四、注意事項

（一）保密要求：涉及敏感信息的文書需嚴格保密，嚴禁泄露。

（二）時效性：緊急文書需優(yōu)先處理，確保及時傳達。

（三）電子化管理：逐步推行電子公文系統(tǒng)，提高處理效率。

（四）定期培訓：定期組織文書處理培訓，提升工作人員業(yè)務能力。

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，綜合辦公室負責解釋與修訂。

一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室文書工作，提高工作效率，確保文書處理的準確性和時效性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有工作人員，旨在建立科學、規(guī)范的文書管理流程，保障學校日常運營的順利進行。

二、文書種類及管理要求

綜合辦公室涉及文書種類繁多，主要包括以下幾類，并需遵循相應管理要求：

（一）行政公文

1.文種分類：包括通知、通報、報告、請示、批復、函等。

2.格式要求：嚴格按照國家公文格式標準執(zhí)行，標題明確、主送對象清晰、正文內容完整、落款規(guī)范。

（1）標題格式：一般采用“發(fā)文機關+事由+文種”的格式，如“XX學校關于開展春季衛(wèi)生檢查的通知”。

（2）主送對象：需明確具體部門或個人，避免使用模糊表述。

（3）正文結構：開頭簡述背景，主體部分分條列項說明事項，結尾提出要求或結語。

（4）落款規(guī)范：注明發(fā)文機關全稱、發(fā)文日期，并加蓋公章（需符合規(guī)定）。

3.審批流程：需經(jīng)部門負責人審核，重大事項報請校領導審批。

（1）初審：由經(jīng)辦人填寫審批表，注明文種、內容概述及擬辦意見。

（2）復審：部門負責人逐項審核，提出修改或批準建議。

（3）終審：涉及全校性事項需提交校領導會議審議，或由校領導直接簽批。

4.傳閱范圍：根據(jù)文件內容確定傳閱范圍，避免無關人員接觸。

（1）傳閱清單：詳細記錄傳閱人姓名、部門及簽閱日期。

（2）保密文件：指定專人管理，傳閱需經(jīng)主管領導批準。

（3）傳閱時限：一般文件需在3個工作日內完成傳閱，緊急文件即時傳閱。

（二）工作計劃與總結

1.計劃類文書：年度計劃、季度計劃、月度計劃等，需明確目標、措施、時間節(jié)點。

（1）年度計劃：需包含全年工作目標、部門分工、時間安排及考核標準。

（2）季度計劃：細化年度計劃，明確每季度重點任務及完成時限。

（3）月度計劃：根據(jù)季度計劃制定月度執(zhí)行方案，每周更新進展。

2.總結類文書：定期工作總結，內容涵蓋完成情況、存在問題及改進措施。

（1）總結結構：開頭概述期初目標，主體分項說明完成情況、數(shù)據(jù)支撐及亮點工作。

（2）問題分析：客觀反映存在的問題，提出具體改進建議。

（3）附件要求：重要總結可附相關數(shù)據(jù)圖表或典型案例說明。

3.提交要求：按時報送至指定部門存檔，并抄送相關人員。

（1）報送時限：年度計劃于上年末提交，季度/月度計劃于期初3日前提交。

（2）抄送范圍：根據(jù)文件重要性確定抄送對象，一般包括相關部門負責人及校領導。

（三）會議紀要

1.記錄要點：會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議事項。

（1）時間地點：精確記錄會議召開日期、具體時間及場所。

（2）參會人員：列出全體參會者姓名及職務，缺席者注明原因。

（3）議題記錄：逐項記錄討論內容，突出關鍵發(fā)言及決策結果。

2.整理要求：會后24小時內完成初稿，經(jīng)會議主持人審核后正式發(fā)布。

（1）初稿整理：由指定記錄人根據(jù)錄音或筆記整理成文，確保邏輯清晰。

（2）審核流程：會議主持人復核內容準確性，部門負責人簽字確認。

（3）發(fā)布方式：通過學校內部通知或郵件系統(tǒng)正式發(fā)布。

3.分發(fā)范圍：根據(jù)會議性質確定分發(fā)對象，確保信息傳達準確。

（1）分發(fā)清單：詳細列出各文件及對應接收人/部門。

（2）保密會議：僅限核心參會人員傳閱，紙質版需登記銷毀。

（四）其他文書

1.證明類文書：如請假條、證明函等，需核實信息無誤后方可開具。

（1）請假條：需包含申請人姓名、部門、請假事由、起止時間及部門負責人審批意見。

（2）證明函：需明確證明對象、事由及具體內容，由經(jīng)辦人簽字并加蓋部門公章。

2.存檔要求：分類歸檔，標注清晰，便于查閱。

（1）紙質存檔：按文種類別分盒存放，標注年度、編號及內容摘要。

（2）電子存檔：建立電子文檔管理系統(tǒng)，按分類上傳掃描件，設置訪問權限。

三、文書處理流程

文書處理需遵循以下標準化流程，確保各環(huán)節(jié)高效銜接：

（一）收文處理

1.簽收：專人負責簽收來文，記錄日期、來源、件數(shù)。

（1）簽收表：一式兩份，一份留存，一份交送辦人員。

（2）緊急標記：發(fā)現(xiàn)加急文件立即標注，并優(yōu)先處理。

2.分類：按文書類型進行初步分類，標注緊急程度。

（1）分類標準：行政公文、工作計劃、會議紀要等。

（2）緊急程度：特急（紅色）、加急（黃色）、常規(guī)（藍色）。

3.分辦：根據(jù)內容分發(fā)給相關承辦人，并跟蹤辦理進度。

（1）分辦單：注明文書編號、內容要點及承辦人、時限要求。

（2）進度跟蹤：每日檢查分辦文書完成情況，逾期需催辦。

（二）發(fā)文處理

1.起草：由指定人員根據(jù)授權起草文書，內容需經(jīng)審核。

（1）起草分工：根據(jù)文書性質指定主辦部門或人員。

（2）內容審核：需經(jīng)部門內部復核，確保無錯漏。

2.審核與簽發(fā)：部門負責人審核，重大文件需校領導簽發(fā)。

（1）審核要點：格式、數(shù)據(jù)、政策符合性。

（2）簽發(fā)流程：部門負責人初簽→分管校領導審核→校長終簽（重大文件）。

3.校對：打印前進行格式和內容校對，避免錯誤。

（1）校對人員：由經(jīng)辦人自行校對，同事交叉復核。

（2）校對清單：列出常見錯誤類型（如錯別字、數(shù)據(jù)錯誤、格式錯位）。

4.用印：需加蓋公章的文書由專人用印，確保合規(guī)。

（1）用印申請：需填寫用印事由、經(jīng)辦人及審批人簽字。

（2）用印規(guī)范：公章居中，騎縫壓印，避免模糊不清。

（三）歸檔管理

1.分類編號：按文書類型、年份、編號順序整理歸檔。

（1）編號規(guī)則：年份+序號（如2023-001）。

（2）分類標準：行政類、事務類、檔案類等。

2.保存期限：一般文件保存3年，重要文件根據(jù)需要延長。

（3）重要文件標準：涉及重大決策、重要合同、長期備案的文件。

3.查閱權限：非經(jīng)批準，任何人不得擅自翻閱或外借檔案。

（1）查閱申請：需填寫查閱事由、申請部門及經(jīng)辦人簽字。

（2）批準權限：一般文件由部門負責人批準，特殊文件需校領導審批。

四、注意事項

（一）保密要求：涉及敏感信息的文書需嚴格保密，嚴禁泄露。

（1）保密范圍：涉及人事、財務、基建等敏感內容。

（2）保密措施：紙質文件鎖入保險柜，電子文件設置強密碼及訪問日志。

（二）時效性：緊急文書需優(yōu)先處理，確保及時傳達。

（1）緊急文件標準：需在2小時內完成流轉，12小時內送達。

（2）送達確認：接收方需簽字回執(zhí)，特殊情況需電話確認。

（三）電子化管理：逐步推行電子公文系統(tǒng)，提高處理效率。

（1）系統(tǒng)功能：在線起草、審批、存檔，支持移動端操作。

（2）培訓計劃：定期組織系統(tǒng)使用培訓，考核合格后方可獨立操作。

（四）定期培訓：定期組織文書處理培訓，提升工作人員業(yè)務能力。

（1）培訓內容：公文格式、寫作技巧、保密知識、系統(tǒng)操作等。

（2）考核方式：筆試+實操考核，不合格者安排補訓。

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，綜合辦公室負責解釋與修訂。

一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室文書工作，提高工作效率，確保文書處理的準確性和時效性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有工作人員，旨在建立科學、規(guī)范的文書管理流程，保障學校日常運營的順利進行。

二、文書種類及管理要求

綜合辦公室涉及文書種類繁多，主要包括以下幾類，并需遵循相應管理要求：

（一）行政公文

1.文種分類：包括通知、通報、報告、請示、批復、函等。

2.格式要求：嚴格按照國家公文格式標準執(zhí)行，標題明確、主送對象清晰、正文內容完整、落款規(guī)范。

3.審批流程：需經(jīng)部門負責人審核，重大事項報請校領導審批。

4.傳閱范圍：根據(jù)文件內容確定傳閱范圍，避免無關人員接觸。

（二）工作計劃與總結

1.計劃類文書：年度計劃、季度計劃、月度計劃等，需明確目標、措施、時間節(jié)點。

2.總結類文書：定期工作總結，內容涵蓋完成情況、存在問題及改進措施。

3.提交要求：按時報送至指定部門存檔，并抄送相關人員。

（三）會議紀要

1.記錄要點：會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議事項。

2.整理要求：會后24小時內完成初稿，經(jīng)會議主持人審核后正式發(fā)布。

3.分發(fā)范圍：根據(jù)會議性質確定分發(fā)對象，確保信息傳達準確。

（四）其他文書

1.證明類文書：如請假條、證明函等，需核實信息無誤后方可開具。

2.存檔要求：分類歸檔，標注清晰，便于查閱。

三、文書處理流程

文書處理需遵循以下標準化流程，確保各環(huán)節(jié)高效銜接：

（一）收文處理

1.簽收：專人負責簽收來文，記錄日期、來源、件數(shù)。

2.分類：按文書類型進行初步分類，標注緊急程度。

3.分辦：根據(jù)內容分發(fā)給相關承辦人，并跟蹤辦理進度。

（二）發(fā)文處理

1.起草：由指定人員根據(jù)授權起草文書，內容需經(jīng)審核。

2.審核與簽發(fā)：部門負責人審核，重大文件需校領導簽發(fā)。

3.校對：打印前進行格式和內容校對，避免錯誤。

4.用?。盒杓由w公章的文書由專人用印，確保合規(guī)。

（三）歸檔管理

1.分類編號：按文書類型、年份、編號順序整理歸檔。

2.保存期限：一般文件保存3年，重要文件根據(jù)需要延長。

3.查閱權限：非經(jīng)批準，任何人不得擅自翻閱或外借檔案。

四、注意事項

（一）保密要求：涉及敏感信息的文書需嚴格保密，嚴禁泄露。

（二）時效性：緊急文書需優(yōu)先處理，確保及時傳達。

（三）電子化管理：逐步推行電子公文系統(tǒng)，提高處理效率。

（四）定期培訓：定期組織文書處理培訓，提升工作人員業(yè)務能力。

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，綜合辦公室負責解釋與修訂。

一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室文書工作，提高工作效率，確保文書處理的準確性和時效性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于學校綜合辦公室所有工作人員，旨在建立科學、規(guī)范的文書管理流程，保障學校日常運營的順利進行。

二、文書種類及管理要求

綜合辦公室涉及文書種類繁多，主要包括以下幾類，并需遵循相應管理要求：

（一）行政公文

1.文種分類：包括通知、通報、報告、請示、批復、函等。

2.格式要求：嚴格按照國家公文格式標準執(zhí)行，標題明確、主送對象清晰、正文內容完整、落款規(guī)范。

（1）標題格式：一般采用“發(fā)文機關+事由+文種”的格式，如“XX學校關于開展春季衛(wèi)生檢查的通知”。

（2）主送對象：需明確具體部門或個人，避免使用模糊表述。

（3）正文結構：開頭簡述背景，主體部分分條列項說明事項，結尾提出要求或結語。

（4）落款規(guī)范：注明發(fā)文機關全稱、發(fā)文日期，并加蓋公章（需符合規(guī)定）。

3.審批流程：需經(jīng)部門負責人審核，重大事項報請校領導審批。

（1）初審：由經(jīng)辦人填寫審批表，注明文種、內容概述及擬辦意見。

（2）復審：部門負責人逐項審核，提出修改或批準建議。

（3）終審：涉及全校性事項需提交校領導會議審議，或由校領導直接簽批。

4.傳閱范圍：根據(jù)文件內容確定傳閱范圍，避免無關人員接觸。

（1）傳閱清單：詳細記錄傳閱人姓名、部門及簽閱日期。

（2）保密文件：指定專人管理，傳閱需經(jīng)主管領導批準。

（3）傳閱時限：一般文件需在3個工作日內完成傳閱，緊急文件即時傳閱。

（二）工作計劃與總結

1.計劃類文書：年度計劃、季度計劃、月度計劃等，需明確目標、措施、時間節(jié)點。

（1）年度計劃：需包含全年工作目標、部門分工、時間安排及考核標準。

（2）季度計劃：細化年度計劃，明確每季度重點任務及完成時限。

（3）月度計劃：根據(jù)季度計劃制定月度執(zhí)行方案，每周更新進展。

2.總結類文書：定期工作總結，內容涵蓋完成情況、存在問題及改進措施。

（1）總結結構：開頭概述期初目標，主體分項說明完成情況、數(shù)據(jù)支撐及亮點工作。

（2）問題分析：客觀反映存在的問題，提出具體改進建議。

（3）附件要求：重要總結可附相關數(shù)據(jù)圖表或典型案例說明。

3.提交要求：按時報送至指定部門存檔，并抄送相關人員。

（1）報送時限：年度計劃于上年末提交，季度/月度計劃于期初3日前提交。

（2）抄送范圍：根據(jù)文件重要性確定抄送對象，一般包括相關部門負責人及校領導。

（三）會議紀要

1.記錄要點：會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議事項。

（1）時間地點：精確記錄會議召開日期、具體時間及場所。

（2）參會人員：列出全體參會者姓名及職務，缺席者注明原因。

（3）議題記錄：逐項記錄討論內容，突出關鍵發(fā)言及決策結果。

2.整理要求：會后24小時內完成初稿，經(jīng)會議主持人審核后正式發(fā)布。

（1）初稿整理：由指定記錄人根據(jù)錄音或筆記整理成文，確保邏輯清晰。

（2）審核流程：會議主持人復核內容準確性，部門負責人簽字確認。

（3）發(fā)布方式：通過學校內部通知或郵件系統(tǒng)正式發(fā)布。

3.分發(fā)范圍：根據(jù)會議性質確定分發(fā)對象，確保信息傳達準確。

（1）分發(fā)清單：詳細列出各文件及對應接收人/部門。

（2）保密會議：僅限核心參會人員傳閱，紙質版需登記銷毀。

（四）其他文書

1.證明類文書：如請假條、證明函等，需核實信息無誤后方可開具。

（1）請假條：需包含申請人姓名、部門、請假事由、起止時間及部門負責人審批意見。

（2）證明函：需明確證明對象、事由及具體內容，由經(jīng)辦人簽字并加蓋部門公章。

2.存檔要求：分類歸檔，標注清晰，便于查閱。

（1）紙質存檔：按文種類別分盒存放，標注年度、編號及內容摘要。

（2）電子存檔：建立電子文檔管理系統(tǒng)，按分類上傳掃描件，設置訪問權限。

三、文書處理流程

文書處理需遵循以下標準化流程，確保各環(huán)節(jié)高效銜接：

（一）收文處理

1.簽收：專人負責簽收來文，記錄日期、來源、件數(shù)。

（1）簽收表：一式兩份，一份留存，一份交送辦人員。

（2）緊急標記：發(fā)現(xiàn)加急文件立即標注，并優(yōu)先處理。

2.分類：按文書類型進行初步分類，標注緊急程度。

（1）分類標準：行政公文、工作計劃、會議紀要等。

（2）緊急程度：特急（紅色）、加急（黃色）、常規(guī)（藍色）。

3.分辦：根據(jù)內容分發(fā)給相關承辦人，并跟蹤辦理進度。

（1）分辦單：注明文書編號、內容要點及承辦人、時限要求。

（2）進度跟蹤：每日檢查分辦文書完成情況，逾期需催辦。

（二）發(fā)文處理

1.起草：由指定人員根據(jù)授權起草文書，內容需經(jīng)審核。

（1）起草分工：根據(jù)文書性質指定主辦部門或人員。

（2）內容審核：需經(jīng)部門內部復核，確保無錯漏。

2.審核與簽發(fā)：部門負責人審核，重大文件需校領導簽發(fā)。

（1）審核要點：格式、數(shù)據(jù)、政策符合性。

（2）簽發(fā)流程：部門負責人初簽→分管校領導審核→校長終簽（重大文件）。

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